KONGRE VE ETKİNLİK YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 7

Yılda ortalama 220 kongreye Antalya ev sahipliği yapmaktadır ve bu kongrelerin yüzde 40’ı uluslararası kongrelerdir. Doğru yanıt C’dir.

Destinasyon yönetim örgütleri (DMO), kongre ve toplantı gibi organizasyonların lojistiğinin, ulaşımının ve sosyal aktivitelerinin tasarlanması ve uygulanmasında uzmanlaşmış, geniş yerel bilgi, uzmanlık ve kaynaklara sahip profesyonel hizmetler şirketleri olarak tanımlanmaktadır. Destinasyon yönetim örgütlerinin profesyonel kongre organizatörlerinden önemli bir farkı belirli bir destinasyon, coğrafi yer ya da ülkede düzenlenen etkinlik ya da toplantıların organizasyonlarında uzmanlaşmış şirketler olmasıdır. Destinasyona ilişkin derinlemesine bilgi sahibi olan şirketler, lojistik, personel, ulaşım ve donanım gibi yerel kaynakları etkin bir şekilde kullanmakta ve önemli etkinlikler düzenleyebilmektedir. Doğru yanıt B’dir.

A seçeneğindeki görev Uluslararası Kongre ve Toplantı Birliği’nin faaliyetleri arasındadır. B, C, ve seçeneklerindeki faaliyetler de kongre ve ziyaretçi bürolarınca gerçekleştirilmektedir. Profesyonel kongre organizatörleri, kongreyi tertip eden kuruluşun veya organizasyon komitesinin danışmanlığı yürütmekte ve organizasyon için kongre tasarımı, kayıt hizmetleri, kongre merkezlerinin seçimi, kiralanması ve düzenlenmesi, ses ve görüntü sistemlerinin temini, bilgi teknolojisi desteği, lojistik, sosyal etkinlik planlaması, pazarlama, baskı, web hizmetleri, satın alma, fonlama ve sponsorluk, finansal yönetim ve bütçe kontrol ve araştırma gibi pek çok hizmet sağlamaktadır. Doğru yanıt D’dir.

1963 yılında kurulan Uluslararası Kongre ve Toplantı Birliği’nin kısa adı - ICCA (International Congress and Convention Association)’dır. ICCA, üyelerinin toplantı sektöründe gelişmelerini ve önemli rekabet avantajı elde etmelerini sağlamak amacıyla kurulan küresel bir topluluktur ve bir grup seyahat acentası tarafından kurulmuştur. Doğru yanıt C’dir.

Uluslararası Kongre Merkezleri Birliği (AIPC) dünya genelindeki profesyonel kongre ve sergi merkezleri yöneticileri için kurulmuş bir sektör birliğidir. AIPC, araştırma, eğitim ve iletişim ağı programları aracılığıyla yüksek standartlara ulaşmak amacıyla gerekli araçları sağlarken aynı zamanda kongre merkezi yönetiminin mükemmelliği için gerekli tanıtım ve teşvikleri sunmaktadır. AIPC 53’ten fazla ülkede temsilciliği bulunan uluslararası bir birliktir. Birlik özellikle kongre ve sergi merkezlerinin karşılaştığı sorunlar ve fırsatlar gibi konulara odaklanmıştır. AIPC temsil ettiği bu ağ ile farklı deneyim ve uzmanlıklara sahip kongre merkezleri yönetimleri için mükemmelliğin teşvik edilmesi ve tanınmasında kararlıdır ve bunu başarmak için çeşitli eğitim, araştırma, ağ olanakları ve standart programlar sürdürmektedir. Doğru yanıt E’dir.

Katılımcıların konaklama ihtiyaçlarının karşılanması profesyonel kongre organizatörlerinin görevi arasındadır. Ancak konaklama tesislerindeki zayıf yönlerin iyileştirilmesi, konaklama işletmelerinin sorumluluğundadır. Doğru yanıt A’dır.

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu’nun İngilizce adı İstanbul Convention & Visitors Bureau  olup kısa adı ‘ICVB’dir. www.icvb.org da bu büronun web sitesidir.  Doğru yanıt B’dir.

Etkinlikler kendilerine özgü olaylardır. Her etkinlik, özgündür. Aynı amaçla aynı iş kolu için düzenlenen iki fuar karşılaştırıldığında bile her iki fuarın birbirinden farklı olduğu söylenebilir. Çünkü söz konusu fuarların gerçekleştikleri yerden o fuarları organize edenlere, katılımcılardan söz konusu fuarların tanıtımına pek çok unsur birbirinden farklı olacaktır. Bu sebeple her etkinliğin kendine özgü olduğunu söylemek mümkündür. Doğru yanıt C ’dir.

Etkinlikler, diğer hizmet biçimleri gibi büyük oranda soyuttur. Örneğin, bir markete gidip çikolata aldığınızda somut bir ürün satın almış olursunuz. Ancak etkinliklerde bu söz konusu değildir. Etkinlik sona erdiğinde, katılımcıların elinde etkinlik deneyimini hatırlatacak birkaç somut çıktı (örneğin, kongre için bildiri kitabı, etkinlik fotoğrafları ve videoları) dışında başka bir şey bulunmamaktadır. Bu nedenle etkinliklerde amaç, söz konusu etkinlik deneyiminin akılda kalıcı olmasını sağlamaktır. Dayanıksızlık ise, etkinliklerin özgün olaylar olmalarının, onları aynı zamanda dayanıksız yapmasıdır. Çünkü etkinlikler, aynı şekilde tekrar tekrar gerçekleştirilemez. Örneğin, aynı yerdeki, aynı sayıda insanın katıldığı iki doğum günü kutlaması birbirinden farklı ve özgün olacaktır. Doğru yanıt A’dır.

Etkinlik, dayanıksız (üretildiği anda tüketilen) bir olaydır. Diğer taraftan katılımcının etkinlik sonlandığında sahip olduğu ve ona kalan tek şey etkinlikte geçirdiği sürede yaşadığı deneyimdir. Bu doğrultuda, şekilde görüldüğü gibi içinde pek çok farklı unsuru barındıran bu çok boyutlu deneyim beraberinde etkinliği düzenleyen, ona sponsor olan tüm örgütler için imaj ve itibarı tümden etkileyebilecek önemli bir temas noktasıdır. Şekilde varıştan kalkışa ve son algıya doğru belirli bir kronojik sıra izlendiğinde, akılda kalıcı etkiye sahip 6. boyutun Konfor & Hatıralar olduğunu görebiliriz. Doğru yanıt B’dir.

Etkinlikler planlanan ve planlanmayan etkinlik şeklinde gruplanabilir. Planlanan etkinlikler, etkinlik yöneticisi ve ekibi tarafından ayrıntıları tasarlanmış; örneğin, konferans, basın toplantısı, tören, fuar gibi etkinliklerdir. Planlanmayan etkinlikler ise beklenmedik bir biçimde ortaya çıkan ve genellikle insanların yarattığı (eylemler, sosyal aktivistler vb.) olaylardır. Yukarıda verilen örnekte etkinlik spontane, kendiliğinden gelişmektedir. Doğru yanıt E’dir.

A, B, C ve E seçenekleri planlanmamış etkinliklerin özelliklerindendir. D seçeneği ile planlanlanmış etkinliğin özelliklerindendir. Doğru yanıt D’dir.

Mega etkinliklere örnek olarak Olimpiyatlar verilebilir. Bu etkinlikler, gerçekleştikleri yere hem fiziksel bir miras bırakır, hem de gelişme anlamında çok önemli bir katkı sağlar. Olimpiyatların geleneksel ve sembolik unsurları kendi içinde taşıdıkları bilinmektedir. Bu spor etkinlikleri her seferinde başka ülke ve şehirlerde gerçekleşir. Doğru yanıt D’dir.

Kültürel Kutlamalar; festivaller, karnavallar, dini etkinlikler, geçit törenleri ve tarihi kutlamaları içerir. Festivaller, geçit törenleri, milli bayramlar gibi etkinliğin gerçekleştiği ülke ve kentin yerel kültürü ve milli değerleri bakımından önem taşıyan etkinliklerdir. Bu tür etkinliklerde esas olan, o kültüre ait olmalarıdır. Bu nedenle, bu etkinliklerin başka bir ülkede gerçekleşmesi mümkün değildir. Milli değerler bakımından önem taşıyan kültürel etkinliklere örnek olarak Cumhuriyet Bayramı kutlamaları, 10 Kasım Atatürk’ü anma törenleri ve Ramazan Bayramı verilebilir. Doğru yanıt A'dır.

Ticari sergiler ve fuarlar, bir ana endüstrinin pazarlama etkinliği olarak değerlendirilebilir. Fuar, “ticaretle ilgili ürün ya da hizmetlerin, teknolojik gelişmelerin, bilgi ve yeniliklerin tanıtımı, pazar bulunabilmesi ve satın alınabilmesi, teknik işbirliği, geleceğe yönelik ticari ilişki kurulması ve geliştirilmesi için, belirli bir takvime bağlı olarak, düzenli aralıklarla, genellikle de aynı yerlerde gerçekleştirilen bir tanıtım etkinliği” olarak tanımlanabilir. Ticari sergiler ve fuarlar ile şu amaçlar gerçekleştirilebilir:

Üretim planını gözden geçirmek doğrudan bir fuar etkinliği değildir.  Doğru yanıt B’dir.

Forumlar, bir tartışma platformu olarak düşünülmelidir. Panelistler veya başkanlar tarafından yürütülür. Karşılıklı soru-cevap şeklinde ilerleyen bir içeriğe sahiptir. Doğru yanıt C’dir.

Kurultay her yıl düzenlenirken, kongreler yılda veya iki yılda bir ve hatta istendiğinde gerçekleştirilebilir. Sempozyum, periyodik olarak gerçekleştirilirken, konferanslar, forumlar ve seminerlerde belli bir sıklık aranmaz. Bu tip toplantılar, ihtiyaç duyulduğunda veya istendiğinde gerçekleştirilir. Doğru yanıt E’dir.

Yapılan araştırmalar göstermektedir ki bir şehrin tercih edilen destinasyon olabilmesi için belli başlı bazı kriterleri kendi içinde bulundurması gerekmektedir. Bu kriterler, aşağıda belirtilmektedir.

Destinasyonun ulaşılabilir olması,
• Destinasyonun kongre düzenleyebilecek kongre merkezi sayısının yeterli olması, • Destinasyonda konaklama tesislerinin yeterli sayıda olması,
• Destinasyonda doğal ve tarihi zenginliklerin olması,
• Destinasyonda mahalli idarelerinin (kongre büroları, mesleki dernek ve birliklervb.) katkı ve desteğinin olması,
• Destinasyonun güvenlik, ekonomik ve politik istikrar anlamında olumlu bir imajının olması,
• Destinasyonun hizmet anlayışının destinasyonu ziyaret eden hedef kitleyle ben-   zerlik göstermesi,
• Destinasyonun istikrarlı bir fiyat politikasına sahip olması.

Günümüzde sayıları 5000’i bulan Kongre ve Ziyaretçi Bürolarının ilki, 1895 yılında Amerika’nın Detroit şehrinde kurulmuştur. Uluslararası Destinasyon Pazarlama Birliği (DMAI) tarafından yapılan araştırma sonuçlarına göre kongre ve ziyaretçi bürolarının çoğu (%75) kar amacı gütmeyen bağımsız örgütlerdir (DMAI, 2008). Kongre ve Ziyaretçi Bürolarının ilk örnekleri 1800’lü yılların sonunda iş ve toplantıların ekonomik değer yaratan unsurlar haline gelmesi sonucu ortaya çıkmıştır.

Kongre ve ziyaretçi bürolarının üyeleri; konaklama işletmeleri, seyahat acenteleri, tur operatörleri, kongre merkezleri, üniversiteler, ticaret odaları, mağazalar, yiyecek-içecek işletmeleri ve ulaşım işletmelerinden oluşmaktadır.