KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE MUHASEBE SİSTEMİ

Turizm alanında faaliyet gösteren seyahat, ulaştırma, tur organizasyonu, yiyecek içecek ve eğlence gibi çeşitli işletme türlerinden biri de konaklama işletmeleridir. Konaklama işletmesinin ana işlevi, seyahat hâlindeki insanların geçici konaklama (geceleme) gereksinimini karşılamaktır. Bu tür işletmeler konaklama hizmeti yanında genellikle yeme-içme, eğlenme, spor ve kültür etkinliklerinde bulunma olanakları da sunar.

Konaklama işletmesi faaliyetleri:

• Konaklama hizmetleri,
• Yiyecek-içecek hizmetleri,
• Teknik hizmetler,
• idari ve genel

Yiyecek-içecek hizmetleri, konaklama işletmesinde çoğu zaman oda fiyatına dâhil olan kahvaltı ve bunun yanında gün boyu tesiste kalacaklar için sunulan öğün yemekleri veya ara içecekler ya da konuk için farklı lezzet seçenekleri sunan ücretli restoran hizmetlerini kapsar. Yiyecek ve içeceğin ne oranda konaklama fiyatına dâhil edileceği genellikle satış (rezervasyon) sırasında belirlenmektedir. Bu bölümde verilen hizmetler hem önemli bir gelir kaynağıdır hem de önemli maliyet kalemlerini oluşturur. Ancak yiyecek içecek faaliyetlerinin çok daha dikkatli planlanması ve sıkı kontrolü gerekir. Malzeme ve enerji tüketimi ile işçilik maliyetlerinin kontrolü yanında müşteri (konuk) memnuniyeti açısından yiyecek-içecek faaliyetleri konaklama işletmesinin en ilgi çekici yönetim alanını oluşturmaktadır denilebilir.

idari ve genel hizmetler kapsamında, her işletmenin sürdürülebilirliği bakımından gerekli olan yönetim, pazarlama, muhasebe, güvenlik vb. hizmetler sayılabilir. Geleneksel yönetim faaliyetlerine ek olarak otellerde gerek konukların gerekse otel bütünlüğünün korunması ve kaza, hırsızlık, yangın gibi istenmeyen durumlara karşı önlem alınması bakımından güvenlik konusu son yıllarda daha da önem kazanmıştır.

Muhasebe, işletmenin mali yapısı ve faaliyetlerine ait para değeriyle ölçülebilen değişikliklerin, genel kabul görmüş kavram ve ilkeler çerçevesinde kaydedilmesi ve raporlanması sürecidir. Daha geniş bir tanımla muhasebe işletmenin varlıkları, öz sermayesi ve borçlarında değişikliğe neden olan işlemleri kaydeden, sınırlandıran, özetleyen, gerektiğinde analiz ederek yorumlamak suretiyle, ilgili taraşara raporlar şeklinde sunan bir bilgi sistemidir.

Muhasebe bilgi sisteminin unsurları şöyle sıralanabilir:

• Mali işlem verileri
• Donanım
• Yazılım
• insan
• Düzenlemeler
• Raporlar

Hemen her alanda olduğu gibi çağdaş muhasebe uygulamalarının da temel aracı bilgisayarlardır. Muhasebe bilgi sisteminde kullanılan bilgisayar merkezi işlem birimi, bellek birimleri, manyetik diskler, okuyucu ve tarayıcılar, bilgisayar ağ bağlantı elemanları, yazıcılar vb. donanım unsurlarını oluşturmaktadır.

Muhasebe uygulamaları evrensel nitelikte genel kabul gören temel kavram ve ilkeler çerçevesinde yürütülür. Ayrıca gerek uluslararası faaliyette bulunan işletmelerin uygulamalarını gerekse ulusal düzeydeki uygulamaları şekillendiren standartlar belirlenmiştir. Bir başka ifadeyle bu genel çerçeveyi, finansal muhasebenin amaçlarını, mali tablo bileşenlerini, kayıt ve ölçme ile ilgili olan temel kavramlar, ilkeler, standartlar ve muhasebe politikaları (prosedür ve yöntemleri) oluşturur. 

• Sosyal sorumluluk
• Kişilik
• işletmenin sürekliliği
• Dönemsellik
• Parayla ölçülme
• Maliyet esası
• Tarafsızlık ve belgelendirme
• Tutarlılık
• Tam açıklama
• ihtiyatlılık
• Önemlilik
• Özün önceliği

Bu ilkeler şöyle sıralanabilir:

• Bilanço ilkeleri
  • Varlıklara ilişkin ilkeler
  • Yabancı kaynaklara ilişkin ilkeler
  • Öz kaynaklara ilişkin ilkeler
• Gelir Tablosu ilkeleri
  • Gelirler ile ilgili ilkeler
  • Giderler ile ilgili ilkeler

Ulusal muhasebe standartlarımız, uluslararası muhasebe standartları esas alınarak oluşturulmuş ve 2005 yılından itibaren halka açık şirketlerde uygulanmaya başlanmış olup 2013 yılından itibaren de genel uygulama zorunluluğu getirilmiştir.

Muhasebe uygulamalarını tam anlamıyla şekillendiren düzenleme; Maliye Bakanlğı’nca 1.1.1994’ten itibaren yürürlüğe konulan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri olmuştur. Bu kapsamda Tekdüzen Hesap Planının ülke genelinde uygulanma zorunluluğu getirilmiştir. Ticari ilişkilerin genel çerçevesinin Türk Ticaret Kanunu’nda ele alındığı görülmektedir. işletmelerin vergi yönüyle devletle ilişkilerini düzenleyen ana çerçeve ise Vergi Usul Kanunu’nda belirlenmiştir. Bunun yanında verginin konusuna göre; Kurumlar Vergisi Kanunu, Katma Değer Vergisi Kanunu, Gelir Vergisi Kanunu gibi farklı düzenlemeler vardır. Sermaye piyasası kapsamındaki şirketlerin ayrıca Sermaye Piyasası Kanunu hükümlerini uygulamaları gerekmektedir. Çalışanlarla ilgili olarak iş Kanunu ile Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu hükümlerinin dikkate alınması söz konusudur. Bu ve benzer yasal düzenlemelere bağlı olarak çıkarılan yönetmelik ve tebliğler ise uygulamanın derinliğini şekillendirmektedir.

Muhasebenin iki temel raporlama düzenine sahip olduğu söylenebilir. Bunun birincisi işletmeyle ilgili bilgi kullanıcılara genel bilgi sunan finansal raporlamadır. Finansal muhasebe kapsamında temel mali tablolar olan bilanço (finansal durum tablosu) ve gelir tablosu, tüm ilgili taraflara tek tip olarak raporlanır. Bu kapsamdaki bilgiler asgari bilgi verme gerekliliğini yerine getirmeyi amaçlayan çok genel açıklamalardır. Bu bilgilerden kararlarda yararlanılabilmesi için, bilgilerin tekrar işlenmesi, yani mali analiz yapılması gerekir. ikinci raporlama; işletme içi bilgi kullanıcılara, özellikle de işletme yöneticilerine yöneliktir. Üretim süreçlerinin bulunduğu sanayi ve hizmet işletmelerinde maliyet muhasebesi aracılığıyla üretilen, maliyet temelli ayrıntılı bilgiler, yönetim muhasebesi yöntemleriyle yönetsel kararlara uygulanabilir hâle getirilir ve yönetim kademelerine raporlanır. 

Dönem başı-açılış işlemleri kapsamında konaklama işletmesinin mali yapısının belirlenmesiyle işe başlanır. işletmenin sahip olduğu varlıklar ve bunların temin edildiği yeri gösteren kaynaklar tür ve tutar itibariyle tespit edilir. Kuruluş envanteri adı verilen bu işlem ile temel muhasebe denklemi de denilen bilanço eşitliği elde edilir. Envanter bilgileri daha sonra bilançoya dönüştürülür. Çift taraşı (bilanço esasına göre) kayıt yöntemine uygun olarak; açılış bilançosundaki bilgiler, yevmiye ve büyük defterde hesapların açılışıyla kayıtlara geçirilir. Diğer yandan açılış bilançosu ve envanter bilgileri envanter defterine de kaydedilir.

Dönem başı işlemlerinin tamamlanmasıyla dönem içi işlemler başlamış olur. Muhasebe dönemi boyunca işletmede gerçekleşen mali işlem ve olaylar belgelendirilmek suretiyle, önce yevmiyeye (günlük deftere) oradan da büyük deftere (defter-i kebir), muhasebe kayıt kurallarına uygun olarak işlenir. Bu ikili kayıt düzeni, muhasebe bilgisini elde etme kolaylığı yanında, kayıt doğruluğunu kontrol amacı da taşır.

Malzeme satın alma, taşıma, işçi çalıştırma, bankaya para yatırma gibi mali işlem verileri (girdiler) geçerli belgelere dayandırılmak suretiyle, önce muhasebe kayıt ortamına aktarılır. Muhasebe kayıt sürecinde (veri işleme aşamasında) işlemler gerçekleşme sırasıyla önce günlük kayıt dosyasına (yevmiye defterine) kaydedilir. Yevmiyeye kaydedilen işlemler, daha sonra konularına göre sınışandırılmak üzere büyük defter dosyasındaki (defter-i kebir) ana hesaplara aktarılır. Büyük deftere yevmiyeden yapılan aktarmaların doğruluğunu kontrol etmek üzere sağlama çizelgeleri (genellikle ay sonlarında ara mizanlar) çıkarılır. Bu arada muhasebe kayıt sürecinde hangi işlemlerin hangi hesaplara kaydedileceği konusunda hesap planından yararlanılır. Büyük defterdeki ana hesaplara bağlı olarak gerektiğinde ayrıntılı bilgi amacıyla yardımcı hesaplar da kullanılabilir. Gerek kayıtlara temel olan ilk işlem belgeleri gerekse kayıt sürecinde kullanılan diğer belgeler veritabanında (dosyalarda) saklanır.

Sürecin son aşamasında muhasebe bilgisi (çıktılar) elde edilir. Bu aşamada işletmenin sahip olduğu varlıklar (aktif) ve kaynaklara ilişkin (pasif) hesap kalanlarından bilanço oluşturulur. Bilanço işletmenin sahip olduğu varlıklarla bunların öz sermaye ve borç şeklindeki kaynaklarını belli bir tarih itibariyle gösteren mali tablodur. Ayrıca işletmenin bir hesap dönemine ait gelirleri, giderleri ve bunlar arasındaki fark olan kâr ya da zararını, gruplandırılmış şekilde gösteren gelir tablosu hazırlanır. Böylece muhasebe verilerinin bilgiye dönüştürülme süreci, muhasebe tanımında da belirtildiği üzere; kayıt, sınışandırma ve özetleme aşamalarıyla tamamlanmış olur. 

Mali tabloların elde edilmesi bakımından hesaplar bilanço hesapları ve gelir tablosu hesapları olmak üzere iki ana gruba ayrılır. Her iki grup kendi içinde de alt sınıflara ayrılabilir:

• Bilanço Hesapları
  • Varlık hesapları (Aktif hesaplar)
  • Kaynak (borç ve öz kaynak) hesapları (Pasif hesaplar)
• Gelir Tablosu Hesapları
  • Gelir hesapları
  • Gider hesapları

Akttif hesaplar, varlıklardaki değişiklikleri izlemek için kullanılır. Varlıklarda artışlar için bu hesaplar borçlandırılır, azalışlar için alacaklandırılır. Varlık hesapları kalan verdiğinde, borç kalanı verir.

Hesap Sınıfları:

1. Dönen Varlıklar
2. Duran Varlıklar
3. Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar
4. Uzun Vadeli Yabancı Kaynaklar
5. Öz Kaynaklar
6. Gelir Tablosu Hesapları
7. Maliyet Hesapları
8. (Serbest)
9. Nazım Hesaplar

Gider Yerleri:

• Esas Üretim Gider Yerleri
• Yardımcı Üretim Gider Yerleri
• Yardımcı Hizmet Gider Yerleri
• Yatırım Gider Yerleri
• Üretim Yerleri Yönetimi Gider Yerleri
• Araştırma ve Geliştirme Gider Yerleri
• Pazarlama, Satış ve Dağıtım Gider Yerleri
• Genel Yönetim Gider Yerleri
• Finansman Gider Yerleri