KONGRE VE ETKİNLİK YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 9

Etkinliğin günlük hayattaki sıradan olaylardan farklı bir faaliyet olduğu görülmektedir. Örneğin sabah işe gidip gelmek bir faaliyettir, ancak günlük hayatın içindeki rutin bir faaliyettir. Bu sebeple işe gidip gelmek bir etkinlik olarak tanımlanamaz. Ancak hafta sonu katıldığımız bir konser organizasyonu bir etkinlik olarak tanımlanabilir. Bir başka etkinlik tanımında etkinliğin geçici bir olay olduğu ve her etkinliğin süresi, içeriği, yönetimi ve gerek organizasyon sürecinde bulunan gerekse de katılımcı olarak yer alan kişiler ile birlikte biçimlendiği belirtilmektedir.

Etkinlik kavramı ile ilgili tanımlamalardan yola çıkarak etkinlikler ile ilgili aşağıdakileri söylemek mümkündür: 
• Etkinlikler belirli bir zaman aralığında gerçekleşir: Her etkinliğin başlangıç ve bitiş tarihi vardır ve bu tarih aralıklarında organize edilir.
• Etkinlikler belirli bir yerde gerçekleşir: Her etkinliğin gerçekleştiği bir etkinlik alanı bulunmaktadır. Örneğin kongre merkezleri, fuar alanları, konser alanları, bu yerler arasında sayılabilir.
• Etkinlikler, günlük yaşantımızdaki rutin olaylardan farklıdır: Etkinlikler, günlük hayatımızdaki alışveriş yapmak, işe gitmek gibi rutin olaylardan farklıdır. Örneğin, bir sanatçının konserini izlemek rutin değil, özel bir olaydır.
• Etkinlikler geçici olaylardır: Etkinlikler gerçekleşir ve biter. Belirli bir bilimsel alanda düzenlenmiş bir kongreye katılmak buna örnek olarak verilebilir. Kongre, belirlenen tarihler arasında gerçekleşir ve biter. Sürekli devam etmez.
• Her etkinliğin bir amacı vardır: Her etkinlik, bir amaç doğrultusunda gerçekleşir. Örneğin, bilimsel bir kongre belirli bir alanda bilgi paylaşımını gerçekleştirmeyi amaçlar veya bir ihtisas fuarı düzenlendiği sektör içinde faaliyet gösteren firmalar için tanıtım ve iş ilişkileri geliştirmeleri amacıyla gerçekleşir.

Dayanıksızlık: Etkinliklerin özgün olaylar olmaları, onları aynı zamanda dayanıksız yapmaktadır. Çünkü etkinlikler, aynı şekilde tekrar tekrar gerçekleştirilemez. Örneğin, aynı yerdeki, aynı sayıda insanın katıldığı iki doğum günü kutlaması birbirinden farklı ve özgün olacaktır. Belirli bir oranda ve alanlarda standartlaşma mümkün olsa da (örneğin, eğitim semineri, yiyecek içecek hizmetleri) yine de etkinlik gerçekleştiği süreler içinde
deneyimlenecek ve sona erecektir.

Etkinlik planlanır ve uygulanırken her noktada profesyonel bir çaba içinde olunması gereklidir. Bu çabanın temel amacı ise katılımcılar açısından akılda kalıcı, özgün ve memnuniyet verici bir etkinlik deneyimi yaratmaktır.

Planlanan etkinliklerde denetim; yöneticiler ve devlet de dâhil olmak üzere diğer resmi paydaşlar tarafından yapılmaktadır.

Mega etkinliklerin temel özellikleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Ya arkasında bir miras bırakır ya da kentsel yenilenmeyle sonuçlanır.
• Gelenek veya sembolik unsurları içerir.
• Prestij, statü ve sıklıkla politik bir onay sürecini içerir.
• Büyük maliyetler yaratır.
• İlgili hizmetlere ilişkin talebi artırır.
• İçinde festivalleri veya diğer etkinlikleri barındırır.
• Kalabalık grupları çeker (genellikle milyonun üzerinde katılımcı olur).
• Bölgeye yatırım ve kaynak çeker.
• Uluslararası ölçeklidir.
• Büyük ölçeklidir.
• Bir kerelik bir etkinliktir.
• Mutlaka görülmesi gereken etkinlik olur. Bu anlamda itibarlıdır.

Görsel sanat etkinlikleri: Bu etkinlikler kapsamında resim, heykel, fotoğraf sergileri gibi sanat alanları değerlendirilmektedir. Örneğin, 2005 yılında gerçekleşen Pablo Picasso’nun 135 eserinin yer aldığı sergi, buna örnek olarak verilebilir.

Panel: Uzmanlık alanı ile ilgili iki veya daha fazla kişinin aynı zamanda ve ortamda konuşma yaptığı toplantılardır.

Konu: Bibliyografi, doküman, basın, din, etik, sosyal bilimler, hümanist çalışmalar; uluslararası ilişkiler, politika, hukuk, kamu idaresi, sosyal yaşam seviyesi, meslekler, işverenler, ekonomi, finans, ticaret, sanayi, tarım, ulaşım, seyahat; teknoloji, ilim; sağlık, eğitim, sanat, radyo, sinema, spor, eğlence konulu toplantılar

Fuar, ticaretle ilgili ürün ya da hizmetlerin, teknolojik gelişmelerin, bilgi ve yeniliklerin tanıtımı, pazar bulunabilmesi ve satın alınabilmesi, teknik işbirliği, geleceğe yönelik ticari ilişki kurulması ve geliştirilmesi için, belirli bir takvime bağlı olarak, düzenli aralıklarla, genellikle de aynı yerlerde gerçekleştirilen bir tanıtım etkinliğidir.

Başarılı bir etkinliğin işletmelere sağladığı önemli avantajlar:

• İşletme, yaratıcı bir etkinlik sonrasında marka bilinirliliğini artırmaktadır.
• Etkinlikler, reklam ve kişisel satış gibi geleneksel tutundurma yöntemlerine göre
daha düşük maliyetlidir.
• Etkinliklerin eğlence boyutu göz önüne alındığında müşteriler etkinlik anında keyifli vakit geçirmektedir. Böylece güzel bir anı yaratılmakta ve tüketicinin markayı
kolay hatırlaması sağlanmaktadır.
• Markayı kullanan mevcut müşterilerin markaya olan marka güveni artmaktadır.
• Etkinlikler ile işletme/marka imajı artırılmaktadır. Etkinlikler, markanın adı, logosu, kişiliği, konumlandırması gibi pazarlama faaliyetlerini tamamlamaktadır.
• Etkinlik anında işletme sıcak/anında satış yapma imkânı yakalayabilmektedir. Ayrıca marka bağlılığı arttığı için marka satışları uzun dönemde artmaktadır.
• Samimi bir atmosferde gerçekleşen etkinliklerin sonrasında duyguları tetiklenen
ve keyifli zaman geçiren müşteriler ile marka arasında bir bağ oluşur. Nitekim “etkinlikler deneyim yaratılması ile ilişkilidir ve bu noktada duygusal tepkileri canlandırmaktadır”.
• Yeni ürün tanıtımı etkinlikler aracılığıyla daha kolay olabilmektedir.
• İşletmeler/markalar etkinlik anında tüketicisiyle karşılıklı/çift yönlü bir iletişim
kurmaktadır.
• Etkinliklere katılan tüketiciler kendini markanın aktif olarak bir parçası olarak
görmektedir

Etkinliklerin pazarlanmasında birtakım soruların cevaplanması gerekmektedir. Bunlar, ne, neden, kim, nerede ve ne zamandır? Etkinlik pazarlamasına uyarlandığında bu sorular şu şekilde yer almaktadır:

• Etkinliğin amacı nedir?
• Etkinliği türü nedir? (yıllık kongre, teşvik toplantısı, fuar, sergi, seminer, sempozyum vb.)
• Katılımcılar kimdir?
• Planlanan etkinlik ne zaman olacaktır?
• Etkinliğin yapılacağı destinasyon/mekan neresidir?

Konumlandırma, rakip ürünlere kıyasla ürüne dair müşterinin zihnindeki yer olarak tanımlanmaktadır. Bu kavram, hedef pazarın ihtiyaçlarını karşılamak üzere ürünün tasarlanması ve pazarlanması ile birlikte, ürünün hedef pazarın zihninde diğer rakiplerinden sıyrılmasını sağlayacak uygun izlenimi yaratmaktır.

Etkinlik programlama aracılığı ile (örneğin, Trafalgar Meydanı Festivali 2005 yılında üç haftalık şehir deneyimi elde etme imkânı ile konumlandırılmıştır)

Genişletilmiş ürün: her ürünün arkasında destekleyici bir takım hizmetler yer almaktadır. Çoğunlukla müşteri, bu hizmetleri beklemekte ve bu desteklerin olmaması durumunda ilgili ürünü almaktan vazgeçmektedir. Örneğin çok katlı bir
mağazada asansörün olmaması durumunda müşteri, farklı bir mağazaya yönelebilmektedir. Güçlü rakiplerin olduğu ve çok az sayıda özgün ürünlerin yer aldığı piyasalarda, genişletilmiş ürünlerin önemi yüksektir.

Etkinlik pazarlayıcıları etkinliğin gerçekleşeceği destinasyonları seçerken göz önünde bulundurmaları gereken kriterler vardır ve şu şekilde sıralanabilir:
• Destinasyon imajı,
• Etkinlik amacına katkı sağlanması,
• Etkinlik sahibine yönelik tutum,
• Güvenlik,
• Hijyen koşulları,
• Hizmet kalitesi,
• İklim,
• Kalabalık yönetimi,

• Katılımcılara yönelik kısıtlamalar ve yasal uygulamalar (giriş zorluğu vb.),
• Konferans otellerinin varlığı,
• Kültürel ve rekreasyonel çekiciliği,
• Politik istikrar,
• Rakiplerin varlığı,
• Ulaşım imkânlarının varlığı ve kolaylığı,
• Ulaşım maliyeti,
• Uzaklıktır.

Doğrudan medya reklamı: Reklamların ticari/profesyonel basında yer alması ve/
veya posta aracılığı ile okuyuculara ulaştırılması, kuponların kullanılmasıdır.

Hoyle (2002), bir etkinliğin pazarlamasında 3E (Entertainment, Excitement, Enterprise) olarak adlandırdığı 3 elementi diğer bir ifade ile “eğlence, heyecan ve girişimi” etkinliklerin başarı için kritik öğeler olarak betimlemektedir. Etkinliklerin pazarlamasında eğlence etkinliğin ve pazarlamanın itici gücü olmaktadır.

Cevap D

Cevap B