KURUMİÇİ HALKLA İLİŞKİLERDE KURUM KÜLTÜRÜ VE ÖNEMİ

Her kurumun kendine özgü iş görme biçimi ve kendine özgü bir kültürü vardır. Kurum kültürü çalışmaları kurumların sadece diğer kurumlardan ayırt edilmesini sağlamaya yönelik değil aynı zamanda rekabet üstünlüğü sağlayacak, çalışanların motivasyonunu artıracak yapıya da sahiptir. Çalışanların iş arkadaşları, iş verenleri ile iletişimini sürdürebilmesi sadece iş görme açısından değil aynı zamanda iş tatmini sağlaması açısından da önemlidir. Her kurumun belli bazı yapıları içinde barındırmasına rağmen çevresinden, paydaşları ile olan iletişiminden kaynaklanan kendine özgü bir kararteri vardır. Çalışanların kuruma ait özelliklerin farkında olması ve uyum sağlaması, iletişimini sürdürmesini kolaylaştıracaktır. Çalışanların kuruma ait ortak inanç ve değerleri benimsemesi işletmede bir gruba ait olma duygusunun verilmesi için önemlidir. Kuruma ait inanç ve değerler sisteminin oluşurulması ve benimsenmesi “kurum kültürü” kapsamında ele alınmaktadır. Kurum kültürü ya da örgüt kültürü kavramı, bir kurumun karakterini tanımlamak
için yöneticiler, sosyologlar ve akademisyenler tarafından 1960’larda ortaya atılan bir kavramdır. 1980’lerin başlarında gelişim gösteren kurum kültürü, işletmelerde sadece yaygın olarak genelleştirilmiş inanç ve davranışlar yoluyla değil, aynı zamanda kurum çapındaki değer sistemleri, yönetim stratejileri, çalışanların iletişim ve ilişkileri, çalışma ortamı gibi konuları da kapsayacak biçimde kullanılmaya başlamıştır. Bu nedenle kurum kültürü çalışmaları kurumlar için giderek daha fazla önem taşımaya başlamıştır.

Kurum kültürün temel öğeleri olarak, temel değerler, normlar, semboller ve dil, hikâyeler ve mitler, seremoniler ve törenler kullanılmaktadır. Kurumun kuruluş hikâyeleri, Kurumiçi Halkla İlişkilerde Kurum Kültürü ve Önemi kurumun kuruluşunda ya da başarısında rol oynayan lideler ya da kahramanların hikâyesi, kurumun sahip olduğu değerler, gelenekler, törenler kurumiçi iletişim yoluyla kurum üyelerine aktarılmakta ve paylaşılmaktadır. Aynı zamanda bu öğeler, kurum üyeleri arasındaki paylaşımı ve etkileşimi artırarak kurumiçi iletişimin de gelişmesine katkı
sağlamaktadır. Karşılıklı olarak birbirlerini olumlu biçimde etkilemektedir.

Kültür insanların sosyal gereksinimlerini karşılayacak pratikleri sunma açısından şu işlevleri görmektedir:
• Kültür toplumun ve bireylerin geleceğe yönelik gelişimini sağlayacak etkinlikleri
içerir. Tarih boyunca kazanılmış toplumsal deneyimlerin gelecek kuşaklara aktarımını sağlar.
• Kültür toplumsal yaşamda insanların ve grupların birbirleri ile olan ilişkilerini düzenler. Sosyal ihtiyaçların tatminini sağlar ve toplum içerisinde çıkabilecek sorunların çözüm yollarını verir. İnsanlara bir yaşam deseni sunar.

Kurumlar açısından üç boyuttaki kültürden söz edilebilir:
• Kurum büyük ölçüde içinde bulunduğu toplumun ve grubun kültürünü yansıtmaktadır.
• Kurumlarda çalışanlar, kendi mensup oldukları grubun (ırk, yöre, etnik grup, din
vs) kültürünü kurum içine taşırlar.
• Her kurumun çalışanların ve toplumun kültürel yapısından bağımsız kendine özgü
bir kurum kültürü vardır.

Kurum kültürünün genel olarak tanımlarındaki ortak özellikler şöyle açıklanmaktadır:
• Örgüt içerisinde paylaşılan değerlerdir.
• Örgütün kültürünü oluşturan değerlerin olduğu gibi kabul edilmesidir. Bu değerler çalışanların kendi geliştirdikleri fikir ve inançlardan oluşmaktadır.
• Bu değerler çalışanlar için sembolik anlamlar taşımaktadır. Bu anlamlar kurum
içerisinde çalışanların etkileşimi yoluyla öğrenilmektedir.

Kurumiçi iletişimde, kurum kültürü bağının kurulabilmesi için kurumun yönetim stratejileri doğrultusunda amaç ve hedeerinin belirlenmesi gerekir. Amaç ve hedefler doğrultusunda kurumiçi iletişimde kullanılacak dil, sembol, davranış biçimi ve değerler saptanmalıdır. Amaç ve hedeflerin kurumun yönetim stratejileri ile bağının kurulması; doğru, gerçekçi ve uygulanabilir bir kurum kültürünün yaratılmasını ve gelişmesini sağlayacaktır. Aksi takdirde kurum kültürü çalışmalarının istenen sonucu vermesi ya da başarılı olması mümkün değildir. Kurum kültürü kavramı kurumiçi iletişim bağlamında birtakım bağlantılı kavramlarla birlikte ele alınmaya çalışılır. Halkla ilişkiler, kurumsal iletişim, kurum kimliği, kurumsal itibar, kurumsal imaj gibi kavramlarla bağının anlaşılması gerekir. 

Eserler (Artifacts): Eserler grupların görülebilir ürünlerini içerir: fiziksel çevrenin yapısı, dili, teknolojisi ve ürünleri, sanatsal tasarımları, stili, kılık kıyafet biçimi, tanımlanan hareket tarzları, duyguların gösterimi, organizasyon hakkında mit ve hikâyeler, listelenen değerler, gözle görülen ritüeller ve seremoniler. Gözlenebilir davranışlar da aynı rutin hâline gelmiş davranışlarla oluşan kurumsal süreçler gibi eser olarak ele alınır. İşlerin nasıl yapılacağına yönelik biçimsel tanımlamalar ve çizelgeler gibi yapısal unsurlar da eser düzeyindedir. Bu kültür düzeyinin en büyük özelliği ise gözlenmesinin kolay ama yorumlanmasının zor olmasıdır.

Kurum kültürünün oluşumunun boyutlar bağlamında da açıklanmaya çalışıldığı görülmektedir. Kurum kültürünün boyutlarıyla ele alınması çalışanlar tarafından algılanmasını kolaylaştırmaktadır. Robbins (1990, akt:Vural, 2003; 60) kurum kültürünün, kurumlar
açısından farklılığını ortaya koyan boyutları şu şekilde sıralamıştır:
1. Bireysel inisiyatif: Örgüt çalışanlarının sahip olduğu özgürlük, bağımsızlık ve sorumluluk derecesi.
2. Risk toleransı: Çalışanların girişkenliğe, yeniliklere açık olmaya ve risk almaya ne
kadar teşvik edildikleri.
3. Yön: Örgütün çalışanlarına verdiği, açık hedeer ve kendilerinden beklenilen performansın derecesi.
4. Bütünleşme: İş yerindeki bölümlerin ne kadar bir arada ve koordineli bir şekilde çalışmaya teşvik edildikleri.
5. Yönetim desteği: Örgüt içinde üstlerin astlarına sağladığı açık iletişim, yardım ve
desteğin derecesi.
6. Kontrol: Örgütte geçerli olan kural ve yönetmeliklerin sayısıyla, işçi davranışlarını takip ve kontrol etmek için direkt yapılan denetim miktarı.
7. Kimlik: Çalışanların, kendi uzmanlık sahaları veya belirli çalışma gruplarından öte, örgütü bir bütün olarak görebilme ve tanımlama dereceleri.
8. Ödül sistemi: Kıdem süresi veya adam tutma gibi değişkenlere bağlı olmadan işçi performans kriterine dayanan ödüllerin (ücret artışı ve terfi gibi) derecesi.
9. Fikir ayrılıklarına verilen tolerans: Örgütte çalışanların fikir ayrılıklarından kaynaklanan çatışmaların ne kadarının tolere edildiği ve işçilere verilen açık kritizm ve mücadele etme derecesi.
10. İletişim modelleri: Örgütsel iletişimin, resmî otorite hiyerarşisiyle ne kadarının sınırlandırıldığının derecesi.

Benimsenen İnanç ve Değerler (Espoused Belief and Values): Tüm grup öğrenmeleri sonuçta birinin orijinal inanç ve değerlerini yansıtır. Genellikle liderlerin etkisi bu inanç ve değerlerin oluşumunda görülür. Değerler ilk kez paylaşıldıktan sonra ortak paylaşım hâline gelir. Ortak öğrenme sonucunda sosyal doğrulama gerçekleşir. Kurucular ya da liderler tarafından başlatılır sonra tüm grup tarafından bu değer ve inançlar özümsenir. Bu düzeyde, yerel ve kişisel değerler yaygın biçimde organizasyon içinde ifade edilir. İdealler, hedefler, değerler ve istekler gibi gözlenebilir davranışları içerir. Bir kurumun güvenilirliği ve desteklenme konusunda bireylerin izlenimlerini içerir.

Genel olarak kurum kültürünün sahip olduğu özellikler şu şekilde sıralanabilir; 

Ayırt edici özelliğe sahiptir: Her kurumun kendine özgü bir kültürel yapısı vardır. Bu kültürel yapı kurumun diğer kurumlardan ayırt edici bir özelliği olarak ortaya çıkar. Kurumlar açısından rekabet üstünlüğü sağlayacak niteliği yansıtır.
Öğrenilmiş ya da sonradan kazanılmış bir olgudur: Kurum çalışanları tarafından zaman içerisinde öğrenilerek ve paylaşılarak sürdürülür ve yeni işe başlayanlara aktarılır. Sadece yazılı metin değildir inanç ve değerleri de taşır. Düzenli tekrarlanan ya da ortaya çıkan davranış kalıplarını içerir.
Değerlerin paylaşımını sağlar: Kurum çalışanlarının paylaştığı değerler bütünü olarak ele alınır. Bu değerler çalışanlara, doğru ya da yanlış, kabul edilebilir ya da edilemez davranışların neler olduğu hakkında bilgi verir.
Değerlerin benimsenmesini sağlar: Belirlenen değerler bütünün, örgüt üyelerince sorgulanmaksızın doğru kabul edilmesidir. Davranışların tasdik edilmesi çalışanlarda kendi  kendilerini gerçekleştirme eğilimi yaratır.
Bütünleştirici bir yapıya sahiptir: Çalışanların kurum ile bütünleşmelerini kolaylaştırır. Koordinasyon fonksiyonu vardır: Kurum kültürü aracılığı ile davranış kalıpları sunulur, davranışlar yönlendirilir ve gerektiğinde koordine edilir.
Motive edici etkisi vardır: Çalışanların kuruma yönelik anlayışlarının iyileştirilmesine yönelik katkı sağlar.
Tarihsel bir geçmişi vardır: Kültür, işletmenin o güne kadar olan birikimlerini içeren tarihî bir perspektif yansıtır. Kültür, kurum içinde çalışanlar arasındaki etkileşim ve sosyalleşme sürecinde şekillenir. Bu etkileşimin ürünü olan kültürel değişkenler bir algı çerçevesi oluşturmaktadır.
İletişim çalışmalarını içerir: Kültürlerin oluşmasında çalışanların duygu paylaşımları önemli rol oynar. Çalışma ortamındaki gelişmeler ve deneyimler konusunda örgüt üyelerinin bilgilendirilmesi, kültürel değerlerin örnekleri olan efsane ve öykülerin anlatılmasıyla kurumsal kültürün üyelere aktarılmasında kullanılan informal iletişim kanalıdır.
Kurumsal kimlik duygusu yaratır: Çalışanların kuruma olan bağlılığını artırarak onların kendilerini kurumun bir parçası olarak görmelerini sağlayacak biçimde destek sağlar.
Sembolik bir yapısı vardır: Kurum içinde söylenen, yapılan, üretilen ve görünenlerin arasındaki sembolik anlamlar önem taşımaktadır. Kurum içindeki semboller, bunlara yüklenen anlamlar, hikâye ve geçmiş olaylar hem ortak kültürün yaratımı ve iletimini sağlayan hem de davranışları yönlendiren kültürel unsurlardır.

Kurum kültürünün öğelerinden normlar: Doğru ve yanlış ayrımıyla ilgili davranış beklentileridir ve örgüt kültürü içinde uyulması gereken çalışma kurallarını ele almaktadır. Bir kurumdan onaylanan ya da onaylanmayan davranış kalıpları normlara işaret etmektedir. Genel olarak uyulması gereken kurallar biçiminde ifade edilir.

Kurum kültürünün öğelerinden hikâyeler ve mitler: Günümüzde kurumlar özellikle kurum kültürünü oluşturmak için mitlerden yararlanmaktadır. Kurum yöneticilerinin beklentilerini karşılamak üzere çalışanların davranışlarına yol gösterecek ve onları motive edecek bir mitten yararlanmaya çalışmaktadırlar. Özellikle sosyal işlevi toplum üyeliğini ya da grup bağlılığını desteklemek üzere mitler kullanılır. Sosyal düzeni destekleyen mitler kurumla bir bütün olarak hareket etmeyi olanaklı kılmaktadır. Kurumlarda ortak bilincin oluşturulması, kuruma bağlılık ve yol göstericilik faaliyetleri ile çalışanların bakış açılarını yönlendirme için kullanılır. Bu nedenle yeni işe başlayanlar için oryantasyon ya da kurum tanıtım toplantıları ya da geziler yapılmaktadır. Bu bilgiler çalışanın kuruma aitliğini ve diğer çalışanlara çabuk uyum sağlayabilmesine olanak sağlar. Hikâyeler, kurumun geçmişinden ya da dinlenen, tanık olunan ve kurum için bir anlam ifade eden olaylardır. Değerlerin oluşumunda ve benimsenmesine yönelik mesajların iletilmesinde oldukça güçlü taşıyıcıdırlar.

Klan kültürü: İçe odaklanmayı ve esnek olmayı; işbirlikçi, arkadaş ve aile canlısı olmayı yansıtır. Klan kültürü, samimi bir işyeri oluşturmak eğilimindedir. Çalışanlarına güven ve bağlılık sağlayacak biçimde açık iletişime sahiptir ve çalışan katılımını kolaylaştırır. Paylaşılan değerler ve hedeer, uyum, katılımcılık, bireysellik ve “biz” duygusu klan tipi kurumlarda görülür. Bu kurumlar, ekonomik kuruluşlar yerine daha çok genişletilmiş aileler gibi görünmektedir. Klan tipi kurumların tipik özellikleri takım çalışması, çalışanların programlara katılımı ve çalışanların kurumsal bağlılığıdır. Kurumda yüksek uyum ve moral önemlidir. Bireysel gelişim açısından uzun vadeli yarar vurgulanmaktadır.

Adhokrasi kültürü: Dışa odaklıdır; esnek, yenilikçi, dinamik ve girişimci kurumlarda görülür. “Adhocrasi” kelimesi “ad hoc” teriminden türetilmiştir. Bu terim genelde bir soruna yönelik, geçici bir çözümü anlatmak için kullanılır. Adhokrasi, geçici ve özel amaçlarla kurulmuş küçük ve esnek örgüt yapısı olarak da tanımlanmaktadır. Örgütün diğer üç formundan farklı varsayımlar gelişmiştir. Bu varsayımlar yenilikçilik, girişimcilik, yaratıcılık, adaptasyon ve dinamizmdir. Yeni koşullar ortaya çıktığında hızla kendilerini yeniden yapılandırabilme yeteneğine sahiptirler. Etkili liderlik; vizyon sahibi olmak, yenilikçi ve risk odaklı olmaktır. Başarı benzersiz ve özgün ürün ve hizmet üretmek anlamına gelir.

Ağa Dayalı (Networked) Kültür: (Yüksek Sosyallik - Düşük Dayanışma) Çalışanların sıklıkla dışarıda beraber zaman geçirmesi ve belli ritüleleri yerine getirmesi söz konusudur. Bu tür örgütlerde çalışanların aralarındaki ağ yapısının güçlü olduğu görülmektedir. Beraber yemek yenir, ailelerle bir araya gelinir ve çeşitli kutlamalar gerçekleştirilir. Fikir ayrılıkları ve eleştiriler gözardı edilir. Çalışanlar “gerekli” eğitim almadan başka bir pozisyona geçebilir. Bu informallik kuruma esneklik sağlayabilir ve bürokrasinin yolunu kesmek üzere sağlıklı bir şekilde kullanılabilir. Kuruma kazandıracağı en önemli iki yetkinlik ise, hızlı biçimde bilgilerin toplanması ve seçici bir biçimde yayılması yeteneğidir. Kurum için sponsorlar ya da işbirlikçi edinme sürecinde kurum adına formel ya da informel konuşma yeteneği kolaylıkla kullanılabilir.

Görev Kültürü (The task culture: Athena): Görev kültürü iş veya proje odaklıdır. Çabuk adapte olunabilen, iş bitirici destekleyen ve örgütsel hedeflerle bütünleştiren bir kültürdür. İş ya da projenin bitirilmesi ve ekip çalışması önem taşır. Bu kültür belli bir görev etrafında farklı iş gruplarından bir araya gelen ekiplerden oluşur. Esnek ve kolay uygulanabilir olması nedeniyle yeniliklere ve değişikliklere çabuk adapte olunmasını sağlar ve rekabet üstünlüğü verir. Bu kültüre sahip kurumlar müşteri odaklı olarak çalışırlar. Proje çalışmaları ve ürünleri kısa ömürlü olduğu için grupların dağılması sorunu ile karşılaşılmaktadır. Pazarlama departmanlarının ürün grupları, genel yönetim danışmanlığı, birleşmeler, reklam ajansları grupları görev kültürü için uygun ortamlardır.

Lideri İzleme ve Dinamik Kültür: Çalışanlar şirketin lideri olan şirketin kurucusu olan güçlü bir lideri izlemektedir. Liderin yeteneklerine ve bilgisine güvenilir. Yönetimin iyi ararlar alması durumunda bu süreç devam eder ancak yönetim yanlış kararlar almaya başlarsa kültürel yapı “güçlü lider ve hareketsiz kültür” tipine dönüşebilir.

AGIL modelinin adı bu fonksiyonların İngilizce karşılıklarının ilk harflerini içermektedir. Bu fonksiyonlar şunlardan oluşmaktadır:
• Adaptasyon ve uyum (Adaptation) : Uyum sağlanması için sosyal sistemin tanınması ve çevre değişiminin anlaşılması gerekir. Böylece gerekli uyum sağlanabilir.
• Amaç edinme ve amaca ulaşma (Goal attainment): Sosyal sistem önce amaçları belirlemeli sonra bu amaçlara ulaşmak için belirli stratejileri oluşturmalıdır.
• Bütünleşme (Integration): Sosyal sistemi oluşturan parçalar birbiri ile bağlantılı olmalı, birbirleriyle olan bağı anlaşılmalı, organize olmalı ve böylece koordineli faaliyetlerde bulunmalıdır.
• Meşruluk (Legitimacy): Sosyal sistemin içinde yaşadığı çevrede devamlılığını sürdürebilmesi için toplumun onu kabul etmesi ve uygun görmesi gerekir.

Güçlü kurumlar, kurum başarısını üç tane önemli işlevi kullanarak artırabilecektir: 
1. Kontrol Sistemi (Control System): Kurum kültürü, sosyal kontrol yapısıyla çalışanların karar ve davranışlarını etkileyecek biçimde yerleştirilir. Kültür farkında olmadan yayılabilir ve yürütülebilir. Otomatik pilot benzeri biçimde çalışanları kurum beklentileri doğrultusunda yönlendirebilir.
2. Sosyal Tutkal (Social Glue): Kurum kültürü insanları sosyal bir tutkal gibi bir arada tutabilir. Çalışanları kurum deneyimlerinin bir parçası gibi yapabilir ve hissettirebilir. Sosyal kimlik ihtiyacını yerine getirmeye yardımcı olacak biçimde kurumun egemen kültürünü içselleştirmek için çalışanlar motive edilebilir. Sosyal tutkal yeni çalışanları çekmek ve en iyi performansı gösterenleri elde tutma konusunda giderek daha fazla önem kazanmaktadır.
3. Duygu Yaratma (Sense-Making): Kurum kültürü, duygu yaratılması sürecine yardımcı olur. Kurumda neler yapıldığının çalışanlar tarafından anlaşılmasına yardım eder. Kurum kültürü, ayrıca kültürü bilen ve ona inanan çalışanların diğer çalışanlarla etkileşimini ve beklentilerin anlaşılmasını kolaylaştırır.

Steinmann ve Scheyögg’in kurum kültürünün olumlu ve olumsuz etkilerini şu şekilde
sıraladıklarını görüyoruz

Olumlu etkiler:
• Kurumdaki karmaşayı azaltarak davranış oryantasyonu sunar böylece çalışanlar nasıl davranmaları gerektiğini bilirler,
• Şeffaflığa dayalı iletişim biçimi sunması nedeniyle bilgilerin güvenli biçimde yorumlanmasını ve yanlış anlamaların ortadan kalkmasını sağlar,
• Hızlı bilgi işleme ve karar vermeyi sağlar,
• Plan ve projelerin hızlandırılmış biçimde uygulanmasını sağlar,
• Kurum kültürü düşük bir kontrol gereği sağlar,
• Kurum kültürü yüksek motivasyon ve sadakat sağlar,
• Korkuyu azaltıp sağlamlık ve kendine güvenin gelişimini sağlar.
Olumsuz etkiler:
• Kurumun sahip olduğu değer sistemleri ve oryantasyon gücü hükmedici bir güç
olarak görülmektedir,
• Güçlü bir kurum kültürü yeni oryantasyonları bloke edebilir,
• Derin ve temel değişim söz konusu olduğunda engel hâline gelebilir,
• Duygusal bağlar nedeniyle yeni fikirlere yönelik düşünce ve eleştirilerde çekingen
davranışlar yer almaktadır,
• Olumsuz düşünce ve görüşler kültürel değerlerin lehine arka plana itilirler,
• Kurumsal değişim için gözle görülmeyen engeller olarak değerlendirilir.