Resim ve Adli Yazışma Usulleri İle Uyap Kullanımı

Resmî belge, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri ifade etmektedir.

Resmî bilgi ise kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgiler olarak tanımlan- maktadır.

Elektronik ortam, belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini kapsamaktadır.

Elektro- nik belge, elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belge olarak tanımlanabilir.

Dosya planı, resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, yazı alanı, yazı kâğıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzen- lenen alanı ifade etmektedir.

Teknolojik gelişmeler, Ulusal Yargı Ağı Projesinin kurulması gibi nedenler elektronik imza kullanımı yaygınlaştırmış ve Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas Ve Usuller Hak- kında Yönetmelikte tanımı yapılmıştır. Buna göre güvenli elektronik imza, münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahi- binin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır.

Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuru- luşlara tekit yazısı yazılır. Birinci tekidde hatırlatmada bulunulur, ikinci tekidde gecikme nedenleri sorulur, üçüncü tekidde ise sorumlular hakkında yasal işlem yapılır.

Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen tek- nik tedbirleri alır.

Yargılama sürecinde dilekçeler, usul kanunlarına ve belirli yönetmeliklere göre yazılmak- tadır. Yargılama esnasında ve sonrasında yargılamaya ilişkin bu dilekçeler adli yazışmadır.İdari yargı ve medeni yargıda yargılama dava dilekçesi ile ceza yargılamasında şikâyetdilekçesi ile başlamaktadır.

Hukuk mahkemelerinde dosyada, dava dilekçesi, tensip tutanağı, cevap dilekçesi, cevaba cevap dilekçesi, ikinci cevap dilekçesi, vekâletnameler, yazılan müzekkereler ve cevapları, bilirkişi raporu, tarafların bilirkişi ra- poruna beyanları, keşif tutanağı, duruşma tutanakları, gerekçeli karar, temyiz dilekçeleri, Yargıtay ilamları ve dava türüne göre gerekli diğer belgeler bulunmaktadır. Bu evraklar tarih sırasıyla dosyaya takılır.

Ceza mahkemelerinde dava dosyasında, iddianame, iddianamenin kabulü kararı, tensip tutanağı, vekâletnameler, sanıkların nüfus ve adli sicil kayıtları, keşif tutanağı, bilirki- şi raporları, istinabe tutanakları, Adli tıp raporları, yazılan müzekkere ve cevapları, delil oluşturan diğer belgeler ve duruşma tutanağı bulunmaktadır.

Dosyanın bilirkişiye, başka mahkemeye, Yargıtay’a veya başka bir yere incelenmek üzeregönderildiğinde dosyanın aslı gelene kadar geçici oluşturulan dosyaya gölge dosya denilir. Gölge dosyanın kapağına, mahkeme adı, esas numarası ve taraf bilgileri yazılır. Dosya içerisine, önemli belgelerin örneği, dosya teslim ve tesellüm tutanağı, dosya gönderme irsaliyesi ve dosya dizi listesinin onaylı bir sureti bulunur. Asıl dosya gelene kadar dosya kapsamındaki tüm belge ve tutanaklar gölge dosyada saklanır. Asıl dosya geldiğinde ise, gölge dosyadaki evraklar asıl doyasına geçirilerek gölge dosyanın işlevi sonlandırılır. Gölge dosya tutulmasının amacı, doyanın mahkemede bulunmadığı sırada akıbetini bilmek, dosyaya gelen evrakların kaybolmasını önlemek ve takibini kolaylaştırmaktır.

UYAP Bilişim Sistemi kullanılarak soruşturma ve kovuşturma işlemleri ile diğer adlî ve idarî işlemlerin etkin, verimli, hızlı, düzenli, şeffaf ve usul ekonomisine uygun biçimde yürütülmesi amacıyla; her türlü işlem ve faaliyetin, UYAP üzerinden gerçekleştirilmesine imkân bulunmayan istisnai hâller saklı olmak koşuluyla, UYAP ortamında, zamanında, eksiksiz ve doğru bir biçimde gerçekleştirilmesi için ilgili kanunlarla düzenlemeler yapıl- mıştır. Her türlü kalem hizmetlerinin UYAP üzerinden yürütülmesi, tüm birimlerde her türlü veri girişinin eksiksiz ve doğru biçimde yapılması hedeflenmiştir.

UYAP sistemi yargılama faaliyetlerinin daha etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, iş süreçlerinin hızlandırılması ve elektronik arşivin oluşturulması amacıyla kurulmuş bir sistemdir. Kullanılan portallar, avukat portal, vatandaş portal, bilirkişi portal, kurum portal, e-satış portaldır. Bu portallara e-devlet şifresi, e-imza ve m- imza ile giriş yapılmaktadır.

Savcılıklar, mahkemeler, icra ve iflâs dairelerinin iş süreçlerindeki her türlü veri, bilgi ve belge akışı ile dokümantasyon işlemleri, bu işlemlere ilişkin her türlü kayıt, dosyalama, saklama ve arşivleme işlemleri ile uyum ve işbirliği sağlanmış dış birimlerle yapılacak her türlü işlemler UYAP ortamında gerçekleştirilir.

Taraf ve vekilleri ile diğer ilgililer, güvenli elektronik imza ile imzalamak suretiyle UYAP vasıtasıyla mahkemeler veya icra ve iflâs dairelerine elektronik ortamda bilgi ve belge gönderebilirler, dava ve takip açabilirler.

Teknik nedenlerle fizikî olarak düzenlenen belge veya kararlar, engelin ortadan kalkmasından sonra derhal elektronik ortama aktarılır, yetkili kişilerce güvenli elektronik imza ile imzalanarak UYAP’a kaydedilir ve gerektiğinde UYAP vasıtasıyla ilgili birimlere iletilir. Bu şekilde elektronik ortama aktarılarak ilgili birimlere iletilen belge ve kararların asılları mahallinde saklanır, ayrıca fizikî olarak gönderilmez. Ancak, belge veya kararın aslının incelenmesinin zorunlu olduğu hâller saklıdır. Elektronik ortama aktarılması imkânsız olan belgeler ise fiziki ortamda saklanır ve gerektiğinde fizikî olarak gönderilir.

Asıl dosyanın bilirkişiye, başka bir mahkemeye veya mercie gönderilmesi gerektiğinde, zabıt kâtibi tarafından düzenlenen ve dosyada bulanan belgeleri gösteren listeye dizi pu- sulası denir. Bu liste iki nüsha halinde hazırlanarak altı imzalanır. Nüshalardan biri asıl dosyaya biri gölge dosyaya konulmaktadır. Dizi pusulasının yapılış amacı, dosya mahkeme dışına çıktığı durumlarda içindeki evrakların tam olarak gelip gelmediğinin kontrolünü yaparak, belge kaybolması durumunda bunu gözden kaçırmamak ve kontrol altında tutabilmektir.

Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklin- de görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir. Gizlilik derecesiçok olan yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konularak zarf yapıştırılır. Zarfın kapanma yerine hazırlayanın parafı atılır. Şeffaf bant ile örtülecek şekilde kapatılır. Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır. Ortayagideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır.