Ticari Sergiler ve Fuarlar

Ticari sergi ve fuarların M.Ö. 5. yüzyılda Pers Kralının açtığı sergi ile başlayan çok eski bir tarihi vardır. Aslında fuarların ilk ortaya çıkışı, panayırlar biçiminde olmuştur. Panayırlar ilk kez Mezopotamya’da, ilk uygarlıklarla birlikte görülmüştür. Bu dönemde tüccarlar, kentlere büyük kalabalıkların toplandığı şenlik ve bayram günlerinde gitmekteydi. Bu günlerde çeşitli yerlerden satıcılar ürünlerini satmak veya takas etmek amacıyla gelir ve sergiler kurulurdu. Görüldüğü gibi ticari sergi ve fuarların ilk ortaya çıkışı, yerleşik hayata geçiş ile birlikte görülmüştür. Özellikle tarımsal üretimin ihtiyaçtan fazla olması ile birlikte bu ürünlerin satışı için seçenekler üretmek ihtiyacı ortaya çıkmıştır.

Sanayi Devrimi ise ticari sergi ve fuarcılık açısından bir dönüm noktası olarak görülebilmektedir. Üretilen ürünlerdeki artış ve yeni pazarlar bulmak ihtiyacı, ticari sergi ve fuarları önemli bir araç haline getirmiştir.

Sergi-i Umum-i İstanbul. Sultan Ahmet bölgesinde kurulan 3.500 metrekarelik sergi salonu, ilk fuar alanımız olarak kabul edilir.

1946 yılında, İzmir Enternasyonal Fuarı, Uluslararası Fuarlar Birliği’ne üye olmuştur. Bu gelişme Türkiye’de fuarcılık sektörünün oluşmasının ilk adımı olmuştur.

Denetim ihtiyacından hareketle Sanayi ve Ticaret Bakanlığı yetkili kılınmıştır. “Yurtiçinde Fuar Düzenlenmesine Dair Yönetmelik” yayınlanmıştır. Buna göre, fuar organizatörleri, “Fuar Düzenleme Yetki Belgesi” almak zorunda kılınmış, ayrıca düzenleyecekleri her fuar için Bakanlıktan fuar izni almaları yasaya bağlanmıştır. Her yıl Bakanlık tarafından Resmi Gazete’de yıllık fuar programı yayınlanmıştır.

Ürün veya hizmet üreten firmalar için en önemli konulardan biri, söz konusu ürün ve hizmetlerin tanıtılması, piyasada tutunması ve satışının gerçekleşmesidir. Diğer taraftan sektördeki gelişimlerin izlenmesi, rakiplerin takibi gibi ek amaçlar da söz konusudur. Tüm bunların ise sürdürülebilir bir rekabet avantajı yaratması beklenmektedir. Bu nedenle firmalar, bu amaçlarına ulaşmak amacıyla en uygun yöntemleri bulmayı hedefler. Ticari sergiler ve fuarlar ise ürün veya hizmet ve sektör ile doğrudan ilgili kişi ve kurumları bir araya getirdiği için firmalar açısından çok önemli bir araç ve ortam olarak görülmektedir. Firmalar teknik ve teknolojik yetersizlik, coğrafi sınırlamalar gibi nedenlerle ulaşamadıkları müşterilere ve sektörün önemli aktörlerine ticari sergiler ve fuarlar yoluyla ulaşabilmekte, aynı ortam içinde yüz yüze ilişkiler geliştirebilmekte ve iş hedeflerine ulaşmada önemli bir avantaj sağlamaktadır.

Düzenleniş amacına göre fuarlar; genel (yatay) fuarlar, ihtisas (dikey) fuarları, tüketici fuarları, solo fuarlar olarak dört türde incelenebilir.

Fuarlar, hedeflenen kitlenin, yani hedeflenen katılımcı ve ziyaretçilerin coğrafyasına göre bölgesel, ulusal ve uluslararası fuarlar olmak üzere üç türde incelenmektedir. Bölgesel fuarlar, belli bir coğrafi bölgeye ve oradaki hedef kitleye yönelik olarak yapılan fuarlardır. Bu tür fuarlar genellikle katılımcı ve ziyaretçiler değerlendirildiğinde küçük ölçekli fuarlardır. Ulusal fuarlar, bölgesel fuarlara göre daha büyük olan ve tek bir ülkeden katılımcıların ve ziyaretçilerin yer aldığı fuarlardır. Çeşitli konularda ve sektörler özelinde ulusal fuarlar düzenlenebilmektedir. Uluslararası fuarlar, yüzde 10 ve üstü yabancı katılımcı ve ziyaretçi kesiminin olduğu fuarlar olarak kabul edilir. Katılımcı ve ziyaretçi sayısı göz önüne alındığında genelde bölgesel ve ulusal fuarlardan daha büyük ölçeklidir.

Bir mega etkinlik olarak EXPO’nun çok eskiye dayanan bir tarihi vardır. “Exposition” kelimesinin kısaltılmış hali olan EXPO sözcüğü, uluslararası sergi anlamına gelmekte ve evrensel sergileri ifade etmektedir. Bu açılım bir ülkenin ekonomik ve teknolojik değerlerini tanıtmakla kalmayıp, aynı zamanda yerel ve kültürel değerleri de tanıtmaya aracılık eden organizasyonları ifade etmektedir.

Düzenlenen ilk EXPO, 1851 yılında Londra’da Crystal Palace’da gerçekleştirilmiştir. Bu fuar tümüyle yeni teknolojilerin ve buluşların tanıtılmasına yönelik olup ilk EXPO fuarı olması nedeniyle önem taşımaktadır.

Uluslararası Sergiler Bürosu, EXPO’ları iki kategoriye ayırmakta ve bu kategoriler çerçevesinde iki tip EXPO organize edilmektedir. Dünya (Evrensel) EXPO’su ve Uluslararası (İhtisas) EXPO olmak üzere iki biçimde gerçekleşen bu sergiler bazı açılardan birbirlerinden farklılık göstermektedir. Dünya EXPO’su beş yılda bir gerçekleşirken Uluslararası EXPO, iki Dünya EXPO’su arasında gerçekleşmektedir. Dünya EXPO’su en fazla altı ay sürerken Uluslararası EXPO, en fazla üç ay sürmektedir. Dünya EXPO’sunda tema evrensel olmalıyken, Uluslararası EXPO’da tema düzenlendiği kentin ve ülkenin özelliklerine göre belirlenmektedir. Dünya (Evrensel) EXPO’suna örnek olarak EXPO Milano 2015 verilebilir. Diğer taraftan İzmir de 2020 Dünya (Evrensel) EXPO’su için aday olmuş, çok başarılı bir çalışma yürütülmesine rağmen seçimi kazanamamıştır. Uluslararası (İhtisas) EXPO’ya ise EXPO Yeosu 2012 verilebilir.

EXPO’larda ticari sergi ve fuarlardan farklı olarak ticari bir amaç güdülmez. Tümüyle halkı bilgilendirmek ve kültürel paylaşımı artırmak amaçlı yürütülen EXPO organizasyonlarında sanatta, eğitimde, teknolojide ve sosyal yaşamda oluşturulan yeniliklerle ve düzenlendiği kentin tarihi geçmişi ve kültürel özellikleri yansıtılmaktadır. EXPO’lar hem ev sahibi kent ve ülke için, hem de uluslararası toplumlar için çok önemli bir kültürel kurum olarak işlev görmektedir. Bu doğrultuda en önemli mega etkinliklerden biri olmasının yanında EXPO’ların ev sahibi ülkeye ve kente çok önemli katkıları olmaktadır.

Fuarlara katılma ihtiyacının ortaya çıkması ile başlayan fuar öncesi planlama süreci en ayrıntılı şekilde düşünülmesi ve planlanması gerekli olan bir dizi aşamayı içermektedir. Fuara ihtiyacın ortaya çıkışı ve amacın belirlenmesi beraberinde doğru fuar seçiminin yapılmasını getirmektedir. Fuar seçildikten sonra ise belirlenen fuara yönelik çalışmalar yapılmalıdır. Bu çalışmalar arasında stand yeri ve türünün seçimi ve tasarlanması, fuarda görev alacak personele yönelik çalışmalar, tanıtım faaliyetlerinin planlanması, ürün transferlerinin nasıl yapılacağının belirlenmesi ve bütçe hazırlanması yer almaktadır.

Üç Cepheli Stand; yarım ada veya baş stand olarak da adlandırılır ve standın üç tarafı da sergilemeye imkan verdiği için sıra, köşe ve iki cepheli standlara göre çok daha avantajlıdır, ancak, grafik kullanımlar için tek duvarınız olacaktır. Bazı fuarlarda fuar idaresi tarafından sıra ve köşe standlara göre daha fazla yer kirası uygulanır.

Fuar personelinin fuardaki temel görevleri; ziyaretçileri karşılamak ve ilgilenmek, ziyaretçilerin ihtiyaçlarını açığa çıkarmak, ihtiyaca yönelik çözümler üretmek, görüşmeyi sonuçlandırmaktır. 

Genel olarak fuarlara katılım ile ilgili giderler ve bütçe kalemleri içinde şu giderler sayılabilir: yer kirası, kayıt ücreti, katılımcı giriş kartları, park kartları, stand ilave malzemeleri gibi fuar organizatörüne ödenecek ücretler;  sergi mallarının maliyeti; stand konstrüksiyon ve dekorasyon masrafları; reklam-promosyon giderleri; personel giderleri ve beklenmedik her türlü ilave masraf olan diğer giderler.

Fuar sonrasında değerlendirme toplantısı yapılmalıdır. Fuara katılım ile amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığı, hangi konularda eksikliklerin olduğu, gelecekte katılım sağlanacak fuarlarda nelere dikkat edilmesi gerektiği gibi konularda görüş bildirilmeli ve fuar süreci değerlendirilmelidir. Diğer taraftan fuar sırasında görüşme yapılan ziyaretçiler ile ilişkilerin nasıl devam edeceği ile ilgili karar verebilmek için ziyaretçi kayıtları incelenmeli ve değerlendirilmelidir. Bu şekilde bu kayıtlarda yer alan bilgilere göre ziyaretçiler ile fuar sonrası iletişim kurulması, anlaşma yapılması, ürün siparişlerinin gönderilmesi, teklif sunulması, teknik bilgi gönderilmesi veya potansiyel müşteriler ile nasıl temas kurulacağı gibi konularda kararlar alınabilir. Fuar sonrasında son olarak, stand personelinin değerlendirilmesi gereklidir. Bu değerlendirme ile gelecek fuar katılımlarında personelin niteliklerine, personel sayısı ve görev dağılımına yönelik eksiklikler ve geleceğe yönelik beklentiler ortaya çıkacak ve başarılı stand personeli ile ilişkiler sürdürülebilecektir.

Bir etkinlik planlanırken genel hatlarıyla şu adımları izlemek gerekmektedir:

• Etkinlik geliştirme aşaması: Etkinlik yöneticisi, kurumsal yönetim, etkinlik ağları, politikalar, gönüllü uygulamalar ve katılım için etkinliği oluşturan yapıları ortaya koyar.

• Etkinlik operasyonel planlama aşaması: Etkinlik yöneticisi acil durum planları ve planı rafine etme sürecinin aktivasyonu ile birlikte mantıklı, ardışık, ayrıntılı ve bütünleşik bir yazılı operasyon planı oluşturur.

• Etkinlik uygulama, izleme ve yönetme aşaması: Etkinlik yöneticisi, yazılı operasyon planlarını uygular, faaliyetleri izleyerek olası sapmaları bulur ve süreci yönetir.

• Etkinlik değerlendirme ve yenileme aşaması: Etkinlik yöneticisi değerlendirilecek etkinlik bileşenlerinin seçimini yapar, değerlendirme görevlerinin tamamlanmasını ve bu konudaki önerilerin uygulanmasını sağlar.

Organizatör firmalar, fuar öncesinde şu hazırlıkları yapmalıdır:

• Fuar yerinin ve tarihinin belirlenmesi,
• Fuara katılacak ürün gruplarının belirlenmesi,
• Fuarı tanıtıcı broşür ve katalog hazırlığı,
• Pazarlama stratejilerinin belirlenmesi,
• Katılım şartlarının belirlenmesi,
• Reklam faaliyetleri,
• Katılımcılara sağlanacak olanaklar,
• Katılım sözleşmesinin hazırlanması,
• Seyahat organizasyonunun yapılması,
• Fuarda düzenlenecek etkinliklerin planlanması,
• Gümrük, nakliye işleri.

Fuar organizatörünün fuar sırasında yürütmesi gereken çalışmalar arasında şunlar sayılabilir: fuar alanının düzeni ve güvenliğinin sağlanması, katılımcı firmalara yönelik çalışmaların yürütülmesi, basına yönelik çalışmaların yürütülmesi, ziyaretçilere yönelik çalışmaların yürütülmesi.