KAMUSAL HALKLA İLİŞKİLER - Deneme Sınavı - 8

Kamu kurumlarının hizmetlerini üretecek ve dolayısıyla rakip olarak ortaya çıkacak örgütler genellikle yoktur. Sonuç olarak toplumsal faydanın ortaya çıkaracak çıktıları üretmeyi hedefleyen kamu kurumlarındaki iletişim yönetimi, rakipleriyle mücadele eden diğer örgütlere göre bazı amaç ve yöntem farklılıkları taşımaktadır.

Farklı paydaş grupları ile sürekli ve doğrudan temas halinde olan çalışanlar,
kuruma yönelik olumlu imajın inşa edilmesinde önemli rol oynamaktadır. Kamusal halkla ilişkilerin çalışma alanlarından bir tanesi ve belki de en önemlisi, çalışanların dış paydaşlar ile kurduğu etkileşim biçimidir. Kamu çalışanlarının dış paydaşlar ile kurduğu etkileşimde işbirlikçi ve çözüm odaklı yaklaşımları bu acıdan büyük bir önem taşımaktadır; zira kamu kurumundan hizmet alan bir kişinin zihninde oluşan imajda, aldığı hizmet kadar iletişim kurduğu kamu çalışanının yaklaşımı belirleyici olmaktadır.

Açık sistemlere sahip kamu kurumlarında çalışanlar bilgilendirilir, kurumla ilgili iyi haberler verildiği gibi kötü haberler de çalışanlarla paylaşılır. Zira açık sistemler, kurumun çalışanları ile kurduğu iletişimde dürüst, güvenilir ve tutarlı olması demektir. Böylece kamu çalışanı çalıştığı kurumu benimser, kurumu ile özdeşleşebilir. Çalışanın çalıştığı kurumu sahiplenmesi, ortaya çıkan iş sonuçlarında performansı olumlu yönden etkiler. Bu nedenle çalışanların, kurum içi halkla ilişkiler çalışmaları ile iletişim ihtiyaçları karşılanabilir.

Kurum içi yayınlarda;
Çalışanları kurumla ilgili yeni gelişmeler, yeni çalışanlar, çalışanların deneyimleri, özel yetenekleri ve hobileri olan çalışanların projeleri, kurumun yeni hizmetlerine odaklanmalıdır.

Bir yıl boyunca kurumda gerçekleştirilen etkinliklerin, kutlamaların, varsa ödüllerin, hizmet alanlarına ilişkin yeni değişikliklerin yer aldığı, iş performanslarının, üretim veya hizmet ile ilgili niceliksel verilenlerin, niteliksel değerlendirmelerin bulunduğu tarihsel sıralamaların yapıldığı kitapçık şeklinde hazırlanan materyallerdir. Çalışanlar özellikle kendilerine ait üretimlerin kuruma kattığı değeri somut olarak görmüş olurlar. Böylece kendilerinin kurum içinde önemini, kurumsal başarıda ortaya koyacakları performansı etkisini algılarlar. Ayrıca başarılı bir kurumun paydaşı olmanın mutluluğunu duyarlar. Çalışanların, çalışmalarını basılı bir ürüne dönüşmesi kalıcılığı ve dolayısıyla etkisi bakımından önemlidir.

Kitapçıklarda kurumun hikâyesi, yöneticileri, kurumsal kimliğe ilişkin bilgiler, kurumun misyonu ve vizyonu yer almaktadır. Kitapçıklar, kurumsal değerlerin formalleşmesi açısından önem taşımaktadır. Bu materyaller çalışanlar için sadece bir motivasyon kaynağı oluşturmazlar, aynı zamanda kurumsallık anlayışını ortaya koyan davranış kalıplarını da tanımlar. Vizyon ve misyonun, kalite politikalarının, hizmet biçimlerinin ve kurumsal mottaların yerleşmesini sağlarlar. Çalışan, kurumun iş değerlerini formal olarak algılar, kurumun iş performansı konusundaki hassasiyetinin ve sorumluluklarının farkına varır.

Bilgilendirici notlar tebliğ niteliği taşıyan araçlar algılanmamalı, iletilen konunun gerekçelerinin de açık biçimde ifade edilmesi gerekmektedir. Çalışan, durum değişikliğinin nedenini öğrenerek kendisini sadece talimat alan bir iş gören olarak değil, kurumsal akışa dahil olan, kararların gerekçelerinin aktarıldığı bir iç paydaş olarak görür.

Kurumlarda öneri/şikayet kutularına isimsiz şekilde gönderilebilecek öneriler ya da şikayetler için çalışanları cesaretlendirmelidir. Bu yolla kurumun içindeki aksaklıklar daha net biçimde ortaya çıkarılmaktadır. Ancak hassas bir konudur. Kişi hak ve özgürlüklerini sınırlayıcı, iş performansı olumsuz etkileyecek baskı ortamını oluşturacak sonuçlardan kaçınmalıdır. Bu araçlardan elde edilen verilerin değerlendirilmesi konusunda hassasiyetler ortaya çıkabilir.

Çalışanların kurumla kurduğu ilişkileri güçlendirecek ve duygusal bağlar yaratacak önemli enstrümanlardan biri de yıldönümü ve özel gün kutlamalarıdır. Bu özel olaylar çalışanların birlik ve beraberliğini pekiştirmede, kurumun hedeflerine bağlanmalarına ‘’biz’’ duygusu yaratacak olumlu imaja katkı da sağlamaktadır.

Hizmet iyileştirecek yolların belirlenmesinde en elverişli tekniklerden biri hizmet alanlardan geri bildirim almaktır. Geri bildirimi hem düzenli hem de sistematiğe bağlı almaya yönelik tekniklerden biri ise kurum içinde yer alan dilek ve istek kutularını kurum içinde görünür olacak şekilde bir alana yerleştirmektedir. Önceden kurum tarafından hazırlanmış başlıklar ya da açık uçlu sorularla hazırlanmış formlar, dilek istek kutularının bulunduğu alana bırakılır, hizmet alan gruplardan da hizmeti bu formaları doldurarak değerlendirmeleri beklenir.

Halka ilişkiler teknikleri kullanmanın avantajları; çalışanlar kurumun kendilerine verdiği değeri hissettiklerinde verimlilikleri, kuruma bağlılıkları ve motivasyonları artar, teknikler hem kurumu tanıtmaya hem de çalışanları bilgilendirmeye yönelik olduğundan kurumun işleyişi hızlanır, işin niteliği artar ve çalışanların kurumla ilgili sahip oldukları her bilgi dış paydaşların gözünde kurumun itibarına katkı sağlar şeklinde sıralanmaktadır. Yukarıya bakıldığında bu üç seçeneğin de şıklarda yer aldığı görülmektedir.

Kurum içi yayınların odaklanması gereken konular;
• Çalışanları kurumla ilgili yeni gelişmeler (yeni yöneticiler ya da pozisyonu değişen çalışanlar)
• Yeni çalışanların tanıtımı,
• Çalışanların deneyimleri
• Özel yetenekleri veya hobileri olan çalışanların projeleri
• Eğitimler, seminer ve diğeretkinlik haberlerini
• Kurumun yeni hizmetleriOlarak sıralanmaktadır.

Bir yıl boyunca kurumda gerçekleştirilen etkinliklerin, kutlamaların, varsa ödüllerin, hizmet alanlarına ilişkin yeni değişiklilerin yer aldığı, iş performanslarının, üretim veya hizmet ile ilgili niceliksel verilerin, niteliksel değerlendirmelerin bulunduğu tarihsel sıralamaların yapıldığı kitapçık şeklinde hazırlanan materyallere yıllıklar adı verilmektedir.

Yeni çalışanların kurum ile ilgili hak ve sorumlulukları, eğitim olanakları, mesai saatleri, yükselme sistemleri gibi doğrudan çalışanları ilgilendiren daha özel konuların yer aldığı materyallere el kitapları adı verilmektedir.

Kurum içindeki gündelik akıştaki ani değişimlerden ve bu değişimlerle ilgili sonuçlardan çalışanları haberdar etmeye yaran araçlara bilgilendirici notlar adı verilmektedir.

Duyuru panolarının sınıflandırılmasında dikkate alınan konular; personel haberleri, kurum ile ilgili haberler, çalışanların ihtiyaç duyduğu hizmetlere ilişkin haberler ve sosyal etkinlikler ile ilgili haberler olarak sınıflandırılmaktadır.

Geziler, dikey ve yatay hiyerarşideki çalışanların birbiri ile etkileşim kurduğu, ortak zaman geçirdikleri bir sosyalleşme aracı olarak tanımlanmaktadır.

Basın Toplantıları, bültenleri ve kitlerinin amacı gazetecileri bilgilendirmek ya da medyanın gündemine girmek gibi görülse de, asıl amaç kurumun performansı ve hizmetleri hakkında hedef grupları bilgilendirmek ve kurumun itibarını arttırmaktır.

Basın bültenleri ters piramit kuralına göre yazılmalıdır. Bu kurala göre ilk paragrafta konunun genel hatları 5N 1K kuralı ile verilmeli, alt paragraflarda daha detaylı anlatım yapılmalıdır.

Broşür hazırlanırken öncelikle mesajın yerleştirileceği alanın seçimi ve çok uzun ve karmaşık bilgilerin verilmemesine dikkat edilmeli ardından broşürün boyutuna göre (en sık A4 boyutunda, iki ya da üç kırımlı biçim kullanılmaktadır) kâğıdın seçimine ve grafik öğelerinin belirlenmesi özelliklerine dikkat edilmelidir.