İŞLETME YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 5

Sosyal ve fiziki çevre, maddi nesneler, mimari özellikler ve örgüt kimliği, kullanılan dil, öyküler ve efsaneler, törenler, davranış tarzları ve örgütsel kurallar, semboller, kahramanlar, değer sistemi, temel varsayımlar ve örgüt tarihi örgüt kültürünü oluşturan unsurlardır.

Bir kontrol sisteminin etkin, yani amaçlara ulaştırıcı olması isteniyorsa aşağıdaki özellikleri taşıması gereklidir (Tutar, 2010): Kontrol, amaçlara ve planlara dayanmalıdır. Kontrolün amacı, işletmenin amaçlarına ulaşmasını kolaylaştırmaktır. Bu nedenle stratejiler, planlar ve politikalar açık bir şekilde belirlenmelidir. Kontrol, ilgili faaliyetin gerek ve ihtiyaçlarını yansıtmalıdır. Bütün kontrol sistemleri yapılan işi kapsamalıdır. Satış bölümünün kontrol sistemi ile finans bölümünün kontrol sistemi farklıdır. Kontrol esnek olmalıdır. İşletmenin faaliyet gösterdiği çevre sürekli değişim içinde bulunduğundan plan, program ve politikalar sık sık değişebilir. Bu nedenle kontrol sisteminin esnek olması gereklidir. Kontrol, örgüt yapısına uygun olmalıdır. Örgütsel yapı biçimsel ilişkileri belirlediği kadar, biçimsel olmayan ilişkilerin ortaya çıktığı yerdir. Kontrol sürecinde biçimsel ve biçimsel olmayan ilişkiler birlikte değerlendirilmelidir. Kontrol tarafsız olmalıdır. Örgüt, insan ilişkileri sistemi olduğundan duygusal davranışlar ortaya çıkabilir. Kontrol tarafsız olmazsa kontrol etkinliğinin nesnel ölçütlere ve standartlara dayandırılmasıyla mümkün olabilir. Kontrol, düzeltici önlemlerin alınmasını sağlamalıdır. Hataların veya sorunları n tespitinin amacı düzeltici tedbir almaktır.

Kaynağına göre kontrol türleri; pazar kontrolü, bürokratik kontrol ve klan kontrolüdür.

Bir işletmede koordinasyonun sağlanması için bir takım ilkelere göre hareket etmek gerekir. Bu ilkeleri dört başlık altında toplamak mümkündür (Hatiboğlu, 1986’dan akt. Ertürk, 2010): 1- İlgili sorumlu kişiler arasında doğrudan görüşmeler yapılmalıdır. İşletmedeki birimler ve yöneticileri, üzerlerine düşen görevleri yerine getirirken tek başlarına, bağımsız bir şekilde hareket edemezler. Bir işin başarılması için bir sorun hakkında diğer yöneticilerin ne düşündüklerini anlamadıkça, onların davranı ş ve çabalarının kendilerini ilgilendiren yönünü bilmedikçe; aynı şekilde, kendi davranış ve çabalarının diğer kişiler üzerindeki etkilerini kavramadıkça işbirliğinin ve uyumlaştırmanın sağlanması zordur. İlgili sorumlu kişiler arasındaki doğ- rudan görüşmenin temin edilmesi için sadece üst düzey yöneticileri değil, örgüt hiyerarşisinde yer alan tüm düzeylerdeki yöneticiler anlaşılmalıdır. Alt basamaklarda uyumlaştırmayı sağlamak amacıyla üst yöneticinin astına gerekli yetkiyi devretmesi gerekir. 2- Koordinasyon, planlama yapılırken ve politikalar oluşturulurken daha başlangıçta temin edilmelidir. Bir planın hazırlanmasında veya politikaların belirlenmesinde, yöneticilerin ilgili konularda kararlara ulaşılabilmesi için daha başı ndan başlayarak gerekli çalışmalara katılmaları gerekir. Böylece, bir arada yerine getirilmeleri imkânsız veya birbirine zıt düşünceler, istekler ve iddialar ortaya çıkarı labilir ve bu durumlara ilişkin gerekli önlemler zamanında alınmış olur. 3- Bir sorun ile ilgili bütün faktörlerin karşılıklı olarak birbiri üzerindeki etkileri göz önüne alınarak koordinasyon yapılmalıdır. İşletmenin bir birimindeki faaliyetlerin öteki birimlerdeki faaliyetler üzerindeki etkisi sebebiyle, bu faaliyetlerde yapılan her bir düzenleme yeni bir durum ortaya çıkarttığından, öteki birimlerdeki faaliyetler de bu yeni duruma uyacak bir düzenlemeye ihtiyaç gösterir. Farklı departmanlardaki yöneticiler, sorunları sadece kendi departmanları bakı mından değil, departmanlar arası etkileri açısından da düşünüp değerlendirmeye alınmalıdır. Örneğin satış hedeflerinin yıl ortasında iki katına çıkartılması, yalnı zca pazarlama departmanını değil, üretimi yapacak, hammadde siparişini verecek, gerekli fonları sağlayacak departmanları da derinden etkileyecektir. 4- Koordinasyon sürekliliği olan bir işlem olarak düşünülmelidir. İşletmenin bölümleri arasında ortaya çıkmış bir sorun için bir çözüm bulunduğunda, daha sonra ortaya çıkabilecek benzer sorunlar için de aynı çözüm yolu ve harekât tarzı uygulanır.

Mesajların yorumlanması ve anlatılmak istenen şeyin anlaşılması için alıcı tarafından anlamlı hale getirilmesine çözümleme denir.

Örgüt kültürü; Örgüt üyelerinin paylaştığı sosyal değerler, standartlar, normlar, inançlar, hikâyeler, semboller ve anlayışlar topluluğudur.

Dengeli başarı göstergesinin boyutları; finansal boyut, müşteri boyutu, içsel süreçler boyutu, öğrenme ve gelişme boyutudur.

Kaynağına göre kontrol türleri; pazar kontrolü, bürokratik kontrol ve klan kontrolüdür.

Örgüt kültürünü oluşturan unsurlar şunlardır: Sosyal ve fiziksel çevre, maddi nesneler, mimari özellikler ve örgüt kimliği, kullanılan dil, öyküler ve efsaneler, törenler, davranış tarzları ve örgütsel kurallar, semboller, kahramanlar, değer sistemi, temel varsayımlar, örgüt kültürü

Gönderici, mesajlarını alıcının anlayabileceği şekilde kodlar ve iletişim kanalı vasıtasıyla alıcıya ulaşır. Kanal, mesajların göndericiden alıcıya doğru aktığı ortamdır.

Biçimsel iletişimin dört türü vardır. Çapraz iletişim, faaliyetleri koordine etmek, gerekli bilgileri sağlamak ve ihtiyaç duyulduğunda yardım etmek üzere farklı hiyerarşik seviyelerdeki yönetici/çalışanlar arasındaki iletişim olarak tanımlanmaktadır.

Koordinasyon (Eşgüdümleme), örgütlerin etkin bir şekilde işleyebilmesi için örgütsel unsurların uygun bir şekilde bir araya getirilmesi.

İleri dönük kontrol, problemler daha ortaya çıkmadan tahmin edilmesi ve zamanı nda önleyici tedbir alınması anlamına gelir. Bu kontrol türünde girdi olarak işletmede kullanılan tüm kaynaklar izlenir ve denetlenir. Bunun yapılmasındaki amaç girdi kalitesinin garantiye alınmasıdır. Bu nedenle bu denetime önleyici kontrol da denilebilir

İşletme tarafından öngörülen amaçlara etkin ve verimli bir şekilde ulaşmak ihtiyacı koordinasyon faaliyetine olan ihtiyacı gözler önüne sermektedir. Bu yüzden koordinasyon fonksiyonu tüm işletme fonksiyonlarını gözetip bir arada tutan önemli bir fonksiyondur.

Bir işletmede ast ve üstleri arasındaki koordinasyona dikey koordinasyon adı verilmektedir. Aynı seviyedeki kişilerin arasındaki koordinasyon ise yatay koordinasyon olarak adlandırılır. Merkezi bir koordinasyon biriminin oluşturulması durumunda merkezi koordinasyon söz konusudur.

Koordinasyon, planlama yapılırken ve politikalar oluşturulurken daha başlangıçta temin edilmelidir. Bir planın hazırlanmasında veya politikaların belirlenmesinde, yöneticilerin ilgili konularda kararlara ulaşabilmesi için daha başından başlayarak gerekli çalışmalara katılmaları gerekir. Böylece, bir arada yerine getirilmeleri imkânsız veya birbirine zıt düşünceler, istekler ve iddialar ortaya çıkarılabilir ve bu durumlara ilişkin gerekli önlemler zamanında alınmış olur.

Bir işletmede koordinasyonun sağlanması uygulanabilecek teknikler arasında iyi ve basit bir örgüt yapısının kurulması, plan ve programların uyumlaştırılması, iyi düzenlenmiş iletişim yöntemleri ve araçlarından yararlanma, gönüllü koordinasyonun özendirilmesi ve gözetim yoluyla koordinasyonun sağlanması vardır. Bu kapsamda E şıkkı doğru seçenektir.

İletişim sürecinde yer alan unsurlar; Gönderici, Kodlama, Mesaj, Alıcı, Çözümleme,Kanal ve Geribildirim aşamalarından oluşmaktadır.

Kontrol süreci ilk olarak stratejik amaçları belirleyerek sürece başlamaktadır. Daha sonra sırasıyla; standartları belirle, performansı ölç, performans ve standartların karşılaştır ve düzeltici önlemlerin alınması şeklinde bir süreçtir.

B şıkkı haricinde diğer şıklar hakkında yorum yapabilmek için başka bilgilerin de biliniyor olması gerekir. Fakat B şıkkında ise paragraftan çıkarılabilecek bir yorumdur.