KONGRE VE ETKİNLİK YÖNETİMİ

Etkinliğin günlük hayattaki sıradan olaylardan farklı bir faaliyet olduğu görülmektedir. Örneğin sabah işe gidip gelmek bir faaliyettir, ancak günlük hayatın içindeki rutin bir faaliyettir. Bu sebeple işe gidip gelmek bir etkinlik olarak tanımlanamaz. Ancak hafta sonu katıldığımız bir konser organizasyonu bir etkinlik olarak tanımlanabilir. Bir başka etkinlik tanımında etkinliğin geçici bir olay olduğu ve her etkinliğin süresi, içeriği, yönetimi ve gerek organizasyon sürecinde bulunan gerekse de katılımcı olarak yer alan kişiler ile birlikte biçimlendiği belirtilmektedir.

Etkinlik kavramı ile ilgili tanımlamalardan yola çıkarak etkinlikler ile ilgili aşağıdakileri söylemek mümkündür: 
• Etkinlikler belirli bir zaman aralığında gerçekleşir: Her etkinliğin başlangıç ve bitiş tarihi vardır ve bu tarih aralıklarında organize edilir.
• Etkinlikler belirli bir yerde gerçekleşir: Her etkinliğin gerçekleştiği bir etkinlik alanı bulunmaktadır. Örneğin kongre merkezleri, fuar alanları, konser alanları, bu yerler arasında sayılabilir.
• Etkinlikler, günlük yaşantımızdaki rutin olaylardan farklıdır: Etkinlikler, günlük hayatımızdaki alışveriş yapmak, işe gitmek gibi rutin olaylardan farklıdır. Örneğin, bir sanatçının konserini izlemek rutin değil, özel bir olaydır.
• Etkinlikler geçici olaylardır: Etkinlikler gerçekleşir ve biter. Belirli bir bilimsel alanda düzenlenmiş bir kongreye katılmak buna örnek olarak verilebilir. Kongre, belirlenen tarihler arasında gerçekleşir ve biter. Sürekli devam etmez.
• Her etkinliğin bir amacı vardır: Her etkinlik, bir amaç doğrultusunda gerçekleşir. Örneğin, bilimsel bir kongre belirli bir alanda bilgi paylaşımını gerçekleştirmeyi amaçlar veya bir ihtisas fuarı düzenlendiği sektör içinde faaliyet gösteren firmalar için tanıtım ve iş ilişkileri geliştirmeleri amacıyla gerçekleşir.

Dayanıksızlık: Etkinliklerin özgün olaylar olmaları, onları aynı zamanda dayanıksız yapmaktadır. Çünkü etkinlikler, aynı şekilde tekrar tekrar gerçekleştirilemez. Örneğin, aynı yerdeki, aynı sayıda insanın katıldığı iki doğum günü kutlaması birbirinden farklı ve özgün olacaktır. Belirli bir oranda ve alanlarda standartlaşma mümkün olsa da (örneğin, eğitim semineri, yiyecek içecek hizmetleri) yine de etkinlik gerçekleştiği süreler içinde
deneyimlenecek ve sona erecektir.

Etkinlik planlanır ve uygulanırken her noktada profesyonel bir çaba içinde olunması gereklidir. Bu çabanın temel amacı ise katılımcılar açısından akılda kalıcı, özgün ve memnuniyet verici bir etkinlik deneyimi yaratmaktır.

Planlanan etkinliklerde denetim; yöneticiler ve devlet de dâhil olmak üzere diğer resmi paydaşlar tarafından yapılmaktadır.

Mega etkinliklerin temel özellikleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Ya arkasında bir miras bırakır ya da kentsel yenilenmeyle sonuçlanır.
• Gelenek veya sembolik unsurları içerir.
• Prestij, statü ve sıklıkla politik bir onay sürecini içerir.
• Büyük maliyetler yaratır.
• İlgili hizmetlere ilişkin talebi artırır.
• İçinde festivalleri veya diğer etkinlikleri barındırır.
• Kalabalık grupları çeker (genellikle milyonun üzerinde katılımcı olur).
• Bölgeye yatırım ve kaynak çeker.
• Uluslararası ölçeklidir.
• Büyük ölçeklidir.
• Bir kerelik bir etkinliktir.
• Mutlaka görülmesi gereken etkinlik olur. Bu anlamda itibarlıdır.

Görsel sanat etkinlikleri: Bu etkinlikler kapsamında resim, heykel, fotoğraf sergileri gibi sanat alanları değerlendirilmektedir. Örneğin, 2005 yılında gerçekleşen Pablo Picasso’nun 135 eserinin yer aldığı sergi, buna örnek olarak verilebilir.

Panel: Uzmanlık alanı ile ilgili iki veya daha fazla kişinin aynı zamanda ve ortamda konuşma yaptığı toplantılardır.

Konu: Bibliyografi, doküman, basın, din, etik, sosyal bilimler, hümanist çalışmalar; uluslararası ilişkiler, politika, hukuk, kamu idaresi, sosyal yaşam seviyesi, meslekler, işverenler, ekonomi, finans, ticaret, sanayi, tarım, ulaşım, seyahat; teknoloji, ilim; sağlık, eğitim, sanat, radyo, sinema, spor, eğlence konulu toplantılar

Fuar, ticaretle ilgili ürün ya da hizmetlerin, teknolojik gelişmelerin, bilgi ve yeniliklerin tanıtımı, pazar bulunabilmesi ve satın alınabilmesi, teknik işbirliği, geleceğe yönelik ticari ilişki kurulması ve geliştirilmesi için, belirli bir takvime bağlı olarak, düzenli aralıklarla, genellikle de aynı yerlerde gerçekleştirilen bir tanıtım etkinliğidir.

Etkinlikler kendilerine özgü olaylardır. Her etkinlik, özgündür. Aynı amaçla aynı iş kolu için düzenlenen iki fuar karşılaştırıldığında bile her iki fuarın birbirinden farklı olduğu söylenebilir. Çünkü söz konusu fuarların gerçekleştikleri yerden o fuarları organize edenlere, katılımcılardan söz konusu fuarların tanıtımına pek çok unsur birbirinden farklı olacaktır. Bu sebeple her etkinliğin kendine özgü olduğunu söylemek mümkündür. Doğru yanıt C ’dir.

Etkinlikler, diğer hizmet biçimleri gibi büyük oranda soyuttur. Örneğin, bir markete gidip çikolata aldığınızda somut bir ürün satın almış olursunuz. Ancak etkinliklerde bu söz konusu değildir. Etkinlik sona erdiğinde, katılımcıların elinde etkinlik deneyimini hatırlatacak birkaç somut çıktı (örneğin, kongre için bildiri kitabı, etkinlik fotoğrafları ve videoları) dışında başka bir şey bulunmamaktadır. Bu nedenle etkinliklerde amaç, söz konusu etkinlik deneyiminin akılda kalıcı olmasını sağlamaktır. Dayanıksızlık ise, etkinliklerin özgün olaylar olmalarının, onları aynı zamanda dayanıksız yapmasıdır. Çünkü etkinlikler, aynı şekilde tekrar tekrar gerçekleştirilemez. Örneğin, aynı yerdeki, aynı sayıda insanın katıldığı iki doğum günü kutlaması birbirinden farklı ve özgün olacaktır. Doğru yanıt A’dır.

Etkinlik, dayanıksız (üretildiği anda tüketilen) bir olaydır. Diğer taraftan katılımcının etkinlik sonlandığında sahip olduğu ve ona kalan tek şey etkinlikte geçirdiği sürede yaşadığı deneyimdir. Bu doğrultuda, şekilde görüldüğü gibi içinde pek çok farklı unsuru barındıran bu çok boyutlu deneyim beraberinde etkinliği düzenleyen, ona sponsor olan tüm örgütler için imaj ve itibarı tümden etkileyebilecek önemli bir temas noktasıdır. Şekilde varıştan kalkışa ve son algıya doğru belirli bir kronojik sıra izlendiğinde, akılda kalıcı etkiye sahip 6. boyutun Konfor & Hatıralar olduğunu görebiliriz. Doğru yanıt B’dir.

Etkinlikler planlanan ve planlanmayan etkinlik şeklinde gruplanabilir. Planlanan etkinlikler, etkinlik yöneticisi ve ekibi tarafından ayrıntıları tasarlanmış; örneğin, konferans, basın toplantısı, tören, fuar gibi etkinliklerdir. Planlanmayan etkinlikler ise beklenmedik bir biçimde ortaya çıkan ve genellikle insanların yarattığı (eylemler, sosyal aktivistler vb.) olaylardır. Yukarıda verilen örnekte etkinlik spontane, kendiliğinden gelişmektedir. Doğru yanıt E’dir.

A, B, C ve E seçenekleri planlanmamış etkinliklerin özelliklerindendir. D seçeneği ile planlanlanmış etkinliğin özelliklerindendir. Doğru yanıt D’dir.

Mega etkinliklere örnek olarak Olimpiyatlar verilebilir. Bu etkinlikler, gerçekleştikleri yere hem fiziksel bir miras bırakır, hem de gelişme anlamında çok önemli bir katkı sağlar. Olimpiyatların geleneksel ve sembolik unsurları kendi içinde taşıdıkları bilinmektedir. Bu spor etkinlikleri her seferinde başka ülke ve şehirlerde gerçekleşir. Doğru yanıt D’dir.

Kültürel Kutlamalar; festivaller, karnavallar, dini etkinlikler, geçit törenleri ve tarihi kutlamaları içerir. Festivaller, geçit törenleri, milli bayramlar gibi etkinliğin gerçekleştiği ülke ve kentin yerel kültürü ve milli değerleri bakımından önem taşıyan etkinliklerdir. Bu tür etkinliklerde esas olan, o kültüre ait olmalarıdır. Bu nedenle, bu etkinliklerin başka bir ülkede gerçekleşmesi mümkün değildir. Milli değerler bakımından önem taşıyan kültürel etkinliklere örnek olarak Cumhuriyet Bayramı kutlamaları, 10 Kasım Atatürk’ü anma törenleri ve Ramazan Bayramı verilebilir. Doğru yanıt A'dır.

Ticari sergiler ve fuarlar, bir ana endüstrinin pazarlama etkinliği olarak değerlendirilebilir. Fuar, “ticaretle ilgili ürün ya da hizmetlerin, teknolojik gelişmelerin, bilgi ve yeniliklerin tanıtımı, pazar bulunabilmesi ve satın alınabilmesi, teknik işbirliği, geleceğe yönelik ticari ilişki kurulması ve geliştirilmesi için, belirli bir takvime bağlı olarak, düzenli aralıklarla, genellikle de aynı yerlerde gerçekleştirilen bir tanıtım etkinliği” olarak tanımlanabilir. Ticari sergiler ve fuarlar ile şu amaçlar gerçekleştirilebilir:

Üretim planını gözden geçirmek doğrudan bir fuar etkinliği değildir.  Doğru yanıt B’dir.

Forumlar, bir tartışma platformu olarak düşünülmelidir. Panelistler veya başkanlar tarafından yürütülür. Karşılıklı soru-cevap şeklinde ilerleyen bir içeriğe sahiptir. Doğru yanıt C’dir.

Kurultay her yıl düzenlenirken, kongreler yılda veya iki yılda bir ve hatta istendiğinde gerçekleştirilebilir. Sempozyum, periyodik olarak gerçekleştirilirken, konferanslar, forumlar ve seminerlerde belli bir sıklık aranmaz. Bu tip toplantılar, ihtiyaç duyulduğunda veya istendiğinde gerçekleştirilir. Doğru yanıt E’dir.