İŞLETME YÖNETİMİ

Koordinasyon, örgütlerin giderek büyümesi, üretim süreçlerinin karmaşıklaşması, örgüt içi davranışların çok yönlü olması ve işlerin farklı kişiler tarafından görülmesinin ortaya çıkarttığı düzen ihtiyacını karşılamak üzere ortaya çıkmış bir yönetim fonksiyonudur.

Biçimsel ilişkilerde ilişkilerin ve uyumun sağlanmış olması bilgi akışını hızlandırmaya imkân tanımaktadır. Biçimsel olmayan ilişkilerde ise örgüt kültürü ve alt kültür unsurları iletişimi ve uyumu sağlayan en önemli faktörlerdir.

İşletmenin bölümleri arasında ortaya çıkmış bir sorun için bir çözüm bulunduğunda, daha sonra ortaya çıkabilecek benzer sorunlar için de aynı çözüm yolunun ve harekât tarzının uygulanması “Koordinasyon sürekliliği olan bir işlem olarak düşünülmeli” ilkesiyle ilgilidir.

Farklı yönetim kademelerinde gözetim görevi yapanlar aynı zamanda koordinasyon görevini de yerine getirmiş olurlar. Gözetim neticesinde, aksayan işlerin düzeltilmesini temin etmeleri veya üst kademe yöneticilerinden bu yönde talepte bulunmaları da bir koordinasyon faaliyetinin sağlandığının bir göstergesi olarak değerlendirilebilir

Gönüllü Koordinasyonun Özendirilmesi: Aynı basamaktaki farklı bölümlerde yer alan bir faaliyete ilişkin olarak, bu faaliyeti yürüten kişilerin yöneticilerin müdahalesi olmaksızın anlaşmaları ve koordinasyonu sağlamaları durumunda veya böyle bir çabaya özendirilmeleri durumunda gönüllü koordinasyondan söz ediliyor demektir. Bunun için uyumlu bir plan ile iyi bir örgüt yapısı, iyi düzenlenmiş ve yöntemi belirtilmiş iletişim düzeni ön koşuldur.

Bir işletme yöneticisi en iyi planını yapabilir veya kararını verebilir ancak bu uygulamaya aktarılmadığı sürece anlamsızdır. Uygulamaya aktarmanın ilk şartı ise iletişimdir.

Örgüt kültürünü oluşturan maddi nesnelerden en önemlisi görev cümlesi ve işletme logolarıdır. Görev cümlesi ise örgüte uzun dönemde nereye gideceği ve kimlere hizmet sunacağı konusundaki vizyonunu belirler.

Koordinasyon sayesinde her bölüm diğer bölümlerin ne yaptığından haberdar ve diğer bölümlerle uyumlu şekilde faaliyette bulunmaktadır.

Kontrol aşamaları sırasıyla: Standartların belirlenmesi, Performansın ölçülmesi, Performans ve standartların karşılaştırılması, Düzeltici önlemlerin alınması şeklinde sıralandırılabilir.

İşbirliği sistemi olan örgütlerin etkin bir şekilde işleyebilmesi için örgütsel unsurların uygun bir şekilde bir araya getirilmesi etkinliğine koordinasyon veya eşgüdümleme denir.

İletişim sürecinin unsurları; gönderici, kodlama, mesaj, kanal, alıcı, çözümleme ve geribildirimdir.

Örgüt kültürünü oluşturan unsurlar şunlardır: Sosyal ve fiziki çevre, maddi nesneler, mimari özellikler ve örgüt kimliği, kullanılan dil, öyküler ve efsaneler, törenler, davranış tarzları ve örgütsel kurallar, semboller, kahramanlar, değer sistemi, temel varsayımlar örgüt tarihi

Örgüt üyelerinin paylaştığı sosyal değerler, standartlar, normlar, inançlar, hikayeler, semboller ve anlayışlar topluluğu örgüt kültürü olarak tanımlanmaktadır. Örgüt kültürü bu grubun dış adaptasyon ve iç entegrasyon ile ilgili belirli sorunlarla başa çıkmayı öğrenirken bulduğu, keşfettiği veya geliştirdiği birtakım temel varsayımlardır.

Bir kontrol sisteminin etkin, yani amaçlara ulaştırıcı olması isteniyorsa aşağıdaki özellikleri taşıması gereklidir (Tutar, 2010): Kontrol, amaçlara ve planlara dayanmalıdır. Kontrolün amacı, işletmenin amaçlarına ulaşmasını kolaylaştırmaktır. Bu nedenle stratejiler, planlar ve politikalar açık bir şekilde belirlenmelidir. Kontrol, ilgili faaliyetin gerek ve ihtiyaçlarını yansıtmalıdır. Bütün kontrol sistemleri yapılan işi kapsamalıdır. Satış bölümünün kontrol sistemi ile finans bölümünün kontrol sistemi farklıdır. Kontrol esnek olmalıdır. İşletmenin faaliyet gösterdiği çevre sürekli değişim içinde bulunduğundan plan, program ve politikalar sık sık değişebilir. Bu nedenle kontrol sisteminin esnek olması gereklidir. Kontrol, örgüt yapısına uygun olmalıdır. Örgütsel yapı biçimsel ilişkileri belirlediği kadar, biçimsel olmayan ilişkilerin ortaya çıktığı yerdir. Kontrol sürecinde biçimsel ve biçimsel olmayan ilişkiler birlikte değerlendirilmelidir. Kontrol tarafsız olmalıdır. Örgüt, insan ilişkileri sistemi olduğundan duygusal davranışlar ortaya çıkabilir. Kontrol tarafsız olmazsa kontrol etkinliğinin nesnel ölçütlere ve standartlara dayandırılmasıyla mümkün olabilir. Kontrol, düzeltici önlemlerin alınmasını sağlamalıdır. Hataların veya sorunları n tespitinin amacı düzeltici tedbir almaktır.

Pazar Kontrolü: Özellikle birden fazla bağlı işletmeye sahip büyük şirketlerde kullanılabilecek bir yaklaşımdır. Kontrol sisteminde kullanılacak standartları oluşturmak için fiyat rekabeti, göreceli pazar payı gibi piyasa mekanizmalarının kullanı lmasının önemini vurgular. Pazar kontrolü esas alındığında bir şirketin her bir işletmesi/ bölümü (division) bir kâr merkezine dönüşür ve ana şirkete yapmış oldu- ğu katkıya (örneğin kâr) göre değerlendirir. Görüldüğü üzere işletme içi değil işletme dışı bir faktöre göre kontrol fonksiyonu yerine getirilmektedir

Müşteri Boyutu: Müşteri boyutu en genel anlamda hedef pazarın koşullarına göre uzun dönemde kârı en yükseğe çıkarmak hedefi ile ilgilidir. Bu durum ise müşteri memnuniyetini ölçerek sağlanmaktadır. İşletmeler müşteri boyutunda tüketici ve pazar kesimini, rekabet ettikleri konu doğrultusunda seçerler. Müşteri boyutunda tüketici tatmini, tüketicinin işletmeye sadakati, süreklilik kazanma ve hedef pazarla uyumlu hale gelme gibi temel ölçütler kullanılır. İşletmeler için işletmeye sadık müşteri, hizmetten veya üründen memnun olmuş müşteri ve sayıca fazla müşteri gibi sonuçlara bakılarak işletmenin geleceği ve kârlılık oranı ortaya çıkarılmaya çalışılır. Müşteri boyutundaki müşterilerle ilgili göstergeler, strateji uygulaması sonucu müşterilerle ilgili olarak beklenen hedefleri göstermektedir. Daha doğrusu, işletmenin müşterilerine nasıl göründüğünü gösterir. Sözgelimi, tatmin olmuş müşteri işletme ile iş yapmaya devam eden, işletmeyi başkalarına tavsiye eden ve yeni müşteri getiren müşteridir.

Örgüt kültürünün özellikleri aşağıdaki gibi özetlenebilir: (Özalp, 2004: 95) • Örgüt kültürü organizasyon üyelerince paylaşılır. Örgüt kültürü organizasyon üyeleri tarafından oluşturulur ve diğer bireylerle etkileşime geçerek öğrenilir. • Örgüt kültürü öğrenilir. Örgüt kültürü, organizasyon üyelerince, organizasyona girdikleri andan itibaren ve diğer bireylerle etkileşime geçerek öğrenilir. • Örgüt kültürü çeşitli ihtiyaçları giderme özelliğine sahiptir. Örgüt kültürü organizasyon üyelerinin maddi ve manevi ihtiyaçlarını giderir. Yani örgüt kültürü organizasyon üyelerinin psikolojik gereksinmelerini karşılayarak, bireylerin daha verimli olmasını dolayısıyla da maddi olarak daha fazla tatmin olması nı sağlar. • Örgüt kültürü değişebilir. Organizasyonun iç ve dış çevresinde meydana gelen değişim zamanla örgüt kültürünün de değişmesine neden olur. Ancak zaman alır • Örgüt kültürü soyut bir kavramdır. Örgüt kültürü, organizasyonu bir arada tutan bir sistemdir. Gözle görülüp, elle tutulamaz, soyuttur. Ancak yansımaları görülebilir.

Gönderici, mesajlarını alıcının anlayabileceği şekilde kodlar ve iletişim kanalı vasıtasıyla alıcıya ulaştırır. Alıcı mesajı çözümler ve göndericiye geribildirimde bulunur. Geribildirim iletişim süresinde gönderilen mesajların anlamı yorumlandıktan sonra alıcı tarafından göndericiye verilen karşılıktır.

Dengeli başarı göstergesinin boyutları şunlardır: Finansal boyut Müşteri boyutu İçsel süreçler boyutu Öğrenme ve gelişme boyutu

Koordinasyon fonksiyonu, örgüt yapılanmasındaki hiyerarşik kaynağı açısından dikey, yatay ve merkezi olmak üzere üçe ayrılır. Bir işletmede ast ve üstleri arasındaki koordinasyona dikey koordinasyon adı verilmektedir. Genel müdür ile yardımcıları, üretim müdürü ile şefler arasındaki iletişim bağlantısı dikey koordinasyona bir örnektir. Aynı seviyedeki kişilerin arasındaki koordinasyon ise yatay koordinasyon olarak adlandırılır Merkezi bir koordinasyon biriminin oluşturulması durumunda merkezi koordinasyon söz konusudur. Farklı birimlerdeki yöneticiler, kendi üstlerine müracaat etmeden merkezi koordinasyon birimiyle ilişki kurabilir