Sözlü ve Online Sunum Hazırlanması

Sunum, konuşmacının bilgilerini ve düşüncelerini belirli bir hedef kitle ile paylaştığı bir sözlü
iletişim şeklidir.

Moderatör destekli ya da yönlendirici kılavuzluğunda bir tartışmada konuşmacı, önceden saptanmış sorular veya konular üzerinde konuşur. Yönlendirici ya da moderatör eşliğindeki tartışmalar monolog sunumlardan daha fazla zamana ihtiyaç duyar.

Sunumlar için birkaç yöntem uygulamak mümkündür. Seçilen yöntem dinleyicilerin beklentilerine ve onlar üzerinden nasıl bir etki yaratılmak istendiğine göre değişebilir. Konuşmayı okuma, ezberleyerek konuşma, doğaçlama yapma ya da sohbet eder tarzda konuşma biçiminde gerçekleşebilir.

1. Sunumu planlama: Sunumun amacının belirlendiği, hedef kitle analizinin yapıldığı ve görsel yardımcıların kullanımı ile ilgili kararların verildiği adımdır.
2. Sunum içeriğini hazırlama: Çeşitli kaynaklardan yararlanılarak metnin yazıldığı adımdır. Sunumun ana hatları, giriş, gelişme ve sonuç bölümlerini içeren bir içerik oluşturulur. Kullanılması planlanan etkinlikler tasarlanır, görsel malzemeler ve sunum yardımcıları hazırlanır.
3. Sunumu gerçekleştirme: Konuşmanın yapılmasıdır. Yapılan planlama ve içerik çalışmaları dinamik bir sunum için temel olarak kullanılacaktır. Sunum zamanı etkili iletişim sağlamaya ve sunumun sorunsuz çalışmasına dikkat edilmelidir.

Sözlü sunumlar, yazılı belgelerin sahip olduğu aynı üç temel amaca sahiptir: Bilgilendirmek, ikna etmek ve iyi niyet oluşturmak. 

• Konuşmacı, hakkında daha çok bilgi sahibi olduğu ya da kolaylıkla bilgi bulabileceği bir konuyu seçmelidir.
• Konuşmacı ilgi duyduğu konuyu seçmelidir.
• Konuşmacı dinleyenlerin ilgi duyduğu bir konuyu seçmelidir.
• Konuşmacı duruma ve ortama uygun bir konu seçmelidir.
• Konuşmacı sunum süresine göre konuşmasını oluşturmalıdır.

Dinleyicileri anlamak için araştırma konuları şunları içerir:

Dinleyicilerinizin yaşı, Dinleyicilerinizin cinsiyeti, Dinleyicilerinizin mesleği, Dinleyicilerinizin zekâ ve eğitim seviyesi, Dinleyicilerinizin ait olduğu sosyal, profesyonel ve dinî gruplar, Coğrafi deneyimlerin etkisi.

Sunumların geliştirilmesi aşamasında görsel malzemelerin yer alacağı görsel yardımcılar yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu görsel yardımcılar beyaz tahta (flipchart), akıllı tahtalar (elektronik beyaz tahta), tepegöz, video ve filmler, autocue ya da prompter (suflör) ya da bilgisayar yazılımları olabilir.

İş ortamlarında en yaygın görsel sunum türlerinden ikisi olan PowerPoint ve Prezidir.

• Açılış (başlangıç), dinleyicilerin konuşmaya, konuya dikkatinin çekilmesi için dikkatle tasarlanması gereken başlangıç cümleleridir. Açılışta, sunumun amacı tanımlanır, güven kazanılmaya çalışılır, konuşmanın dinleyici açısından önemi vurgulanır, konuşma sürecinde ele alınacak konular tanıtılır.
• Gereksinim ya da sorunun tanımlanması, konuşmanın ana yapısını oluşturur. Konuşmada ele alınacak sorun ya da gereksinimin önemi ortaya konur ve çözüm yolu/yolları ile ilgili savlar öne sürülür.
• Sonuç ya da çözüm kısmı, sorunun nasıl çözüldüğü ya da nasıl çözülebileceğine dair yol ve yöntemlerin sunulduğu bölümdür. Dinleyicilerin sorunların çözümü için önerilerin işe yarayacağına ikna edilmesi gerekir.

Görsellerin etkin olması için şunların dikkate alınması gerekir:

• Görsel basit olmalı
• Bir kavramı sunmalı ya da vurgulamalı
• Anahtar kelimeler kullanılmalı
• Her slaytta tek bir kavram yer almalı
• Her slaytta en fazla altı satıra yer verilmeli
• Uygun yerlerde renk kullanılmalı (başlıklar- vurgular gibi)
• Uygun yerde resim kullanılmalı
• Sıralı madde imleri yerine noktalı madde imi tercih edilmeli
• En fazla iki farklı yazı boyutu kullanılmalı
• Büyük harfler başlıklar ya da kısaltmalar dışında kullanılmamalı

Sunum korkusu ve heyecanla başa çıkabilmek için şunların yapılması önerilmektedir:

• Hazırlıklı olmak ve prova yapmak
• Heyecanı avantaja dönüştürmek
• Korkuyu tanımlamak
• Olumlu bir zihinsel tutum oluşturmak
• Başarılı bir sunum hayal etmek
• Nefes alma egzersizleri yapmak
• Dili tutulma, söyleyeceklerini unutma, titreme, hızlı ya da yavaş konuşma gibi fiziksel belirtilerle baş etmek.

Pratik ya da prova yapanın faydaları şu şekilde sıralanabilir:

• Dinleyicilere iletmek istediğiniz duygulara yoğunlaşmak
• Konuşmanızı bir noktadan diğerine taşıyan geçişler üzerinde çalışmak
• Hızınızı ve mesajınızı iletmeniz için geçen toplam süreyi belirlemek
• İstenmeyen olumsuzluklardan kaçınmak
• Kullandığınız “ııı” ve “eee” sayısını azaltmak.

Sunumlar için uygun şartların oluşturulmasında dikkat edilmesi gereken özellikler şunlardır:

• Karşılıklı iletişimin sağlanması
• Düşüncelerin hedef kitleye yöneltilmesi
• Uyarı ve önerilerin dikkate alınması
• Yanlış anlamaların önlenmesi
• Düşüncelerin açık ve net olarak iletilmesi
• Delillerin sağlanması

Dinleyenler, doğrudan onlara hitap edildiğini, anlamaları ve ilgilenmeleri için çaba gösterildiğini ve önemsendiği duygusunu hissetmek ister. Etkili bir sunum yapmak için, korkuyla başa çıkılmalı, göz teması kurulmalı, iyi bir konuşma sesi geliştirilmeli, ayakta durulmalı, hareket edilmeli, notlar ve görseller uygun bir şekilde kullanılmalı, dinleyiciler konuşmaya dahil edilmeli ve kesinlikle pratik yapılmalıdır.

Konuşma tarzında dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır:

• Metin okurcasına konuşmak yerine sohbet eder gibi konuşulmalı
• Dinleyenlerin beden dilini anlamaya çalışmalı
• Nefes almaya dikkat etmeli ve “e”lerden ve “ı”lardan kaçınmalı
• Çok hızlı ya da çok yavaş değil ortalama bir hızda konuşmalı
• Cümlelerde vurgulara dikkat etmeli monoton ses tonundan uzak durmalı
• Kelimeleri anlaşılacak biçimde telaffuz etmeli
• Gerginliği azaltmak için bireylere odaklanılmalı
• Dinleyicilerle göz teması kurulmalı
• Metne bakarak konuşulmamalı
• Sesi etkili bir biçimde vurgulamalar yaparak kullanmalı
• Mırıldanmak öz güven sorunu için büyük bir gösterge olduğu için yapılmamalı
• Jargon kullanmaktan kaçınmalı, basit ifadelerin daha anlaşılır olduğu unutulmamalı
• Gevezelik etmemeli, gerçekten anlamlı bir şeyler söylemeli
• Sıkıcı ifadelerden kaçınmalı
• Olumlu cümleler tercih edilmeli
• Daha anlaşılır olmanızı sağlayacak kısa cümleler tercih edilmeli.

Sorularla başa çıkabilmek için cevap vermeye başlamadan önce şu önerileri dikkate almak gerekir:

• Soruları yakından ve iyi dinleyin.
• Birkaç saniye durup cevabı düşünün.
• Salonun çeşitli yerlerinden sorular alın.
• Sadece soru soranla değil tüm dinleyicilerle göz teması kurun.
• Sunum ve sorular için verilen süreyi aşmayın.

Soru-Cevap kısmında dikkat edilecek noktalar şunlardır:

• Tahmin yapmak

• Soruyu tekrarlamak

• Dinleyiciyi soru sormaya teşvik etmek

• Hoşgörülü davranmak

• Zor ya da düşmanca sorularla başa çıkmak

• Bilinmeyen sorularla karşılaşmak

• Kontrolü elde tutmak

• Soruları sonlandırmak

Online sunumlar için video, resim, animasyon, tablo ve grafikler eklemenin yanı sıra etkileyici font kullanımı, arka plan ve geçiş özellikleri dinleyicilerin ilgisini çekebilmektedir. Online sunum platformlarının en bilinen özellikleri ise şablonlar aracılığı ile sunum hazırlayacak kişilere görsel tasarım konusunda kolaylık sağlaması ve paylaşıma imkân vermesidir.

Teknolojideki mevcut gelişmelerle, sanal ya da online sunumlar yapmak için üç farklı çevrimiçi uygulamadan yararlanılabilir. Bunlar: 

• Çevrimiçi (online) bir toplantıda sanal (virtual) sunum

• Web semineri (webinar) veya web yayını (webcast)

• Podcast ya da video podcast.