İŞLETME YÖNETİMİ

Koordinasyon, örgütlerin giderek büyümesi, üretim süreçlerinin karmaşıklaş­ması, örgüt içi davranışların çok yönlü olması ve işlerin farklı kişiler tarafından görülmesinin ortaya çıkarttığı düzen ihtiyacını karşılamak üzere ortaya çıkmış bir yönetim fonksiyonudur. İşletmenin amaçlarına ulaşması için çok sayıda insanın katkısı gerekir. İnsanlar işbirliği ve uzmanlaşmanın sağlanması için, yapılacak iş­ler küçük parçalara (görevlere) ayrılır ve her bir parça bir çalışanın sorumluluğu­na verilir. Örgütün amacına ulaşabilmesi için söz konusu küçük parçalar arasında anlamlı ilişkilerin kurulması gerekir. Söz konusu gereklilik koordinasyon fonksi­yonu ile karşılanır. İşbirliği sistemi olan örgütlerin etkin bir şekilde işleyebilmesi için örgütsel unsurların uygun bir şekilde bir araya getirilmesi etkinliğine koordi­nasyon veya eşgüdümleme denir (Tutar, 2010).

Başka bir tanıma göre koordinasyon, işlerin birbirini bütünler ve tamamlar şekilde nasıl düzenleneceğinin belirlenmesidir.

Düzeltici Önlemlerin Alınması

Performans ile standartların karşılaştırılması sonucu ortaya çıkabilecek üç olasılık vardır:

1) Eğer gösterilen performans ile standart arasında fark yoksa hiçbir şey yapıl­maz, 2) gerçekleşen performansın düzeltilmesi yönünde önlemler alınır,

3) Standartlar gözden geçirilir. Şimdi son iki durumu biraz daha ayrıntılı ola­rak ele alalım.

Gerçekleşen performansın düzeltilmesi. Performanstaki sapmanın kaynağı yetersiz faaliyette bulunma ise yöneticiler düzeltici önlem almak isteyecektir. Dü­zeltici önlemler arasında strateji, örgüt yapısı, ücret uygulamaları, ya da eğitim programlarında değişiklikler yapma; işlerin yeniden tanımlanması ya da kimi ça­lışanların işten çıkarılması, vb. vardır.

Gerçekleşen performansı düzeltmek isteyen bir yönetici, düzeltici önlemin kapsamı hakkında da karar vermelidir: anlık bir düzeltici önlem mi yoksa temel düzeltici bir önlem mi alınacaktır? Anlık düzeltici önlem, performansı tekrar eski haline getirmek için alınan acil önlemleri ifade etmektedir.

Koordinasyon fonksiyonu, örgüt yapılanmasındaki hiyerarşik kaynağı açısın­dan dikey, yatay ve merkezi olmak üzere üçe ayrılır. Bir işletmede ast ve üstleri arasındaki koordinasyona dikey koordinasyon adı verilmektedir. Genel müdür ile yardımcıları, üretim müdürü ile şefler arasındaki iletişim bağlantısı dikey koordi­nasyona bir örnektir. Aynı seviyedeki kişilerin arasındaki koordinasyon ise yatay koordinasyon olarak adlandırılır

Koordinasyon, örgütlerin giderek büyümesi, üretim süreçlerinin karmaşıklaş­ması, örgüt içi davranışların çok yönlü olması ve işlerin farklı kişiler tarafından görülmesinin ortaya çıkarttığı düzen ihtiyacını karşılamak üzere ortaya çıkmış bir yönetim fonksiyonudur. İşletmenin amaçlarına ulaşması için çok sayıda insanın katkısı gerekir. İnsanlar işbirliği ve uzmanlaşmanın sağlanması için, yapılacak iş­ler küçük parçalara (görevlere) ayrılır ve her bir parça bir çalışanın sorumluluğu­na verilir. Örgütün amacına ulaşabilmesi için söz konusu küçük parçalar arasında anlamlı ilişkilerin kurulması gerekir. Söz konusu gereklilik koordinasyon fonksi­yonu ile karşılanır. İşbirliği sistemi olan örgütlerin etkin bir şekilde işleyebilmesi için örgütsel unsurların uygun bir şekilde bir araya getirilmesi etkinliğine koordi­nasyon veya eşgüdümleme denir (Tutar, 2010).

Örgütsel İletişim

Biçimsel Olmayan İletişim. Bilinmeyen ya da eksik kalan bilgilerin, biçimsel iletişim kanalları dışında ve işletmenin hiyerarşik emir komuta düzeyine bağlı olmadan, her düzeydeki söylenti ve dedikodu gibi yollarla aktarıldığı, söylenti zinciri olarak da adlandırılan iletişimdir. İşletmedeki gayri resmi gruplar, işlet­me dışındaki sosyal temaslar, gayri resmi kişisel sohbetler, dedikodu ve rivayetler biçimsel olmayan iletişimin örnekleridirler. Biçimsel olmayan iletişim, uygun za­manlarda ve gerektiği gibi kullanıldığında yönetimin kendi mesajlarını işletme içi ve dışına yayması için iyi bir araçtır (Mirze, 2010: s. 157).

Örgütsel İletişim

İşletmelerde iki tür iletişimden bahsedilebilir: biçimsel (resmi) ve biçimsel olma­yan (gayri resmi) iletişim (Mirze, 2010). Şimdi bunları kısaca açıklayalım:

Biçimsel iletişim. İşletmenin örgüt yapısındaki emir-komuta zinciri içinde yer alan iletişimdir. Biçimsel iletişimin dört türü vardır. Bunlar:

İletişim Süreci

Gönderici, mesajlarını alıcının anlayabileceği şekilde kodlar ve iletişim kanalı vasıtasıyla alıcıya ulaştırır. Alıcı mesajı çözümler ve göndericiye geribildirimde bulunur. İletişim sürecinde yer alan unsurlar şunlardır (Mirze, 2010: s.154):

1- Gönderici: Belirli bir alıcıya gönderilecek bir düşünce veya fikri olan ve bunları bir mesaj biçimine dönüştüren kişi ya da kurum.

2- Kodlama: Düşüncelerin ve fikirlerin gönderici tarafından, mesajlarında kullanacağı anlaşılabilir ifadelere çevrilmesi.

3- Mesaj: Düşüncelerin ve fikirlerin somut olarak formüle edildiği ifade.

4- Kanal: Mesajların göndericiden alıcıya doğru aktığı ortam.

Bir işletmede koordinasyonun sağlanması uygulanabilecek teknikler arasında iyi ve basit bir örgüt yapısının kurulması, plan ve programların uyumlaştırılması, iyi düzenlenmiş iletişim yöntemleri ve araçlarından yararlanma, gönüllü koor­dinasyonun özendirilmesi ve gözetim yoluyla koordinasyonun sağlanması vardır (Özalp, 2000, Yozgat, 1984 ve Oluç, 1978’den akt. Ertürk 2010: 182-184).

Koordinasyon fonksiyonu, örgüt yapılanmasındaki hiyerarşik kaynağı açısın­dan dikey, yatay ve merkezi olmak üzere üçe ayrılır. Bir işletmede ast ve üstleri arasındaki koordinasyona dikey koordinasyon adı verilmektedir. Genel müdür ile yardımcıları, üretim müdürü ile şefler arasındaki iletişim bağlantısı dikey koordi­nasyona bir örnektir. Aynı seviyedeki kişilerin arasındaki koordinasyon ise yatay koordinasyon olarak adlandırılır.

İletişim Süreci

İletişimin kişiler arasında nasıl gerçekleştiğini gösteren iletişim sürecinin unsur­ları Şekil 7.3’te gösterilmektedir.

Soru kökünde verilen ifade koordinasyonun "süreklilik arz eden bir işlem olarak kabul görmesi" ilkesini açıklamaktadır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Doğru cevap A seçeneğidir.

IV. Standartların belirlenmesi. 

I. Performansın ölçülmesi. 

II. Performansın ve standartların karşılaştırılması. 

V. Düzeltici önlemlerin alınması. 

III. Standartların gözden geçirilmesi. 

Doğru cevap D seçeneğidir.

Doğru cevap B seçeneğidir.

1- İlgili sorumlu kişiler arasında doğrudan görüşmeler yapılmalıdır.

2- Koordinasyon, planlama yapılırken ve politikalar oluşturulurken daha
başlangıçta temin edilmelidir.

3- Bir sorun ile ilgili bütün faktörlerin karşılıklı olarak birbiri üzerindeki
etkileri göz önüne alınarak koordinasyon yapılmalıdır.

4- Koordinasyon sürekliliği olan bir işlem olarak düşünülmelidir.