İŞLETME İLETİŞİMİ

Medya ilişkilerinin amaçları aşağıdaki gibi özetlenebilir (Akyol, 2020: 93): • Medya ve medya çalışanları ile daha iyi bir ilişki geliştirmek • Hedef kitlenin tutum ve davranışlarını değiştirmek • Kurum ya da marka imajını değiştirmek • Pazar payını artırmak • Yerel/ulusal ve uluslararası düzeydeki politikaları etkilemek • Hissedarlar, finansal analistler ve yatırımcılar ile olan iletişimi geliştirmek • Farkındalık, bilgi oluşturmak ve kamuoyu anlayışını kazanmak

Medya ilişkilerini yönetirken dikkat edilmesi gereken temel ilkeler şu şekilde sıralanabilir (Adıgüzel, 2016: 31-32):

• Ulaşılabilirlik: Bir örgütün halkla ilişkiler ilişkilerini yöneten kişilerin medya üyeleri tarafından ihtiyaç duyulduğu an ulaşılabilmesi ve haber için gereken bilgileri edinebilmeleri önemlidir.

• Dürüstlük: Medya ile ilişkiler güven ortamında gerçekleştirilmelidir. Halkla ilişkiler yöneticilerinin, iletişimini yürüttükleri örgüt hakkında yanlış veya eksik bilgi paylaşmaları veya bilgi vermeleri gereken acil durumlarda açıklama yapmamaları yanlış bir medya ilişkileri iletişim şeklidir. Medya ilişkilerini yönetmek uzun vadeli ve stratejik planlama gerektiren bir konu olduğundan dolayı “durumu kurtarmak” için kısa vadeli düşünerek eksik veya yanlış bilgi vermek örgütün olduğu kadar halkla ilişkileri yürüten kişilerin itibar ve güvenilirliklerini zedelemektedir.

• Şeffaflık: Gazetecilerin sorularına karşı ilgisiz olmak, bilgi vermemek, “gizlilik” adına açıklama yapmaktan çekinmek kurum itibarına zarar vermektedir. Bu nedenle medya soruları açıklıkla yanıtlanmalı, gerektiği takdirde belgeler sunulmalı, inandırıcı ve mantıklı açıklamalar yapılmalıdır. Özellikle olağanüstü durumlarda ve kriz dönemlerinde kamuoyuna kurumsal bilgi verilmemesi “duyumlarla” haberler yapılmasına ve dolayısıyla kurumsal itibarın daha fazla zarar görmesine sebep olacaktır. Bundan dolayı Kurumunuz ile ilgili yapılan haberler imajınızı doğrudan etkileyebilecektir. Medyaya yönelik etkiyi olumlu yönetmek için dürüst, şeffaf ve açık olunması gerekmektedir. dikkat 78 İşletme İletişiminde Uzmanlık Alanları 3 örgütün kimi zamanlarda “kötü” ve “olumsuz” olarak nitelendirilen haberlerle alakalı bilgileri de medya ile paylaşabilmesi önemli bir husustur.

• Adalet: Halkla ilişkiler yöneticileri medyadaki mevcut rekabetin bir tarafı olmamalı, hepsine aynı mesafede durmalı, haber ve bilgi aktarırken adaletli davranmalıdır. Basın bültenleri geçilecek listenin özenle hazırlanması ve yerel ve ulusal medya temsilcileri arasında fark gözetilmeden bilgi paylaşımı yapılması önemli bir husustur.

• Zamanlamaya dikkat: Halkla ilişkiler yöneticilerinin medyanın çalışma düzenini bilmesi ve bilgi paylaşım zamanlamasını doğru yapması gerekmektedir. Uygun zamanda gönderilmeyen bir bültenin, bazı medya organlarında haber olurken, erken baskıya veya yayına girdiği için veya toplantı gündemine yetişmediği için bazı medya organlarında ise hiç yer almaması örnek olarak verilebilir.

• Uygun formatta içerik verme: En yeni ve en doğru haberi en önce verebilen medya organları diğerlerine karşı üstünlük sağlamaktadır. Medya zamanla yarıştığı için medya organlarına gönderilecek materyallerin, medya organının kullanacağı formata uygunluğu önem taşımaktadır.

• Şeffaflık: Gazetecilerin sorularına karşı ilgisiz olmak, bilgi vermemek, “gizlilik” adına açıklama yapmaktan çekinmek kurum itibarına zarar vermektedir. Bu nedenle medya soruları açıklıkla yanıtlanmalı, gerektiği takdirde belgeler sunulmalı, inandırıcı ve mantıklı açıklamalar yapılmalıdır.

Kriz döneminde medya ile ilişkilerde göz önünde tutulması gereken üç önemli kural aşağıdaki gibi özetlenebilir (Tengilimoğlu ve Öztürk, 2004:190):
• Kural 1: %100 emin olunmayan bir konuda açıklama yapılmamalıdır.
• Kural 2: Her zaman için o anda mevcut olan bilgilere başvurulmalıdır.
• Kural 3: Nedensellik yerine kronolojik gelişim takip edilmelidir.

Çalışanların koordinasyonu ve iş birliği iletişimle sağlanmaktadır. Etkin iletişim iş doyumuna ve performans geliştirmeye katkı sağladığı gibi işe bağlılığı da artırmaktadır. Örgüt içinde yaşanan iletişim sorunları çalışanların motivasyonlarını azaltarak performanslarını olumsuz şekilde etkilemektedir.

İyi bir iletişim sistemi olmayan örgütler temeli sağlam olmayan binaya benzer, ufak bir sarsıntıda hasar görür, daha büyük bir sarsıntıda ise yıkılır ve yok olur. Çalışanlara örgüt kültürü hakkında bilgi sağlamak ve herkesin bu kültür etrafında birleşerek bütünleşmesine destek olan örgütsel iletişim aynı zamanda kuruma yeni katılan örgüt üyeleri için de onların hem bireysel hem de örgütsel davranışlarını, örgüt kültürü ile uyumlu hâle getirmede önemli bir araçtır

Doğal iletişimin özelliklerini şu şekilde sıralamak mümkündür (Koçel, 2003: 542-543): • Mesajların aktarım hızı yüksektir. • Yöneticilere önemli ipuçları verir. • Resmî kanalların iletmediği mesajları aktarır. • Güvensizlik ve belirsizlik ortamında bu kanallardan gelen bilgilere olan güven düzeyi yüksektir. • Örgüt kültürünü güçlendirir. • Mesajların akış yönü öngörülemez. • Dedikodu türü bilginin yanında örgüt hakkında “doğrular”ı da yayabilir. • Yönetim tarafından kontrol edilemez fakat etkilenebilir. • Grup dayanışmasını kuvvetlendirebilir. • Bir yönetim aracı olarak kullanılabilir.

Doğal iletişim, bilhassa dilek ve şikâyetlerin üstlere aktarılması sürecinde, aşağıdan yukarıya iletişimin önemli bir aracıdır

Kurum içi halkla ilişkiler faaliyetleriyle çalışanların moral ve motivasyon düzeyleri artmakta ve güven ve aidiyet duyguları gelişmektedir. Kurum içinde var olan güçlü ve etkin iletişim ise çalışanların yaptıkları işteki verimini ve kaliteyi artırmaktadır.

Kurum İçi Halkla İlişkiler Araçları

Yazılı Araçlar

Sözlü Araçlar

Görsel Araçlar

Klasik yayın organları olan “gazete, televizyon ve radyo” kavramlarını akıllara getiren kavram medyadır.

Gazete, iletişim teknolojilerinin gelişmesi ile beraber hayatımıza giren kavramlardan değildir.

Halkla ilişkiler uzmanlarının en çok zamanını alan medya ile ilişkilerdir.

Krizlerin etkisinin azaltılmasında veya arttırılmasında çok önemli bir etkiye sahip olan medyadır.

Örgütün etkin ve verimli şekilde işleyişine
destek olan en önemli faktörlerden biri etkili iletişimdir.

Doğal iletişimin özellikleri arasında olmayan mesajların aktarım hızı düşüktür

Doğal iletişim kanalları dört şekilde sınıflandırılabilir. Çift hatlı zincir bunlardan değildir.

Kurumun işleyiş biçimini ve planlarını işaret eden ve ortaya çıkmakta olan kamu politikası sorunu olan "konu"dur.

Örgütün hedef kitlesi ve tüm paydaşları ile kriz öncesi, kriz anı ve kriz sonrasında kurduğu diyaloğa kriz iletişimi adı verilir.

Yönetim iletişim ile gerçekleşir.