KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE MUHASEBE UYGULAMALARI

Bütçe, bir işletmenin gelecek dönemine ilişkin üst yönetim tarafından saptanan amaç ve hedeflerini parasal ve sayısal terimlerle açıklayan rapor veya raporlar dizisidir.

İşletme bütçe sisteminin amaçları yönetim planlaması amaçları ile aynı doğrultuda olduğundan yönetim işlevleri yönünde işletme bütçe sistemi amaçlarını da aşağıdaki gibi sınıflandırabiliriz:

• Yıllık faaliyetleri planlamak

• Farklı birimlerdeki faaliyetler arasında koordinasyonu sağlamak

• Farklı bölüm yöneticileri arasında iletişimi sağlamak

• Yöneticileri genel amaçlara ulaşılması konusunda motive etmek

• Faaliyetleri kontrol etmek ve yöneticilerin performansını değerlendirmek

Bütçe sisteminin sağladığı faydaları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

• İşletmenin hedef ve amaçlarını saptayarak temel stratejilerin buna göre oluşturulmasını sağlar.
• İşletme amaç ve hedeflerine ulaşmak için gerekli üretim araçlarına mali kaynaklara ve beşeri unsurlara duyulacak gereksinimi ve zamanlamayı başlangıçta saptayarak faaliyetlerin istenen yönde ve zamanda akışını sağlar.
• Üst yönetimde mantıklı ve sistemli karar alma geleneğini yerleştirir, çeşitli faaliyet alanlarında ulaşılacak kesin hedefler saptar.
• Yöneticilere faaliyetlerini uyumlaştırma olanağı verir ve yöneticileri, tatmin edici sonuçlara ilişkin hedefleri rakamsal olarak saptamaya zorlar.
• Yöneticileri, malzeme, işgücü ve diğer üretim olanakları ile sermayenin en ekonomik bir biçimde kullanılması için plan yapmaya zorlar.
• Faaliyetlerin dönemsel analiz ve değerlemesini sağlayarak bütçelenmiş sonuçlarla fiili sonuçlar arasındaki farkları ortaya çıkarır

Bütçe sisteminin bazı kısıtlarının olduğunu bilmemiz gerekir. Özellikle bu kısıtların bütçelerin bir kontrol aracı olarak kullanılması sırasında göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Bu kısıtlar aşağıdaki gibidir:
• Bütçeler tahminlere dayanır, bu nedenle doğru ya da yanlış analizlere imkân vermesi, yapılan tahminlerin doğruluk derecesi ile ilgilidir.
• Bütçelerin değişken koşullara uygunluğunun sağlanması için sürekli olarak gözden geçirilmesi gerekir. Genel olarak bütçeler, tek bir faaliyet hacmine (satış miktarı) göre düzenlenmekte ve bu özelliği nedeniyle statik bütçe olarak nitelendirilmektedir. Bu bütçeler, maliyetlerin nasıl kontrol edileceği konusunda yetersiz kalmaktadır. Bu nedenle bütçeler dinamik olmalı ve değişen koşullara uyabilecek esnekliğe sahip olmalıdır. Bu kapsamda değişik faaliyet hacimleri için ayrı ayrı bütçeleri bünyesinde bulunduran ve hasılat, maliyet ve kârların saptanmasında esnek bütçeden yararlanılır.
• Bütçeler otomatik olarak çalışmaz. Bütçeden beklenen faydanın sağlanabilmesi için, tüm yöneticilerin bütçede belirlenen hedefler doğrultusunda hareket etmesi gerekir.
• Bütçe, yönetimin yerini alamaz ancak yönetim sürecinin etkin biçimde yerine getirilmesine yardımcı olan bir araçtır.

Gelir merkezleri: Bir sorumluluk merkezinin ürettiği mal ve hizmetlerin parasal değeri ölçülür fakat kullandıkları girdilerin maliyeti ürettiği mal ya da hizmetin parasal değeriyle ilişkilendirilemezse bu merkez gelir merkezidir. Örneğin konaklama işletmesinde yer alan kiralık dükkânlar.

Gider merkezleri: Bir sorumluluk merkezinin sadece maliyetleri ölçülüyor fakat ürettiği mal ya da hizmetin parasal değeri ölçülemiyorsa bu merkez gider merkezidir. Örneğin konaklama işletmesindeki pazarlama, muhasebe, insan kaynakları gibi hizmet bölümleri.

İşletme bütçe sisteminde sorumluluk merkezleri aşağıdaki gibi sıralanır:

Klasik bütçe anlayışına göre yapılan sınıflandırma aşağıdaki gibidir:

• Konuları açısından: gider ve gelir bütçeleri
• Sorunları ele alış biçimlerine göre: proje ve dönem bütçeleri
• Amaçlarına göre: program ve faaliyet bütçeleri
• Teknik yapılarına göre: statik, karşılaştırmalı statik ve esnek bütçeler
• Kapsamlarına göre: faaliyet bütçeleri ve genel bütçeler

İşletmelerde bütçelerin hazırlanması sırasında iki farklı yaklaşım ele alınabilir:

• Kabul ettirilen bütçe 
• Katılımlı bütçe

Bir hesap döneminin bütçelenmiş hedefleri ile aynı dönemin gerçekleşen faaliyetleri arasındaki farka sapma, bu sapmaların nedenlerini araştırma işlemine ise sapma analizi denir.

Kâr merkezleri: Bir sorumluluk merkezinin hem giderleri hem de ürettiği
mal ya da hizmetten sağladığı gelir ölçülüyor ve kayıt ediliyor ise bu merkez kâr merkezidir. Örneğin konaklama işletmesindeki odalar, yiyecek ve
içecek bölümleri.

Faaliyet gelirleri bütçesi bir konaklama işletmesinde yer alan her bir bölümdeki
bütçelenmiş rakamların toplamına göre oluşturulmaktadır. Bu bölümler; odalar,
yiyecek, içecek bölümü, yan faaliyet (spa merkezi, telefon, çamaşır servisi vb.) bölümleri ve diğer gelir ve kiralık dükkânlar şeklinde karşımıza çıkmaktadır.

bir konaklama işletmesinin odalar bölümü açısından işçilik giderleri, sözleşmeye dayalı temizlik giderleri, çamaşırhane ve kuru temizleme giderleri, konuk ulaşım ve rezervasyon gibi giderlerin tümü direkt giderlerdir. Oysa satış ve pazarlama giderleri ve genel sigorta giderleri gibi giderler
ise bir sorumluluk merkezi olarak odalar bölümü açısından endirekt giderlerdir.

Konaklama işletmesinin bölümleri için gelirlerin ve giderlerin bütçelenmesinden
sonra bu bütçelerin bir araya getirilmesiyle işletme bütçesi elde edilir.

Gelir sapması analizinde; fiyat sapması, hacim sapması ve bileşik sapma rakamları
temel alınır.

Yönetim işlevleri yönünden işletme bütçe sisteminin amaçları şunlardır;

Sorumluluk merkezleri dört sınıfta toplanmaktadır. Bunlar; gelir merkezleri, gider merkezleri, kar merkezleri ve yatırım merkezleridir. Doğru cevap E'dir.

İşletme bütçelerinden kapsamlarına göre yapılan sınıflandırma örneği; faaliyet bütçeleri ve genel bütçelerdir.

Bütçeler, konaklama işletmesine özgü planlama süreçlerinin sayısal bir ifadesi olarak tanımlanmaktadır. Diğer taraftan, genel bütçe, yönetimin belirli bir döneme ilişkin faaliyet sonuçlarından beklentilerini yansıtmaktadır. Doğru cevap A'dır.

Genelde bütçe komisyonu; genel müdür, bölüm müdürleri (ön büro, yiyecek ve içecek, teknik müdürleri vb.) şefler (baş aşçı, kat yöneticisi, şef barmen vb.) ve muhasebe müdüründen oluşmaktadır. Doğru cevap B'dir.