İŞLETME İLETİŞİMİ

Bir işletmede yeni uygulanacak bir projeye ilişkin hazırlanan teknik raporun içeriği paylaşılmaktadır. Bu toplantıda projenin teknik raporunu hazırlayan çalışanlar ile bu konuda hiçbir bilgi sahibi olmayan yönetici arasında bu raporun anlatmak istediklerine ilişkin anlaşmazlıklar yaşanmıştır. Bu durumda hazırlanan raporun teknik bir içeriğe sahip olması, bu konu ile ilgisi olmayan yöneticinin anlayamamasına yol açmıştır. Dolayısıyla raporda anlatılmak istenilen anlamın anlaşılamaması nedeniyle işletmede bireyler arasında semantik farklılıklardan kaynaklanan iletişim sorunu yaşanmıştır.

I. Semantik, dil biliminin anlamsal incelemeleri ile uğraşan bir bilim dalıdır

II. Algıda seçicilik, dikkatini çevrede bulunan uyarıcılardan sadece bir veya birkaçına yöneltmektir

III. Geri bildirim, iletişim eylemini olumlu sonuçlandırmak için en uygun vakti kollamaktır

IV. Statü, birinin bir topluluk içindeki durumu, yeri, kazandığı saygınlık ve makamdır

V. Motivasyon, bireyin başkaları ile birlikte iken savunmacı tutum içerisine girmesidir

VI. Örgütsel sessizlik, çalışanların örgütün gelişimine yönelik ifadelerini paylaşmamalarıdır

VII. Kültürler arası iletişim, aynı kültür içerisindeki farklı alt kültür üyeleri arasındaki iletişimdir

Yukarıda verilen iletişim ile ilgili kavramlardan III. ve V. ifadeler doğru değildir. 

Geri bildirim, iletişim sürecinde verilen bir mesaj sonrasında mesajı alan kişi tarafından verilen olumlu ve olumsuz tepkidir. 

Motivasyon ise bireyi belirli bir amaç için harekete geçiren güçtür.

Bir işletmede yönetici çalışanların sorunlarını dinlerken çalışanların anlattıklarının kendi ile ilgili kısımlarını dinlerken bir kısmına ise hiç dikkatini vermemektedir. Bu durumda çalışanlar kendilerini yeterince anlaşılmamış hissetmektedirler. Bu iletişimde yöneticiden algıda seçicilik kaynaklı sorun mevcuttur. Algıda seçicilik, burada yöneticinin çalışanların mesajlarının bir kısmını bilerek veya bilmeyerek algılamamasıdır.

Bir işletmede yöneticiler, takım liderlerine verimliliği daha fazla artırmaya yönelik çözüm önerilerini iletmişlerdir. Takım liderleri de kendi sorumluluğundaki çalışanlara bu durumu özetle onların yeterince motive olmamalarından dolayı verimliliğin azaldığı gibi farklı biçimde aktarmışlardır. Bu durumda, işletmede  ortaya çıkan bireysel iletişim sorununun kaynağı filtrelemedir. Filtreleme, alıcının mesajı kendine göre yorumlamasıdır ve bu durumda takım liderleri yöneticilerin verdiği mesajı yanlış yorumlayarak aktarmaktadır.

Bir işletmede çalışanlar, yöneticinin gerçekleştirdiği toplantılarda işletmenin hedefleri ile ilgili kendi görüşlerini paylaşmaları istenmesine rağmen bu görüşlerini ifade etseler de değişen bir şey olmayacağı düşüncesi ile ifade etmede isteksiz davranmaktadırlar. Bu durumda, bu işletmede çalışanlardan kaynaklanan örgütsel sessizlik bir iletişim sorunu olarak yaşanmaktadır.

Bir işletmede alınan kararların en alt düzeydeki çalışanlara iletilmesindeki iletişim zinciri çok uzundur ve iletişim kanallarının iyi işlememesinden dolayı iletilmek istenen mesajlar çalışanlar tarafından yeterince anlaşılamamakta ve zaman zaman çatışmalar yaşanabilmektedir. Bu işletmede örgütsel olarak iletişim sorunu bürokratik yapıdan kaynaklanmaktadır. Bu işletmede hiyerarşi kademelerinin fazlalığı vardır ve iletişim kanalları işlememektedir.

Bir işletmede, pandemi sürecinin getirdiği kriz ortamını fırsata çevirmek isteyen yönetici, işletmedeki otorite kararlarının azaltılmasını ve karar almada alt birim sorumluluklarının artırılmasını öngören yeni bir süreci başlatmıştır. Bu durumda, yönetici krizi fırsata çevirmek üzere temelde ademimerkezi bakış açısını ön plana çıkarmıştır. Ademimerkezi, merkezi gücün ve otoritenin azaltılması, yetkinin alt birimlere geçirilmesini öngören bir yapılanmadır.

I. Karşılıklı iletişim

II. Ademimerkezi

III. Kitlesizleştirme

IV. Asenkron olabilme

V. Formel iletişim

Yukarıda verilen kavramlardan karşılıklı iletişim, kitlesizleştirme, asenkron olabilme iletişim teknolojilerinin üstünlüğüdür.

İşletmelerin web siteleri örgüt ile kamu arasında etkili ilişkilerin kurulmasını sağlayan bir faktör olarak diyalojik iletişim yoluyla iletişim sürecinde büyük fırsatlar sınmaktadır. Diyalojik iletişim, fikirlerin ve görüşün müzakere ortamında değişimidir.

Örgütsel iletişim açısından sürekli olarak SWOT analizleri yapmak, entegre örgütsel iletişimin örgütün anlayış ve yaklaşımlarında oluşturduğu bir sonuç olarak değerlendirilemez. Entegre örgütsel iletişim; örgüt içi, dışı, yatay, dikey ve çapraz olmak üzere tüm boyutlarda, çift yönlü ve entegre/bütünleşik yapıda stratejik olarak planlanarak yönetilen bir iletişim tarzıdır.

Savunmacılık: Başkalarının mesajını tehdit olarak gören bireyler sözlü olarak başkalarına saldırma, alaylı sözler sarf etme, aşırı derecede eleştirel olma gibi savunmacı davranışlar sergileyerek etkili iletişimi aksatacak biçimde cevap verebilmektedir.

Ast-üst ilişkilerinde resmî hava oluşturulması: Kurum içi ve kurumlar arası iletişim yapısının düzgün ve net bir iletişim için uygun olmaması iletişimi olumsuz yönde etkilemektedir. Örneğin, çalışanların sadece bir danışmanla iletişim kurmalarına izin verilmesi ve personel müdürünün çalışanlarla doğrudan iletişim içinde bulunmamasından dolayı çalışanların şikâyet ve isteklerinden haberdar olunmaması gibi.

Fazla mesaj yükü: Bireyler sınırlı bilgi alma ve işleme kapasitelerine sahip olduklarından dolayı aşırı bilgi yüklemesi, bazı bilgilerin ve bazen de çok önemli bilgilerin dikkatten kaçmasına neden olmaktadır.

Bilgi toplumunda stratejik kaynak para değil, bilgidir. Zenginlik elde etmek için kullanılan kaynaklar içerisinde bilgi kadar önemli olan bir başka kaynak yoktur.

Diyalojik iletişim, fikirlerin ve görüşlerin müzakere ortamında değişimidir. İnternet ve web siteleri örgüt ve kamu arasında etkin ilişkilerin oluşmasını sağlayan bir faktör olarak diyalojik iletişim sürecinde büyük fırsatlar sunmaktadır.

İnternetin diyalojik iletişimdeki önemini web sayfalarının içeriği ile açıklamak mümkündür. Bir web sayfası, belli bir konu hakkında veriler sunan bir metin içerdiği gibi ses, imaj, hareket ve ayrıca eş zamanlı ve interaktif bir ortam yaratarak diyalojik iletişime temel oluşturmaktadır.

Haber akışının yönetilmesi: Haber akışının yönetiminde, karar mevkiindeki yöneticiye sadece istisna bilgi ve haberlerin gönderilmeli, diğer bilgiler ve haberler alt kademelerce değerlendirmeye tabi tutulmalıdır. İnternet ve intranet uygulamalarında bu akış yönetimi,  kullanıcılara verilen şifreler ile kolaylıkla uygulanarak mesajların kime veya kimlere   gideceği veya gitmeyeceği planlanabilmektedir.

Örgütsel iletişimi etkileyen kişisel faktörler yöneticiler açısından değerlendirildiğinde ise bir takım yollarla iletişimde iyileştirme yapılabilmektedir. Bunlar şu şekilde sıralanabilir;

•İletişim amacı önceden açık ve net bir şekilde belirlenmelidir •Mesajlar ortak ilişki çerçevesi içinde kalarak ortak dil kullanılmalıdır. •Astın anlayamayacağı veya algılayamayacağı sözcükler kullanmaktan kaçınılmalıdır. •Mesajlar birbiri ile çelişmemelidir. •Yöneticilerin birim ya da bireyler arasında rekabeti teşvik etmeye yönelik yapacağı uygulamalar iç iletişimi engelleyecektir. •Yönetim astlarını değişime karşı motive etmeli ve onların kalite ve verimlilik konularına karşı duyarlı olmaları için gayret göstermeleri gerekmektedir. •Çalışanların çeşitli eğitim programlarına tabi tutulması onların iletişim yeteneklerini geliştirecektir.

İletişimde kalite için motivasyon sağlama: Bireyler örgütlerde ne kadar tatmin edilirse o kadar motive olurlar. Örgüt içinde yüksek motivasyonlu bireyler etkin ve verimli birer çalışan olacaklardır. Ancak bu, etkin ve kaliteli bir iletişim sisteminin işletilmesi ile mümkündür.

Kalite odaklı olma: Kalite odaklılık belirli bir amacın en düşük maliyette gerçekleştirilmesi ya da belirli bir miktar kaynakla amaca en iyi şekilde ve en yüksek kaliteye ulaşılması olarak ifade edilmektedir. Maliyeti düşürülen ve belli bir sonuç elde etmede başarılı olunan bütün iletişimler kalitelidir.