KONGRE VE ETKİNLİK YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 12

kongre organizatörlerinin bilgi sahibi olması ve dikkat etmesi gereken konular aşağıda sıralanmıştır:

• Organizasyon komitesine finansal işlerle ilgili bilgi verilmesi,

• Kongre bütçesi ile ilgili bilgi verilmesi,

• Katılımcıların konaklama ihtiyaçlarının karşılanması,

• Karşılama ve transfer hizmetlerinin sağlanması,

• Kongre yayın işlerinin planlanması ve yürütülmesi,

• Kongrenin düzenleneceği resmi dil veya dillerin belirlenmesi ve anında (simültane) çeviri hizmetlerinin sağlanması,

• Kongre malzemelerinin temin edilmesi ve dağıtılması,

• Kongrede ihtiyaç duyulacak görsel ve işitsel ekipmanların dış kaynaklardan kiralanması, kontrol edilmesi ve çalıştırılması,

• Katılımcıların kayıtlarının tutulması,

• Sergi ve stant hizmetlerinin planlanması ve yönetilmesi,

• Katılımcı veya refakatçiler için sosyal, kültürel ve rekreatif tur veya gezilerin düzenlenmesi,

• Ziyafet (banket), açılış kokteyli, gala yemeği vb. sosyal olayların düzenlenmesi,

• Teknik personelin sağlanması,

• Bilgisayar programlarının kullanılması ve faydalanılması,

• Kongre salonları oturma düzenlerinin planlanması,

Ulusal kongre büroları, bir ülkenin ya da bölgenin tanıtım ve pazarlama amacıyla kurulmuş, temsil ettikleri bölge ya da ülkenin kongre olanaklarını tanıtıcı ve pazarlayıcı bir görev üstlenir. Türkiye’de ulusal düzeyde kurulmuş kongre bürosu bulunmamaktadır. Hollanda Kongre Bürosu (NCB - Nederlandes Convention Bureau), Almanya Kongre Bürosu (DCB - (Deutsches Congress Bureau), Japon Kongre Bürosu (JCB -Japan Convention Bureau), İtalya Kongre Bürosu ve Avusturya Kongre Bürosu örnek olarak sayılabilir.

Etkinliklerin önemli olmalarının temel nedeni, o ülke, kent veya turizm destinasyonunun markalaşmasına ve olumlu imaj yaratılması sürecine katkı sağlıyor olmalarıdır. Doğru cevap A’dır.

Etkinlikler geçici olaylardır: Etkinlikler gerçekleşir ve biter. Belirli bir bilimsel alanda düzenlenmiş bir kongreye katılmak buna örnek olarak verilebilir. Kongre, belirlenen tarihler arasında gerçekleşir ve biter. Sürekli devam etmez. Doğru cevap C’dir.

Dayanıksızlık: Etkinliklerin özgün olaylar olmaları, onları aynı zamanda dayanıksız yapmaktadır. Çünkü etkinlikler, aynı şekilde tekrar tekrar gerçekleştirilemez. Örneğin, aynı yerdeki, aynı sayıda insanın katıldığı iki doğum günü kutlaması birbirinden farklı ve özgün olacaktır. Doğru cevap D’dir.

Planlanan etkinlikler, sıradan ve özel etkinlikler olmak üzere ikiye ayrılır. Sıradan etkinlikler, düzenli olarak devam eden etkinliklerdir. İlköğretim ve liselerde hafta başı ve hafta sonunda tören düzenlenmesi buna örnek olarak verilebilir. Doğru cevap A’dır.

Özel etkinliklerin, özel olma durumunu (özgünlüğünü) güçlendiren belli faktörler bulunmaktadır. Bu faktörler şu şekilde sıralanabilir (Getz, 1997, s. 4-5); amaçların çok yönlülüğü, festival ruhu, temel ihtiyaçların karşılanması, özgünlük, kalite, orijinallik, gelenek, esneklik, konukseverlik, somutluk, temalandırma, sembolik unsurların güçlü kullanımı, elde edilebilirlik, elverişlilik. Bu faktörlerin stratejik bir biçimde planlanması, söz konusu özel etkinliği düzenleyen kurumun ve etkinliğin kendisinin imaj ve itibarını güçlendirecektir. Doğru cevap E’dir.

Mega etkinliklere örnek olarak EXPO’lar, Olimpiyatlar verilebilir. Bu etkinlikler, gerçekleştikleri yere hem fiziksel bir miras bırakır, hem de gelişme anlamında çok önemli bir katkı sağlar. EXPO’ların da Olimpiyatların da geleneksel ve sembolik unsurları kendi içinde taşıdıkları bilinmektedir. Doğru cevap B’dir.

Seminerler, çalıştaylar, klinik çalışmaları gibi etkinlikler Eğitim ve Bilim sınıfına girmektedir. Doğru cevap C’dir.

Festivallerin temel özellikleri arasında Özellikle yerel kültüre ilişkin etkinliklerde otantiklik ve özgünlük yer alır. Doğru cevap E’dir.

Spor etkinliklerinin kökleri, çok eski tarihlere uzanmaktadır. Örneğin, Olimpiyat Oyunları, antik çağdan günümüze gelen bir spor etkinliğidir. Doğru cevap B’dir.

Kolokyum: Bilimsel bir konu, sorun veya durumu tartışmak amacıyla araştırmacıların bir araya geldiği ve bu duruma, soruna veya konuya çözüm üretmeye çalıştıkları toplantılardır. Doğru cevap A’dır.

Etkinlik pazarlaması, herhangi bir markanın hedef kitlesini etkileyerek markaya çekmek için tasarladığı olaylara yönelik yürüttüğü pazarlama faaliyetleridir. Doğru cevap A’dır.

Pazarlama Enstitüsü tarafından pazarlama “müşteri gereksinimlerini belirlemek, tahmin etmek ve karşılamaktan sorumlu olan yönetim süreci” olarak tanımlamaktadır. Doğru cevap C’dir.

Etkinlik pazarlaması temelde iki amaç üzerine kurulmuştur. Bunlar, iletişim ve satıştır. İletişim amaçları, imaj ve farkındalık artırma, itibar oluşturma, ilişki geliştirme, konum değiştirme, kurumsal iletişimi kuvvetlendirme iken; satış amaçları ise satış ve pazar payını artırmaktır. Doğru cevap E’dir.

Etkinlikler, ev sahibi destinasyon/ülkelerin imajına olumlu etkiler yapmaktadır. Doğru cevap C’dir.

Etkinliklerin pazarlanmasında birtakım soruların cevaplanması gerekmektedir. Bunlar, ne, neden, kim, nerede ve ne zamandır? Etkinlik pazarlamasına uyarlandığında bu sorular şu şekilde yer almaktadır. Etkinliği türü nedir? Etkinliğin amacı nedir? Etkinliğin yapılacağı destinasyon/mekân neresidir? Planlanan etkinlik ne zaman olacaktır? Etkinlik aşamasında sonra Etkinlik neden yapıldı? sorusu sorulmaz. Doğru cevap D’dir.

Pazarlama araştırması, işletmenin pazarlama durumu ile ilgili olarak gerekli olan verilerin sistemli şekilde tasarlanması, toplanması, analiz edilmesi ve raporlanmasıdır. Doğru cevap A’dır.

Etkinlik pazarlamasının temel amaçları, yenilikçi ürün/teknoloji veya faaliyet tanıtmak, bunlara yönelik farkındalık yaratmak, hedef pazarlara ulaşmak, potansiyel pazarı genişletmek, bilgi, fikir ve teknolojiyi paylaşmak, ilişki kurmak ve işbirliği geliştirmek, imaj geliştirmek, satışları arttırmak, mevcut etkinlikler ile ilişkili yeni etkinlikler tasarlamaktır. Doğru cevap E’dir.

Pazarlama yöneticileri bütçe sınırlarına dikkat ederek, etkinliğin amaçlarına uygun olarak etkinliğin düzeyini belirlemek zorundadır. Buna göre çeşitli etkinliklerin sınıflandırılması ve seçeneklerin azaltılması için bir Spor Etkinliği Piramidi geliştirilmiştir. Küresel etkinlikler, uluslararası etkinlikler, ulusal etkinlikler, bölgesel etkinlikler ve yerel etkinlikler, etkinliğin beş aşamasıdır. Küresel etkinlikler piramidin tepe noktasında ve yerel etkinlikler de en alt noktasındadır. Doğru cevap A’dır.