KURUMİÇİ İLETİŞİM VE HALKLA İLİŞKİLER FAALİYETLERİ

Kurumsal iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri; kurum üretiminin verimliliğini arttırmak, hedef kitleyle bir güven ortamı yaratmak, kurumsal kültürün benimsetilmesini sağlamak
gibi bir misyon üstlenmektedir.

Kurum içine yönelik gerçekleştirilen iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri, çalışanların faaliyette bulundukları kurumun politikalarını anlaması, benimsemesi, kurum çıkarlarıyla kendi bireysel çıkarlarını uyumlandırması, kurum kültürünü içselleştirebilmesi ve kurum imajını güçlendirebilmesi imkânı tanır. Ayrıca kurumiçi iletişim, bir kurumun
hiçbir aksaklık olmadan sistemli işleyebilmesi ve en önemlisi de dedikodu kültürünün önlenebilmesi için kurumların kalkınabilmesi adına vazgeçilemez bir olgu olarak karşımıza çıkmaktadır.

“Kurum, bir sosyal grup ya da toplumda belli amaçları gerçekleştirmeye yönelik temel işlevleri karşılayan, süreklilik kazanmış, diğer kurumsal yapılarla ilişkili, ancak kendi alanında da tek olan ve kendine özgü değerler taşıyan bir sistem” olarak tanımlanabilir. 

Kurumların sahip olması gereken özellikler şu şekilde sıralanabilir:
• Kurumlar kendi faaliyet alanı içinde belli amaçlara sahip olmalıdır,
• Kurumlar rakip firmalar içinde diğerlerinden ayrılan belirli kurallara ve niteliklere
sahip olmalıdır,
• Amaçlarını gerçekleştirme yolunda yapılan çalışmalar, bir sisteme ve düzene bağlı
olarak işlemelidir,
• Kurumların hitap ettiği iç ve dış hedef kitle olmalıdır,

• Kurumlar, hedef kitlelerin sürekli değişen ihtiyaç ve beklentilerini karşılayabilecek
stratejiler geliştiren ve bunları uygulayabilen bir yapıya sahip olmalıdır,
• Kurumlar bir kimliğe sahip olmalı, hizmet verdiği ortamda ve hedef kitlede aidiyet
olgusu oluşturabilmelidir,
• Kurumların kendine özgü bir ‘kurum kültürü’ bulunmalıdır.

Kurumsallaşma sürecinin gerçekleşmesinde düzenli işleyen bir yapının ve bu süreçte uyulması gereken kuralların gerekliliği ön plana çıkmaktadır. Bu gereklilik, dış hedef kitle üzerinde etkili olabilmek ve planlanan kalkınma stratejilerinin piyasa ortamında gerçekleştirilebilmesi amacının bir ön koşuludur.

Kurum içine yönelik gerek yönetim yapısında gerekse çalışanlar arasında sağlanan örgütlenme faaliyetleri, kurumun etkinlik alanı, amaçları ve kalkınma stratejileri çerçevesinde başarılı ve sistemli bir işleyişin oluşturulmasını sağlar. İletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleri ise bu noktada çalışanların yetenekleri ve bilgi birikimlerinin belirlenmesinde,
çalışanlar arasında uygun rol dağılımlarının sağlanmasında, kurum kültürünün çalışanlara benimsetilmesinde, üretim ve potansiyelin arttırılmasında ve iş birliğinin  oluşturulmasında etkin bir role sahiptir. Ayrıca yönetim fonksiyonunun başarılı işleyişi, doğru planlamanın yapılması, alınan kararların çalışanlara duyurulması ve kurum işleyişinin bir düzene oturtulması yine etkin iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetleriyle söz konusu olmaktadır.

Marka, bir kurumun ürettiği mal ve hizmetleri, başka kurumların ürettiği ürünlerden ayıran, kurumların kendine özgü kimliğidir. Kurumsal marka, bir tüketicinin ürünü satın alma eylemini gerçekleştirirken o ürünü üreten kurumla ilgili aklına gelen isim, işaret, sembol gibi simgelerdir. Kurumsal marka aynı zamanda kurumların kimliği olarak da adlandırılabileceğinden, kurumların hizmet ürettiği çevrelerde aidiyeti meydana getirmesi bakımından önemlidir. 

Kurumsal markalar yalnızca bir kurumu diğer kurumlardan ayırmaya ya da ürün tanınırlığını ve tüketimini arttırmaya yönelik bir etki yaratmaz, aynı zamanda iç hedef
kitle olarak çalışanların kurum itibarına olan güvenini ve bağını da kuvvetlendirir. Ayrıca kurumsal markalaşma yönünde gösterilen çabaların başarı sağlamasında çalışanların
gösterdiği performans ve verimliliğin doğrudan etkisi bulunmaktadır. Bunun yanında her bir kurum çalışanı aynı zamanda çeşitli sosyal gruplar içinde yer alması sebebiyle bir dış
hedef kitle üyesidir ve kurum kimliğine olan inancı, çalışanın o kuruma ait kimliği ve markayı dışarıya tanıtmasını ve benimsetmesini sağlar.

Diyalojik iletişim, diyaloğa dayalı, karşılıklı, çift yönlü iletişim biçimidir. Kurumiçi iletişimin verimliliğinde diyalojik iletişim biçimi birincil rol oynar.

Halkla ilişkiler genel olarak kurumların iç ve dış hedef kitleler ile iyi ilişkiler kurması ve bu ilişkileri yönetebilmesi faaliyetleri olarak açıklanabilir. Kurumların başarısı ve kalkınma planı çerçevesinde büyüyebilmesi amacı doğrultusunda halkla ilişkiler birimleri, hedef kitlenin sürekli değişen istek ve beklentilerinin takibi, bu doğrultuda hedef kitleye
uygun kalkınma stratejilerinin ve doğru iletişim kanallarının belirlenmesi ve ihtiyaçların doyurulması faaliyetlerini yerine getirmektedir.

Kurum iç iletişim ve halkla ilişkilerin önemi ve amaçları genel olarak;
a. Kurum yönetimi açısından,
b. Kurum çalışanı açısından,
c. Dış hedef kitle açısından olmak üzere üç başlık altında gruplandırılabilir

Kurum yönetimi açısından kurumiçi iletişim büyük bir öneme sahiptir. İyi koordine edilmiş ve sağlam temellere oturtulmuş bir kurumiçi iletişimde, çalışanlar o kurumun kültürünü tanıma ve benimseme konusunda hiçbir zorluk yaşamazlar. Kurum kültürünü tanıyan ve benimseyen çalışanlar ise o kurumun amaçlarını tam olarak tanır, içselleştirir, kuruma olan bağlılığı artar, kurumun verimliliğini arttırır, çıkarlarını kendi çıkarları gibi algılar, yönetimle ve diğer çalışanlarla ilişkileri güçlenir. Bu da kurumun dışa yönelik kısa ve uzun vadeli kalkınma planlarını gerçekleştirmesine ve güçlendirmesine önemli bir zemin hazırlar. Ancak bu sıralananlar, kurum içinde gerçekleşen iyi bir iletişimle sağlanabilir ve bu yüzden kurumiçi iletişim, yönetim açısından ayrı bir önem taşır. Kurum yönetimi açısından kurumiçi iletişimin önem arz eden başka bir noktası ise çalışanları iyi tanıyarak, çalışanların yetenek ve becerilerine göre doğru rol dağılımını sağlamaktır. 

Kurum kimliğiyle ilişkili olan kurum kültürü ise “kurum tarafından benimsenen temel değerler, kurumun çalışanlarına ve müşterilerine yönelik politikasına kılavuzluk eden felsefesi, kurum üyelerince paylaşılan temel inanç ve varsayımlar, işin nasıl organize edilmesi, otoritenin nasıl kullanılması ve kontrol edilmesi gerektiğine ilişkin kuvvetli inançlar bütünü” olarak açıklanabilir.

Kurum yönetimi açısından kurumiçi iletişimin önemi ve amaçları şu şekilde sıralanabilir:
• Kurumsal hedeflerin, kalkınma stratejilerinin ve üretim süreçlerinin çalışanlara
tanıtılması ve benimsetilmesi,
• Değişen durum ve koşullar içinde, kısa ve uzun vadede alınan kararların ve yapılan
değişikliklerin tüm çalışanlara eşit ve doğru bir biçimde iletilmesi,
• Kurum içinde meydana gelebilecek aksaklıkların ve yanlış anlaşılmaların önüne
geçilmesi ve dedikodu kültürünün oluşmasının engellenmesi,
• Doğru rol dağılımının sağlanması,
• Çalışanlar ve kurum için en etkin iletişim kanallarının belirlenmesi,
• Üretim süreçlerinin takip edilmesi ve verimliliğin arttırılması,
• Çalışanların kurum ile bütünleşmesi ve kurum çıkarlarının bireysel çıkarlarla çatışmasının önlenmesi,
• Kurumsal kalitenin arttırılması ve tüm çalışanların bir bütün olarak kalite yönetimine dahil edilmesi,
• Kurum çalışanlarından gelen tepkilerin değerlendirilmesi ve takip edilmesi,

Çalışanlar açısından kurumiçi iletişim ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin önemi ve amaçları özetle şu şekilde sıralanabilir:

• Kurum ideolojisini, amaçlarını ve kültürünü tanımak ve bu sayede kurum çıkarlarının kendi çıkar ve görüşleriyle örtüşüp örtüşmediğini tespit etmek,
• Fikirlerini açıklayabilmek ve görüşlerini bildirmek,

. Kurum tarafından önemsendiğini hissetmek ve motive olmak,
• Geliştirici program ve etkinliklerden haberdar olmak suretiyle kendine uygun olanı seçebilmek ve katılmak,
• Çalıştığı birimde iş güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili tedbirleri öğrenmek,
• Kurumun diğer çalışanlarını tanımak ve etkin iş birliğine katkıda bulunmak,
• Kurumdaki bürokratik hiyerarşiyi öğrenmek ve buna göre hareket etmek,
• Performans değerlendirmesindeki niteliğini öğrenmek ve kurum adına bireysel
performans planlaması yapmak,
• Kurumun mevcut durumunu ve kalkınma planlamasındaki başarı durumundan haberdar olmak ve buna göre kısa ve uzun vadeli bireysel yaşam planlaması yapmak,
• Kurumsal iletişim yaklaşımlarını kavramak suretiyle yanlış anlaşılma ve dedikoduya olanak vermeden, görüşlerini nasıl açıklayacağına dair fikir geliştirebilmek.

Halkla ilişkiler çalışanlarının ve uzmanlarının birçok konuda ayırt edici nitelikler taşıması gerekmektedir. Bu nitelikler şu şekilde sıralanabilir:

• Halkla ilişkiler çalışanları, her şeyden evvel iyi iletişim kurabilme bilgi ve becerisine sahip olmalıdır. Halkla ilişkilerin temeli iknaya dayanır. Kurumların hitap ettiği
iç ve dış hedef kitleleri ikna edebilmesinin yolu da en etkili mesajları seçmek ve kurgulamaktır.
• Halkla ilişkiler çalışanları yazılı, sözlü ve elektronik iletişim kanalları hakkında gelişmiş bilgiye sahip olmalı ve bunları iyi kullanabilmelidir. Çünkü kurumsal imajın
güçlendirilmesi ve markalaşma çalışmalarının başarıyla sürdürülmesi adına, belirlenen mesajların hedef kitleye en etkin iletişim kanallarıyla ulaştırılması gerekmektedir.
• Kurumların markalaşması sürecindeki çalışmaların bir yönünü piyasadaki diğer rakip firmaların takibi ve değerlendirilmesi oluşturmaktadır. Ancak küresel ekonominin boyutları nedeniyle sadece ülke içindeki firmalar değil, aynı zamanda uluslararası kurumlar da takip ve analiz edilmeli, değişen durum ve koşullara uyum sağlayabilecek stratejiler hakkında bilgi sahibi olunmalıdır. Bunun için de bir halkla ilişkiler uzmanı en az bir yabancı dil bilmelidir.

• Kurumsal halkla ilişkiler çalışanları analitik düşünebilen, sorunlara pratik çözümler üretebilen, olağanüstü durum ve koşullara çabuk uyum sağlayabilen ve çalışanları güdümleyebilen bir yapıya sahip olmalıdır.
• Halkla ilişkiler çalışanları faaliyet gösterdiği alanla ilgili detaylı bilgi sahibi olmalı,
iç ve dış hedef kitleyi tanımanın gerekliliği konusunda bilinçli davranabilmelidir.
• Halkla ilişkiler uzmanı, sosyal bilimlerden ekonomiye kadar birçok alanda gerekli
bilgi birikimine sahip olmalıdır ve bunu uygulamaya dönüştürebilmelidir.
• Halkla ilişkiler çalışanları, olay ve gelişmelere diğer çalışanlardan daha profesyonel
bir vizyonla bakabilmeli, görünmeyeni görebilmeli ve yeniliklere açık olmalıdır,
• İletişim ilk olarak bireylerin karşılaşmasıyla başlamaktadır. İletişim etkinliğinin
nasıl başlayıp nasıl süreceğini belirleyen en önemli faktör bireylerin dış görünüşüdür. Bu nedenle halkla ilişkiler çalışanı duruşu, tavrı ve giyim tarzıyla konumuna
uygun davranmalı, mesafeli ve işini ciddiye alan bir tavır sergilemelidir.
• Halkla ilişkiler çalışanları profesyonel bir iş disiplini için, kurum çıkarlarıyla bireysel çıkarlarını örtüştürebilmeli, iş hayatıyla özel hayatını birbirine karıştırmamalıdır. Bu konuda diğer çalışanlara örnek olabilecek bir tavır sergilemelidir.
• Bir halkla ilişkiler uzmanı, çalışanları bir makine gibi değil, sosyal bir birey olarak
görebilmeli ve yüz yüze iletişimi teşvik edici stratejiler geliştirerek, sosyal dayanışma ve bütünleşmeyi sağlayabilmelidir.

Kurumiçi halkla ilişkiler faaliyetlerinin yerine getirdiği işlevler; planlama, düzenleme, bilgi verme, ikna etme, bütünleştirme, sosyalleştirme ve denetleme işlevleri olmak üzere yedi başlık altında toplanabilir.

Halkla ilişkilerin kurum içinde yerine getirdiği düzenleme işlevi sayesinde çalışanın kuruma yönelik aidiyet duygusu artar, motivasyon yükselir, iş prensipleri doğrultusunda
kurumsal işleyiş devam eder, üretimde kalite ve performans artar. Örneğin; kurum çalışanlarına yönelik düzenlenen bir parti etkinliği çalışanın motivasyonunu ve kuruma olan
bağlılığını arttırken iş performanslarının kurum kurallarına uygun yerine getirilmesi için belirli periyotlar halinde düzenlenen bilgilendirme toplantıları sayesinde kurum disiplininin devamlılığını sağlar.

Düzenleme işlevinde halkla ilişkiler birimleri;
• Kurumiçi ilişkileri düzenler ve devamlılığı sağlar,
• Kurumun tüm birimleri arasındaki iletişim biçimlerini ve kanallarını düzenleyerek, kurumdaki uyumu ve iş birliğini arttırır,
• Kurum içinde çeşitli etkinlikler düzenleyerek çalışan motivasyonunu sağlar,

Kurum içine yönelik gerçekleştirilen bilgilendirme fonksiyonu, çalışan üzerinde şu etkileri yaratır:
• Kuruma güven duymak,
• Kuruma olan bağlılığı arttırmak,
• Kurumun kalkınma çalışmalarına gönüllü olmak,
• Kamuoyu oluşumuna katkıda bulunmak,
• Karşılıklı anlayış ve iş birliğini sağlamak,
• Uzun vadeli bireysel planlamalar gerçekleştirebilmek,
• Kurum çıkarlarıyla bireysel çıkarları dengelemek.

Çapraz iletişim biçimi, kurumsal faaliyet sürecinde birim ve çalışanların, emir komuta zincirini bir kenara bırakarak gerçekleştirdiği iletişim biçimidir. Bu iletişim biçiminde bir
birimin astı olan çalışan ile başka bir birimin şefi doğrudan iletişim kurabilir. Çapraz iletişimde sadece ast üst hiyerarşisine göre hareket etmek gerekmez, aynı zamanda astın başka bir birimdeki ast ile bilgi alışverişinde bulunması da söz konusudur. Bu iletişim biçimi genellikle üretim sürecinde ivedilikle çözülmesi gereken bir sorun ya da üretim için koordinasyonun sağlanması gibi olağan üstü bir durum kendini gösterdiğinde, zamandan ve emekten tasarruf etmek adına gerçekleştirilir ve bu konuda çapraz iletişim biçimi kurum ve çalışanlar için avantajlı bir imkân sağlar.