HASILAT İŞLEMLERİNİN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ

Konaklama işletmesi geliri, işletme bünyesinde konaklama, yeme-içme, spor, eğlence gibi gereksinimleri karşılayan hizmet satışlarından elde edilen brüt tutardır.

Tüm işletmeler için geçerli kabul edilebilecek gelir sınıflaması üç ana başlık altında toplanabilir. Bunlar;

• Ana faaliyet gelirleri (hasılat),
• Diğer (yan) faaliyetlerden gelirler,
• Faaliyet dışı gelirler.

İşletmenin korunması, ihracatı teşvik ya da hükümet politikasına uyma zorunluluğu karşısında oluşan, işletmenin faaliyet hasılatındaki düşüklüğü veya faaliyet zararını gidermek için, sermaye katkısı niteliğinde olmayan mali yardımlar, devletin bazı malları vergi yükümlülüklerinden istisna etmesi yoluyla yaptığı yardımlar (vergi iadesi) ve satış tarihindeki vade farkları bu hesapta izlenir.

Faaliyet dışı gelirler kapsamında, Önceki dönem gelir ve karları ile diğer olağan dışı gelir ve karlar sayılmaktadır. 

İşletmelerde mal ve hizmet satışları ya da diğer işlemler nedeniyle para alınması tahsilat olarak adlandırılır. Tahsilat nakit Türk parası veya yabancı para şeklinde olabileceği gibi banka hesabı üzerinden de yapılabilir. Tahsilat peşin mal vaya hizmet satışlarından, senetsiz alacaklardan, çek veya senetlerden, banka hesaplarından, havalelerden vb. olabilir.

Konaklama işletmelerinde ana hizmet birimi konaklama (geceleme/ oda hizmeti) olmakta ve bu amaçla yapılan günlük satışlar, doğası gereği iki güne yayılmaktadır. Konuğun otele giriş (check-in) işlemleri ile çıkış (check-out) işlemleri birbirini izleyen iki günde gerçekleşmektedir. Günlük satıştan tahsilat hakkı ancak hizmetin tamamlandığı ikinci günde kesinleşmektedir. Bu durumda muhasebe işlemlerinin belgelendirilmesi ve ön muhasebe işlemleri kapsamında satıştan alacakların/ tahsilatın önce geçici bir hesapta izlenmesi, konuk ayrıldıktan sonra da kesin kayıtların yapılması uygun olmaktadır. Konuk otele giriş yaptığında önbüro işlemleri kapsamında bir hesap açılmakta ve konuk otelde kaldığı sürece gerçekleşen işlemlerden alacaklar (oda ücreti dâhil) bu hesapta izlenmektedir. Bu amaçla otellerde “Önbüro Kontrol” hesabı adıyla veya benzer bir isim altında açılan geçici bir kontrol hesabının yaygın olarak kullanıldığı görülür. Dolayısıyla konaklama faaliyetinin gereği olarak, konaklama işletmelerinde verilen hizmet karşılığında gerçekleşen gelirden alacak (gelir tahakkuku) önce Önbüro Kontrol Hesabına işlenmekte, konuk ayrılırken de tahsilat şekline göre bu geçici hesap kapatılmaktadır.

Gün- lük gelir raporunda şu bilgiler yer alır;

• Önceki günden devrolan konuklardan alacaklar,
• O güne ait toplam gelir tutarı,
• O gün içinde konuktan tahsil edilen tutar,
• Sonraki güne devredilen alacak tutarı,
• Kredili satış nedeniyle muhasebeye devredilen alacaklar.

Günlük gelir raporunda yer alan satış verileri şu belgelerden sağlanır;

• Konaklama belgesi,
• Konuk hesabı (folyo),
• Günlük oda raporu,
• Kasiyer raporu,
• Kat hizmetleri

Konaklama işletmelerinde ana gelir kaynağının etkinliğini artırmak amacıyla şunlara dikkat edilir;

• Oda doluluk oranının olabildiğince %100’e yaklaştırılması,
• Oda satış fiyatının olabildiğince yüksek tutulması,
• Oda satış hasılatının belge ve kayıt düzeninin sağlanması,
• Gece denetiminin düzenli ve dikkatli şekilde gerçekleştirilmesi.

Konaklama süreci genellikle rezervasyon ile başlar. Konuğun otele ulaşarak kesin kabul (resepsiyon) işlemleriyle satış gerçekleşir fakat bunun kesin sonucunun alınması için konuğun otelden ayrılma zamanı beklenir. Konuk otelde kaldığı sürece, oda hizmetine ilave bir takım hizmetlerden yararlanmaya devam eder ve bunların toplamı çıkışta fatura edilir. Fatura, kesin satış belgesi olarak satışın muhasebeleştirilmesine temel dayanak olmaktadır. Faturanın düzenlenmesiyle birlikte, konukla yapılan anlaşmaya göre, tahsilat süreci de başlar. Tahsilat şekline göre işlem belgelendirilerek muhasebeleştirilir. Oda satışları peşin ya da kredili veya kredi kartı ile ödemeli şekilde yapılabilir. 

Satış şekline göre yiyecek - içecek bedelinin oda fiyatına dâhil edilip edilmemesi hem gelir türlerinin ayrımı hem de vergilendirme açısından önem taşır. Genellikle oda+kahvaltı, tam pansiyon ve her şey dâhil satışlarda yemek ve içecek tutarı oda fiyatı içindedir. Bu durumda düzenlenen tek belge (fatura) ile oda gelirleri ve yiyecek-içecek gelirleri birlikte muhasebeleştirilir. Yalnızca oda satın alan konuğun ayrıca yiyecek içecek hizmetlerinden yararlanması durumunda ise bunlar ayrıca belgelenir ve ayrı muhasebeleştirilir. Oda gelirlerinde olduğu gibi, konuk otelde kalmaya devam ettiği sürece, diğer bir ifadeyle çıkışta fatura düzenleninceye kadar yiyecek içecek hasılatı Önbüro Konttrol hesabında biriktirilir. Bazı satış noktalarında ise yemek veya içecek bedelleri konuktan peşin olarak tahsil edilebilir.

Kuru temizleme, yıkama, ütüleme, telefon, internet, havuz, hamam, sauna, masaj, plaj, kayak, deniz bisikleti, deniz yatağı, paraşüt, balon, sağlık merkezi hizmetleri, kişisel bakım hizmetleri, kiralık kasa hizmeti, tenis, masa tenisi, golf, spor salonları, spor sahaları, hediyelik eşya, butik, disko, vb. söz konusu gelir getirici hizmet ve alanlardan bazılarıdır.

Bazı konaklama işletmelerinde personele ödenecek ücret satışlar ile ilişkilendirilmektedir. Yüzdeli ücret adı verilen bu sistemde satışlar üzerinden belli oranda personel primi hesaplanmakta ve bu tutar belli esaslara göre personel hesaplarına aktarılmaktadır.

Konaklama işletmelerinin, özellikle büyük hacimli ve mevsimlik kitlesel turizme hitap eden otellerin hizmet satışlarının bir bölümü de yurt dışı müşterilere yapılmaktadır. Bu durumda yabancı paralı işlemlerin, günlük kur değeri üzerinden izlenmesi gündeme gelmektedir. Yabancı turist gelirleri hem işletme hem de makro ekonomi açısından istenen bir durum olmakla birlikte, aynı zamanda muhasebecilerin iş yükünü ve nakit yönetimi riskini artıran bir faktör olmaktadır. Bazı otellerin hedef kitlesinin ağırlıklı olarak yabancı turistlere yöneldiği, bu yüzden fiyatlarını yabancı para değeri ile belirledikleri de görülmektedir. Konaklama işletmelerinde yabancı para ile yapılan satışlar ve tahsilat, işlem gününde T.C. Merkez Bankasınca yayımlanan efektif alış kuru üzerinden Türk lirası karşılıkları ile kayıtlara alınmaktadır. Aynı zamanda dileyen işletmeler bu tutarları, yabancı para değeriyle Nazım Hesaplarda izleyebilmektedir.

Yurt içindeki gerçek ve tüzel kişilere satılan mal ve hizmetler karşılığında alınan ya da tahakkuk ettirilen toplam değerlerdir. 

Konaklama işletmesinde oda satış gelirleri farklı özelliklerine göre ayrılabilir. Örneğin yüz yüze satışlar, seyahat acentası satışları, internet satışları şeklinde bir ayrım yapılabilir. Grup konuklara satışlar, bireysel konuklara satışlar şeklinde de ayrılabilir. Satışlar; peşin veya kredili şeklinde de ayrılabilir.

Nispeten büyük konaklama işletmelerinde gelirlerin ayrıntılı şekilde izlenebilmesi ve yönetsel gereksinimlere uygun gelir raporlarının üretilebilmesi amacıyla hasılat işlemleri, genel muhasebeye bağlı bir alt muhasebe döngüsünde (hasılat modülü) işlenir. Genel olarak satışlar, alacaklar ve tahsilat ile ilgili işlemler yani hasılat işlemleri bu kapsamda ele alınır. Gelir muhasebesi adı verilen bu alt sistemden yararlanarak konaklama işletmelerinde gelir yönetimi uygulamaları da gerçekleştirilebilir.

İşletmenin elinde bulunan nakit Türk parası ile yabancı paranın (iş karşılığının) izlendiği aktif hesaptır.

Konuklara veya aracılara yapılan hizmet satışlarından kaynaklanan senetsiz alacakların izlendiği aktif hesaptır.

Yalnızca bir gece konaklayıp ayrılırken peşin ödeme yapan konuklardan tahsilat doğrudan kasaya alınır. Bir günden fazla kalan konuklardan alacaklar Önbüro Kontrol hesabında toplanır.