KAMUSAL HALKLA İLİŞKİLER - Deneme Sınavı - 9

Kurum içi yayınları aşağıdaki konu- lara odaklanmalıdır;
-Çalışanları kurumla ilgili yeni gelişmeler (yeni yöneticiler ya da pozisyonu değişen çalışanlar)
-Yeni çalışanların tanıtımı,
-Çalışanların deneyimleri
-Özel yetenekleri veya hobileri olan çalışan- ların projeleri
-Eğitimler, seminer ve diğer etkinlik haberlerini
-Kurumun yeni hizmetleri.

Kurum içi halkla ilişkiler tekniklerini kullanmanın avantajları şu şekilde sıralanabilir:
Çalışanlar kurumun kendilerine verdiği değeri hissettiklerinde verimlilikleri, kuruma bağlılıkları ve motivasyonları artar.
Teknikler hem kurumu tanıtmaya hem de çalışanları bilgilendirmeye yönelik olduğundan kurumun işleyişi hızlanır, işin niteliği artar.
Çalışanların kurumla ilgili sahip oldukları her bilgi dış paydaşların gözünde kurumun itibarına katkı sağlar.

Kurum ve paydaşları arasında köprü görevi görür. Karşılıklı iletişim akışını hızlandırır.
Hizmetlerin iyileştirilmesi için gereken geribildirimi sağlar. İki yönlü iletişimi tamamlar.
İletişimin düzenli akmasına yardımcı olur. Sürekliliği ve mekândan soyutlanması beklenmedik verilere ulaşılma- sını sağlar.
Kamu kurumlarında yaşanan yığılmaları ve personelin zaman kaybını azaltır. Sorunların çözümünde hissedilir bir hız yaratır.
Hizmet alan grupların sadakatinin artmasına etkide bulunur. Artan memnuniyet ile beraber olumlu itibara güçlü bir katkı sağlar.

Yıllıklar; Bir yıl boyunca kurumda gerçekleştirilen etkinliklerin, kutlamaların, varsa ödüllerin, hizmet alanlarına ilişkin yeni değişiklilerin yer aldığı, iş performanslarının, üretim veya hizmet ile ilgili niceliksel verilerin, niteliksel değerlendirmelerin bulunduğu tarihsel sıralamaların yapıldığı kitapçık şeklinde hazırlanan materyallerdir. Çalışanlar özellikle kendilerine ait üretimlerin kuruma kattığı değeri somut olarak görmüş olurlar. Böylece kendilerinin kurum için önemini, kurumsal başarıda ortaya koyacakları performansın etkisini algılarlar.

Açık sistemli kurumlardan beklenen halkla ilişkiler tekniklerinden biri de açık kapı günleridir. Adından da anlaşılabileceği gibi, bu günlerde kurum dış paydaşlarına çalışma sistemini, birimlerini, fiziki olanaklarını kısaca kurumun işleyişini anlatabilmek için “kurumun mutfağına” ilgili herkesi davet etmektedir. Bu günlerde yöneticiler dış paydaşlarla yüz yüze görüşme fırsatı bulabilmekte, paydaşlar ise kurumu en yakından tanıma olanağı yakalamaktadır.

Kurumun dış paydaşlarına ulaşmada kamu kurumlarının da sıklıkla kullandığı tekniklerden biri afişlerdir. Geniş kitlelere farklı sloganlarla hizmeti tanıtman ve yararlanılmasını sağlamak amacıyla afişler etkili tekniklerden biridir. Zira insanlar için görsel uygulamalar sözel anlatımlardan çok daha etkili ve akılda kalıcıdır.

Kurumlar hizmetlerini, ürünlerini paydaşlarına tanıtma amacıyla sergilerden ve fuarlardan bir teknik olarak faydalanmaktadır. Sergilerde kurumun gelişimini gösteren çeşitli fotoğraflar, geçmişe ait belgeler, afişler kurumun paydaşları gözündeki imajını da olumlu yönde etkilemektedir.

Basın toplantıları düşünce alış-verişi bağlamında sorulacak sorular ve alınacak yanıtlar sonucu informal bir iletişim ortamı sağlamaktadır (Çamdereli, 2000, s.104). Basın toplantıları herhangi bir konu özelinde (yeni bir uygulamanın tanıtımı, yönetimle ilgili bir değişiklik, kuruma özel bir kutlama) ger- çekleştirilir ve kurum basın sözcüsü olarak halkla ilişkiler uygulayıcısı ya direkt üst düzey yönetici tarafından basına seslenilir.

Basın gezisini düzenlemenin bir nedeni olmalıdır. Kuruluş yıldönümleri, açılışlar ya da önemli gelişmelere dayanan çeşitli özel olaylar basın gezilerine fırsat sağlayabilir. Bu fırsatları yaratmak, basın gezilerini kamuoyu oluşturmada etkin bir araç olarak kullanmak halkla ilişkiler uygulayıcısının başarısına bağlıdır.

Sanal Basın Odaları; Teknolojinin bugün geldiği son nokta düşünüldüğünde medya ilişkilerinde de yeni tekniklerin kullanılması kaçınılmazdır. Bu nedenle kamu kurumlarının kurumsal web siteleri içinde sadece basın mensuplarına özel bağlantılar oluşturulmak- tadır.

Günlük dedikodu haberleri kurum içi yayınların ele aldığı konulardan biri değildir çünkü dedikodular enformeldir. Kurum içi yayınlar çalışanları kurumla ilgili yeni ve formel gelişmelerden haberdar etmeyi hedefler.

Sadece kurumun politikalarını, hedeflerini seslendirdiği, yöneticilerin ön plana çıktığı, çalışanların dâhil olmadığı yayınlar çalışanlar tarafından benimsenmemekte, dahası gereksiz bir maliyet olarak bir kenara atılmaktadır.

Yıllıklar sayesinde çalışanlar özellikle kendilerine ait üretimlerin kuruma kattığı değeri somut olarak görmüş olurlar.

Kitapların varlığı kurumsal değerlerin formelleştirilmesi açısından önem taşımaktadır. Bu materyaller çalışanlar için sadece bir motivasyon kaynağı oluşturmazlar; aynı zamanda kurumsallık anlayışını ortaya koyan davranış kalıplarını da tanımlarlar.

Bilgilendirici notlar sayesinde çalışan, durum değişiklerinin nedenini öğrenerek kendisini sadece talimat alan bir iş gören olarak değil, aynı zamanda kurumsal akışa dâhil olan, kararların gerekçelerinin aktarıldığı bir iç paydaş olarak görür.

Çalışanların kurumla kurduğu ilişkileri güçlendirecek ve duygusal bağlar yaratacak önemli enstrümanlardan biri de yıldönümü ve özel gün kutlamalarıdır. Burada sözü edilen kutlamalar, kurumun kuruluş yıldönümleri, uzun yıllar kuruma hizmet vermiş çalışanların yıldönümü kutlamaları, doğum günleri ve diğer özel günlerde gerçekleştirilen kutlamalardır.

Sponsorluk sadece kurumun adının duyurulması için değil, aynı zamanda çalışanların kurumlarının yanlarında olduğuna yönelik bir algıya sahip olabilmeleri için de önemli bir rol oynamaktadır.

Bu günlerde yöneticiler dış paydaşlarla yüz yüze görüşme fırsatı bulabilmekte, paydaşlar ise kurumu en yakından tanıma olanağı yakalamaktadır.

Afiş kullanmanın bir başka kolaylığı ise bu tekniğin pratik olmasıdır. Detaylı planlamaları gerektirmez. Bir konuyu tasarım, dağıtım ve varsa yayınlama maliyetleri dışında bir külfet olmaksızın duyurma noktasında güçlü araçlardır.

Medya   mensuplarına özel  geziler düzenleme medya mensuplarına  kurumun fiziksel olanaklarını ve işleyişini tanıtmak bakımından önemli işlev görmektedir. Basın gezisini düzenlemenin bir nedeni olmalıdır. Kuruluş yıldönümleri, açılışlar ya da önemli gelişmelere dayanan çeşitli özel olaylar basın gezilerine fırsat sağlayabilir.