KONGRE VE ETKİNLİK YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 6

Kongre ve ziyaretçi büroları, görevlerini başarabilmek için piyasada pazarlamasını yaptıkları kentin toplantılar ve ziyaretçiler için çekici bir destinasyon olarak imajını geliştirmek, kamu sektörü ve endüstriyi oluşturan işletmeleri koordine etmek, toplantı ve grup planlayıcıları ile birlikte çalışmak, arz ve talep cepheleri adına bağımsız hareket ederek çatışmayı engellemek, bilgi sağlama ve ziyaretçilerin sorularını yanıtlamak ve endüstriye liderlik yapma rollerini yerine getirmektedir.

Türkiye’de İstanbul, İzmir, Ankara ve Antalya kongre turizmi merkezleri haline gelmiştir. Uluslararası kongrelerin %68’i İstanbul’da yapılmaktadır. Birçok ülkede olduğu gibi Türkiye’de de destinasyon bazında pazarlama yapmak üzere kongre ve ziyaretçi büroları kurulmuştur.

ICVB T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı’nın vermiş olduğu görev doğrultusunda yurtdışı kongre ve toplantı fuarlarında Türkiye stantlarının organizasyonunu ilgili müşavirlik ve ataşelik ile koordinasyon halinde yürütmektedir. Bu kapsamda International Confex Londra, EMIFBrüksel, Seatrade Miami, IMEX Frankfurt, IT&ME Chicago, BTC Roma ve EIBTM Barselona katılım yapılan önemli fuarlardır.

Ulusal kongre büroları, bir ülkenin ya da bölgenin tanıtım ve pazarlama amacıyla kurulmuş, temsil ettikleri bölge ya da ülkenin kongre olanaklarını tanıtıcı ve pazarlayıcı bir görev üstlenir. Türkiye’de ulusal düzeyde kurulmuş kongre bürosu bulunmamaktadır. HollandaKongre Bürosu (NCB - Nederlandes Convention Bureau), Almanya Kongre Bürosu (DCB - (Deutsches Congress Bureau), Japon Kongre Bürosu (JCB -Japan Convention Bureau), İtalya Kongre Bürosu ve Avusturya Kongre Bürosu örnek olarak sayılabilir.

Dünya genelinde bazı bölgelerde, farklı ülkelerde bulunan kongre bürolarının bir araya gelerek oluşturdukları yöresel birlikler ya da oluşumlardır. Bu oluşumlar aracılığıyla bölgeler, kongre pazarında daha güçlü olmaya çalışmaktadır. Asya Pasifik Kongre Büroları Birliği (AACVB - The Asian Association Of Convention And Visitor Bureaus) bu birlikle- re bir örnek olarak verilebilir.

Profesyonel kongre organizatörleri, bir kongrenin organizasyonunda tüm işleri koordine eden, rehberlik yapan ve tüm insani, teknik ve parasal kaynakları harekete geçiren kişi ya da kuruluşlardır. Profesyonel kongre organizatörleri, kongre organizasyonu içinde yer alan tüm faaliyetleri kapsayan paket programlar hazırlar ve uygular.

Türkiye’de ise etkinlik pazarlamasına önem veren ve etkinliklerini özel ekipleriyle yöneten firmalar, Mey İçki, Coca‐Cola, Turkcell ve Efes Pilsen’dir.

Etkinlik pazarlaması temelde iki amaç üzerine kurulmuştur. Bunlar, iletişim ve satıştır.
İletişim amaçları, imaj ve farkındalık artırma, itibar oluşturma, ilişki geliştirme, konum
değiştirme, kurumsal iletişimi kuvvetlendirme iken; satış amaçları ise satış ve pazar payını artırmaktır.

Küresel etkinlikler, uluslararası etkinlikler, ulusal etkinlikler, bölgesel etkinlikler ve yerel etkinlikler, etkinliğin beş aşaması piramitte yer almaktadır.

Etkinlik pazarlayıcıları etkinliğin gerçekleşeceği destinasyonları seçerken göz önünde bulundurmaları gereken kriterler vardır ve şu şekilde sıralanabilir;
• Destinasyon imajı,
• Etkinlik amacına katkı sağlanması,
• Etkinlik sahibine yönelik tutum,
• Güvenlik,
• Hijyen koşulları,
• Hizmet kalitesi,
• İklim,
• Kalabalık yönetimi,
• Katılımcılara yönelik kısıtlamalar ve yasal uygulamalar (giriş zorluğu vb.),
• Konferans otellerinin varlığı,
• Kültürel ve rekreasyonel çekiciliği,
• Politik istikrar,
• Rakiplerin varlığı,
• Ulaşım imkânlarının varlığı ve kolaylığı,
• Ulaşım maliyeti,
• Uzaklık,

Etkinlik mekânları şu içerikler ile tanıtılmalıdır;
• Erişilebilir mekânlar
• Etkinliğin yapılacağı mekânın lojistik avantajı
• İlgili izleyici ve organizasyonların varlığı
• Katılımcıların güvenliği
• Mekânın atmosferi ve özgünlüğü
• Mekânın etkinliğin karakterine uygunluğu
• Mekânın etrafındaki çekicilikler ve yardımcı altyapı unsurları
• Mekânın yeterliliği (Konaklama-toplantı odaları)
• Potansiyel katılımcılara yakınlık ve seyahat kolaylığı
• Toplu taşıma imkânlarına erişim
• Yeterli park sahası

Bir durumu geliştirmek veya yasal bir sorunu ortadan kaldırmak için kamu yetkilileri ile ilgilenmek üzere gerçekleştirilen duruma lobicilik denir.

Etkinlik Komitesi görevleri;
• Etkinliğin temel amaç ve hedeflerini belirlemek ve amaçlara yönelik süreçleri izlemek
• Komite üyeleri, üretim, pazarlama, insan kaynakları, personel temini ve finans gibi konulardan sorumludur.

Tüketicilerin marka hiper gerçekliğini duygusal olarak deneyimlemesi için, marka imajını canlandıran ve hedef izleyicinin hayal gücünü yakalayan, tiyatro oyununa benzeyen özgün ve yaratıcı sunuma dramaturji denir.

Deneyimsel bakış açısıyla etkinlik pazarlamasını dört özellik oluşturmaktadır. Bunlardan birincisi, deneyim temelli olmasıdır. Etkinlikler, kişisel olarak yaşanan deneyimlerdir. Katılımcılar, etkinliklere katılarak aktif bir performans sergilerler. Bu durumda hem marka deneyimlenir hem de katılımcıların yaşam kalitelerine katkı sağlar. İkinci özellik olan etkileşimde, katılımcılar ve marka/işletme çalışanları arasında karşılıklı etkileşim gerçekleşir. Bu nedenle, etkinlik pazarlaması, tüketici-marka ilişkilerinin katılmasında ideal bir stratejidir. Üçüncü özellik ise sahnelenen etkinlikler ile tüketicilerin duygusal olarak etkilenmesidir. Bu nedenle pazarlamacılar, tüketici duygu ve deneyimlerinde hangi duyusal marka deneyimlerinin yerleştiğini kontrol edebilmektedir.

Etkinlik broşürlerinin içermesi gereken bilgiler şunlardır:
• Detaylı haritalar ve bölge bilgisi
• Mekânın fotoğrafları
• Detaylı teknik bilgiler
• İç düzen planı

ETKİNLİK PAZARLAMASI; “müşteri gereksinimlerini belirlemek, tahmin etmek ve karşılamaktan sorumlu olan yönetim süreci” olarak tanımlamaktadır.

Etkinlik pazarlaması temelde iki amaç üzerine kurulmuştur. Bunlar, iletişim ve satıştır.

Etkinlik pazarlaması yönetimi süreci;Bu süreç araştırma ile başlamakta, etkinlik planlaması, düzenleme ve uygulama ile devam etmekte, sonuçta da etkinliğin değerlendirilmesi ile sonuçlanmaktadır. 

Bu durumda doğru cevap "c" şıkkıdır.

Etik pazarlama: pazarlama araştırması hem sponsor firmayı hem de müşterileri etkilemektedir.