KONGRE VE ETKİNLİK YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 18

Etkinliklerin çevresel etkilerinin en aza indirilmesi konusunda Türkkuşu, bunun etkinlik organizasyonu için bir harcama gerektireceğini ancak asla bir harcama olarak değil, bir yatırım olarak görülmesi gerektiğinin altını çizmektedir. Yazar, etkinliklerde özellikle hijyen konusunda dikkat edilmesi ve gerekli önlemlerin alınması, çevre duyarlılığı konusuna önemli ölçüde destek olunacağını savunmaktadır.

Kongreye katılan delegeler, sejour turist olarak tabir edilen deniz kum güneş için ülkeyi tercih eden turistten daha fazla harcama yapma ve lüks tüketim eğiliminde olmaları kongre düzenleyen destinasyonlar için önemlidir.

Konferans: Belirli bir konuda uzmanlaşmış kişilerin bilgilerinden yararlanmak, bu kişilerin bilgi ve deneyimlerini aktarmaları için ortam sunmak amacıyla düzenlenen etkinliklerdir.

Ticari sergiler ve fuarlar, bir ana endüstrinin pazarlama etkinliği olarak değerlendirilebilir. Fuar, “ticaretle ilgili ürün ya da hizmetlerin, teknolojik gelişmelerin, bilgi ve yeniliklerin tanıtımı, pazar bulunabilmesi ve satın alınabilmesi, teknik işbirliği, geleceğe yönelik ticari ilişki kurulması ve geliştirilmesi için, belirli bir takvime bağlı olarak, düzenli aralıklarla, genellikle de aynı yerlerde gerçekleştirilen bir tanıtım etkinliği” olarak tanımlanabilir. Ticari sergiler ve fuarlar ile aşağıdaki amaçlar gerçekleştirilebilir:

• Mevcut müşteriler ile ilişkileri geliştirmek,

• Olası müşterileri belirlemek,

• Yeni pazarlara açılmak,

• Rakipler ve sektördeki yeni gelişmeler ile ilgili bilgi edinmek,

• Ürün siparişi almak,

• Kurum imajını güçlendirmek.

Performans sanat etkinlikleri: Bu etkinliklerde, müzik, dans, tiyatro gibi sıklıkla izleyicilerin karşısında yapılan performansa dayalı sanat alanları yer almaktadır. Örneğin, Anadolu Ateşi topluluğunun dans gösterileri buna örnek olarak verilebilir.

Etkinlik türü ne olursa olsun, hükümet doğrudan veya dolaylı olarak etkinlik organizasyon sürecinin içerisinde olan ve süreci etkileyebilen bir paydaştır. Özellikle ülkede düzenlenecek uluslararası büyük etkinliklerde hükümet en önemli paydaştır. Öte yandan hükümetin belirlemiş olduğu politikalar ve süreçler, tüm tarafların yerine getirmesi gereken sorumlulukları da belirlemektedir.

Kore ve Japonya’ da düzenlenen 2002 Dünya Kupası’nın etkilerine yönelik yerel halkın algılarının araştırıldığı çalışmada; yaş, cinsiyet, meslek vb. sosyodemografik değişkenlere göre yerel halkın algı ve fikirlerinde farklılıklar olduğu saptanmıştır. Kadınların ve lise mezunlarının beklentileri ekonomik etkiler üzerinde yoğunlaşmaktadır. Üniversite mezunlarının etkinliğin çevresel faydaları konusunda en düşük katılım düzeyine sahip olduğu görülmektedir. Kadınların, üniversite mezunlarının ve öğrencilerin “ekonomik maliyet” ifadesine en yüksek düzeyde katıldıkları saptanmıştır.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar çok farklı alanlarda ve düzeylerde etkinlik yürütebilmektedir. Bu kuruluşlar sağlıktan eğitime, insan haklarından sürdürülebilir kalkınmaya, kriz yönetiminden diplomasiye kadar uzanan çok geniş bir alanda faaliyet gösterebilmektedirler. Hem tüzel kişilik olarak hem de hukuki bir sıfata sahip olmadan esnek bir yapılanma biçiminde olabilen bu organizasyonlardan “üçüncü sektör” olarak söz edilmektedir. Öte yandan kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, kendine özgü özellikleri ve dinamikleri olan bir güç olarak ortaya çıkmaktadır.

Diğer paydaşlara göre çalışanlar, etkinliklerden fazlasıyla etkilenen bir paydaş grubudur. Etkinlik çalışanlarının beklentileri:

Gönüllü yapılan çalışmalar küresel ekonomiye oldukça önemli bir katkı sağlamaktadır. 2011 yılında John Hopkins Sivil Toplum Merkezi tarafından hazırlanan bir rapora göre 37 ülkede 140 milyon kişi yıl içinde gönüllü olarak çalışmaktadır. Bu insanların yaptığı gönüllü çalışmaların ekonomik değeri 400 milyar ABD Dolarına yakındır.

Çoğu zaman bir ticari amaç olmaksızın, bir karşılık beklemeksizin sadece hayırseverlik amacıyla yapılan para, ekipman, personel, iş bilgisi gibi yardımların spor, kültürel ve sosyal alanlarda ihtiyaç duyulan kişilere ya da organizasyonlara yapılması sponsorluk olarak adlandırılmaktadır.

2014 yılında Brezilya’da düzenlenen Dünya Kupası’nda oynanan maçlar dünya genelinde 500’den fazla televizyon kanalı tarafından yayınlanmıştır. Dolayısıyla küresel bağlantılar yaşadığımız mekânlara kadar girebilmektedir. Böylelikle beğenileri, tercihleri ve istekleri aynı olan homojen bir dünya yaratılmaya çalışılmaktadır. Bu sayede yerel festivaller, etkinlikler, kutlamalar ulusal ve hatta uluslararası ürünler ile yarışabilecek bir konuma ulaşabilmektedir.

Bir etkinlikte yer alan katılımcıları belirleyen şey etkinliğin temasıdır. Örneğin kültür ve sanat festivallerinde katılımcılar, çeşitli sanat dallarından seçilmiş eserleri sergileyecek olan sanatçılardır. Ancak belirli bir kurum ya da amaç için düzenlenecek bir müsabakanın katılımcıları sporcular olacaktır.

Pazarlamacılar, insanları bir etkinliğe katılmaya güdüleyen temel iticilerin ve çekicilerin neler olduğunu çok iyi anlamak durumundadır. Güdüler, insan davranışının altındaki nedenlerdir.

ABD’nin Güney Carolina Eyaletinde düzenlenen The County Corn Festivaline (Bölge Mısır Festivali) katılım güdüleri olarak beş güdü belirlemişlerdir: kaçış, heyecan, etkinliğin getirdiği yenilik, sosyalleşme ve aile birlikteliği.

Eskişehir’de düzenlenen Uluslararası Eskişehir Kültür ve Sanat Festivali’ne katılanların güdülerinin araştırıldığı benzer bir çalışmada da benzer bir sonuca ulaşmışlardır: sosyalleşme, kaçış ve heyecan, aile birlikteliği ve etkinlik yeniliği.

Bu noktada etkinliklerin başarılı bir şekilde pazarlaması için beş pazarlama noktasının önemli rolü vardır. Bunlar; ürün, fiyat, mekân, halkla ilişkiler ve konumlandırmadır. Fiyat ve tanıtımı etkinlik pazarlamasının önemli karmaları olarak nitelendirilmektedir. Bunlarla birlikte, etkinliklerin pazarlanmasında birtakım soruların cevaplanması gerekmektedir. Bunlar, ne, neden, kim, nerede ve ne zamandır? Etkinlik pazarlamasına uyarlandığında bu sorular şu şekilde yer almaktadır;

• Etkinliğin amacı nedir?

• Etkinliği türü nedir? (yıllık kongre, teşvik toplantısı, fuar, sergi, seminer, sempozyum vb.)

• Katılımcılar kimdir?

• Planlanan etkinlik ne zaman olacaktır?

• Etkinliğin yapılacağı destinasyon/mekan neresidir?

Toplumsal hizmetlerde aşırı yoğunluk etkinliklerin olumsuz etkilerinden biridir.

Sözlük anlamına bakıldığında sergi kavramı, birkaç şekilde tanımlanmaktadır. Bu tanımlar şu şekildedir:

Ticari sergi ve fuarların M.Ö. 5. yüzyılda Pers Kralının açtığı sergi ile başlayan çok eski bir tarihi vardır. Aslında fuarların ilk ortaya çıkışı, panayırlar biçiminde olmuştur. Panayırlar ilk kez Mezopotamya’da, ilk uygarlıklarla birlikte görülmüştür. Bu dönemde tüccarlar, kentlere büyük kalabalıkların toplandığı şenlik ve bayram günlerinde gitmekteydi.

Türkiye de ticari sergi ve fuarcılık ile ilgili dünyadaki gelişmelerden uzak kalmamıştır. Türkiye’de fuarcılığa ilişkin gelişmeler, Osmanlı dönemine kadar uzansa da, gerçek anlamda ilk fuar, 1923 yılında İzmir’de gerçekleşmiştir. Fuarcılığın Türkiye’deki gelişimi, belli başlı tarihler çerçevesinde şu şekilde incelenebilir.