Etkinlik Yönetimine Giriş

Etkinlikler, yalnızca katılımcılar ve etkinlik ekibi açısından değil, bir ülkenin, kentin veya turizm destinasyonunun gelişimi ve markalaşması açısından da çok önemli görülen olaylardır.  Etkinliklerin önemli olmalarının temel nedeni, ülke, kent veya turizm destinasyonunun markalaşmasına ve olumlu imaj yaratılması sürecine katkı sağlıyor olmalarıdır.

Etkinliklerin temel özellikleri şunlardır:

• özgünlük
• dayanıksızlık
• soyutluk,
• ritüel ve tören
• ortam ve hizmet
• kişisel temas ve etkileşim
• emek yoğun yapı 

Etkinliğin tüm özellikleri içinde çıktıya en büyük katkıyı yapan özellik, ortamdır. Doğru bir atmosferde gerçekleşen etkinlik, başarıya ulaşır. Bu ortam ve hizmet çerçevesinde etkinlikte sunulan yiyecek içeceklerden etkinlik ekibi tarafından katılımcılara gösterilen ilgiye dek pek çok unsur değerlendirilebilir. Bu unsurlardan her- hangi birinin yetersiz olması ise etkinliğin başarısını tümüyle etkileyecektir.

En iyi etkinlik deneyimi, teknik unsurların katılımcının farkına varmayacağı biçimde tasarlanmış ve etkili ve görünmez bir biçimde etkileme amacında olandır.

Özel etkinliklerin, özel olma durumunu (özgünlüğünü) güçlendiren belli faktörler bulunmaktadır. Bu faktörler şu şekilde sıralanabilir: amaçların çok yönlülüğü, festival ruhu, temel ihtiyaçların karşılanması, özgünlük, kalite, orijinallik, gelenek, esneklik, konukseverlik, somutluk, temalandırma, sembolik unsurların güçlü kullanımı, elde edilebilirlik, elverişlilik.

Mega etkinliklerin temel özellikleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Ya arkasında bir miras bırakır ya da kentsel yenilenmeyle sonuçlanır. • Gelenek veya sembolik unsurları içerir.
• Prestij, statü ve sıklıkla politik bir onay sürecini içerir.
• Büyük maliyetler yaratır.
• İlgili hizmetlere ilişkin talebi artırır.
• İçinde festivalleri veya diğer etkinlikleri barındırır.
• Kalabalık grupları çeker (genellikle milyonun üzerinde katılımcı olur).
• Bölgeye yatırım ve kaynak çeker.
• Uluslararası ölçeklidir.
• Büyük ölçeklidir.
• Bir kerelik bir etkinliktir.
• Mutlaka görülmesi gereken etkinlik olur. Bu anlamda itibarlıdır.

Etkinlikler, içerikleri temel alınarak sınıflandırıldığında; kültürel kutlamalar, sanat etkinlikleri, iş ve ticaret etkinlikleri, spor etkinlikleri, eğitim ve bilim etkinlikleri, rekreasyon etkinlikleri, politik etkinlikler ve kişisel etkilinler olarak sekiz başlık altında toplanabilmektedir.

Kültürel kutlamalar içinde değerlendirilen festival, tarihsel bir kökene sahip, yerel kültüre özgü unsurları içinde barındıran ve bu doğrultuda belirli sembolik un- surların kullanımının diğer etkinliklere göre daha yaygın olarak görüldüğü bir etkinliktir.

Dijital etkinlikler, geleneksel etkinlik türlerine göre belirli kolaylıklar yaratabilir. Örneğin, bir fuara katılmak için firmalar, pek çok maliyeti karşılamak durumunda kalır. Sanal bir fuarda ise bu maliyetler ortadan kalkmış olur. Bu tip etkinliklere örnek olarak düzenlenen sanal fuarlar verilebilir.

Toplantılar; amaçlarına, konularına, düzenlendikleri yere, katılımcı sayısına ve düzenlenme sıklığına bağlı olarak sınıflandırılabilir.

Bir toplantı düzenleneceği zaman ve bir toplantı profili oluşturulacağında aşağıdaki unsurların dikkate alınması yerinde olacaktır:

• Ne?: Hangi tip toplantı yapılacak?
• Neden?: Toplantının hedefleri nelerdir? Toplantıyı yürütmenin sebepleri ve beklenen sonuçlar nelerdir?
• Kim?: Katılımcılar kimlerdir? Bu kısım, kimin katılacağına ilişkin kısa bilgiyi içermelidir. Örneğin, satış personeli, dernek üyeleri, delegeler, temsilciler gibi.
• Ne zaman?: Önerilen tarihler nelerdir? Ay, tarih aralığı, varsa bilinen özel tarihler gibi.
• Nerede?: Destinasyon – yerel veya uluslararası, şehir oteli veya tatil köyü, konferans merkezi veya bir başka etkinlik alanı.

Belirli bir konuda uzmanlaşmış kişilerin bilgilerinden yararlanmak, bu kişilerin bilgi ve deneyimlerini aktarmaları için ortam sunmak amacıyla düzenlenen etkinlikler konferans olarak adlandırılır.

Kolokyum, bilimsel bir konu, sorun veya durumu tartışmak amacıyla araştırmacıların bir araya geldiği ve bu duruma, soruna veya konuya çözüm üretmeye çalıştıkları toplantılardır.

Konferanslar, forumlar ve seminerler, genellikle birkaç düzine kişinin katıldığı etkinlikler iken, kongre ve kurultaylar çok sayıda kişinin veya delegenin katıldığı toplantılardır. Bir sempozyum, geniş veya göreceli ola- rak daha az bir katılımla gerçekleşebilir. Her ne kadar bunlar öznel terimler ve rakamlar olsa da yüz kişiden az katılımın olduğu bir toplantı, kongre olarak tanımlanmaz.

Bir toplantı; bilgilendirmek, organize etmek, tartışmak, motive etmek, eğitmek, iletişim kurmak veya bir karara varmak için yürütülüyor olabilir. Kong- re, forum ve sempozyum arasında amaçları bakımından benzerlik bulunmakta- dır. Bu etkinlikler, bilgilendirmeyi, iletişim kurmayı, öneriler geliştirmeyi ve belli konular üzerine tartışmayı amaçlar. Konferans, bilgilendirmek ve karara varmak için işlevsel bir etkinlik iken, kurultay organize etmek, bilgilendirmek, motive etmek, iletişim kurmak, tartışmak ve oylamak için uygundur. Seminerin amacı ise bilgilendirmek ve eğitmektir. Bu farklılıklar, zaman tablolarını, toplantı odası düzenini, konuşmacı seçimini ve programa ilişkin diğer kararları etkilediği için önemlidir.

Toplantı, belirli amaçlarla bir araya gelmiş bir grup insan için kullanılabilecek en kapsa- yıcı kavram olarak tanımlanmaktadır. Kongre kavramı, tüm toplantıları kapsayan bir kavram gibi kullanılıyor olsa da kongre de bir toplantı türüdür. Kapsayıcı olan toplantıdır.

Düzenlendikleri yere göre toplantılar; uluslararası toplantılar, ulusal toplantılar ve bölgesel toplantılar olarak sınıflandırılabilir.

Sempozyum, seminer ve kongre için etkinlik öncesi iletişim çok detaylı olmalıdır. Çünkü etkinliğin devamı kişilerin katılmaya karar vermesine bağlıdır.