KONGRE VE ETKİNLİK YÖNETİMİ

Günümüzde sayıları 5000’i bulan Kongre ve Ziyaretçi Bürolarının ilki, 1895 yılında Amerika’nın Detroit şehrinde kurulmuştur. Uluslararası Destinasyon Pazarlama Birliği (DMAI) tarafından yapılan araştırma sonuçlarına göre kongre ve ziyaretçi bürolarının çoğu (%75) kar amacı gütmeyen bağımsız örgütlerdir (DMAI, 2008). Kongre ve Ziyaretçi Bürolarının ilk örnekleri 1800’lü yılların sonunda iş ve toplantıların ekonomik değer yaratan unsurlar haline gelmesi sonucu ortaya çıkmıştır.

Kongre ve ziyaretçi bürolarının üyeleri; konaklama işletmeleri, seyahat acenteleri, tur operatörleri, kongre merkezleri, üniversiteler, ticaret odaları, mağazalar, yiyecek-içecek işletmeleri ve ulaşım işletmelerinden oluşmaktadır.

Kongre ve ziyaretçi büroları, görevlerini başarabilmek için piyasada pazarlamasını yaptıkları kentin toplantılar ve ziyaretçiler için çekici bir destinasyon olarak imajını geliştirmek, kamu sektörü ve endüstriyi oluşturan işletmeleri koordine etmek, toplantı ve grup planlayıcıları ile birlikte çalışmak, arz ve talep cepheleri adına bağımsız hareket ederek çatışmayı engellemek, bilgi sağlama ve ziyaretçilerin sorularını yanıtlamak ve endüstriye liderlik yapma rollerini yerine getirmektedir.

Türkiye’de İstanbul, İzmir, Ankara ve Antalya kongre turizmi merkezleri haline gelmiştir. Uluslararası kongrelerin %68’i İstanbul’da yapılmaktadır. Birçok ülkede olduğu gibi Türkiye’de de destinasyon bazında pazarlama yapmak üzere kongre ve ziyaretçi büroları kurulmuştur.

ICVB T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı’nın vermiş olduğu görev doğrultusunda yurtdışı kongre ve toplantı fuarlarında Türkiye stantlarının organizasyonunu ilgili müşavirlik ve ataşelik ile koordinasyon halinde yürütmektedir. Bu kapsamda International Confex Londra, EMIFBrüksel, Seatrade Miami, IMEX Frankfurt, IT&ME Chicago, BTC Roma ve EIBTM Barselona katılım yapılan önemli fuarlardır.

Ulusal kongre büroları, bir ülkenin ya da bölgenin tanıtım ve pazarlama amacıyla kurulmuş, temsil ettikleri bölge ya da ülkenin kongre olanaklarını tanıtıcı ve pazarlayıcı bir görev üstlenir. Türkiye’de ulusal düzeyde kurulmuş kongre bürosu bulunmamaktadır. HollandaKongre Bürosu (NCB - Nederlandes Convention Bureau), Almanya Kongre Bürosu (DCB - (Deutsches Congress Bureau), Japon Kongre Bürosu (JCB -Japan Convention Bureau), İtalya Kongre Bürosu ve Avusturya Kongre Bürosu örnek olarak sayılabilir.

Dünya genelinde bazı bölgelerde, farklı ülkelerde bulunan kongre bürolarının bir araya gelerek oluşturdukları yöresel birlikler ya da oluşumlardır. Bu oluşumlar aracılığıyla bölgeler, kongre pazarında daha güçlü olmaya çalışmaktadır. Asya Pasifik Kongre Büroları Birliği (AACVB - The Asian Association Of Convention And Visitor Bureaus) bu birlikle- re bir örnek olarak verilebilir.

Profesyonel kongre organizatörleri, bir kongrenin organizasyonunda tüm işleri koordine eden, rehberlik yapan ve tüm insani, teknik ve parasal kaynakları harekete geçiren kişi ya da kuruluşlardır. Profesyonel kongre organizatörleri, kongre organizasyonu içinde yer alan tüm faaliyetleri kapsayan paket programlar hazırlar ve uygular.

DMAI, 1914 yılında Uluslararası Kongre Büroları Derneği adı altında, kongre, turizm ve toplantı hizmet ve isteklerinin profesyonelce uygulanması amacıyla kurulmuştur. 1975 yılında değişen adını daha sonra 2005 yılının ağustos ayında dernek adını tekrar değiştirerek şimdiki adı olan “Uluslararası Destinasyon Pazarlama Birliği” adını almıştır.

Kongre organizasyonlarında taraflar üç ayrı birimden oluşmaktadır. Dolayısıyla cevap A şıkkıdır.

Yapılan araştırmalar göstermektedir ki bir şehrin tercih edilen destinasyon olabilmesi için belli başlı bazı kriterleri kendi içinde bulundurması gerekmektedir. Bu kriterler, aşağıda belirtilmektedir:
• Destinasyonun ulaşılabilir olması,
• Destinasyonun kongre düzenleyebilecek kongre merkezi sayısının yeterli olması,
• Destinasyonda konaklama tesislerinin yeterli sayıda olması,
• Destinasyonda doğal ve tarihi zenginliklerin olması,
• Destinasyonda mahalli idarelerinin (kongre büroları, mesleki dernek ve birlikler
vb.) katkı ve desteğinin olması,
• Destinasyonun güvenlik, ekonomik ve politik istikrar anlamında olumlu bir imajının olması,
• Destinasyonun hizmet anlayışının destinasyonu ziyaret eden hedef kitleyle benzerlik göstermesi,
• Destinasyonun istikrarlı bir fiyat politikasına sahip olması.

I, II ve III seçenekleri bu kriterlerdendir. Dolayısıyla cevap B şıkkıdır.

Kongre ve ziyaretçi bürolarının faaliyetleri şu şekilde sıralanabilir:

• Bölgelerin ve ülkelerin kongre turizmi için sahip oldukları potansiyelin tanıtılması,
• Kongre ve fuarcılık faaliyetlerinin tanıtımı ve temsili,
• Uluslararası kongre ve konferansların pazar hareketlerinin takibi ve üyelere bildirilmesi,
• Konu ile ilgili uluslararası birlik ve derneklere üye olunması ve bu platformda şehirlerin, bölgelerin ya da ülkelerin temsil edilmesi,
• Kongre organizasyonlarında danışmanlık hizmetinin verilmesi,
• Kongreye katılanların beklentilerinin karşılanması ve hazırlık çalışmaları ile ilgili
eğitim seminerlerinin düzenlenmesi,
• Destinasyondaki faaliyetlere yönelik tüm bölgeyi detaylı bir şekilde kapsayan,
kongre katalogları basılması,
• Kongre turizmi ile ilgili çeşitli poster ve tanıtım malzemelerinin hazırlanması,
• Kongre organizasyonu konusunda fuarların düzenlenmesi ve profesyonel kongre
operatörlerinin davet edilmesi,
• Profesyonel ilişkilerin geliştirilmesi,
• Bütçelerinin durumuna göre bazıları kendi bünyelerinde olmak üzere AR-GE bölümü ile araştırmaların yapması.

I, II ve IV seçenekleri bu faaliyetler arasındadır. Dolayısıyla cevap C şıkkıdır.

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu’nun faaliyetleri arasında şu hizmetler bulunmaktadır:
• Kültür ve Turizm Bakanlığı’nın uluslararası kongre fuarlarını organize etmek,
• Benzeri fuarlara ve destinasyonlar arası iş borsalarına İstanbul adına katılmak ve kongre imkânlarını araştırmak,
• Yurtdışında tanıtım faaliyetleri yürütmek ve potansiyel kongreler için satış ziyaretlerinde bulunmak,
• Alıcılara yönelik olarak İstanbul’a tanıtım gezileri organizasyonu yapmak, basılı ve görsel tanıtım malzemeleri üretmek ve uluslararası düzeyde dağıtımını gerçekleştirmek,

• Uluslararası kongre sektörü dernek ve birliklerinin organize ettiği genel kurullar
ve çalıştaylara katılarak İstanbul adına ağ oluşturmak ve destinasyonun temsilini
üstlenmek,
• Kongre adaylık sürecinde İstanbul adına ihale dosyası hazırlamak ve sunum yapmaktır.

I, III ve IV seçenekler bu hizmetler arasındadır. Dolayısıyla cevap D şıkkıdır.

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu’nun bir destinasyon pazarlama kuruluşu olarak gerçekleştirdiği tanıtım ve pazarlama faaliyetlerini iki başlıkta değerlendirmek mümkündür. Bunlar tanıtım, pazarlama ve satış amaçlı uluslararası fuar ve benzeri organizasyonlara katılım ve İstanbul ve Türkiye ile ilgili yazılı ve görsel tanıtım malzemelerinin hazırlanmasıdır. Dolayısıyla cevap E şıkkıdır.

Uluslararası Kongre ve Konvansiyonlar Birliği’nin (ICCA) 2014 verilerine göre şehirler sıralamasında Antalya 30 kongre ile Avrupa’da 45’inci sırada yer almıştır. Dolayısıyla cevap A şıkkıdır.

Ulusal kongre büroları, bir ülkenin ya da bölgenin tanıtım ve pazarlama amacıyla kurulmuş, temsil ettikleri bölge ya da ülkenin kongre olanaklarını tanıtıcı ve pazarlayıcı bir görev üstlenir. dolayısıyla cevap B şıkkıdır.

Destinasyon yönetim örgütleri (DMO), kongre ve toplantı gibi organizasyonların lojistiğinin, ulaşımının ve sosyal aktivitelerinin tasarlanması ve uygulanmasında uzmanlaşmış, geniş yerel bilgi, uzmanlık ve kaynaklara sahip profesyonel hizmetler şirketleri olarak tanımlanmaktadır. Dolayısıyla cevap C şıkkıdır.

Uluslararası kongre ve toplantı birliği (ICCA), üyelerinin toplantı sektöründe gelişmelerini ve önemli rekabet avantajı elde etmelerini sağlamak amacıyla kurulan küresel bir topluluktur. Dolayısıyla cevap D şıkkıdır.

Uluslararası kongre merkezleri birliği özellikle kongre ve sergi merkezlerinin karşılaştığı sorunlar ve fırsatlar gibi konulara odaklanmıştır. dolayısıyla cevap E şıkkıdır.