KONGRE VE ETKİNLİK YÖNETİMİ

Bölgesel fuarlar, belli bir coğrafi bölgeye ve oradaki hedef kitleye yönelik olarak yapılan fuarlardır.

Birçok
yeni fikir ve buluş ilk kez EXPO’larla tanıtılmıştır. Bu yeni fikir ve buluşlara örnek olarak
aşağıdakiler gösterilebilir:
• 1855 – Paris - Dikiş makinası
• 1862 – Londra - Hesap makinası
• 1876 – Philadelphia - Alexander Graham Bell’in telefonu, Underwood daktilosu
• 1900 – Paris - Hareketli film
• 1904 – St. Louis - Kablosuz telgraf
• 1939 – New York - Televizyon, renkli ve üç boyutlu filmler, floresan lamba, neon tüpleri
• 1958 – Brüksel - Atomik enerji
• 1970 – Osaka - Ay taşları, uzay kapsülleri, robot teknolojileri, lazer ve X ışınları

Uzun vadeli kredilerle inşa edilen fuar alanları, EXPO sonrasında da değerlendirilir. Fuar pavyonları hastaneye, fuar alanları ise teknoparka dönüştürülerek onlarca yıl kullanılabilmektedir. Ayrıca fuar için inşa edilebilecek görkemli yapılar hem kente kazandırılmış olmakta, hem de uzun yıllar boyunca o kente düzenli turist çekilmesini sağlamaktadır.

EXPO organizasyonu çoğunlukla görkemli bir simge yapı ile gerçekleşmektedir. Yalnızca gerçekleşen EXPO için önemli mimari yapılar inşa edilmektedir. Buna örnek olarak Cristal Palace (Londra), Eyfel Kulesi (Paris), Atomium (Brüksel) verilebilir.

Sıra Stand: Tek tarafı koridora bakan stand çeşididir. Stand girişinin yalnızca bir koridordan gerçekleştiği standlardır. Stand alanının büyüklüğü veya derinliğinden çok, koridora bakan cephesinin genişliği önemlidir. Stand alanı ücreti olarak en düşük stand alanı ücreti uygulanan stand çeşididir.

Genel olarak fuarlara katılım ile ilgili giderler ve bütçe kalemleri içinde aşağıdakiler sayılabilir:
• Fuar organizatörüne ödenecek ücretler: Yer kirası, kayıt ücreti, katılımcı giriş kartları, park kartları, stand ilave malzemeleri
• Sergi mallarının maliyeti: Numunelerin maliyeti, ambalaj, nakliye, depolama, gümrükleme ve sigorta masrafları, gümrük vergileri
• Stand konstrüksiyon ve dekorasyon masrafları: Konstrüksiyon bedeli, konstrüksiyon içinde kullanılacak her türlü malzeme bedeli, dekorasyon masrafları, telefon, faks, internet, elektrik, su, temizlik giderleri
• Reklam – promosyon giderleri: Firma tanıtım materyallerinin basımı ve postalanması, standda dağıtılacak eşantiyonlar ve ikram malzemeleri, ziyaretçi giriş kartları
• Personel giderleri: Ulaşım ve konaklama masrafları, harcırah, tercüman ve hostes ücretleri
• Diğer giderler: Otel - fuar alanı – otel transferleri, günlük hayatı idame masrafları (yeme, içme, giyinme), beklenmedik her türlü ilave masraf

Fuar sırasında stand yöneticisi ve stand personeli ziyaretçilerle ilgili görüşmelerin yapılması ve kayıtların alınması, ürün sunumlarının yapılması, sektör ve rakipler ile ilgili bilgi toplama ve stand ziyaretçilerine yönelik ağırlama hizmetlerini yerine getirmekten sorumludur.

Fuar organizasyonu söz konusu olduğunda birkaç aktör ve bileşenden söz etmek mümkündür. Bunlar; fuar alanları ve sorumluları, fuar katılımcıları, fuar ziyaretçileri, fuar organizatörleri ve tedarikçilerdir.

Organizatör firmalar, fuar öncesinde şu hazırlıkları yapmalıdır:
• Fuar yerinin ve tarihinin belirlenmesi,
• Fuara katılacak ürün gruplarının belirlenmesi,
• Fuarı tanıtıcı broşür ve katalog hazırlığı,
• Pazarlama stratejilerinin belirlenmesi,
• Katılım şartlarının belirlenmesi,
• Reklam faaliyetleri,
• Katılımcılara sağlanacak olanaklar,
• Katılım sözleşmesinin hazırlanması,
• Seyahat organizasyonunun yapılması,
• Fuarda düzenlenecek etkinliklerin planlanması,
• Gümrük, nakliye işleri.

Türkiye’de fuarcılığa ilişkin gelişmeler, Osmanlı dönemine kadar uzansa da, gerçek anlamda ilk fuar, 1923 yılında İzmir’de gerçekleşmiştir.

Sözlük anlamına bakıldığında sergi kavramı, "alıcının görmesi, seçmesi için dizilmiş şeylerin tümü ve bu nesnelerin serildiği yer" şeklinde tanımlanmaktadır.

Fuar kavramı, "ticaret mallarının tanıtılması ve pazarlanması amacıyla, belli bir zaman ve belli bir yerde kurulan satış merkezleri ya da büyük pazarlar" şeklinde tanımlanmaktadır.

1991: İstanbul Dünya Ticaret Merkezi inşa edilmiştir.

Türkiye’de fuarcılığa ilişkin gelişmeler, Osmanlı dönemine kadar uzansa da, gerçek anlamda ilk fuar, 1923 yılında İzmir’de gerçekleşmiştir.

Sergiler, tüketici sergileri ve ticari sergiler olmak üzere iki biçimde incelenebilir. Tüketici sergileri, halka açık, genellikle bir giriş ücreti karşılığında gezilebilen ve popüler temaların kullanıldığı sergilerdir. Evcil hayvanlar, otomobiller, çeşitli hobilerle ilgili sergiler, turizm ve rekreasyon ile ilgili sergiler buna örnek olarak gösterilebilir. Ticari sergiler ise belirli iş amaçları ile yola çıkılan etkinliklerdir. Bu sergilerde üreticiler veya tedarikçiler, ürünlerinin satışını yapmak, potansiyel müşterilerine ulaşmak gibi amaçlar güderler. Bu bakımdan ticari sergiler, tüketici sergilerinden ayrılmaktadır.

Düzenleniş amacına göre fuarlar; genel (yatay) fuarlar, ihtisas (dikey) fuarları, tüketici fuarları, solo fuarlar olarak dört türde incelenebilir.

Solo fuarlar, bir ülkenin başka bir ülkede organize ettiği fuarlardır. Bu tip fuarlarda söz konusu ülkenin ürün ve hizmetleri tanıtılmaktadır.

EXPO’ların ev sahibi ülkeye ve kente çok önemli katkıları olmaktadır. Bu katkılar arasında aşağıdakiler sayılabilir:

Fuar sırasında yürütülecek çalışmalardan bir diğeri rakipler, sektör ve yeni ürünler ile ilgili bilgi toplama sürecidir.

Organizatör firmalar, fuar öncesinde şu hazırlıkları yapmalıdır:

• Fuar yerinin ve tarihinin belirlenmesi,
• Fuara katılacak ürün gruplarının belirlenmesi,
• Fuarı tanıtıcı broşür ve katalog hazırlığı,
• Pazarlama stratejilerinin belirlenmesi,
• Katılım şartlarının belirlenmesi,
• Reklam faaliyetleri,
• Katılımcılara sağlanacak olanaklar,
• Katılım sözleşmesinin hazırlanması,
• Seyahat organizasyonunun yapılması,
• Fuarda düzenlenecek etkinliklerin planlanması,
• Gümrük, nakliye işleri.