Aof Panel

S

Medya ilişkilerinin amaçları nelerdir?

Medya ilişkilerinin amaçları aşağıdaki gibi özetlenebilir:

Medya ve medya çalışanları ile daha iyi bir ilişki geliştirmek
Hedef kitlenin tutum ve davranışlarını değiştirmek
Kurum ya da marka imajını değiştirmek
Pazar payını artırmak
Yerel/ulusal ve uluslararası düzeydeki politikaları etkilemek
Hissedarlar, finansal analistler ve yatırımcılar ile olan iletişimi geliştirmek
Farkındalık, bilgi oluşturmak ve kamuoyu anlayışını kazanmaktır.

S

Medya nedir?

Medya, yazı, ses ya da görüntü aracılı- ğıyla, iletişim kurmayı sağlayan yazılı ve elektronik basın, internet, haberleşme uy- dusu, frekans dağılımı, multivizyon, faks, telefon vb. gibi kitle iletişim araçlarının tümüdür.

S

Medya ilişkilerini yönetirken dikkat edilmesi gereken temel ilkeler nelerdir?

Medya ilişkilerini yönetirken dikkat edilmesi gereken temel ilkeler şu şekilde sıralanabilir:

Ulaşılabilirlik: Bir örgütün halkla ilişkiler ilişkilerini yöneten kişilerin medya üyeleri tarafından ihtiyaç duyulduğu an ulaşılabilmesi ve haber için gereken bilgileri edinebilmeleri önemlidir.

Dürüstlük: Medya ile ilişkiler güven ortamında gerçekleştirilmelidir. Halkla ilişkiler yöneticilerinin, iletişimini yürüttükleri ör- güt hakkında yanlış veya eksik bilgi paylaşmaları veya bilgi vermeleri gereken acil durumlarda açıklama yapmamaları yanlış bir medya ilişkileri iletişim şeklidir. Medya ilişkilerini yönetmek uzun vadeli ve stratejik planlama gerektiren bir konu olduğundan dolayı “durumu kurtarmak” için kısa vadeli düşünerek eksik veya yanlış bilgi vermek örgütün olduğu kadar halkla ilişkileri yürüten kişilerin itibar ve güvenilirliklerini zedelemektedir.

Şeffaflık: Gazetecilerin sorularına karşı ilgi- siz olmak, bilgi vermemek, “gizlilik” adına açıklama yapmaktan çekinmek kurum itibarına zarar vermektedir. Bu nedenle med- ya soruları açıklıkla yanıtlanmalı, gerektiği takdirde belgeler sunulmalı, inandırıcı ve mantıklı açıklamalar yapılmalıdır. Özellikle olağanüstü durumlarda ve kriz dönemlerinde kamuoyuna kurumsal bilgi verilmemesi “duyumlarla” haberler yapılmasına ve do- layısıyla kurumsal itibarın daha fazla zarar görmesine sebep olacaktır. Bundan dolayı örgütün kimi zamanlarda “kötü” ve “olumsuz” olarak nitelendirilen haberlerle alakalı bilgileri de medya ile paylaşabilmesi önemli bir husustur.

Adalet: Halkla ilişkiler yöneticileri medyadaki mevcut rekabetin bir tarafı olmamalı, hepsine aynı mesafede durmalı, haber ve bilgi aktarırken adaletli davranmalıdır. Basın bültenleri geçilecek listenin özenle hazırlanması ve yerel ve ulusal medya temsilcileri arasında fark gözetilmeden bilgi paylaşımı yapılması önemli bir husustur.

Zamanlamaya dikkat: Halkla ilişkiler yöneticilerinin medyanın çalışma düzenini bilmesi ve bilgi paylaşım zamanlamasını doğru yapması gerekmektedir. Uygun zamanda gönderilmeyen bir bültenin, bazı medya organlarında haber olurken, erken baskıya veya yayına girdiği için veya toplantı gündemine yetişmediği için bazı medya organ- larında ise hiç yer almaması örnek olarak verilebilir

Uygun formatta içerik verme: En yeni ve en doğru haberi en önce verebilen medya organları diğerlerine karşı üstünlük sağlamaktadır. Medya zamanla yarıştığı için medya organlarına gönderilecek materyallerin, medya organının kullanacağı formata uygunluğu önem taşımaktadır.

S

Basın makalelerinin özellikleri nelerdir?

Medya ilişkilerinde halkla ilişkiler profesyonellerinin kullandığı araçlardan biri olan basın makaleleri basın bültenlerinden farklı olarak daha uzundur. Basın bültenleri konu- nun önemli noktalardan daha az önemli noktalara doğru bir yazım akışı tekniği olan ters piramit tek- niği kullanılarak hazırlanırken; basın makaleleri düz piramit tekniği ile yazılmaktadır. Makalelerde en önemli noktalar makalenin başında değil de sonraki paragraflarda vurgulanmaktadır. Basın bültenlerin- de haber değeri kavramı ön plandayken makalede “ilgi çekicilik” öne çıkmaktadır.

S

Basın bültenlerinin özellikleri nelerdir?

Medyada yer alabilmek için en yaygın ve etkili yöntem olan basın bülteni ör- gütlerin ürün, hizmet veya kurumsal yeniliklerini kamuoyuna ve müşterilerine duyurmak amacıyla yayımladıkları ve basında yer bulabilmeyi amaçla- dıkları bilgilendirici materyallerdir. Haber ajansları ve medya kuruluşlarına yollanan basın bültenleri sayesinde kurumlar “basında yer alma” yani “haber olma” ihtiyaçlarını karşılarken, medya kuruluşları da çok fazla bir emek harcamadan, muhabirleri haber peşinde koşmadan “habere ulaşmış” olmaktadırlar.

S

Medya ilişkileri web sitesi ve sosyal medya basın odasının özellikleri nelerdir?

İnternetin halkla ilişkiler uygula- malarını etkilemesine bağlı olarak halkla ilişkiler amaçlı mesajların oluşturulma, aktarılma ve geri bildirim alma şekilleri önemli ölçüde değişime uğramıştır. Bu doğrultuda, İnternet, medya ortamında da değişim yaratarak gazetecilerin çevrim içi olarak bilgi almalarını sağlamasının yanı sıra örgütlerin de haber medyasıyla iletişim kurma biçimini de etkilemiştir. İnternetin medya ilişkilerinin yürütülme şeklini etkilemesiyle halkla ilişkiler uygulayıcıları, gazetecilerle daha iyi iletişim kurmak ve medya ilişkilerini geliştirmek için çeşitli internet teknolojilerini (örneğin, e -postalar, web siteleri, multimedya haber bültenleri, çevrim içi basın odaları, RSS yayınları ve sosyal medya) kullandıkları görülmektedir.

Birçok kurumun web sitelerinde medya ile iletişim kurmak için “çevrim içi basın odası” olarak adlandırılan bölümler oluşturulmuştur. Online medya ilişkileri kapsamına giren online basın odaları aracılığıyla gazeteciler temel kurumsal bilgilere ulaşabilmektedir. Örgüt için bir medya ilişkileri fonksiyonuna sahip online haber odaları kurumlar için önemlidir. Bunlara ilaveten örgüte ilişkin çeşitli bilgilerin sağlanabileceği örgütün medya ilişkileri web siteleri, medya da dâhil olmak üzere çeşitli paydaşlar ile iletişim ve ilişki kurmada önemli araçlardan biridir. Etkileşim ve kullanıcıların da içerik üretimine katkıda bulunduğu web 2.0 temeli sosyal medya da halkla ilişkiler uygulamalarına dâhil olarak örgüt ve paydaşları arasındaki iletişimi iki yönlü ve etkileşimli kılan sosyal medya basın odaları ön plana çıkmıştır. İnternetin ve özellikle sosyal medyanın gelişimi ile beraber televizyon, gazete ve radyo gibi geleneksel medyadaki ilgili editörlerin/yayın sorumlularının rolü çok azalmıştır. Örgütler günümüzde basın bültenlerini gerek web sitelerinde gerekse sosyal medya basın odalarında doğrudan medya ve diğer paydaşlar ile paylaşmaktadır. İnternet ve sosyal medya, medya ile kurulan ilişkiyi aracısız bir hâle getirmiştir.

S

Kriz döneminde medya ile ilişkilerde göz önünde tutulması gereken kurallar nelerdir?

Kriz döneminde medya ile ilişkilerde göz önünde tutulması gereken üç önemli kural aşağıdaki gibi özetlenebilir:

Kural 1: %100 emin olunmayan bir konu- da açıklama yapılmamalıdır.
Kural 2: Her zaman için o anda mevcut olan bilgilere başvurulmalıdır.
Kural 3: Nedensellik yerine kronolojik geli- şim takip edilmelidir.

S

Kriz döneminde medya ile ilişkilerde göz önünde bulundurulması gereken diğer önemli kurallar nelerdir?

• Hemen görüşülebilir olunmalıdır.
• Gelen türlü istek 30 dakika içerisinde karşılanmalıdır.

• Medyaya sahip olduğu güncelliğe göre hizmet verilmelidir.

• Sorulması olası olan sorular ve bunların cevapları önceden hazırlanmalıdır.

• Medyaya mümkün olduğu kadar yazılı açıklama yapılmalıdır.

• Medyanın olası saldırgan tavrına hazırlıklı olarak medyanın durumu yanlış bir şekilde kullanmasına fırsat verilmemelidir.

• Medyaya veya başkalarına “yorum yok” şek- linde bir tavır sergilemek yerine sorulan sorunun neden yanıtlanmadığı açıklanmalıdır.

• Hiçbir bilginin “yazılmamak kaydıyla” medya mensuplarına verilmemesi gerek- mektedir. Medya mensuplarının krizle ilgili gizlenecek bir bilginin olmadığı konusun- da ikna edilmesi önemlidir. Kriz yönetimi ekibi dışında kalan örgütte çalışanlara ve bilhassa da telefon operatörüne örgüt hak- kındaki kişilerle ve medyayla nasıl iletişim kurulacağı konusunda bilgi verilmelidir.

S

Doğal iletişimin özellikleri nelerdir?

Doğal iletişimin özelliklerini şu şekilde sıralamak mümkündür:

Mesajların aktarım hızı yüksektir.
Yöneticilere önemli ipuçları verir.
Resmî kanalların iletmediği mesajları aktarır.
Güvensizlik ve belirsizlik ortamında bu kanallardan gelen bilgilere olan güven düzeyi yüksektir.

Örgüt kültürünü güçlendirir.
Mesajların akış yönü öngörülemez.
Dedikodu türü bilginin yanında örgüt hakkında “doğrular”ı da yayabilir.
Yönetim tarafından kontrol edilemez fakat etkilenebilir.
Grup dayanışmasını kuvvetlendirebilir.
Bir yönetim aracı olarak kullanılabilir.

S

Doğal iletişim kanalları nelerdir?

Doğal iletişim kanalları dört şekilde sınıflandırılabilir:

Tek hatlı zincir: (A), (B)’ye söyler, (C) de (D)’ye söyler ve iletişim bu şekilde devam eder. Bu iletişim kanalıyla uzakta olan bir alıcı ise haberi çok geç duyar.
Dedikodu zinciri: (A) kesin bir şeyler öğrenir ve bu haberi herkese aktarır.
Olasılık zinciri: (A) tesadüfen ve ihtimaller kanununa göre (F) ile ve (D) ile iletişim hâlindedir. (F) ile (D) de (A)’dan aldıkları bilgiyi aynı şekilde başkalarına aktarır.
Küme zinciri: (A), duyduğu haberleri, seçtiği iki üç kişiye iletir, duyanlardan belki de birkaç kişi bunları diğerlerine iletir. Sonrasında haberdar olanların da başka kişilere aktarmasıyla bilgi geniş bir alanda duyulmuş olur.

S

Doğal iletişimin örgüte sağladığı yararlar nelerdir?

Doğal iletişimin örgüte sağladığı yararlar şu şekilde özetlenebilir:

Doğal iletişim, örgütün iletişim ihtiyacını gidermek bakımından biçimsel iletişime destek olur ve onu tamamlar.
Doğal iletişim, örgüt üyelerinin moralini yükseltir ve birlik duygusunun gelişmesini sağlar.
Doğal iletişim, iyi kullanıldığında yöneticiler için etkin bir yönetim aracı olabilir.
Doğal iletişim, bilhassa dilek ve şikâyetlerin üstlere aktarılması sürecinde, aşağıdan yukarıya iletişimin önemli bir aracıdır.
Doğal iletişim vasıtasıyla örgüt, etrafında oluşan değişiklikler hususunda zamanında haberdar olduğu için örgütün iç yapısında gerekli düzenlemeleri sürekli ve etkin bir biçimde yapabilir.
Doğal iletişim, örgütlerde bazı önemli kararların gecikmeden alınmasını sağlar.
Doğal iletişim, örgütlerde takım çalışmalarına ve görevlerin etkin ve verimli bir şekil- de yapılmasına olanak tanır.
Doğal iletişime pozitif yaklaşımlar sergileyerek örgüt amaçları doğrultusunda etkin bir yönetim aracı olarak kullanmak ve bu doğal iletişim kanallarından faydalanmak örgütün etkin bir şekilde yönetilmesine büyük katkı sağlayacaktır.

S

Kurum içi halkla ilişkilerin amaçları nelerdir?

Kurum içi halkla ilişkilerin amaçları şu şekilde özetlenebilir:

Yönetim ile çalışanlar arasında karşılıklı bir güven ortamı oluşturmak.
Çalışanların örgüte aidiyet duygularını geliştirmek.
Çalışanların eğitilmesini ve çalışanların örgütsel değerleri ve kültürü benimsetilmesini sağlamak.
Örgütün politika ve stratejilerini çalışanlara benimsetmek.
Örgütte yatay ve dikey iletişimi sağlamak.
Örgütte verimliliği teşvik etmek.
Verimi ve başarıyı artırarak çalışanların örgüte olan katkılarını maksimum seviyede olmasını sağlamak.
Örgüt ve çalışanların karşılıklı beklentilerini bütünleştirmek.
Çalışanlarda iş doyumunu sağlamak.
Örgüt içinde, hiçbir şey gizlemeden yukarı, aşağı ve yatay bilgi akışını sağlamak.
Çalışanlara örgüt politika ve stratejilerini benimsetmek.
Çalışanlar arasında anlayış, güven ve dayanışmayı sağlamak, onları sosyalleştirmek.

S

Kurum içi halkla ilişkilerde kullanılan yazılı araçlar nelerdir?

Kurum içi halkla ilişkilerde kullanılan yazılı araçlar şunlardır:

Çalışan el kitabı
Kurum broşürü
Kara tahta
Kurum yayını (gazetesi/dergisi)
Bilgilendirici mektuplar
Bilgilendirici kurum içi yazılar
Çalışma raporları
Yıllık raporlar
Yıldönümü yazıları
İşletme kütüphanesi
İş yerinde güvenliği sağlamaya yönelik bilgilendirici yazılar
Kurum içi öneri sistemine dair bilgilendirici yazılar

S

Kurum içi halkla ilişkilerde kullanılan sözlü araçlar nelerdir?

Kurum içi halkla ilişkilerde kullanılan sözlü araçlar şunlardır:

İşletme toplantıları
Komisyonlar
Çalışma grupları
Çalışanlarla yapılan görüşmeler
Yöneticinin yaptığı konuşmalar
Departman toplantıları
Kişisel görüşme
Kurslar
Seminerler
Uzmanlık alanıyla ilgili yapılan bilimsel çalışmalar
“Açık kapı günleri”

S

Kurum içi halkla ilişkilerde kullanılan görsel araçlar nelerdir?

Kurum içi halkla ilişkilerde kullanılan görsel araçlar şunlardır:

• Afişler
• Sergiler
• Diagösterileri
• Görsel-işitselgösteriler

• Filmler
• Televizyon
• Websitesi

S

Çalışanların birbirleriyle olan iletişimini etkileyen unsurlar nelerdir?

Çalışanların birbiriyle ilişkilerini etkileyen unsurlar; dayanışma, davranış tahmini, işe ve çevreye uyma ve ortak amaçlı kuruluşlar şeklinde sıralanabilir.

S

Konu yönetimi nedir, neleri kapsamaktadır?

Literatürde “issue management” olarak adlandırılan konu yönetimi krizler meydana gelmeden önce sezinlenebilmesi için örgütlerin faaliyette bulundukları çevreyi inceleyerek kendilerini hem dışarıdan hem içeriden gözlemlemeleri temeline dayanır. Ayrıca, kriz senaryoları oluşturarak olası kötü sonuçları önceden sezinlenebilmelerine fırsat veren proaktif bir stratejik halkla ilişkiler işlevi olarak ifade edilmektedir. Konu yönetimi krize neden olabilecek konuları erkenden saptama, örgüte göre düzenleme, konularla ilgili politikalar oluş- turma ve bu politikaları uygulama, paydaş veya kamularla uygun iletişim kurmayı ve tüm yapılanların sonuçlarını değerlendirme faaliyetlerini kapsamaktadır.

S

1976 yılında Jones ve Chase tarafından geliştirilen stratejik konu yönetimi modelinin özellikleri nelerdir?

1976 yılında Jones ve Chase tarafından bir model olarak sunulan ve formüle edilen konular “stratejik konular” olarak belirtilmiş ve konu yönetimi modeli sistemli bir faaliyet olarak kabul görmüştür. Tek bir değişimin diğer sistemleri de etkileyebileceğini ileri süren stratejik konu yönetim modeli; konu tanımlama, konu analizi, konu değişim stratejileri seçenekleri, konu hareket programı ve sonuçların değerlendirilmesinden oluşan beş aşamadan oluş- maktadır. Jones ve Chase kamu yönetimi modelini şu şekilde ifade etmişlerdir: Konu yönetimi sürecinin dinamiklerini anlamak için modeli bir havuz olarak hayal edin, kamu politikası konuları buna atılan bir taş gibidir. Taş havuza düştüğünde birbirinin içine girmiş halkalarla etkisi büyümeye başlar. Konu kamu politikası sürecine düştüğünde, geleneksel yönetim uygulamalarının pürüzsüz işleyişini dalgalandıran bir etki meydana gelir bu da modelin kalbini oluşturur.

S

Crable ve Vibbert’ın (1985) geliştirdiği stratejik konu yönetim modelinin özellikleri nelerdir?

Crable ve Vibbert’ın (1985) stratejik konu yönetim modelinde ise konuların nasıl ve neden meydana geldiğini belirlemek, çözüm için atılacak en önemli adımdır. Her konunun bir yaşam döngüsü vardır ve bu döngüye göre gelişimleri önceden saptanabilmektedir. Konular yaşam döngüsünü oluşturan beş temel seviye ile açıklanmaktadır. Bu başka bir deyişle konuların gelişimi ya da konuların beş temel seviyesinin sürekliliği olarak da ifade edilebilir. İlk basamak, konuların potansiyel durumlara sahip olduğu düşünüldüğünde başla- maktadır. İkinci basamak eğer konu devam ederse konunun yakın durumu olarak adlandırılmaktadır. Üçüncü basamak, güncel durum olarak ifade edilmektedir. Dördüncü basamak ise kritik durum olarak adlandırılmaktadır. Son basamakta ise konu etkin değildir.

S

Kriz iletişiminde göz önünde bulundurulması gereken en önemli noktalar nelerdir?

Kriz iletişiminde göz önünde bulundurulması gereken en önemli noktalar şu şekilde sıralanabilir:

Kriz ortamlarında değerlendirilebilecek şekilde isimleri, adresleri ve telefon numaralarıyla medyanın belirlenmesi,
Örgütün risk altında olabileceği düşünülen her kesimi hakkında arka plan bilgilerini içeren planlar hazırlanması,
Hazırlanan bu planların sürekli güncel tutulması ve hem örgüt yönetiminde hem de risk altındaki kesimlerde el altında hazır bulundurulması,
Basın toplantıları için ve medyanın en son bilgileri toplayabileceği bir odak noktası olarak da faaliyet gösterecek bir basın odası hazırlanması,
Medyadan gelebilecek telefonları cevaplayacak bir acil basın merkezi oluşturulması
Basın merkezinde gerekirse 24 saat hizmet verecek şekilde ekipman ve araç desteği ayarlanması,
Üst düzey halkla ilişkiler temsilcisinin kriz yönetimi ekibinin bir parçası olduğunun ve oluşturulacak bir kriz yönetim ekibi içinde yer almasının sağlanması,
Kriz esnasında mümkünse acil kontrol merkezi olarak değerlendirilen kriz yönetim odasına bitişik bir oda hazırlanması ve bu odaya kriz yönetim ekibi lideri ve basın bildirisini hazırlayacak kişinin dışında kimsenin alınmaması,
Acil durumda çabucak doldurulacak boşluklar içeren bir basın bildirisinin önceden hazırlanması,
Kriz ortamında yeni veriler ele geçtikçe, yeni basın bildirilerinin hazırlanarak verilerin hedef kitleyle medya aracılığıyla paylaşılmasının sağlanması,
Basın bildirilerinin hem örgüt içindeki hem de örgüt dışındaki aktörlere medyadan önce dağıtılması,
Örgütle, örgüt dışına haberleşmeyi sağlayan görevlilerin, yani santralde görev yapanların eğitilerek, kriz durumunda gelecek telefon- ların hangisinin kime yönlendirileceğini bilmesinin sağlanması,
Kriz durumunda yapılabilecek basın konferanslarının zamanlarını da olabildiğince çabuk açıklanması,
Bu durumda medyadan gelebilecek telefonların baskı oluşturmasının önüne geçilmesi
Her basın konferansına hazırlıksız çıkılmaması ve önceden yeterli hazırlık yapılması,
Kriz ortamında yürütülecek bütün iletişim süreci boyunca doğru olunması, dürüst davranılması, spekülasyon yapılacak ortamların oluşturulmaması,
Krizin suçunu veya hatasını başkasına atarak sorumluluğun başkalarına yüklenilmemesi,
Bu durumdan dolayı üzüntülerin ve endişe- lerin olduğu ifade edilerek her zaman insanların maddi varlıkların önünde tutulması gerekir.

S

Dönüşümsel liderlik davranışının aşamaları nelerdir?

Dönüşümsel liderlik davranışı üç aşamada gerçekleşmektedir:

1. Değişim ihtiyacının fark edilmesi: Değişim ihtiyacını algılayarak, örgütü yeniden can- landırma gerekliliğine inandığı bu aşamada lider, değişimi sağlamak için “değişimin gerekli olduğunu” örgütüne ve dış çevreye benimsetmek durumundadır. Dönüşümsel lider, örgütün değişim ihtiyacını fark ederek, örgütün tepe yöneticilerine bu ihtiyacın gerekliliğini izah edip onları ikna etme aşamasına geçer.

2. Paylaşılan vizyon oluşturulması: Dönüştürücü yönetim örgütün tamamını içeren örgütsel bir süreçtir. Bu aşamada, bir grup insanın aynı amaçlar yönünde iş birliği yapması ve ortak bir vizyonu paylaşması gerekmektedir. Dönüşümsel lider, örgüt üyelerine, gidilecek yönü, ulaşılacak yeri ve durumu açıklayan bir vizyon oluşturarak değişimin yönünü ortaya koymalıdır.

3. Değişime kurumsal bir hüviyet kazandırıl- ması: Dönüşümsel liderin meydana gelen değişimleri kurumsallaştırması onu diğer liderlerden farklı kılan özelliğidir. Geri besleme mekanizmasının oluşturularak, arzu edilen değişimlerin planlandığı şekilde gerçekleşip gerçekleşmediğini veya ne ölçüde gerçekleştirildiğini ve değişimin tam olarak gerçekleşebilmesi için neler yapılması gerektiğinin belirlenmesi ve ayrıca gerektiğinde yapılacak müdahale ile zorlukların üstesinden gelmek gerekmektedir. Bu aşamada amaçların, politikaların ve stratejilerin; karar alma, yetki dağılımı ve insan kaynakları sisteminin ahenk içinde olması önem arz etmektedir.

İşletme İletişiminde Uzmanlık Alanları