KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE MUHASEBE UYGULAMALARI

İç kontrol sisteminin amaçları; işletme varlıklarını korumak ve her türlü kaybı önlemek, muhasebe verilerinin doğruluğunu ve güvenilirliğini sağlamak, işletme faaliyetlerinin etkinliğini arttırmak, yönetim politikalarına bağlılığı sağlamak olarak sınıflandırılmaktadır. Doğru yanıt C’dır.

Bir işletmede iç kontrol sisteminin yeterli ölçüde var olduğunu tespit edebilecek göstergeler aynı zamanda iç kontrol sistemi unsurları olarak ele alınmaktadır. İç kontrol sistemi; kontrol çevresi, risk belirlemesi, kontrol eylemleri, bilgi ve iletişim sistemleri ile izleme unsurlarından oluşmaktadır. Doğru yanıt E’dır

Muhasebe kontrolleri; varlıkların korunması, finansal kayıtların güvenilirliği ve kıymet hareketleri ile doğrudan ilgili tüm yöntem ve yordamları kapsar. Bu kontroller genel olarak yetkilendirme ve onaylama; kayıt tutma ve muhasebe raporlarının hazırlanması ile ilgili kontrol önlemlerini içerir. Bu kontroller, finansal tablolar üzerine doğrudan etki yapar. Doğru yanıt A’dır.

Kontrol riski: Hesap kalanlarında veya belirli işlem gruplarındaki hataların ve yolsuzlukların iç kontrol sistemi tarafından önlenememesi ve/veya bulunamaması riskidir. Doğru yanıt D’dır.

Asıl risk: Hesap kalanlarında veya belirli işlem gruplarında maddi hata ve hileler bulunması olasılığıdır. Asıl risk, iç kontrolün etkinliği göz önüne alınmadan belirlenir. Doğru yanıt B'dir.

İletişim hatları kullanılarak işletmenin manyetik ortamlarına ve bilgilerine sızılması, bilgisayar virüsü gönderilerek bu bilgilerin tahrip edilmesi güvenlik risklerine örnek olarak verilebilir. Doğru yanıt D’dır.

İç kontrol sisteminin etkin olarak işleyip işlemediğini saptamak için bağımsız iç mutabakatların yapılması gereklidir. Bu mutabakatlar, o muhasebe kaydının yapılmasından sorumlu olan kişilerin dışındaki kişiler tarafından, belirli aralıklarla ve önceden haber verilmeden yapılmalı ve mutabakat sonucu ortaya çıkarılan hata veya hileler yönetime raporlanmalıdır. Doğru yanıt D’dır.

Konaklama işletmesinde, Gelir ve Hizmet Merkezlerine göre bir organizasyon şemasında, gelir merkezleri; odalar, yiyecek içecek, telefon, kuru temizleme gibi merkezler sayılabilir. Hizmet merkezlerinde ise muhasebe, teknik hizmetler, personel, mutfak ve çamaşırhane gibi merkezler bulunur. Doğru yanıt E‘dir.

Parasal işlemlerin çokluğu, birim değeri yüksek ürünlerin satışı, herkesin günlük kullandığı ürünlerin satışı, parasal işlemlerin çokluğu, gelir merkezlerinin çokluğu konaklama işletmelerindeki hata ve hile olasılıklarını arttıran özelliklerdir. Konaklama işletmelerinde kalifiye olan değil, olmayan personel talebi hata ve hile olasılıklarını arttırır. Doğru yanıt B‘dir

Kredi temininde fazladan yapılan faiz ve masraf ödemeleri, yeni ortaklardan elde edilen parasal kaynağın tam olarak işletmeye aktarılmaması, kâr payından olması gerekenden fazla dağıtım yapılması,  amortismanların gerektiği kadar ayrılmaması,  pasifteki borçların gösterilmemesi, kârın olduğundan az gösterilmesi, vergiyi olduğundan daha az tahakkuk ettirme. Satın almadaki iskontoları kayda almamak, ödemelerle ilgili hilelerdendir. Doğru yanıt A’dır

Uluslararası Muhasebe Uzmanları Federasyonu (IFAC) tarafından yapılan tanıma göre iç kontol sistemi;
• İşletme varlıklarının korunması,
• Yanlışlıkların ve yolsuzlukların önlenmesi ve bulunması,
• Muhasebe verilerinin doğruluk ve güvenilirliğinin sağlanması,
• Muhasebe verilerinin zamanında hazırlanmasının sağlanması,
• İşletme faaliyetlerinin yönetim politikalarına uygunluğunun sağlanması
amaçlarına ulaşmak için işletme faaliyetlerinin düzenli ve etkin bir şekilde
yürütülmesini sağlamada yardımcı olan politika ve prosedürlerdir.

Bir işletmede iç kontrol sisteminin yeterli ölçüde var olduğunu tespit edebilecek
göstergeler aynı zamanda iç kontrol sistemi unsurları olarak ele alınmaktadır.

Denetim riski ise finansal tablolara yansımış olan maddi hataların denetçi tarafından saptanamayıp yanlış görüş ortaya konması riskidir.

Hatalar: Verilerin işlenişinde veya bilgisayara girişte, istenmeden yapılan
birtakım yanlışlıklar hata olarak tanımlanmaktadır. Bir tutarın veya bir
müşteri isminin yanlış işlenmesi hatalara örnek olarak verilebilir. Bu ve
benzeri hatalar, kötü bir amaç taşımamakta ve insani nedenlerden kaynaklanmaktadır

Yönetimin Sorumluluğu: Bir işletmedeki tüm iç kontrollerin tasarımı, kurulması, işletilmesi ve izleme sorumluluğu işletme yönetimine aittir. İşletme yöneticileri, savurganlıkları ve yolsuzlukları en aza indirecek, verimliliği arttıracak, muhasebe verilerinin doğru ve güvenilir raporlanmasını sağlayacak, işletmenin yapısına ve büyüklüğüne uygun bir iç kontrol sisteminin kurulmasında esas sorumluluğa sahiptirler.

Konaklama işletmesinin örgütleme sürecinde; kimlerin hangi işleri ve nasıl yapacakları belirlenmektedir. İç kontrol örgütleme sürecinde yerine getirilmekte ve
organizasyon şemasını kapsamaktadır. İç kontrol örgütleme sürecinde aşağıdaki
noktalarda ele alınır:
• Kaç tane ve hangi posizyonların oluşturulacağı,
• Oluşturulan posizyonlarda çalışacakların niteliklerinin belirlenmesi,
• İş tanımlarının geliştirilmesi ve yazılı hale getirilmesi,
• Faaliyetlerle ve işlemlerle ilgili sorumlulukların bölünmesi,
• İç denetim bölümünün oluşturulması.
Yukarıda görülebileceği gibi; iç kontrol organizasyon yapısına doğrudan etki
eden ve örgütleme süreci içinde yer alan bir süreç olarak ele alınmalıdır. Bu nedenle eğer işletme üst yönetimi, iç kontrolle işletmedeki hata ve hileleri engellemeyi amaçlıyorsa örgüt yapısını bu amacı gerçekleştirecek şekilde geliştirmelidir.

Bilançonun maskelenmesi: Belirli bir amaca yönelik olarak bilançonun olduğundan farklı düzenlenmesi bilançonun maskelenmesi olarak tanımlanır.
Bu işlemin amacı; işletmenin ekonomik ve finansal yapısı, kârlılık ve likiditesi hakkında yanlı bilgi vermek veya algı yaratmaktır. Bu bağlamda, bilanço maskelemesi üçüncü kişileri yanıltma amacı taşıdığından bir muhasebe
hilesidir.

Tahsilatla İlgili Hileler
Bu tür hileler; adisyonun yok edilip paranın alınması, adisyonun üzerinde sonradan değişiklik yapılması, para üstünün az verilmesi, hatalı toplama ve nakit paranın
bir kısmının çalınıp kasa noksanı olarak gösterilmesi olarak karşımıza çıkmaktadır.
Bunların dışında son yıllarda yaygın olarak görülen bir diğer hile ise garson tarafından müşterinin kredi kartının kasiyere getirilmesi durumunda bunun kasiyer
tarafından özel cihazlarla kopyalanarak kredi kartının yasa dışı olarak kullanılması
şeklindedir.

Ön Büro Bölümünde İç Kontrol Sistemi
Ön büro, konaklama işletmesindeki faaliyetlerin başlangıç ve koordinasyon noktası olduğu için önemli bir bölümdür. Ön büro bölümü özetle; giriş ve kayıt ile
hesabın kapatılması ve çıkış işlemlerinin yapılması, müşteri hesaplarının düzenlenmesi, oda kartlarının ve müşteriye ait mesaj ve diğer bilgilerin iletilmesi gibi
fonksiyonları üstlenmektedir. Bölümün bu fonksiyonları, müşterilerin konaklama işletmesine varışlarından önce başlayıp işletmeye vardığı anda, müşteri işletmede konakladığı sürede ve ayrılma süreciyle devam eder. Bu süreç, konuk hizmet
döngüsü olarak adlandırılmaktadır.
Konaklama işletmelerinin konuk hizmet döngüsü işlemlerini hatasız ve hilesiz
gerçekleştirebilmesi iç kontrol sisteminin etkinliğine bağlıdır. Bu bölümdeki iç
kontrol çalışmaları; faaliyet belgelerinin izlenmesi, hesap girişlerinin ve dengelerinin doğrulanması ve muhasebe sistemindeki zayıf noktaların tanımlanmasından oluşur.

Güvenlik Bölümünde İç Kontrol Sistemi
Konaklama işletmelerinin her zaman yangın, ölüm, kaza, eşya kaybı, işletmenin
tesis ve demirbaşlarına zarar verilmesi, hırsızlık gibi olağanüstü olaylarla karşılaşması mümkündür. Bu nedenle işletmeler, bu olaylara karşı önleyici tedbirler almak zorundadır. Alınan tedbirler ve bu tedbirleri uygulayan personel, işletmenin
güvenlik bölümünü oluşturur. Güvenlik bölümü tarafından alınabilecek önlemler
özetle aşağıdaki gibidir:
• Yangın: Yangın çıkması durumunda ön büro personeli, tehlike bölgesindeki müşterilerle temas kurarak bulundukları yerleri boşaltması için duyuru
yapmakla görevlidir. Ayrıca yangın çıkışlarının açılması, çıkışlara yardım
edilmesi ve odaların kontrolü görevli personel tarafından yapılmalıdır.
• Kaza olayları ve ilk yardım: Herhangi bir kaza, hastalık ve ölüm hâlinde
işletme müdürüne haber verilmek üzere yazılı bir rapor hazırlanmalıdır.
Özellikle havuz ve deniz kenarında olası bir boğulma ihtimaline karşı cankurtaranlar görevlendirilmelidir.