İŞLETMELERDE EĞİTİM VE GELİŞTİRME

Kart karıştırma tekniğinin özünde en çok ve en az tercih edilen seçeneklerin belirlenmesi vardır. Bu amaçla önce uygun yollarla saptanan ve eğitim gereksinimi olduğuna karar verilen durumların her biri başlık halinde bir kartın üzerine yazılır. Karar verecek olan kişiler bu kartları kategorilere ayırır. Özellikle yoğun olarak kart yerleştirilen kategorileri belirlemek önemlidir. Genelde 1-5 arasında normal bir dağılımın çıkması beklenir. Dağılıma bakarak yığılmanın yüksek ve düşük olduğu alanlara karar verilmiş olur. Kısacası, eğitim gereksinimleri hangi kategorilerde yoğunluk gösteriyorsa, planlama yaparken o eğitimlere öncelik verilir. Doğru cevap A şıkkıdır.

Destekleyici koşullar eğitim gereksinimi saptama çalışmalarının sağlıklı bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunan ya da bu süreci kolaylaştıran koşulları kapsar. Bunlar arasında olumlu anlamdaki kurum felsefesi, örgütsel politikalar, gelecek hedefleri, fiziksel tesisler, insan kaynakları, parasal olanaklar, araştırma-geliştirme çalışmaları, yeniliğe açıklık, insana verilen değer, eğitime bakış, zaman yönetimi, takım kültürü, proje deneyimi, iletişim yapısı vb. boyutlar özellikle önemlidir. B şıkkındaki “tek adam yönetimi” eğitim gereksinimi saptama çalışmalarını yavaşlatan ya da anlamsızlaştıran durumları kapsayan engelleyici koşullar içinde değerlendirilebilir. Bu nedenle doğru cevap B şıkkıdır.

Karşılaştırılmalı gereksinimler, bir şeye sahip olanlarla sahip olmayanların karşılaştırılmasına dayanır. Genellikle sahip olanların daha üstün olduğu varsayımından hareket edilir ve bu nedenle aynı şeye sahip olmak için çaba gösterilir. Bu, biraz da işletmelerin pazarda başkalarıyla yarışmasından kaynaklanan bir durumdur. İşletmeler sektörel üstünlüğü ele geçirebilmek ya da sahiplerse sürdürebilmek için kendi insan kaynaklarının daha yetkin olmasını isterler. Bunun da yolu, çalışanlara gerekli eğitim olanaklarını sağlamaktan geçer. Bilindiği gibi, birçok işletmede kıyaslama (benchmarking) çalışmaları yapılmaktadır. Kıyas ortağı olarak kabul edilen işletmelerde ne varsa aynısına sahip olma yönünde çaba gösterilmektedir. “Onlarda var, bu yüzden bizden iyi durumdalar” anlayışı benimsenmekte ve geri kalmamak için aynı şeye sahip olma arzusu duyulmaktadır.

İşletmelerdeki eğitim ve geliştirme çalışmaları açısından hedef kitle ikiye ayrılır. Birincil hedef kitle, eğitim programı doğrudan kimler için geliştiriliyorsa onları kapsar. Bu kişiler eğitimin asıl yararlanıcıları olarak kabul edilir. Eğitim gereksiniminin tanımında belirtilen sorunu yaşayan insanlar bu kişilerdir. Dolayısıyla, eğitim, özü itibariyle onların gereksinimlerini karşılamak için üretilmektedir. İkincil hedef kitle ise, bazı değişiklikler yapmak koşuluyla eğitimden yararlanabilecek kişileri kapsar. Ancak buradaki değişiklik ya da program içi ayarlamaların çok sayıda ve ciddi nitelikte olmaması gerekir. “Başkaları da programdan yararlansın” diyerek büyük değişikliklere gidilirse artık o program aynı program değildir. Bu nedenle de, ayrı bir çalışmanın konusu olmalıdır. Verilen örnekte “Etkili Ekip Çalışması” adlı eğitimin birincil hedef kitlesi fabrikanın birim yöneticileridir. Doğru cevap B şıkkıdır.

İşletmelerde eğitim/geliştirme gereksinimleriyle ilgili belirlemeler, çözümlemeler ve önceliklendirmeler yapılırken eğitimden yararlanması beklenen işgörenlerin hangi özelliklere sahip olduğu da tanımlanır. Böylece, eğitim olanaklarından yararlanacak kişilerin farklı koşul, beklenti ve özellikleri eğitimin geliştirilmesiyle ilgili çalışmalara ışık tutar. Bu yüzden, her eğitimin hedef kitlesi toplumsal ve bireysel özellikler bakımından ayrıntılı biçimde tanımlanır. Toplumsal özellikler; hedef kitlede yer alan bireylerin belirli bir grubun üyesi olmaları nedeniyle sahip oldukları ve benzerlik göstermelerine katkıda bulunan özelliklerdir. Bunlar arasında yaş, cinsiyet, statü, öğrenim durumu, çalıştıkları birim, meslek, unvan, yaptıkları iş, geçmişte katıldıkları eğitimler, kariyer hedefleri vb. özellikler önemlidir. Örneğin, hedef kitlenin beyaz yakalı ya da mavi yakalılardan oluşması, onların işletme içindeki statüleriyle ilgilidir ve hangi gereksinimlere sahip oldukları statüleriyle ilgili olabilir. Benzer biçimde, hedef kitlenin ne kadarının üniversite mezunu olduğu, ne kadarının liseyi bitirdiği, ne kadarının da ilköğretimi tamamladığı öğrenim durumlarıyla ilgilidir ve bu değişken onların sahip oldukları gereksinimlerin bir bölümüyle etkileşim içinde olabilir. Kısacası, yukarıda belirtilen özellikler yönünden aynı topluluğun/grubun üyesi olan işgörenlerin eğitim ve geliştirme gereksinimlerinin benzerlik göstereceği varsayılabilir.

Ölçüte dayalı gereksinimlerde olması istenen durumu çoğu zaman yasa koyucular, meslek örgütleri ya da işletme üst yönetimleri belirler. Ortada yasalar, yönetmelikler, genelgeler, direktifler, emirler, bağlayıcı kararlar vb. vardır. Bunların her biri yasal zorunluluklar, sektörel standartlar ve kurumsal ölçütleri kapsar. Dolayısıyla, olması istenen duruma ilişkin tanımlamaları dikkate alma zorunluluğu vardır.

Belge tarama yönteminde, işletmelerde yaşanan sorunlarla ilgili yazılı kaynakların incelenmesi esastır. Bu belgeler genelde resmi ya da kurumsal nitelikli bilgilere erişim olanağı sunarak geçerliliği kabul edilmiş bilgiler sağlar. Çoğu zaman incelenen belgeler oldukça somut kanıtlar ortaya koyar. Aynı kişi, olay, durum ya da konuyla ilgili olarak farklı belgelerden yararlanıldığı için ayrıntılı bilgilere ulaşmak da olanaklıdır. Çaprazlamaya dayalı böyle bir olanak, incelenen gerçeği tüm boyutlarıyla ve çok yönlü görmeye katkıda bulunur.

Nominal küme tekniğinde, uzlaşma amaçlı olarak gereksinimleri grup kararıyla önceliklendirme söz konusudur. Tipik uygulama şu şekildedir: Beyin fırtınası yoluyla olabildiğince çok gereksinim listelenir. Bunlar herkesin katılımıyla önem sırasına konur. Her seçeneğe ayrı bir harf verilir. Toplam madde sayısı en üst puan olarak alınır. Her madde için bireysel puanlar toplanır. En yüksek toplam puanı alan gereksinim en önemli görülen gereksinim olarak değerlendirilir. Bu teknik özellikle takım kararı vermenin zor ama uzlaşmanın gerekli olduğu durumlar için uygundur.

İşletmelerin gelecekte yapacağı işler ya da başlatacağı yeni girişimler, çalışanlar açısından bazı eğitim ve geliştirme gereksinimleri yaratabilir. Söz konusu gereksinimler önceden tahmin edilebiliyorsa bunlara öngörülmüş gereksinimler denir. Örneğin, gıda sektöründeki bir işletme bisküvi fabrikasının yanına bir de çikolata fabrikası kuracak ve burada 250 kişi istihdam edecekse işe yeni alınacak elemanların eğitimden geçirilmesi gerekecektir. Bir yandan fabrika inşaatı sürerken bir yandan da işe alınacak elemanlar seçilip eğitimden geçirilebilir; böylece fabrika açıldığı gün nitelikli ve eğitimli bir kadroyla üretime başlanabilir.

Bunların en yaygın olarak bilineni Maslow’un Gereksinimler Hiyerarşisi adı verilen ve bir piramidi andıran sınıflamasıdır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Diğerleri eğitim gereksinimleri sınıfı iken E seçeneğindeki öngörülememiş gereksinimler değildir. İşletmeler sürekli planlar hazırlayarak ne zaman ne yapacaklarını öngörmeye çalışırlar. Öngörülmüş gereksinimler sınıfı vardır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Özü itibariyle can alıcı, kritik ya da yaşamsal olay kavramına dayanan bu tür gereksinimler her zaman ortaya çıkmaz. Esasen ortaya çıkması da pek istenmez. Yaşamsal olaylar ender olarak oluşur ama oluştuğunda sonuçları çok yıkıcı olur. İşletme bünyesinde yaşanan büyük patlamalar, yangınlar, depremler, ölümlü kazalar, mali bunalımlar, zehirlenmeler, çalışanların işi bırakması, büyük miktarda
ürün iadesi, müşteri şikâyetlerinin yoğunlaşması, piyasadan çekilen ürünler, pazar payının birden bire düşmesi vb. durumların her biri yaşamsal olay niteliğindedir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Bu tür gereksinimler genellikle bireysel isteğe bağlı olarak dile getirilen gereksinimlerdir. İşletmede her çalışan kendine göre bazı eğitim ve geliştirme olanaklarından yararlanmak isteyebilir. Sorulduğunda ya da fırsat verildiğinde kendisi için uygun olduğunu düşündüğü eğitimler için istemde bulunur. Bu çerçevedeki gereksinimler “arzu” kavramıyla açıklanabilir ve doğal olarak herkesin arzusu farklı olabilir. Dahası, belirli gereksinimler bazı işgörenler tarafından çok önemli bulunurken başkalarınca gereksiz
olarak bile görülebilir.

Resim kursu da hissedilen gereksinimler sınıfındadır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Performans eğitim gereksinimlerinin ayırt edilmesi ile ilgili bir kavramdır. Genel olarak kişiden beklenen yeterlik o kişide varsa sorumlu olduğu işi doğru biçimde yapabileceği düşünülür. Diğerleri ise gereksinim saptama yöntemlerindendir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Bu kavramlardan birincisi potansiyel kavramıdır. Potansiyel, bireyin tüm gizilgüçlerinin toplamıdır. Gizilgüç ise zekâ, yetenek, ilgi, kişilik, güdülenme, özyeterlik vb. boyutları kapsamaktadır.

İkinci kavram, kapasite kavramıdır. Kapasite, genel olarak iş yapabilme ya da görevi başarabilme gücüdür.

Üçüncü kavram, performans kavramıdır. Bu, bir işi başarıyla yapan kişinin sergilediği ya da yansıttığı eylemleri içerir.

Eğitim gereksinimi olup olmadığına karar verirken bu kavramlar arasındaki işleyiş sondan başa doğru sorgulanır. Dolayısıyla sorgulama sırası performans, kapasite ve en son da potansiyeldir. 

Doğru cevap D seçeneğidir.

İşletmelerde eğitim gereksinimlerini belirlerken iş analizlerinden faydalanılabilir. Ancak bu bir önceliklendirme yöntemi değildir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Pareto Diyagramı
Bu teknik, sorunların kök nedenlerini belirlemek ve olası değişkenlerin birbirlerini nasıl etkilediğini saptamak için kullanılır. Genelde “nedenlerin %20’si sonuçların %80’ini yaratır” ilkesinden hareket edilerek temel neden ya da nedenler bulunmaya çalışılır. Eğitim gereksinimlerini önceliklendirirken belki bazı gereksinimlerin karşılanması öteki gereksinimlere dönük eğitim verilmesini gereksiz kılabilir.
Dolayısıyla, temel nedenlerin yarattığı sorunlara yönelik eğitimlere öncelik verip ikincil derecede önemli olanlar ötelenebilir. Bu teknik uygulanırken öncelikle eğitimle ilgili görülen sorunlar ve bunların kök
nedenleri listelenir. Ardından bunların her birinin olası yansımalarına ya da doğurgularına bakılarak kümelendirme yapılır. Her kümeye puanlar verilerek öncelikler belirlenmiş olur.

Destekleyici koşullar eğitim gereksinimi saptama çalışmalarının sağlıklı bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunan ya da bu süreci kolaylaştıran koşulları kapsar. Bunlar arasında olumlu anlamdaki kurum felsefesi, örgütsel politikalar, gelecek hedefleri, fiziksel tesisler, insan kaynakları, parasal olanaklar, araştırma-geliştirme çalışmaları, yeniliğe açıklık, insana verilen değer, eğitime bakış, zaman yönetimi,
takım kültürü, proje deneyimi, iletişim yapısı vb. boyutlar özellikle önemlidir.
Engelleyici koşullar ise eğitim gereksinimi saptama çalışmalarını yavaşlatan ya da anlamsızlaştıran durumları kapsamaktadır. İşletmelerde sıkça yaşanan yeniden yapılanma çalışmaları, toplu işten
çıkarmalar, tek adam yönetimi, gelecek hedeflerini öteleme, bütçe kesintileri, işbirliği kültürünün yetersizliği, birimler arasındaki çekişmeler, uygulanmayan kararlar, geçmiş projelerdeki başarısızlıklar,
zamana duyarsızlık, bürokratik tıkanma, ödüllendirmede adaletsizlik vb. durumlar engelleyici koşullar olarak değerlendirilebilir.

Doğru cevap D seçeneğidir.

Bir elektronik fabrikasındaki birim yöneticileri için iki günlük bir “Takım Çalışması Eğitimi” geliştirildiğini varsayalım. Eğitim başarılı sonuçlar sağladığı için işletme üst yönetimi bu eğitimin birimlerde liderlik görevi üstlenen mühendislere de verilmesini uygun görmüş olabilir. Burada eğitimin amaçlarında ve içeriğinde küçük bazı uyarlamalar
yaparak yeni gruba da Takım Çalışması Eğitimi verilebilir. Program başlangıç olarak birim yöneticileri için geliştirildiğinden onlar birincil hedef kitle, yapılan uyarlamalardan sonra bu eğitimi alan mühendisler
ise ikincil hedef kitledir.

Doğru cevap B seçeneğidir.

Mehmet Bey'in yeni işinin gerektirdiği yeterliklere sahip olmadığı anlaşılmaktadır. Olması istenen durum ile var olan durum arasındaki boşluk "gereksinim" olarak tanımlandığına göre burada Mehmet Bey'in kalite kontrol işlemlerinin nasıl yapılacağına ilişkin bir eğitim alması yerinde olacaktır. Aldığı eğitimde kazanacağı bilgi, turum ve becerilerle ürünlerin son denetimlerini aksatmadan yapacak ve hatalı ürünün fabrikadan çıkışına izin vermeyecektir. Tanımlanan durumdan anlaşıldığı kadarıyla Mehmet Bey'in potansiyeli vardır çünkü üretim biriminde beş yıl başarıyla çalışmıştır. Motivasyon yetersizliği işi yapabileceği halde yapmadığı zaman sorun olur. Bu sıkıntıyı kendisinin çözmesi ise hem uzun zaman alabilir, hem işletmenin istediği şekilde olmayabilir, hem de boşa emek kaybına yol açabilir.