Küçük İşletmelerde Yönetim Fonksiyonları

Günümüzde yönetme işinin yerine getirilmesi için aşağıdaki dört yönetim fonksiyonunun gerçekleştirilmesi gerektiği kabul görmüştür (Maviş, 2006:104-112):
• Planlama
• Örgütleme
• Yöneltme
• Denetim

Yönetim fonksiyonları birbiri ile ilişkisiz ve bağımsız işlevler değildirler. Planlama, örgütleme, yöneltme ve denetim birbiri ile etkileşim içinde olan faaliyetler olup her biri bir diğerini etkiler ve bir diğerinden etkilenir.  Planlar değiştiğinde organizasyon yapısında bir revizyon gerçekleştirilebileceği gibi kurulan organizasyon yapısının özellikleri, seçilecek yöneltme araçlarında farklılaşmaya gitmeyi de gerektirebilir. Diğer bir anlatımla her bir yönetim fonksiyonu; diğer yönetim fonksiyonlarının belirlenmesi, uygulanması ve geliştirilmesinde etkili olup rol oynar. 

Planlama; yöneticinin neyin, ne zaman, nerede, nasıl, kim tarafından, hangi sebeple, hangi maliyetle, ne kadar zamanda ve hangi kalitede yapılacağı gibi çeşitli sorulara cevap aradığı ve bulduğu yönetim işlevidir. Kolayca anlaşılabileceği üzere diğer yönetim fonksiyonlarının yani örgütlemenin; yönetmenin ve denetimin işleyişi, planlama aşamasında bu sorulara verilecek olan cevaplarla yakından ilişkilidir. Diğer yönetim fonksiyonlarının tamamını harekete geçiren planlama, bu özelliği sebebiyle yönetimin ilk fonksiyonu olarak kabul edilir. Planlamanın ardından yerine getirilecek olan diğer tüm yönetim fonksiyonlarının başarıya ulaşabilmesi için öncelikle planlama fonksiyonunun yerine getirilmiş olması gereklidir.

1. AşamavAmaçların Belirlenmesi
2. Aşama Varsayımların Belirlenmesi
3. Aşama Seçeneklerin Belirlenmesi
4. Aşama En İyi Alternatiflerin Seçimi
5. Aşama Uygun Alt Planların Hazırlanması
6. Aşama Planların Uygulanması

Örgütsel kademeye göre planlar; kendi içinde üst kademeden alt kademeye doğru sıralanmış şekilde stratejik planlar, taktik planlar ve operasyonel planlar olmak üzere üç gruba ayrılır.
Stratejik planlar: Üst yönetim kademesi tarafından hazırlanan planlardır. İşletmenin var olmaya devam etmesi ve kendisine rekabet üstünlüğü kazandıracak temel stratejik hedeflerine ulaşması için gidilmesi gereken yolları ortaya koyarlar. Bu planların amacı, iç ve dış çevrelerdeki fırsat ve tehditleri belirleyip değerlendirerek işletmenin varlığını devam ettirmesini ve uzun vadede başarılı olmasını sağlamaktır.
Taktik planlar: Orta yönetim kademesi tarafından oluşturulan taktik planlar, stratejik planların uygulanmasına yardımcı olmak amacıyla oluşturulan planlardır. Taktik planlarda işletmenin genel stratejik planlarıyla uyumlu olarak bölümler ve birimler için hedefler belirlenip ve faaliyetler tanımlanır.
Operasyonel planlar: Alt yönetim kademesi tarafından hazırlanan planlardır. Operasyonel planlar, daha üst yönetim kademelerince hazırlanan taktik ve stratejik planlara uygun olarak yapılandırılırlar. İşletme içindeki alt birim ve kısımların hedeflerinin belirlenmesi, faaliyetlerinin sıralanması ve bu birim ve kısımlarda hedeflere ulaşmayı sağlayacak
rotaların (izlenecek yolların) oluşturulması; operasyonel planların kapsamındadır.

Tek kullanımlık planlar: Hazırlandıktan sonra tekrarlanmama olasılığı yüksek olan planları kapsar. Gelecekte tekrarlanması muhtemel olmayan amaç ve hedeflere ulaşmak için tek kullanımlık planlar hazırlanır. Tek kullanımlık planların da kendi içinde farklı türleri vardır. Program, proje ve bütçe tek kullanımlık planlar arasında yer almaktadır.
• Program: Tek bir amaca ya da hedefe yönelik olabileceği gibi tek seferlik önemli bir iş için de hazırlanabilir. Programın tamamlanması birkaç yıl alabilir. Ayrıca karmaşıklık derecesi yüksek olabilen ve kapsamlı bir plandır.
• Proje: Programa benzer şekilde tek bir amaca ya da hedefe yönelik olarak hazırlanan ama programa göre daha dar kapsamlı ve daha az karmaşık olan plan türüdür.
• Bütçe: Çoğu zaman sayısallaştırılmış program olarak da ifade edilen bütçe, yönetimin ulaşmayı beklediği sonuçların, rakamlarla ifade edildiği plan türüdür. 

Örgüt yapısı ya da diğer kullanımıyla organizasyon yapısı, bir işletme içindeki işlerin düzenlenmesi sonucunda oluşan biçimsel yapıdır. Örgüt yapısı ilk kez oluşturulurken ya da yönetici bu yapıyı değiştirmek veya geliştirmek istediğinde bazı temel noktaları göz önünde bulundurması gerekir. Örgütlemenin temel unsurları olarak da nitelendirebileceğimiz bu noktalar arasında
• iş bölümü ve uzmanlaşma,
• bölümlendirme,
• komuta zinciri,
• komuta birliği,
• kontrol alanı,
• merkezileşme ve
• biçimselleşme yer alır.

İşletmelerin örgüt yapısı, genellikle örgüt şeması ya da diğer adıyla organizasyon şeması aracılığı ile tanımlanır. Örgüt şemaları, işletme içindeki raporlama yapısını ve farklı bireyler tarafından gerçekleştirilen çeşitli faaliyetleri gösterir.

Aşırı uzmanlaşma; zaman içinde çalışanların işlerinden sıkılmalarına, yorulmalarına, stres düzeylerinin artmasına yol açarak beraberinde devamsızlık
ve işten ayrılmalarda artışı da getirebilmektedir.

Daha açık bir şekilde ifade etmek gerekirse işletme amaçlarına ulaşmak için gerekli olan insan, finansal ve fiziki kaynaklar ile bilgi ve diğer kaynakların bir araya getirilerek koordine edilmesine yönetimin örgütleme fonksiyonu denir. Örgütleme faaliyetleri, işletme için gerekli olan insan kaynağının temin edilmesi, iş sorumluluklarının belirlenmesi, işlerin belli iş birimleri kapsamında bir araya getirilmesi, gerekli kaynakların belirlenmesi ve bunların örgütsel yapı içindeki aktarımlarının yapılması ile işletmenin en başarılı şekilde faaliyet göstermesini sağlayacak ortamın oluşturulması yer almaktadır (Bateman ve Snell, 2013).

İşletme içindeki bölümlerin oluşturulmasında hangi kriterin temel alınacağına yönetici karar
verir. Bölümlendirmede kullanılabilecek yaygın seçenekler arasında fonksiyon, ürün, coğrafi bölge, süreç ve müşteri temelli bölümlendirme yer almaktadır.

Sınırsız yapı kapsamındaki bu tip örgütsel yapılar ya da yapılanmalar, işletmelerin en iyi yaptıkları işe odaklanmasına imkân sağlamaktadır. İzleyen başlıkta ayrıntılı olarak anlatılacak olan geleneksel hiyerarşik emir-komuta zincirinin yerini, bu tip yapılanmalarda ana işletme ile diğer işletmeler arasındaki yatay ilişkiler alır. Şebeke yapılarının sayısı son yıllarda dış kaynaklardan yararlanma, stratejik işbirlikleri ve ortak girişimler gibi yeni eğilimler sonucunda hızla artmaktadır.

Merkezileşme düzeyinin yüksek ya da düşük olması ya da bir diğer anlatımla örgütlemede
merkezileşmenin ya da merkezileşmemenin tercih edilmesi kararı verilirken aşağıdaki faktörler mutlaka göz önünde bulundurulmalıdır:
• Faaliyet gösterilen çevrenin karmaşıklık düzeyi
• Alt kademe yöneticilerin karar verme konusundaki kapasiteleri
• Alt kademe yöneticilerin karar verme konusundaki isteklilik düzeyleri
• Verilecek kararların önem derecesi
• İşletmenin büyüklüğü
• Bir krizle ya da iflasla karşı karşıya olup olmama durumu
• Örgüt kültürünün yapısı
• Şirketin dağınık bir coğrafyada faaliyet gösterip göstermediği

Yöneticilerin örgütleme fonksiyonu sırasında karar vermeleri gereken bir diğer husus, biçimselleşme düzeyidir. Biçimselleşme en basit tanımı ile işletme içinde neyin, ne zaman, nerede ve nasıl yapılacağının önceden ayrıntılı olarak belirlenmiş, yazılı kurallara bağlanmış ve bu kurallara uyulmasının da zorunlu hâle getirilmiş olmasıdır.

Mekanik örgüt yapılarının özellikleri şu şekilde sıralanabilir (Koçel, 2020: 316):
• İşletmenin karşı karşıya olduğu problem ve işler belirli uzmanlık alanlarına bölünmüştür.
• İşletmedeki her çalışan, bütün işletmeyi ilgilendiren amacı dikkate almak ve ona göre
davranmak yerine, kendi departmanının faaliyet alanına giren ve bütünün çok küçük bir parçası olan amaçlara göre davranmaktadır.
• Her uzmanlık ve fonksiyonel kademedeki
haklar ve sorumluluklar ayrıntılı olarak belirlenmiş ve buralarda hangi teknik ve metotların kullanılacağı kararlaştırılmıştır.
• Otorite ve emir komuta ilişkileri açık ve seçik olarak belirlenmiştir.
• Örgüt üyeleri arasındaki ilişkiler, esas itibariyle ast-üst ilişkileri şeklinde dikey ilişkilerdir.
• Yapılacak işler ve gösterilecek davranış büyük ölçüde üst kademelerdekilerin verdikleri kararlar ve emirler doğrultusundadır.
• Emir-komuta ve kurmay personel arasındaki farklılıklar açık-seçik olarak belirlenmiştir.
• Kontrol alanı dardır ve yakından nezaret vardır.

Yöneltme fonksiyonunu yerine getirirken emir veren yöneticinin dikkat etmesi gereken konuları şu şekilde sıralayabiliriz:
• Astlara verilen emirler yerine getirilebilecek nitelikte, makul ve kabul edilebilecek düzeyde emirler olmalıdır.
• Emir verilirken astın gücü, yeteneği ve tecrübesi göz önünde bulundurularak emirlerin astın bu konulardaki vasıflarını aşmamasına özen gösterilmelidir.
• Verilecek olan emirlerin asta verilen yetkilerle, sunulan fiziki olanaklarla ve emri yerine getirmesi için kendisine tanınan süre ile uyumlu ve bu koşullar altında gerçekleştirilebilecek nitelikte olmasına özen gösterilmelidir.                                             

• Asta emir verilirken verilen emrin noksansız, açık, net ve anlaşılır olmasına dikkat edilmelidir. Diğer bir ifade ile yönetici verdiği emrin ast tarafından doğru bir şekilde anlaşıldığından mutlaka emin olmalı, bu konuda şüphesi varsa, astan emri tam olarak anlayıp anlamadığını belirtecek bir geri bildirim istenmelidir. Eğer verilen emir ile astın anladığı emir arasında farklılık varsa bu yanlış anlaşılmalar ivedilikle giderilmeli ve astın emri yani kendisinden ne istenildiğini doğru olarak anlaması sağlanmalıdır.
• Astlara verilen emirler tam olmalı, işin yapılması ile ilgili eksik bir nokta bırakılmamalıdır.
• Emir verilirken olumlu bir anlatış biçimi ile neyin yapılması gerektiği, bu emrin amacının ne olduğu, yapılacak işin neye yarayacağı, ne kadar zamanda bitirilmesi gerektiği ve emrin yerine getirilmesi için nelerin gerektiği gibi konular yönetici tarafından asta
açıklıkla izah edilmelidir.

Motivasyonda amaç, bu uyarıcıların etkisiyle bireylerin istenen yönde harekete geçmelerini sağlamaktır yani yöneticiler çalışanlarını motive etmek için onların davranışlarını etkileyen içsel ve dışsal uyarıcıları bilmek ve kullanmak durumundadırlar. Burada yöneticilerin işini zorlaştıran önemli bir husus vardır. O da her insanın bir diğerinden farklı beklentilere, amaçlara, isteklere ve ihtiyaçlara sahip olabileceği gerçeğidir. İşte bu farklılıklar motivasyonu derinden etkilemekte ve çalışanları nasıl motive edeceği ile ilgili kararlar alma konusunda yöneticilerin işini önemli ölçüde güçleştirmektedir. Bu güçlüğü aşmak isteyen yöneticiler için önerilebilecek en etkili çözüm yolu; çalışanlarını tanımaya ve anlamaya çalışmaları, onları etkileyen içsel ve dışsal uyaranları fark etmeye gayret etmeleri ve çalışanlarını nelerin motive edebileceği hakkında fikir üretebilmeleridir.

İşletme içinde biçimsel olmayan iletişimin en çok kullanıldığı durumlara şu örnekler verilebilir:
• Yöneticilerin zaman zaman işletme içinde dolaşarak, bilgi alışverişinde bulunmak için çalışanlarla biçimsel olmayan bir şekilde etkileşim kurması
• Çalışanların kendi aralarında gayri resmi olarak kişisel veya kurumsal konularda dedikodu türü görüşmeler yapmaları
• Örgüt içindeki biçimsel olmayan grupların kendi içlerinde ve kendi aralarında görüşmeleri gibi.

Yönetim fonksiyonlarının sonuncusu olan denetim; örgütsel faaliyetlerin yerine getirilmesi ile ulaşılan sonuçların, önceden belirlenmiş olan amaç, hedef ve standartlara uygunluk düzeyini belirlemek ve beklenen uyum gerçekleşmemişse sapmaların sebeplerini belirleyip gerekli düzeltmeleri yapmak amacıyla gerçekleştirilir. Yönetim fonksiyonu olan ve çoğu zaman kontrol olarak da anılan denetim, işletme faaliyetlerinin, önceden belirlenmiş olan işletme amaçlarına ulaşmayı sağlayıp sağlamadığını belirlemek için uygulanır.

Denetim, dört temel aşamadan oluşan bir süreç şeklinde gerçekleştirilmektedir. Bu aşamalardan ilki standartların oluşturulmasıdır. İkinci aşamada gerçekleşen ya da diğer bir ifade ile fiili performans ölçülür. Denetim sürecinin üçüncü aşamasında standartlar ile fiili performansın karşılaştırması yapılır. Gerekli görülmesi durumunda düzeltici tedbirlerin alınması ile denetim süreci sonlanır.

Denetim fonksiyonu ile ilgili hatırlatılması gereken son husus, denetimin sadece faaliyetler gerçekleştirilip sonuçlar alındıktan sonra yerine getirilen bir işlem olmadığıdır. Denetim, faaliyetler gerçekleştirilip sonuçlar alındıktan sonra yapılabileceği gibi faaliyetler gerçekleştirilmeden önce ve faaliyetler yürütülürken de yapılabilir. Farklı zamanlarda gerçekleştirilebilen bu denetimler, fiili performansın belirlenen standartlardan uzaklaşmasını engellemeye önemli derecede yardımcı olur.
• Faaliyetler gerçekleştirilmeden önce yapılan denetim, ileriye yönelik kontrol olarak da bilinir. Bu tip denetim ile işletmede kullanılan tüm kaynakların üretim öncesinde kalite açısından denetlenmesi sağlanarak yapılabilecek hataların en aza indirilmesi amaçlanır.
• Faaliyetler yürütülürken yapılan denetimde yani diğer ismi ile eş zamanlı kontrolde ise amaç; birbiri ile bağlantılı olup, ardışık ilerleyen faaliyetlerin her bir aşamasındaki işleri izleyip, sorun veya sapmaları gerçekleştiği anda belirlemek ve sorunları bu aşamada çözmektir.
• Faaliyetler gerçekleştirilip fiili sonuçlar alındıktan sonra gerçekleştirilen ve geleneksel denetim yaklaşımını yansıtan geriye dönük kontrolde ise sorunlar ve standartlardan sapmalar, ancak meydana geldikten sonra belirlenir ve çözülmeye ya da düzeltilmeye çalışılır.