KONGRE VE ETKİNLİK YÖNETİMİ

Yerel anlamda destinasyonların yönetim konusu öncelikle, ürün geliştirme, uygun fiyatlandırma politikaları oluşturma, etkili dağıtım kanalları kurma ve ürün paketleme (sunum) gibi bir takım tanıtım ile ilgili faaliyetlerle ilişkilidir.

Bir destinasyonun tercih edilmesinde ilgili destinasyonun sahip olması gereken özellikler şunlardır;

Günümüzde sayıları 5000'i bulan Kongre ve Ziyaretçi Bürolarının ilki, 1895 yılında Amerika'nın Detroit şehrinde kurulmuştur.

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu (ICVB) misyonunu, “ulusal ve uluslararası kongre sektörüne destinasyonun bir bütün olarak ve kar amacı gütmeksizin tanıtılması ve pazarlanması, ilgili pazarda payının arttırılması” şeklinde tanımlanmaktadır.

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu’nun faaliyetleri arasında şu hizmetler bulunmaktadır:

Türkiye ve İstanbul’a yönelik genel turizm amaçlı tanıtım materyalleri (Filmler, kataloglar, broşürler, afişler), T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı tarafından hazırlanmaktadır.

Türkiye’de düzenlenen kongrelerin % 85’i İstanbul’da gerçekleştirilmektedir.

Dünyaca önemli bir kongre organizasyonu olan Uluslararası Kongre ve Konvansiyonlar Birliği (ICCA) 2014 yılı genel kurul kongresini Antalya’da düzenlemiştir. Kongre alanında dünya üzerindeki 77 ülkeden 1200 karar verici pozisyondaki kişi bu genel kurula katılmak için Antalya’ya gelmiştir.

Uluslararası kongreler açısından 18 Temmuz 1914 - 09 Haziran 1915 tarihleri arasında yapılan Viyana Kongresi modern anlamdaki ilk ve dünyanın en uzun kongresi olarak bilinmektedir.

Kongre ve ziyaretçi büroları, bir turistik destinasyonun pazarlanması için öngörü ve liderlik sağlayan bir aktör olarak kabul edilmektedir. Öncelikli hedefi, destinasyonun tüm yıl boyunca kongreler, toplantılar ve özel etkinlikler düzenlemesinin sağlanması ve kitle turizmi konularında üyelerin ve diğer tüm paydaşların cesaretlendirilmesidir. Kongre ve ziyaretçi büroları, görevlerini başarabilmek için piyasada pazarlamasını yaptıkları kentin toplantılar ve ziyaretçiler için çekici bir destinasyon olarak imajını geliştirmek, kamu sektörü ve endüstriyi oluşturan işletmeleri koordine etmek, toplantı ve grup planlayıcıları ile birlikte çalışmak, arz ve talep cepheleri adına bağımsız hareket ederek çatışmayı engellemek, bilgi sağlama ve ziyaretçilerin sorularını yanıtlamak ve endüstriye liderlik yapma rollerini yerine getirmektedir. Bu noktada, kongre ve ziyaretçi bürolarının fonksiyonu, ortaya çıkan bu yapı içinde koordinasyon görevini görmek ve birbirinden bağımsız ve aralarında organik ilişki bulunmayan hizmet sağlayıcıların yaptıkları işleri uyumlaştırmaktır. Koordinasyon,  cesaretlendirme, katalizör rolü oynama gibi genel işlevlere sahip bu büroların amaçları arasında bellir bir kongreyi düzenleme yoktur. Doğru yanıt E’dir.

Türkiye’de düzenlenen kongrelerin % 85 (yüzde seksenbeş)’i İstanbul’da gerçekleştirilmektedir. İstanbul’da yılda ortalama 100 bin turist, kongre turizmi bağlamında ağırlanmaktadır.

Yılda ortalama 220 kongreye Antalya ev sahipliği yapmaktadır ve bu kongrelerin yüzde 40’ı uluslararası kongrelerdir. Doğru yanıt C’dir.

Türkiye 2023 Turizm Stratejisi ve 2013 Eylem Planı çerçevesinde, altyapısı kongre turizmine elverişli yedi il içinde Ankara’nın da adı yer almıştır. Ankara Ticaret Odası Avrupa Birliği ve Projeler Müdürlüğü bünyesinde bir adet müdür, iki adet personel, bir danışman ve bir koordinatör ile çalışmalarına başladı. 2014 yılında kurulan büro, Ankara’nın kongre, toplantı ve etkinlik alanında pazarlanmasının yanı sıra uluslararası dernek, birlik, şirket ve basın mensuplarına tanıtım gezileri düzenleyecek, kongre düzenleyicilerine bilgi, tanıtıcı yayın ve dokümantasyon ve uluslararası kongre sektörüne istatistiki bilgi sağlayan bir yapıya sahiptir. Doğru yanıt A’dır.

Destinasyon yönetim örgütleri (DMO), kongre ve toplantı gibi organizasyonların lojistiğinin, ulaşımının ve sosyal aktivitelerinin tasarlanması ve uygulanmasında uzmanlaşmış, geniş yerel bilgi, uzmanlık ve kaynaklara sahip profesyonel hizmetler şirketleri olarak tanımlanmaktadır. Destinasyon yönetim örgütlerinin profesyonel kongre organizatörlerinden önemli bir farkı belirli bir destinasyon, coğrafi yer ya da ülkede düzenlenen etkinlik ya da toplantıların organizasyonlarında uzmanlaşmış şirketler olmasıdır. Destinasyona ilişkin derinlemesine bilgi sahibi olan şirketler, lojistik, personel, ulaşım ve donanım gibi yerel kaynakları etkin bir şekilde kullanmakta ve önemli etkinlikler düzenleyebilmektedir. Doğru yanıt B’dir.

A seçeneğindeki görev Uluslararası Kongre ve Toplantı Birliği’nin faaliyetleri arasındadır. B, C, ve seçeneklerindeki faaliyetler de kongre ve ziyaretçi bürolarınca gerçekleştirilmektedir. Profesyonel kongre organizatörleri, kongreyi tertip eden kuruluşun veya organizasyon komitesinin danışmanlığı yürütmekte ve organizasyon için kongre tasarımı, kayıt hizmetleri, kongre merkezlerinin seçimi, kiralanması ve düzenlenmesi, ses ve görüntü sistemlerinin temini, bilgi teknolojisi desteği, lojistik, sosyal etkinlik planlaması, pazarlama, baskı, web hizmetleri, satın alma, fonlama ve sponsorluk, finansal yönetim ve bütçe kontrol ve araştırma gibi pek çok hizmet sağlamaktadır. Doğru yanıt D’dir.

1963 yılında kurulan Uluslararası Kongre ve Toplantı Birliği’nin kısa adı - ICCA (International Congress and Convention Association)’dır. ICCA, üyelerinin toplantı sektöründe gelişmelerini ve önemli rekabet avantajı elde etmelerini sağlamak amacıyla kurulan küresel bir topluluktur ve bir grup seyahat acentası tarafından kurulmuştur. Doğru yanıt C’dir.

Uluslararası Kongre Merkezleri Birliği (AIPC) dünya genelindeki profesyonel kongre ve sergi merkezleri yöneticileri için kurulmuş bir sektör birliğidir. AIPC, araştırma, eğitim ve iletişim ağı programları aracılığıyla yüksek standartlara ulaşmak amacıyla gerekli araçları sağlarken aynı zamanda kongre merkezi yönetiminin mükemmelliği için gerekli tanıtım ve teşvikleri sunmaktadır. AIPC 53’ten fazla ülkede temsilciliği bulunan uluslararası bir birliktir. Birlik özellikle kongre ve sergi merkezlerinin karşılaştığı sorunlar ve fırsatlar gibi konulara odaklanmıştır. AIPC temsil ettiği bu ağ ile farklı deneyim ve uzmanlıklara sahip kongre merkezleri yönetimleri için mükemmelliğin teşvik edilmesi ve tanınmasında kararlıdır ve bunu başarmak için çeşitli eğitim, araştırma, ağ olanakları ve standart programlar sürdürmektedir. Doğru yanıt E’dir.

Katılımcıların konaklama ihtiyaçlarının karşılanması profesyonel kongre organizatörlerinin görevi arasındadır. Ancak konaklama tesislerindeki zayıf yönlerin iyileştirilmesi, konaklama işletmelerinin sorumluluğundadır. Doğru yanıt A’dır.

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu’nun İngilizce adı İstanbul Convention & Visitors Bureau  olup kısa adı ‘ICVB’dir. www.icvb.org da bu büronun web sitesidir.  Doğru yanıt B’dir.

Yapılan araştırmalar göstermektedir ki bir şehrin tercih edilen destinasyon olabilmesi için belli başlı bazı kriterleri kendi içinde bulundurması gerekmektedir. Bu kriterler, aşağıda belirtilmektedir.

Destinasyonun ulaşılabilir olması,
• Destinasyonun kongre düzenleyebilecek kongre merkezi sayısının yeterli olması, • Destinasyonda konaklama tesislerinin yeterli sayıda olması,
• Destinasyonda doğal ve tarihi zenginliklerin olması,
• Destinasyonda mahalli idarelerinin (kongre büroları, mesleki dernek ve birliklervb.) katkı ve desteğinin olması,
• Destinasyonun güvenlik, ekonomik ve politik istikrar anlamında olumlu bir imajının olması,
• Destinasyonun hizmet anlayışının destinasyonu ziyaret eden hedef kitleyle ben-   zerlik göstermesi,
• Destinasyonun istikrarlı bir fiyat politikasına sahip olması.