Devlet Memurlarının Özlük Dosyaları, Yükselmeleri ve Meslek İçi Eğitimleri

Özlük dosyaları memur hakkında memuriyetle ilgili konularda karar verileceği zaman dikkate alınacak ve memur ile ilgili en ayrıntılı bilginin yer aldığı kaynaktır.

Özlük dosyası, her memur için düzenlenen ve içerisinde o memura ilişkin memuriyete atanmadan başlayarak, memuriyetin sona ermesine kadar gerçekleşen bilgiler ve belgeler kaydedilir. Bu bilgi ve belgeler, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgelerdir.

Özlük dosyalarında hangi belgelerin bulunacağı veya özlük dosyalarının nasıl ve hangi usullere göre tutulacağı, yani özlük dosyalarının tutulma usul ve esasları Devlet Personel Başkanlığı tarafından belirlenmektedir.

Özlük dosyalarında, memurların, ödül, başarı belgesi gibi başarılı çalışmalarının karşılığı kendilerine verilen belgeler yer almaktadır.

DMK’nin 122. maddesine göre, “Görevli oldukları kurumlarda olağanüstü gayret ve çalışmaları ile emsallerine göre başarılı görev yapmak suretiyle; kamu kaynağında önemli ölçüde tasarruf sağlanmasında, kamu zararının oluşmasının önlenmesinde ve önlenemez kamu zararlarının önemli ölçüde azaltılmasında, kamusal fayda ve gelirlerin
beklenenin üzerinde artırılmasında veya sunulan hizmetlerin etkinlik ve kalitesinin yükseltilmesinde somut olaylara ve verilere dayalı olarak katkı sağladıkları tespit edilen memurlara, merkezde bağlı veya ilgili bakan, illerde valiler, ilçelerde kaymakamlar tarafından başarı belgesi verilebilir.

Üstün başarı belgesi verilenlere, merkezde bağlı veya ilgili bakan ve illerde valiler tarafından uygun görülmesi hâlinde en yüksek Devlet memuru aylığının
(ek gösterge dâhil) % 200’üne kadar ödül verilebilir. Bu maddeye göre bir mali yıl içinde ödüllendirileceklerin sayısı, kurumun yılbaşındaki dolu kadro mevcudunun binde onundan, Gümrük Müsteşarlığı, Millî Eğitim Bakanlığı ve Emniyet Genel Müdürlüğü
ile Jandarma Genel Komutanlığı ve Sahil Güvenlik Komutanlığı kadroları için binde yirmisinden fazla olamaz. Yıl içinde ödüllendirilen personel sayısı kurumlarınca izleyen yılın Ocak ayı sonuna kadar Devlet Personel Başkanlığına bildirilir.

Özlük dosyalarının yanı sıra, memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kayıt olurlar. Yani artık yalnızca kâğıt dosyalar biriktirmek şeklinde değil, bilgisayar ortamında da memurların özlük bilgileri kayda alınmaktadır.

Devlet memurlarının görevlerinde yükselmeleri ve ilerlemeleri ikiye ayrılmaktadır. Bunlar;

• Kademe İlerlemesi
• Derece Yükselmesi olarak Devlet Memurları Kanunu içerisinde yer almaktadır.

Devlet Memurları Kanunu’nun 64. maddesinde tanımlandığı üzere, kademe, derece içinde, görevin önemi veya sorumluluğu artmadan, memurun aylığındaki ilerlemedir. Yani kademe bir nevi, derece içerisinde bulunan basamaklar şeklinde tasavvur edilebilir.
Memurun kademe ilerlemesinin yapılmasına onay verecek mercii, atamaya yetkili amirdir. Onay mercileri kademe ilerlemeleri ile ilgili yetkilerini devredebilirler.

Memurun kademe ilerlemesinin yapılabilmesi için bazı şartlar gerekmektedir. Bunlar:

• Memurun kademe ilerlemesinin yapılabilmesi için bulunduğu kademede en az bir yıl çalışmış olması,
• Bulunduğu derecede ilerleyebileceği bir kademenin bulunması şartlarıdır.

Kademe ilerlemesine hak kazanan memurlar, kurumlarınca her ay alınacak toplu onaylarla belirlenir. Kademe ilerlemesi yapmış sayılanlardan ilerlemeye müstahak olmadıkları sonradan tespit edilenlerin kademe ilerlemeleri, ilerlemiş sayıldıkları tarihten geçerli olmak üzere iptal edilir.

Mesleklerini, memuriyetin gereği gibi, hukuk kurallarını gözeterek ifa eden memurlar yani belirli süreler içerisinde disiplin cezası almamış olan devlet memurlarına ayrıca bir kademe ilerlemesi uygulanır. Şöyle ki, son sekiz yıl içinde herhangi bir disiplin cezası almayan memurlara, aylık derecelerinin yükseltilmesinde dikkate alınmak üzere bir kademe ilerlemesi uygulanır. Bu maddede belirtilen şartları haiz her sınıf ve derecedeki memurlar, hak kazandıkları tarihten geçerli olmak üzere ve başkaca bir işleme gerek kalmaksızın bir ileri kademeye ilerlemiş sayılırlar. Yani, kademe ilerlemesine hak kazanılması hâlinde idareye başvurmaya ya da başkaca herhangi bir şey yapmaya gerek yoktur. belirli bir süre görev yapmak üzere, mecburi olarak sürekli görevle atanan memurlardan kalkınmada birinci derecede öncelikli yörelerde bulunanlara, bu yörelerde fiilen çalışmak suretiyle geçirilen her iki yıl için bir kademe ilerlemesi daha verilir. Yıllık izinde geçirilen süreler fiilen çalışılmış sayılır. İki yıldan az süreler dikkate
alınmaz. Anlaşılacağı üzere, bu hükmün konuluş amacı, bazı yörelerin kalkınmasının sağlanması ve bu yörelerdeki memur ihtiyacının karşılanması yani memurların bu yörelerde çalışmaya teşvik edilmesidir. En kısa ifadeyle amaçlanan kamu yararıdır, denilebilir.

Derece yükselmesi, memurun bulunduğu dereceden, bir üst dereceye yükselmesidir. Bu yükselmede, memurun maaşında artış olmaktadır.

Derece yükselmesi yapılabilmesi için bazı şartların gerçekleşmiş olması aranır. Bu şartlar:

• Üst derecelerden boş bir kadronun bulunması,
• Derecesi içinde en az üç yıl ve bu derecenin üçüncü kademesinde bir yıl bulunmuş olmak,
• Kadronun tahsis edildiği görev için öngörülen nitelikleri elde etmiş olmak şarttır.

Diğer şartları taşımakla birlikte üst derecelerde kadro olmadığı için derece yükselmesi yapamayan memurların kazanılmış hak aylıkları, öğrenim durumları itibariyle yükselebilecekleri dereceyi aşmamak şartıyla işgal etmekte oldukları kadroların üst derecelerine yükseltilir. Derece yükseltilmesine onay verecek mercii, atamaya yetkili amirdir.

Devlet memurlarının hizmet içi eğitimi konusu, DMK’de “Devlet Memurlarının Yetiştirilmesi” başlığı altında düzenlenmiştir. Devlet memurlarına, meslekte yetişmelerini sağlamak, mesleki verimliliklerini artırmak ve daha ileriki görevlere hazırlayarak yükselmelerine imkân sağlamak amacıyla hizmet içi eğitim verilmektedir

Hizmet içi eğitimin usul ve esasları, memurun görev yaptığı kurum ile Devlet Personel Başkanlığının birlikte hazırlayacakları bir yönetmelikte tespit edilir. Her kurumun, hizmet içi eğitimi sağlamakla görevli en az bir tane eğitim birimi mevcuttur. Birden fazla hizmet içi eğitim birimine sahip olan kurumlarda, bu eğitim birimlerinden bir tanesi Merkez Eğitim Birimi adını taşır.

Kurumlar, hizmet içi eğitimin verilmesini sağlamak amacıyla eğitim merkezleri de açabilirler. Kurumların eğitim merkezlerinin kurulması ve çalışmasına ilişkin usul ve esaslar, Devlet Personel Başkanlığının görüşü alınmak suretiyle ilgili kurum tarafından hazırlanacak bir yönetmelikle düzenlenmektedir. Kurumların hizmet içi eğitimlerinin denetim yetkisi, Devlet Personel Başkanlığındadır. Devlet Personel Başkanlığı kurumların yurt içi ve yurt dışı eğitim programlarının hazırlanmasında ve uygulanmasında yol göstermek, yetiştirme faaliyetlerini koordine etmek ve denetlemekle görevlidir. Devlet memurları, hizmet içi eğitimlerini, yalnızca yurt içinde değil, yurt dışında da alabilirler. Bu amaçla devlet memurları, yabancı ülkelerin hizmetle ilgili kurumlarında veya eğitim merkezlerinde de hizmet içi eğitim alabilirler. Bunlardan sınıflarının kapsadığı hizmetlerin niteliği bakımından, aynı zamanda belirli bir dalda öğrenim ve ihtisas yapması gerektiği kurumları ve Devlet Personel Başkanlığınca kararlaştırılmış olanlara öğrenim veya ihtisas yapma izni verilebilir.

Kurumlar, belli sınıflardaki memuriyetlere eleman yetiştirmek amacıyla da belli kişilere eğitim öğretim imkânı sunabilirler. Kurumlar bu amaçla;

• Kendi bünyeleri içerisinde mesleki öğretim ve eğitim yapabilirler.
• Yurt içindeki öğrenim kurumlarında öğrenci okutabilir ve ihtisas yaptırabilirler.
• Dış memleketlerde öğrenci okutabilir ve ihtisas yaptırabilirler.

hizmet içi eğitimin kurumlar arasında koordine bir şekilde sağlanması amacıyla ve Cumhurbaşkanı kararıyla kurumlar arası eğitim merkezleri de açılabilir. Devlet memurlarının eğitim genel planı, Cumhurbaşkanı kararıyla yürürlüğe konulur.

Master derecesini alıp bir kademe ilerlemesinden yararlanan memura, mesleği ile ilgili öğrenim dalında doktora yaptığı takdirde iki kademe ilerlemesi uygulanır. Doktora üstü üniversite doçentliği unvanını üniversitede görevli iken kazananlara bir derece, diğer memuriyetlerde iken bu unvanı kazananlara iki kademe ilerlemesi uygulanır.