KONGRE VE ETKİNLİK YÖNETİMİ

Bir etkinlikte yer alan katılımcıları belirleyen şey etkinliğin temasıdır. Örneğin kültür ve sanat festivallerinde katılımcılar, çeşitli sanat dallarından seçilmiş eserleri sergileyecek olan sanatçılardır. Doğru yanıt D'dir.

Etkinlik ziyaretçilerinin etkinliğe katılım nedenlerinin anlaşılması için temelde üç neden sıralanabilir. İlk olarak güdünün anlaşılması ziyaretçilere uygun deneyimlerin tasarlanması açısından önemlidir.  İkinci olarak, güdülerin tatmin düzeyleri ile yakından ilişkili olmasıdır. Güdüler, deneyimden önce gerçekleşirken tatmin deneyimden sonra oluşur. Etkinliklerin büyük bir çoğunluğu, özellikle festivaller, karnavallar vb., yerel düzeydedir. Bu nedenle etkinliklerin uzun süreli olmaları yerel izleyicilerin tatmin edilmesi ve etkinliğe tekrar katılımlarının sağlanması ile mümkündür. Son olarak, güdülerin belirlenmesi ve anlaşılması, etkinlik ziyaretçilerinin karar sürecinin bilinmesi açısından önemlidir. Bu aynı zamanda pazarlama faaliyetlerinin etkililiğinin sağlanmasına katkı sağlayacaktır. Doğru yanıt E'dir.

Etkinlikler, halkın beklentilerini şekillendiren toplumsal yapılardır. Etkinliklerin bü- yük çoğunluğu kamu sektörü tarafından veya kâr amacı gütmeyen örgütler tarafından düzenlenen kültürel kutlamalardır. Festival, karnaval, dinsel etkinlikler, sanat ve eğlence gibi kültürel kutlamalar turizm alanyazınında kültür turizmi başlığı altında toplanmaktadır.

Etkinlik konusunda en önemli paydaşlardan biri de etkinliğin düzenlendiği yerdeki ye- rel halktır. Bu nedenle yerel halkın etkinliklere yönelik algılarının incelenmesi etkinlik turizmi altında ele alınan en önemli konulardan biridir. Yerel halk, turizm ile ilişkili faaliyetlerden doğrudan etkilendiğinden, bu konudaki algı ve tutumlarının ele alınması önemlidir.

Etkinlik amaçlarının gerçekleştirilmesinde insan faktörü temel unsurdur. Planlama, yö- netme ve etkinliğin tasarım ve uygulaması insan yoğun bir çabadır. Çalışanlar, etkinlik fikrinin ortaya çıkmasından etkinliğin kapanış aşamasına kadar geçen süreçte aktif olarak görev yapan insanlardır. Etkinlik, organizasyon yeteneği ve takım çalışması gerektiren sürekli bir odaklanma faaliyetidir.

Sponsorluk bir kuruluşun belirlemiş olduğu hedeflere ulaşmak için spor, sanat, kültür ve sosyal olaylara çeşitli kişi, kuruluş ve olayları nakdi veya başka türlü desteklerle yapılan tüm faaliyetlerin planlanması, uygulanması ve kontrol edilmesi süreçlerini kapsayan, taraflar arasında karşılıklı olarak birbirlerine fayda sağlamaya yönelik yapılan yazılı iş ant- laşmalarıdır.

Katılımcılar, belirli bir etkinlik programı kapsamında ziyaretçilerin, seyircilerin görmek, seyretmek, dinlemek için etkinliğe gelmelerine neden olan kişileri, eserleri, gösterileri, firmaları vb. ifade etmektedir. Bazı kaynaklarda katılımcılar, seyirciler ve izleyicilerle aynı anlamda kullanılıyor olmasına karşın bu ünite kapsamında katılımcı, etkinliğin türüne göre performansını sergilemek, şarkı söylemek, enstrüman çalmak, filminin gösterimini yapmak vb. nedenlerle etkinliğe katılan sanatçıları, müzisyenleri, sporcuları, ilgili firmaları vb. ifade etmektedir.

Ziyaretçilerde olumlu bir izlenim yaratılmasına ilişkin çalışmaların yürütülmesinin yanı sıra onlardan bilgi toplanması da özellikle gelecekte düzenlenecek etkinliklere yönelik planlama çalışmaları için önemlidir. Ziyaretçilerin etkinliğe katılım nedenleri, katılımdan elde ettikleri faydalar, etkinliklere ilişkin memnuniyet düzeyleri, etkinliği çevrelerinde duyurup duyurmayacakları, gelecekteki etkinliklere katılma niyetleri vb. konularda bilgi toplanması etkinliklerin başarısı ve sürekliliğinin sağlanması için organizatörlere değerli bilgiler sunacaktır.

Ölçeği ve teması ne olursa olsun her türlü etkinlik için önemli paydaşlardan biri de med- yadır. Medya kitlelerle iletişimi sağlayan radyo, televizyon, gazete ve dergiler gibi basın yayın organlarının tümünü kapsayan ortak bir kavramdır. Bir paydaş olarak medya etkin- liğin tanıtımında ve geniş halk kitlelerine duyurulmasında önemli bir işlev görmektedir. Dolayısıyla doğru zamanda, hedef kitleye en uygun ve maliyet etkin bir şekilde erişimi sağlayacak kanalların belirlenmesi önemlidir.

Yeni bir etkinlik düzenlenmesi amaçlandığında öncelikle etkinliğin temasının ne olacağı, nerede düzenleneceği, büyüklüğünün ne olacağı, hedef kitlenin kimlerden oluşacağı, hangi tarihlerde gerçekleştirileceği, etkinliğin isminin ne olacağı, program içeriğinde nelerin bulunacağı gibi etkinliğe ilişkin temel soruların yanıtlarının verilmesi gerekmektedir.

Diğer paydaşlara göre çalışanlar, etkinliklerden fazlasıyla etkilenen bir paydaş grubudur. Etkinlik çalışanlarının beklentileri ise:

• Çalışmalarına karşılık hak ettikleri ücretleri alabilmek

• İşlerinin garantide olması,

• Çalışanlar arasındaki ücret dağılımının adil olması,
• Güvenli ve rahat bir çevrede çalışmak,

• Sosyal güvenlik şartlarının sağlanması,
• Kariyer planlamasının yapılması ve terfilerde adaletli davranılmasıdır.

Diğer turizm ve boş zaman etkinliği sunan işletmelerde olduğu gibi, etkinlik organizatörleri de temel amaçlarının ziyaret- çilerin değerli bulacağı yüksek kalitede, tatmin edici deneyimler sunmak amacındadırlar. Etkinlik organizatörleri planlama aşamasından başlayarak etkinlik programının yapılması, gerekli tedarikin sağlanması, sözleşmelerin yapılması ve etkinlik başarısının değerlendirilmesi gibi pek çok işlevi yerine getirirler.

Kimi yerel etkinlikler ise turizmin gelişimiyle bölgeye akın edecek kalabalıkların yaratacağı sorunlardan dolayı tehdit altındadır. Yerel halk ziyaretçilerle birlikte etkinliklerin özgünlüğünün
bozulması, sağlıklı bir şekilde yürütülmesinin zorlaşması, etkinlik için gelen ziyaretçilerin
yarattığı kalabalıklaşma sorunları ve bir takım mahremiyetlerin ortadan kalkması gibi
çekincelerden dolayı ziyaretçilerin gelmesine muhalefet edebilmektedir

Yerel yönetimler de; etkinliklerde yerel halkın görev almasının sağlanması, daha iyi performansların sunulması, yerel çevreye katkı sağlanması, çevre konusundaki duyarlılıkların ön plana çıkarılarak çevre korumaya önem verilmesi gibi beklentiler içerisinde olurlar.

Başlangıçta etkinliğe yönelik olumlu tutum sergileyen halkın
davranışı etkinlik tarihi yaklaştıkça olumsuz tavır sergileyebilmektedir. Bunda özellikle
büyük etkinlikler için yapılan yeni yollar, inşaatlar, tesislerin gündelik yaşamı olumsuz
etkilemesinin etkisi büyüktür. Öte yandan kamu kaynaklarının harcanma usul ve yöntemine ilişkin sorgulamaların artması da bir başka önemli unsurdur. Mihalik ve Simonetta
(1999) yerel halkın 1992, 1993, 1994, 1995 yıllarında düzenlenen oyunlara yönelik algıları
ile 1996 yılında düzenlenen Atlanta Olimpiyatları’na yönelik algılarını karşılaştırmışlardır.
Çalışmada şehrin alt yapısı etkinlikten dolayı geliştirildiği için yerel halkın önceleri etkinliği desteklediği belirlenmiştir. Ancak zamanla gelen ziyaretçi sayısının azalması sonucunda yerel halkta olimpiyatlara ev sahipliği yapma konusunda çok da gönüllü olmamaları
gerektiği fikrinin oluştuğu saptanmıştır. Ayrıca yerel halkın etkinliğin ekonomik etkilerinden çok, şehirlerinin uluslararası anlamda tanınması, toplumsal gurur gibi görünmez
etkilere daha fazla önem verdikleri vurgulanmıştır. Yerel halkın daha önceki yıllara göre
1996 yılında trafik, suç, fiyatlardaki artış gibi olumsuz etkilere daha fazla yoğunlaştıkları
sonucuna varılmıştır.

Tokay Argan ve Yüncü (2015) etkinlik organizatörlerinin kâr amacı güden ve kâr amacı gütmeyen organizatörler şeklinde iki başlık altında ele alınması gerektiğini belirtmektedirler. Buna göre kâr amacı gütmeyen kuruluşlar çok farklı alanlarda ve düzeylerde etkinlik yürütebilmektedir. Bu kuruluşlar sağlıktan eğitime, insan haklarından sürdürülebilir kalkınmaya, kriz yönetiminden diplomasiye kadar uzanan çok geniş bir alanda faaliyet gösterebilmektedirler. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlarhakların korunması, yaşamın zenginleştirilmesi, sessizlerin haklarının savunulması ve çevrenin korunması vb. gibi konularda faaliyet göstermektedirler.

Etkinlik, bir ekiple düzenlenir. Bu ekipte yer alanların sayısı, uzmanlığı, deneyimi, organizasyon yapabilme ve stratejik düşünebilme becerisi doğru insan kaynağını seçmek bakımından önemli olduğu kadar ekibe liderlik yapacak kişinin temel özellikleri de etkinliğin başarısı bakımından hayatidir (Babacan ve Göztaş, 2011). Bu bağlamda Getz (1997) bir etkinliğin insan kaynakları yöneticisinin bir takım zorluklarla karşı karşıya olduğunu
ifade etmektedir:

• Etkinlik çalışanlarının çoğunluğu gönüllülerdir,
• Bazı çalışanlar yıl boyu devam etmek isteyebilir ama pek çoğu etkinlik süresince
çalışmak için oradadır,
• Profesyonel çalışanlar genellikle kısmi zamanlı çalışanlardır ve gönüllülük aşamasından bu noktaya gelmişlerdir,
• Çalışanlar ve gönüllüler çoğu zaman ürünün bir parçasıdır,
• Yöneticiler sıklıkla diğer örgütlerin çalışanlarıyla da çalışmak zorundadır,
• Liderlik ve denetim genellikle biçimsel personel sistemleriyle değil doğrudan kişilerarası yöntemlerle ifade bulur.

Gönüllü kavramı, çalışma ve ailelerine ayırdıkları sürelerin dışında başkalarına yardım etmek üzere kişilerin kendi iradeleriyle hiçbir ücret almaksızın faaliyette bulunmayı görev edinen kişileri ifade etmektedir.

Sponsorluk bir kuruluşun belirlemiş olduğu hedeflere ulaşmak için spor, sanat, kültür ve
sosyal olaylara çeşitli kişi, kuruluş ve olayları nakdi veya başka türlü desteklerle yapılan
tüm faaliyetlerin planlanması, uygulanması ve kontrol edilmesi süreçlerini kapsayan, taraflar arasında karşılıklı olarak birbirlerine fayda sağlamaya yönelik yapılan yazılı iş antlaşmalarıdır

Bir pazarlama aracı olarak medya, etkinlik ile ilgili olarak hem hedef kitleyi hem de
kamuoyunu bilgilendirmektedir. Medya, etkinliklere ilişkin farkındalık yaratmakta ve
etkinliğin kitlelerin zihnindeki popülerliğinin artırılmasını sağlamaktadır. Medya aynı
zamanda etkinlik imajının yaratılmasında ve bir varış noktasının turizm potansiyelinin
artırılması için etkinliklerin konumlandırılmasında önemli bir işleve sahiptir. Öte yandan
medyanın desteğini almak etkinliğin tutundurulmasına ve dolayısıyla etkinliğin başarısına büyük bir katkı sağlamaktadır (Tokay Argan ve Yüncü, 2015). Benzer şekilde medya
tanıtım çalışmaları, etkinliğin düzenlenmesindeki temel nedenlerden biri olan varış noktasına ilişkin imaj geliştirilmesi veya olumsuz imajın değiştirilmesi çabaları açısından da
önemlidir