İŞLETME YÖNETİMİ

Koordinasyon
(Eşgüdümleme), örgütlerin
etkin bir şekilde işleyebilmesi
için örgütsel unsurların
uygun bir şekilde bir araya
getirilmesidir.

Bir işletmede koordinasyonun sağlanması uygulanabilecek teknikler arasında iyi
ve basit bir örgüt yapısının kurulması, plan ve programların uyumlaştırılması, iyi düzenlenmiş iletişim yöntemleri ve araçlarından yararlanma, gönüllü koordinasyonun özendirilmesi ve gözetim yoluyla koordinasyonun sağlanması vardır.

Biçimsel iletişim. İşletmenin örgüt yapısındaki emir-komuta zinciri içinde
yer alan iletişimdir. Biçimsel iletişimin dört türü vardır. Bunlar:
a) Aşağı doğru iletişim (emirler, yönergeler, prosedürler gibi üst kademelerden
aşağıya doğru akan iletişim);
b) Yukarı doğru iletişim (astlardan üstlere doğru aktarılan bilgiler, raporlar, vb.);
c) Yatay iletişim (aynı hiyerarşik seviyede bulunan yönetici (çalışanlar arasında, çoğunlukla koordinasyon amaçlı iletişim);
d) Çapraz iletişim (faaliyetleri koordine etmek, gerekli bilgileri sağlamak ve
ihtiyaç duyulduğunda yardım etmek üzere farklı hiyerarşik seviyelerdeki
yönetici/çalışanlar arasındaki iletişim.

Örgüt kültürüne dair bugüne kadar çok tanım yapılmıştır. Örgüt kültürü; örgüt üyelerinin paylaştığı sosyal değerler, standartlar, normlar, inançlar, hikâyeler,
semboller ve anlayışlar topluluğudur.

Bir kontrol sisteminin etkin, yani amaçlara ulaştırıcı olması isteniyorsa aşağıdaki
özellikleri taşıması gereklidir;

Kontrol, amaçlara ve planlara dayanmalıdır. Kontrolün amacı, işletmenin
amaçlarına ulaşmasını kolaylaştırmaktır. Bu nedenle stratejiler, planlar ve politikalar açık bir şekilde belirlenmelidir.
Kontrol, ilgili faaliyetin gerek ve ihtiyaçlarını yansıtmalıdır. Bütün kontrol
sistemleri yapılan işi kapsamalıdır. Satış bölümünün kontrol sistemi ile finans bölümünün kontrol sistemi farklıdır.
Kontrol esnek olmalıdır. İşletmenin faaliyet gösterdiği çevre sürekli değişim
içinde bulunduğundan plan, program ve politikalar sık sık değişebilir. Bu nedenle
kontrol sisteminin esnek olması gereklidir.
Kontrol, örgüt yapısına uygun olmalıdır. Örgütsel yapı biçimsel ilişkileri belirlediği kadar, biçimsel olmayan ilişkilerin ortaya çıktığı yerdir. Kontrol sürecinde biçimsel ve biçimsel olmayan ilişkiler birlikte değerlendirilmelidir.
Kontrol tarafsız olmalıdır. Örgüt, insan ilişkileri sistemi olduğundan duygusal davranışlar ortaya çıkabilir. Kontrol tarafsız olmazsa kontrol etkinliğinin
nesnel ölçütlere ve standartlara dayandırılmasıyla mümkün olabilir.

KONTROL SÜRECİ:

* Standartların Belirlenmesi

* Performansın Ölçülmesi

* Performansın ve Standartların Karşılaştırılması

* Düzeltici Önlemlerin Alınması

Düzeylerine Göre Kontrol Türleri;

* Yönetim Denetim Sistemleri

* Operasyonel Denetim Sistemleri

* Finansal Denetim Sistemleridir.

Kaynağına Göre Kontrol Türleri;

* Pazar Kontrolü

* Bürokratik Kontrol

* Klan Kontrolüdür.

Dengeli başarı göstergesinin boyutları şunlardır;

* Finansal Boyut

* Müşteri Boyutu

* İçsel Süreçler Boyutu

* Öğrenme ve Gelişme Boyutudur.

Koordinasyon (Eşgüdümleme), örgütlerin etkin bir şekilde işleyebilmesi için örgütsel unsurların uygun bir şekilde bir araya getirilmesine koordinasyon adı verilir. Doğru cevap D'dir.

Koordinasyon sayesinde her bölüm diğer bölümlerin ne yaptığından haberdar ve diğer bölümlerle uyumlu şekilde faaliyette bulunmaktadır. Doğru cevap E'dir.

Birimler, çalışanlar ve yönetim arasındaki işbirliği ve iletişimin etkin ve kaliteli olması, koordinasyon fonksiyonunun başarıyla yerine getirildiğinin göstergesidir. Koordinasyon eksikliğinde birimler ve çalışanlar arasında çatışmalar artacak, işbirliği ve takım çalışması azalacak, iletişimsizlik nedeniyle faaliyetler aksayacak ve sorunlara çözüm bulunması gecikecek, zaman kaybı yaşanacak, sinerji elde edilemeyecek, amaca yöneltmede (emir-komuta) motivasyon eksikliği oluşacaktır. Doğru cevap C'dir.

Koordinasyon fonksiyonu, örgüt yapılanmasındaki hiyerarşik kaynağı açısından dikey, yatay ve merkezi olmak üzere üçe ayrılır. Bir işletmede ast ve üstleri arasındaki koordinasyona dikey koordinasyon adı verilmektedir. Doğru cevap A'dır.

Bir işletmede koordinasyonun sağlanması için bir takım ilkelere göre hareket etmek gerekir. Bu ilkeleri dört başlık altında toplamak mümkündür.

-İlgili sorumlu kişiler arasında doğrudan görüşmeler yapılmalıdır.

-Koordinasyon, planlama yapılırken ve politikalar oluşturulurken daha
başlangıçta temin edilmelidir.

-Bir sorun ile ilgili bütün faktörlerin karşılıklı olarak birbiri üzerindeki
etkileri göz önüne alınarak koordinasyon yapılmalıdır.

-Koordinasyon sürekliliği olan bir işlem olarak düşünülmelidir.

Doğru cevap B'dir.

Bir işletmede koordinasyonun sağlanması uygulanabilecek teknikler arasında iyi ve basit bir örgüt yapısının kurulması, plan ve programların uyumlaştırılması, iyi düzenlenmiş iletişim yöntemleri ve araçlarından yararlanma, gönüllü koordinasyonun özendirilmesi ve gözetim yoluyla koordinasyonun sağlanması vardır. Doğru cevap C'dir.

Gönderici, mesajlarını alıcının anlayabileceği şekilde kodlar ve iletişim kanalı vasıtasıyla alıcıya ulaştırır. Alıcı mesajı çözümler ve göndericiye geri bildirimde bulunur. İletişim sürecinde yer alan unsurlar şunlardır (Mirze, 2010: s.154):

1- Gönderici: Belirli bir alıcıya gönderilecek bir düşünce veya fikri olan ve
bunları bir mesaj biçimine dönüştüren kişi ya da kurum.

2- Kodlama: Düşüncelerin ve fikirlerin gönderici tarafından, mesajlarında kullanacağı anlaşılabilir ifadelere çevrilmesi.

3- Mesaj: Düşüncelerin ve fikirlerin somut olarak formüle edildiği ifade.

4- Kanal: Mesajların göndericiden alıcıya doğru aktığı ortam.

5- Alıcı: Mesajın iletildiği kişi ya da kurum.

6- Çözümleme: Mesajların yorumlanması ve anlatılmak istenen şeyin anlaşılması için alıcı tarafından anlamlı hale getirilmesi. Algı

7- Geribildirim: Gönderilen mesajların anlamı yorumlandıktan sonra alıcı tarafından göndericiye verilen karşılık, (Geri besleme).

Doğru cevap B'dir.

Örgüt kültürünün özellikleri aşağıdaki gibi özetlenebilir: (Özalp, 2004: 95)

• Örgüt kültürü organizasyon üyelerince paylaşılır. Örgüt kültürü organizasyon
üyeleri tarafından oluşturulur ve diğer bireylerle etkileşime geçerek
öğrenilir.

• Örgüt kültürü öğrenilir. Örgüt kültürü, organizasyon üyelerince, organizasyona
girdikleri andan itibaren ve diğer bireylerle etkileşime geçerek öğrenilir.

• Örgüt kültürü çeşitli ihtiyaçları giderme özelliğine sahiptir. Örgüt kültürü
organizasyon üyelerinin maddi ve manevi ihtiyaçlarını giderir. Yani örgüt
kültürü organizasyon üyelerinin psikolojik gereksinmelerini karşılayarak,
bireylerin daha verimli olmasını dolayısıyla da maddi olarak daha fazla tatmin
olmasını sağlar.

• Örgüt kültürü değişebilir. Organizasyonun iç ve dış çevresinde meydana
gelen değişim zamanla örgüt kültürünün de değişmesine neden olur. Ancak
zaman alır

• Örgüt kültürü soyut bir kavramdır. Örgüt kültürü, organizasyonu bir arada
tutan bir sistemdir. Gözle görülüp, elle tutulamaz, soyuttur. Ancak yansımaları
görülebilir.

Doğru cevap A'dır.

Örgüt kültürünü oluşturan unsurlar şunlardır (Berberoğlu, 1999: 60):

Sosyal ve Fiziki Çevre: Sosyal ve fiziki çevreyi oluşturan unsurlardan birisi
maddi nesnelerdir. Bunlar işletmenin ürünleri olabileceği gibi yıllık raporlar,
belgeler, demirbaşlar ve kullanılan araç ve gereçler de olabilir. Büro alanının nasıl
kullanıldığı, mobilyalar, giyim kuralları, binaların mimarisi gibi öğeler fiziki çevreyi
oluşturur.

Maddi Nesneler: Örgüt kültürünü oluşturan maddi nesnelerden en önemlisi
görev cümlesi ve işletme logolarıdır. Görev cümlesi ise örgüte uzun dönemde nereye
gideceği ve kimlere hizmet sunacağı konusundaki vizyonunu belirler.

Mimari Özellikler ve Örgüt Kimliği: İşletme binasının mimarisini, tarzı ve iç
tasarımı gerek çalışanların gerekse müşterilerin davranışlarını etkiler.

Kullanılan Dil: Örgüt içinde kullanılan dil örgütü tanıtıcı ipuçları verir. Örgüt
kültürünü şekillendiren değer ve normların ifade edilmesi dil aracılığıyla olur.

Öyküler ve Efsaneler: Öyküler, örgütsel değerler ve inançları yerleştirmek
amacıyla örgütün tarihinden alınan yaşanmış olayların sözlü olarak aktarılmasıdır.
Öyküler ağızdan ağıza dolaşırken gerçeklikten uzaklaşacak şekilde değişikliğe
uğramışsa artık efsane haline gelmiş demektir.

Törenler: Örgüt kültürünün bir kutlama aracıdır ve örgüt içindeki kültürel
değerleri pekiştirmeyi amaçlar. Örneğin ödül törenleri, atanma ve emeklilik törenleri
örgüt kültürünün açığa çıktığı törenlerdir.

Davranış Tarzları ve Örgütsel Kurallar: Her örgütte davranış tarzları ve kurallar
vardır. Kurallar örgütte günlük hayatın sürdürülebilmesi için hayati öneme sahiptir.

Semboller: Grup için özel ve farklı anlam taşıyan söz biçimi ya da eylemler,
renk veya logo olabilir.

Kahramanlar: Örgütler kendi kahramanlarını yaratırlar. Apple için Steve
Jobs, Microsoft için Bill Gates, vb.

Değer Sistemi: Örgüt üyeleri için neyin iyi-kötü olduğu, neyin istenip istenmeyeceği
ve neyin yapılıp yapılmaması gerektiğini tanımlar. Örgüt üyelerinin
ortak bir tutuma yönelmesi için normatif inançlarla oluşturulmuş ve paylaşılan
ortak bir değer sistemine ihtiyaç vardır.

Temel Varsayımlar: Örgütte uygulanmakta olan teoriler ve felsefelerdir. Temel
varsayımlar, insan doğa ilişkileri gibi nitelikte olabilir.

Örgüt Tarihi: Bir örgütün kültürü o kültürün tarihi ele alınmaksızın anlaşılmaz.
Çünkü örgüt kültürü örgüt tarihinin ürünüdür.

Doğrun cevap E'dir.

1. Standartların belirlenmesi

2. Performansın ölçülmesi

3. Performansın standartlarla karşılaştırılması

4. Düzeltici önlemlerin alınması

Doğru cevap E'dir.

Bir işletmede üretilecek ürün özelliklerinin belirlenmesi için pazarlama ve üretim departmanları arasında koordinasyonun sağlanması gereklidir