KURUMİÇİ HALKLA İLİŞKİLERİN ORGANİZASYONU: AKTÖRLER, ROLLER VE YETENEKLER

Özel sektör, kamu sektörü veya bağımsız diğer sektör olarak bilinen kar amacı gütmeyen kuruluşlarda halkla ilişkiler uygulamaları iki boyutta konumlanır. Bunlar: Kurum içi ve Kurum dışı halkla ilişkilerdir. Halkla ilişkilerin iki boyutunu oluşturan bu unsurlar; kurumun dış hedef kitle ve paydaşlarına yönlendirilen kurum dışı halkla ilişkiler ve kurumun en değerli varlıkları olan çalışanlarına yönelik olarak konumlandırılan kurum içi halkla ilişkilerdir. Kurumun dışına yönelik olarak ele alınan halkla ilişkiler süreçleri daha çok kurumun dış çevresi ile olan ilişkiyi temsil etmektedir. Bu bağlamda kurum içi halkla ilişkiler ise kurum çalışanları ve yöneticileri  arasındaki iletişimi düzenlemenin yanı sıra çalışanların birbiri arasındaki  iletişimi de oluşturmaktadır, kurum çalışanlarının kurumsal amaçlar doğrultusunda organize edilerek harekete geçirilmesi noktasında kurum içi halkla ilişkiler etkin rol oynamaktadır.

• Yönetici ve çalışanlar arasında karşılıklı güven ortamı yaratarak yeni yöntemler geliştirmek ve bununla birlikte çalışanlarına yönetime katılım konusunda cesaret vermek.
• Kurum içerisinde şeffaf olarak yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya veya yatay olarak bilgi akışını gerçekleştirmek.
• Çalışanların kuruma olan katkılarını maksimize etmek.
• Çalışanların işteki geleceği ile ilgili olarak tedirginliklerini azaltmak.
• Kurum içerisinde verim ve başarıyı arttıracak; yaratıcı fikirleri teşvik edecek çalışma ortamını oluşturmak.
• Kurum ve çalışanların beklentilerini bütünleştirmek.
• Çalışanların kurumun geleceği ile ilgili düşüncelerini iyimser hâle getirmek.
• Çalışanların kuruma aidiyet duygusunu aşılamak.
• Bütün çalışanlara yönelik olarak düzenli iletişim programları hazırlamak ve bu programları uygulamak.
• Her sene düzenli olarak araştırmalar yaparak iç hedef kitlenin gereksinimlerini belirlemek ve iletişim programının etkinliğini arttırmak.
• Yasal düzenlemeler, pazarlama stratejileri, rekabette bulunulan diğer firmalar, üretim ve kârı kapsayan kurumsal amaçlarla ilgili konuları vurgulamak.
• Çalışanlar ve yöneticiler arasında düzenli olarak toplantıları düzenlemek ve çalışanların sorunlarını dile getirme noktasında cesaretlendirmek.
• Çalışanları kurumla ilgili olarak dolaylı veya doğrudan konularda ayrıntılı olarak bilgilendirmek için kurumsal yayınlar yayımlamak.

• İşveren ve çalışanlar arasında karşılıklı güven ve saygı,
• Yatay, dikey ve çapraz olarak konumlandırılan; tarafsız ve serbestçe akan doğru bilgi,
• Bütün çalışanlar için tatmin edici statü ve katılım,
• Çekişmesiz çalışma devamlılığı,
• Sağlıklı bir çalışma ortamı,
• Başarı için girişimcilik,
• Gelecek hakkında kurumsal anlamda iyimserlik.

Bilgilendirme : Kurum hedeflerinin ve stratejik adımlarının kurum personeli tarafından benimsenmesi ve dışarıdan gelebilecek sorunları bu süreçte yönetebilmesi noktasında bilgilendirme  görevi oldukça önemlidir.

Motive Etme: Çalışanlara kurumun önemli değerlerinin benimsetilmesi ile kurumla duygusal bağ oluşturmasını sağlamaktır. Motivasyonun arttırılması ile çalışanların kişisel yaratıcılığının arttırılması hedeflenir.

Yönetme: Çalışanların belli amaçlar ile kurumla birleşmelerinin sağlanması noktasında aktif olarak kullanılması gereken yönetme süreci çalışanlarda sadakat sağlamalıdır.

• Çalışan el kitabı
• Kurum broşürü
• Kara tahta
• İşletme gazetesi/dergisi
• Yöneticiler için bilgilendirici mektuplar
• Çalışanlar için bilgilendirici mektuplarla yönetim değerleri
• Güncel özel hizmetler
• Bilgilendirici kurumiçi yazılar
• Çalışma raporlar
• Yıllık raporlar
• Yıldönümü yazıları
• İşletme kütüphanesi
• İşyerinde güvenlikle ilgili bilgilendirici yazılar
• İşletme içi öneri sistemine dair bilgilendirici yazılar

• İşletme toplantıları
• Komisyonlar
• Çalışma grupları
• Çalışanlarla yapılan görüşmeler
• Yöneticinin yaptığı konuşmalar
• Departmanların kendilerinin yaptığı toplantılar
• Kişisel görüşme
• Telefonla elde edilebilen kurum haberleri
• Kurslar
• Seminerler
• Uzmanlık alanıyla ilgili yapılan bilimsel çalışmalar
• “Açık kapı günleri”

• Afişler
• Sergiler
• Dia gösterileri
• Görsel işitsel gösteriler
• Filmler
• Televizyon

Eşit yetkilerle görev yapan birimlerin oluşturduğu yapı anlamına gelir. Kurum içi halkla ilişkilerin görevleri arasında departmanlar arası çalışma disiplinini oluşturmak da bulunmaktadır. Kurum içi halkla ilişkilerin sürecinde özellikle insan kaynakları departmanı ile temas halinde bulunmak oldukça önemlidir. Çalışanların yöneticilerle iletişimini düzenleme sürecini ele alan  kurum içi halkla ilişkiler  faaliyetlerinin insan kaynakları departmanından bağımsız çalışması söz konusu olamaz. Bununla birlikte üst düzey yöneticiler ve kurmay boyut yönetimindeki  idare amirleri de birbirleriyle karşılıklı temas halinde olması, belli bir kurumsal çerçevede iş yapısı biçimlendirilmesi kurum  içi halkla ilişkiler faaliyetlerinin görevleri arasında yer alır.

Güvenilir bir kurum için halkla ilişkiler birimi üst yönetim takımından desteğini almaktadır. Stratejik bir araç olarak halkla ilişkilere destek oluşturmak, halkla ilişkiler faaliyetlerine ne kadar bütçe verileceğini belirlemek ve kurumun ne kadar faaliyet ortaya koyacağını açığa çıkarmak kurumiçi halkla ilişkiler biriminin görevleri arasındadır. Kurum dışı halka ilişkiler takımı ise: Halkla ilişkiler stratejisini geliştirmek için ve kampanyalara ya da projelere danışmanlık sağlamak için kurumiçi halkla ilişkiler birimi ile ardışık olarak çalışmaktadır.

Halkla ilişkiler programlarının istenilen sürekli mesajı sağlayıp sağlamadığı ile ilgili ve kurumun iş ve iletişim amaçlarını desteklediğinden emin olabilmek için diğer birimlerle koordineli olarak çalışmaktadır.  Diğer yandan Kurum dışı ilişkiler; Program planlama faaliyetlerine kurum içi takımlardan girdi sağlayarak destek olur. Kurum programları yürürlüğe koyabilmek için hedef dinleyici, ana mesajlar, nesneler ve stratejiler, hedefler ve taktikler oluşturur.

• Halkla İlişkiler Gerçeği Yansıtmalıdır.
• Halkla İlişkiler Bir Uzmanlık Alanı Halkla İlişkiler Gerçeği Yansıtmalıdır.
• Halkla İlişkiler Sürekli Bir Çalışmadır.
• Tüm Çalışanlar Tarafından Benimsenmeli ve Desteklenmelidir.
• Çift Yönlü İletişime Dayanan Bir Süreçtir.
• Halkla İlişkilerde Hedef Kitle Özellikleri Göz Önünde Bulundurulmalıdır.

• Bireysel İnisiyatif
• Risk Toleransı
• Yön
• Bütünleşme
• Yönetimin Desteği
• Kontrol
• Kimlik
• Ödüllendirme Sistemi
• Fikir Ayrılıklarına Verilen Tolerans
• İletişim Modelleri

Bunlar kurum kültürünü Performans ve Tatmin yönünden düşük veya yüksek olma boyutunda etkileyen faktörlerdir.

• Kurumdaki olumlu ya da olumsuz tüm gelişmeler hakkında çalışanları haberdar etmek,
• Kurumun planlaması, hedefleri, pazarlama ve reklam hedefleri hakkında çalışanları bilgilendirmek,
• Kurumun yayın araçları yolu ile çalışanları bilgilendirmek,
• Kararların alınmasına çalışanların katılmasını sağlamak,
• Kurum içinde görüşlerini bildirme olanağının varlığı,
• Çalışanların bilgi ve becerilerini geliştirmeleri açısından eğitilmelerini sağlamak,
• İyi bir çalışma durumunda çalışanın övülmesi ve takdir edilmesini sağlamak,
• Üstün başarıları parasal olarak ödüllendirmek,
• Düzenli kuruluş toplantıları yapmak,
• Çalışanların aileleri ile ilişkilere girmek ve kurum aile bütünleşmesini sağlamak.

• Üst düzey yöneticiler
• Kurmay boyuttaki yöneticiler
• Halkla ilişkiler yöneticisi
• İnsan kaynakları yöneticisi
• Çalışanlar

 Astlarının neyin doğru ve önemli olduğu konusunda bilinçlendirme düzeylerini arttıran ve onları kurum ve toplumun menfaatlerine paralel olarak güdüleyen liderdir. Kurumda motivasyon ortamı sağlayan liderdir.

- Ekonomik Motivasyon Araçları: Ücret artısı, primli ücret, ekonomik ödüller vb.

- Psiko-sosyal Araçlar: Çalısmada bagımsızlık, takdir edilme, övgü alma, gelişme ve başarının teşviki, sosyal ugraslar vb.

- Yönetsel Araçlar: Kurumsal ve bireysel amaçlar birliği, yetki ve sorumluluk dengesi, eğitim ve yükselme olanakları, karara katılım, çalışma ortamını geliştirme vb.

• Yazma ve Edit Etme
• Medya ile İlişkiler
• Araştırma
• Yönetim ve İrade
• Danışmanlık
• Etkinlikler
• Konuşmalar
• Üretim/Yapım
• Eğitim Verme
• Liazon/ İrtibat

• Bir vizyonu benimsemek ve bunu çalışanları ile paylaşmak,
• Değişikliğe açık olmak ve yeni projeleri yönetebilmek,
• Müşteri istek ve ihtiyaçlarına yönelik çalışabilmek,
• İnsanlarla bireysel olarak ilgilenmek,
• Bilgiyi paylaşmak,
• Sorun çözmek ve karar vermek,
• Zamanı ve kaynakları doğru yönetebilmek,
• Sorumluluk alabilmek,
• Beklentilerin üstünde inisiyatif alabilmek,
• Profesyonel ahlaka sahip olabilmek,
• Güvenilir olmak,
• İşlerin akışını yönetmek.

• Strateji belirlemek,
• Gerekli iletişim becerilerine sahip olmak,
• Medyada planlama yapabilmek,
• Bilgi iletişim teknolojilerine adapte olabilmek,
• Vizyon sahibi olmak,
• Etik ve ahlak anlayışına sahip olmak,
• Kurumiçi halkla ilişkiler araçlarını kullanabiliyor olmak.

Eşik Bekçisi: Medya kurumlarında yer alan ve üst düzey yönetici görevinde bulunan, haber olma kriterlerine karar veren bireylerdir. Halkla ilişkiler boyutunda , üst düzey yöneticileri kurum adına medya ilişkilerinde aktif olması gerekmektedir, özellikle de medyada yer alan eşik bekçileriyle ilişkilerini belli etik boyutlarda koruması medya ve kurum arasında ilişkide avantaj sağlamaktadır.