İÇ KONTROL SİSTEMİ

Bir işletmenin amaçlarına sağlıklı bir biçimde ulaşmasını sağlayacak önlem, uygulama ve yöntemlere kontrol usül ve yöntemleri adı verilmektedir. işletme içindeki mevcut kontrolleri işletme dışındakilerden ayırmak için iç kontrol kavramı kullanılmaktadır. Bu bağlamda, işletme içindeki kontrol usül ve yöntemlerin oluşturduğu bütün ise iç kontrol sistemi olarak ele alınmaktadır.

Uluslararası Muhasebe Uzmanları Federasyonu (IFAC) tarafından yapılan tanıma göre iç kontol sistemi;

•  İşletme varlıklarının korunması,
• Yanışlıkların ve yolsuzlukların önlenmesi ve bulunması,
• Muhasebe verilerinin doğruluk ve güvenilirliğinin sağlanması,
• Muhasebe verilerinin zamanında hazırlanmasının sağlanması,
• İşletme faaliyetlerinin yönetim politikalarına uygunluğunun sağlanması

amaçlarına ulaşmak için işletme faaliyetlerinin düzenli ve etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamada yardımcı olan politika ve prosedürlerdir.

İç kontrol sistemi, muhasebe kontrolleri ve yönetsel kontrolleri olmak üzere iki bölümde toplanabilecek kural ve yöntemlerden oluşur.

Muhasebe kontrolleri; varlıkların korunması, finansal kayıtların güvenilirliği ve kıymet hareketleri ile doğrudan ilgili tüm yöntem ve yordamları kapsar. Bu kontroller genel olarak yetkilendirme ve onaylama; kayıt tutma ve muhasebe raporlarının hazırlanması ile ilgili kontrol önlemlerini içerir. Bu kontroller, finansal tablolar üzerine doğrudan etki yapar.

Yönetsel kontroller; organizasyon planı, faaliyetlerin verimliliği ve yönetim politikalarına bağlılıkla ilgili tüm yöntem ve yordamları kapsar. Yönetsel kontroller, finansal kayıtlarla sadece dolaylı olarak ilgilidir. Bu kontroller genel olarak istatistiki analizler, zaman ve hareket araştırmaları, başarı raporları, işgören eğitim programları ve kalite kontrolleri gibi kontrolleri kapsar.

İç kontrolün özellikleri aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz.

• İç kontrolün süreç özelliği: İç kontrol, bir olay veya döngü değil, işletmedeki tüm işlem ve faaliyetlerle ilgili bir süreçtir.
• İç kontrolün insan özelliği: İç kontrol, örgütte yer alan insanlar tarafından gerçekleştirilir; işletmedeki her düzeydeki personel, iç kontrolü etkiler ve iç kontrolden etkilenir.
• İç kontrolün kabul (uygun) edilebilir güven verme özelliği: İç kontrolden sadece kabul edilebilir bir güven vermesi beklenebilir, kesinlik veya garanti beklenemez.
• İç kontrolün amaçlar özelliği: İç kontrol bir veya daha fazla ayrı fakat birbirleriyle ilişkili kategorideki amaçları elde etmek için bir dişli vazifesi görür.

İç denetim, bir işletmenin faaliyetlerinin etkinliğini arttırmak, iyileştirmek, onlara değer katmak üzere tasarlanmış, objektif ve bağımsız bir güvence ve danışmanlık sağlama faaliyeti olarak tanımlanmaktadır.

Muhasebe verilerinin doğruluğunu ve güvenilirliğini sağlamak: Yönetimin işletmedeki bilgi sistemi aracılığıyla karar alması durumunda en önemli dayanağı muhasebe verileri olmaktadır. Bu bağlamda, sağlıklı kararlar alınabilmesi için muhasebe verilerinin doğruluğunun ve güvenilirliğinin sağlanması gerekmektedir. Bu nedenle, iç kontrol sisteminde oluşturulan politika ve prosedürler mümkün olduğu kadar bu bilgilerin doğru ve güvenilir olmasını sağlamaya yönelik olmalıdır.

İç kontrol sisteminin özel amaçları aşağıdaki gibidir:

• Yetkilendirme
• Gerçeklik
• Bütünlük
• Kayıtsal doğruluk
• Sınıflandırma
• Zamanlık
• Sorumluluk

İç kontrol sistemi aşağıdaki unsurlardan oluşmaktadır.

• Kontrol çevresi
• Risk belirlemesi
• Kontrol eylemleri
• Bilgi ve iletişim sistemleri
• İzleme

Kontrol çevresi, aşağıdaki faktörleri içermektedir:

• Dürüstlük ve ahlaki değerler
• Uzmanlığın değerlendirilmesi
• Yönetim kurulu veya denetim komitesinin katılımı
• Yönetim felsefesi ve faaliyet yaklaflımı
• Örgütsel yapı
• Yetki ve sorumluluk verme yöntemleri
• İnsan kaynakları politikaları ve uygulamaları

Denetim riski ise finansal tablolara yansımış olan maddi hataların denetçi tarafından saptanamayıp yanlış görüş ortaya konması riskidir.

Risk belirlemesi, üç temel aşamada ele alınmaktadır:

• Amaçların belirlenmesi
• Risklerin tesbiti ve analizi
• Değişim yönetimi

Kontrol eylemleri, işletmenin amaçlarına ulaşmasını engelleyecek risklerin önlenmesine yardımcı olan politikaların ve yordamların uygulanmasıdır. Kontrol eylemleri dört alanda oluşturulabilir:

• Görev ayrımları
• Bilgi işleme
• Fiziksel kontroller
• Başırım kontrolleri

İç kontrol sisteminin kurulmasında dikkat edilmesi gereken faktörler; risk, maliyet, yönetimin sorumluluğu ve sistemde mevcut sınırlamalar olarak karşımıza çıkmaktadır.

Etkin bir iç kontrol sisteminin kurulmasında dikkate alınması gereken temel ilkeler şunlardır:

• Görevlerin Ayırımı ilkesi
• Kıymet Hareketlerinin Yetkilendirilmiş Olması ilkesi
• Uygun Bir Belgeleme ve Muhasebe Kayıt Düzeninin Varolması ilkesi
• Varlıkların ve Muhasebe Kayıtlarının Fiziki Korunması ilkesi
• Bağımsız Mutabakatların Yapılması ilkesi

Gelir ve Hizmet Merkezlerine Göre Organizasyon

• Gelir Merkezleri; Odalar, Yiyecek ve içecek, telefon, kuru temizleme, kiralık dükkanları
• Hizmet Merkezleri; Muhasebe, teknik hizmetler, personel, satış ve pazarlama, çamaşırhane

olarak bölümlere ayrılır.

Bir konaklama işetmesinde yer alabilecek bölümler şunlardır:

• Ön büro bölümü
• Kat hizmetleri bölümü
• Pazarlama ve satış bölümü
• Tamamlayıcı bölümler
• Muhasebe bölümü
• Güvenlik bölümü
• Teknik hizmetler bölümü
• İnsan kaynakları bölümü
• Yiyecek ve içecek bölümü

Konaklama işletmelerinde pazarlama ve satış bölümünün iç kontrol açısından değerlendirilmesinde aşağıdaki konular üzerinde durulmalıdır:

• Pazarlama ve satış bölümünün şirket ya da acentelerle çalışması iç kontrol açısından önemlidir. Örneğin bir konaklama işletmesinin acenteyi devre dışı bırakıp doğrudan müşteriye ulaşmayı ilke edinmesi, ileriye dönük müşterilerini kaybetme riskine neden olabilir ki bu durum da iç kontrol sistemini olumsuz yönde etkileyecektir.
• İşetmenin doluluk oranına göre yüksek ve düşük sezonlarda faaliyetlerin değişmesi de iç kontrol açısından önemlidir.
• İşletmenin kredilendirme sırasında bir kredi komitesi bulunması ya da kredi işlemlerinin mali işler müdürlüğü tarafından yapılması iç kontrol açısından önemlidir.

Muhasebe bölümünde yapılan hatalar iki başlık altında toplanmaktadır:

• Standartlara ilişkin hatalar: Bu hatalar, muhasebe kuramının  yanlış uygulanması sonucu ortaya çıkar. Bu tür hatalara; sabit giderlerin stok maliyetlerinin içine alınması, maliyet hesaplamada dağıtım anahtarlarının yanlış kullanılması, amortisman ayırma işlemlerinde yanlışlık yapılması, duran varlıkların satışının mal satıfşı olarak kaydedilmesi gibi örnekler verilebilir.
• Teknik hatalar: Bu hatalar, muhasebe organizasyonunun bozukluğundan, etkin bir işbölümünün yapılamamasından, personelin yetersizliğinden ve muhasebede beşeri ve maddi unsurların koordine edilememesinden kaynaklanır. Teknik hatalar genellikle finansal karakterli işlemlerin kayıtlanması sırasında meydana gelir. Teknik hatalar aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir:
  • Bir muhasebe kaydının unutulması ya da yanlış yapılması,
  • Yanlış bir hesaplama yapılması,
  • İspat edici bir belgenin kaybedilmesi,
  • Defterler arasında geçirme hatasının yapılması.