KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE MUHASEBE UYGULAMALARI - Deneme Sınavı - 6

İşletmelerde bütçelerin hazırlanması sırasında iki farklı yaklaşım ele alınabilir:

• Kabul ettirilen bütçe 
• Katılımlı bütçe

Bir hesap döneminin bütçelenmiş hedefleri ile aynı dönemin gerçekleşen faaliyetleri arasındaki farka sapma, bu sapmaların nedenlerini araştırma işlemine ise sapma analizi denir.

Uluslararası Muhasebe Uzmanları Federasyonu (IFAC) tarafından yapılan tanıma göre iç kontol sistemi;
• İşletme varlıklarının korunması,
• Yanlışlıkların ve yolsuzlukların önlenmesi ve bulunması,
• Muhasebe verilerinin doğruluk ve güvenilirliğinin sağlanması,
• Muhasebe verilerinin zamanında hazırlanmasının sağlanması,
• İşletme faaliyetlerinin yönetim politikalarına uygunluğunun sağlanması
amaçlarına ulaşmak için işletme faaliyetlerinin düzenli ve etkin bir şekilde
yürütülmesini sağlamada yardımcı olan politika ve prosedürlerdir.

Bir işletmede iç kontrol sisteminin yeterli ölçüde var olduğunu tespit edebilecek
göstergeler aynı zamanda iç kontrol sistemi unsurları olarak ele alınmaktadır.

Denetim riski ise finansal tablolara yansımış olan maddi hataların denetçi tarafından saptanamayıp yanlış görüş ortaya konması riskidir.

Hatalar: Verilerin işlenişinde veya bilgisayara girişte, istenmeden yapılan
birtakım yanlışlıklar hata olarak tanımlanmaktadır. Bir tutarın veya bir
müşteri isminin yanlış işlenmesi hatalara örnek olarak verilebilir. Bu ve
benzeri hatalar, kötü bir amaç taşımamakta ve insani nedenlerden kaynaklanmaktadır

Yönetimin Sorumluluğu: Bir işletmedeki tüm iç kontrollerin tasarımı, kurulması, işletilmesi ve izleme sorumluluğu işletme yönetimine aittir. İşletme yöneticileri, savurganlıkları ve yolsuzlukları en aza indirecek, verimliliği arttıracak, muhasebe verilerinin doğru ve güvenilir raporlanmasını sağlayacak, işletmenin yapısına ve büyüklüğüne uygun bir iç kontrol sisteminin kurulmasında esas sorumluluğa sahiptirler.

Konaklama işletmesinin örgütleme sürecinde; kimlerin hangi işleri ve nasıl yapacakları belirlenmektedir. İç kontrol örgütleme sürecinde yerine getirilmekte ve
organizasyon şemasını kapsamaktadır. İç kontrol örgütleme sürecinde aşağıdaki
noktalarda ele alınır:
• Kaç tane ve hangi posizyonların oluşturulacağı,
• Oluşturulan posizyonlarda çalışacakların niteliklerinin belirlenmesi,
• İş tanımlarının geliştirilmesi ve yazılı hale getirilmesi,
• Faaliyetlerle ve işlemlerle ilgili sorumlulukların bölünmesi,
• İç denetim bölümünün oluşturulması.
Yukarıda görülebileceği gibi; iç kontrol organizasyon yapısına doğrudan etki
eden ve örgütleme süreci içinde yer alan bir süreç olarak ele alınmalıdır. Bu nedenle eğer işletme üst yönetimi, iç kontrolle işletmedeki hata ve hileleri engellemeyi amaçlıyorsa örgüt yapısını bu amacı gerçekleştirecek şekilde geliştirmelidir.

Bilançonun maskelenmesi: Belirli bir amaca yönelik olarak bilançonun olduğundan farklı düzenlenmesi bilançonun maskelenmesi olarak tanımlanır.
Bu işlemin amacı; işletmenin ekonomik ve finansal yapısı, kârlılık ve likiditesi hakkında yanlı bilgi vermek veya algı yaratmaktır. Bu bağlamda, bilanço maskelemesi üçüncü kişileri yanıltma amacı taşıdığından bir muhasebe
hilesidir.

Tahsilatla İlgili Hileler
Bu tür hileler; adisyonun yok edilip paranın alınması, adisyonun üzerinde sonradan değişiklik yapılması, para üstünün az verilmesi, hatalı toplama ve nakit paranın
bir kısmının çalınıp kasa noksanı olarak gösterilmesi olarak karşımıza çıkmaktadır.
Bunların dışında son yıllarda yaygın olarak görülen bir diğer hile ise garson tarafından müşterinin kredi kartının kasiyere getirilmesi durumunda bunun kasiyer
tarafından özel cihazlarla kopyalanarak kredi kartının yasa dışı olarak kullanılması
şeklindedir.

Ön Büro Bölümünde İç Kontrol Sistemi
Ön büro, konaklama işletmesindeki faaliyetlerin başlangıç ve koordinasyon noktası olduğu için önemli bir bölümdür. Ön büro bölümü özetle; giriş ve kayıt ile
hesabın kapatılması ve çıkış işlemlerinin yapılması, müşteri hesaplarının düzenlenmesi, oda kartlarının ve müşteriye ait mesaj ve diğer bilgilerin iletilmesi gibi
fonksiyonları üstlenmektedir. Bölümün bu fonksiyonları, müşterilerin konaklama işletmesine varışlarından önce başlayıp işletmeye vardığı anda, müşteri işletmede konakladığı sürede ve ayrılma süreciyle devam eder. Bu süreç, konuk hizmet
döngüsü olarak adlandırılmaktadır.
Konaklama işletmelerinin konuk hizmet döngüsü işlemlerini hatasız ve hilesiz
gerçekleştirebilmesi iç kontrol sisteminin etkinliğine bağlıdır. Bu bölümdeki iç
kontrol çalışmaları; faaliyet belgelerinin izlenmesi, hesap girişlerinin ve dengelerinin doğrulanması ve muhasebe sistemindeki zayıf noktaların tanımlanmasından oluşur.

Güvenlik Bölümünde İç Kontrol Sistemi
Konaklama işletmelerinin her zaman yangın, ölüm, kaza, eşya kaybı, işletmenin
tesis ve demirbaşlarına zarar verilmesi, hırsızlık gibi olağanüstü olaylarla karşılaşması mümkündür. Bu nedenle işletmeler, bu olaylara karşı önleyici tedbirler almak zorundadır. Alınan tedbirler ve bu tedbirleri uygulayan personel, işletmenin
güvenlik bölümünü oluşturur. Güvenlik bölümü tarafından alınabilecek önlemler
özetle aşağıdaki gibidir:
• Yangın: Yangın çıkması durumunda ön büro personeli, tehlike bölgesindeki müşterilerle temas kurarak bulundukları yerleri boşaltması için duyuru
yapmakla görevlidir. Ayrıca yangın çıkışlarının açılması, çıkışlara yardım
edilmesi ve odaların kontrolü görevli personel tarafından yapılmalıdır.
• Kaza olayları ve ilk yardım: Herhangi bir kaza, hastalık ve ölüm hâlinde
işletme müdürüne haber verilmek üzere yazılı bir rapor hazırlanmalıdır.
Özellikle havuz ve deniz kenarında olası bir boğulma ihtimaline karşı cankurtaranlar görevlendirilmelidir.

Genel olarak maliyet, hedeflenen bir sonuca ulaşmak için yapılan harcama ya da katlanılması gereken fedakârlıkların parasal toplamıdır.

Konaklama işletmelerinde, konaklama maliyet unsurlarının değerlendirilmesi maliyet yönetimi olarak tanımlanır.

Sabit Maliyetler: Satış ve benzeri bir etkinlik hacmindeki değişmelere duyarsız olan bu maliyetler kısa dönemler itibariyle değişmez. Kira giderleri, yönetici maaşları, vergi, sigorta, faiz giderleri, amortismanlar gibi kalemler buna örnek olarak gösterilebilir. Bu kalemler, otel hangi doluluk oranı ile çalışırsa çalışsın, kısa dönemde değişmeyecektir. Fakat uzun dönemde sabit maliyetlerin değişme olasılığının olduğu unutulmamalıdır.

Konaklama işletmelerinde bu maliyetleri oluşturan unsurlar aşağıdaki gibidir:
• İlan, reklam, dekorasyon ve haberleşme maliyetleri
• Müzik, şov, pazarlama ve promosyon maliyetleri
• Finansman, genel yönetim, bakım-onarım ve yenileme maliyetleri
Üretilen Ürün Maliyetleri: Konaklama işletmelerinde üretilen ürün maliyetleri,

Muhasebe Tekniği Bu teknikte, hesap planında yer alan gider hesapları sabit ve değişken olmak üzere ikili bir sınıflandırmaya tabi tutulur. Bu kapsamda geçmiş dönemlerde söz konusu gider hesaplarına kaydedilmiş tutarlardan hareket edilerek önce sabit ve değişken maliyetler belirlenir, sonra da maliyet fonksiyonu saptanır. Yöntemde genellikle ilgili maliyetler, belirli bir dönem içerisinde (örneğin altı aylık bir dönemde) her ay bir önceki aya göre gösterdikleri değişme yüzdeleri, aynı aylardaki üretim artış veya azalış yüzdeleriyle karşılaştırılarak incelenir. Eğer işletmenin elinde birkaç döneme ait veriler yerine tek bir döneme ait veriler varsa değişme yüzdeleri saptanamaz. Bu durumda sabit ve değişken ayrımı yapılırken ilgili maliyetlerin nitelikleri göz önünde tutulmalıdır.Muhasebe tekniği, uygulanması kolay ve az maliyetli bir yöntemdir. Ancak maliyetleri sabit ve değişken şeklinde iki gruptan birine sokmada sadece analistin bilgi ve deneyimine bağlı olması bu yöntemin subjektif olmasına neden olur. Karma maliyetler söz konusu olduğu zaman, bu maliyetlere ilişkin fonksiyon parametrelerinin aşağıda ele alınacak matematik ve istatistik tekniklerle saptanması daha uygun olacaktır.

Konaklama işletmelerinin kurulmalarından fiziksel olarak oluşturulmalarına ve işletmeye açılmalarına kadar geçen sürede katlanılan maliyetler yatırım
maliyetleri olarak tanımlanır.

Diğer Yatırım Maliyetleri (Hizmete direkt katkıda bulundukları ölçüde; servis otobüsü, otoları, tenis kortları veya yüzme havuzu maliyetleri vb.)

Muhasebe tekniği, uygulanması kolay ve az maliyetli bir yöntemdir.