İŞLETME İLETİŞİMİ - Deneme Sınavı - 5

Öneriler

Literatür taraması

Kaynaklar

Durum raporlarının amacı içinde bulunulan mevcut şartları ya da gelecekte oluşabilecek sorunları tespit etmek, tahminde bulunmak ve çözüm önerileri sunmaktır. Bu nedenle sorunun doğru cevabı A seçeneğinde yer almaktadır.

Öneri raporları, uygulanacak yeni kuralları, politikaları, stratejileri vb. tanımlar ve alternatif seçenekler sunarlar. Bu nedenle sorunun doğru cevabı C seçeneğinde yer almaktadır.

Teklifler, yazılı iletişim araçlarıdır; yarı resmi ya da gayri resmi özellik taşırlar; mektup ya da rapor biçiminde hazırlanabilirler. Ayrıca biçim, içerik ve yazım kurallarına uygunluk gibi pek çok açıdan raporlar ile teklifler aynı özelliklere sahiptir. En azından her ikisini hazırlayan da okunmasını, anlaşılmasını, ciddiye alınmasını ya da ilgi görmesini amaçlar. Ancak teklifler alışveriş ya da ticaret sürecinde anahtar bir role sahiptir. Bu nedenle bir teklifin ticari anlamda bir şeyler elde edebilmek için muhataplarını ikna etmesi daha büyük önem taşır. Bu nedenle sorunun doğru cevabı D seçeneğinde yer almaktadır.

Teklifler neyi neden önerdiğini açıklamak zorundadırlar. Ayrıca tavsiyelerde bulunabilirler; ancak asıl amaç karşı tarafı ikna etmektir. Bu nedenle sorunun doğru cevabı B seçeneğinde yer almaktadır.

Proje planının hazırlanması, aşamasında projenin neyi başaracağı, bunu hangi ölçülerde yapacağı, projenin başarısının neye göre değerleneceği de netleşmiş olacaktır. Projenin istenen zamanda, kalitede ve bütçe sınırları içinde tamamlanmasını sağlamak için tüm sürecin planlanması gerekir.
Bu nedenle sorunun doğru cevabı D seçeneğinde yer almaktadır.

Projenin amacının, hedeflerinin, çıktılarının ve uygulama adımlarının tanımlanması gerekir. Proje tanımlanırken projeden neyin elde edilmesinin amaçlandığı, neyin gerçekleşmesinin istenmediği, ne tür engellerin bulunduğu ve risklerin ne olduğu üzerinde durulmalıdır. Bu aşamada temel amaç müşteri ihtiyaçlarına ve isteklerine yönelik bilgiyi kullanmak, bu ihtiyaçları talebe dönüştürmek, bu talepleri karşılayacak bir proje tanımlaması yapmak ve müşteriye bu tanımlamayı onaylatmak olmalıdır. Bu nedenle sorunun doğru cevabı E seçeneğinde yer almaktadır.

İçerik bütünlüğünü sağlamak için araştırmanın özü ile ayrıntıları arasında denge sağlanmalı, raporda yer alan bölümlerin uzunluğu göreceli önemlerine uygun olmalıdır. Ayrıca raporda tutarlılık sağlanmalı, konunun birlik ve bütünlüğü korunmalı ve asıl konudan uzaklaşılmamalıdır. Bu nedenle sorunun doğru cevabı A seçeneğinde yer almaktadır.

Okuyucu dikkatinin özden uzaklaşmasını önlemek için süslü ve dolambaçlı cümleler,  çok zorunlu olmadıkça yabancı kelimeler,  aynı şeyi ifade eden farklı kavramlar ve düzensiz bir görüntü verebileceği için belgede farklı fontlar kullanmaktan kaçınılmalıdır. Buna karşılık vurgulanması gereken yerlerde büyük harf, bold, alt çizgi, italik ya da sıkıştırma formlar kullanılabilir.   Bu nedenle sorunun doğru cevabı D seçeneğinde yer almaktadır.

Raporların basılması için A4 boyutunda, 60-75 gramlık düz ve beyaz standart kâğıt kullanılması önerilir ve yaygın olarak da böyle kullanılır. Raporun tamamının ya da bir kısmının renkli kâğıda basılması karşılaşılan bir uygulama değildir. Raporun tamamı boyut, kalite ve renk açısından aynı kâğıtlara yazılmalıdır. Bu nedenle sorunun doğru cevabı A seçeneğinde yer almaktadır.

Teklifin içeriği son derece önemlidir. Ancak sunum üzerinde de özenle durmakta yarar vardır. Teklifin belgeye renkli şekiller, grafikler, farklı fontlar ve puntolar ile değer, görsellik ve estetik katacak şekilde sunulmasında yarar vardır. Bu nedenle sorunun doğru cevabı B seçeneğinde yer almaktadır.

Etkileşimli bir sunum, konuşmacı bir grubun önünde durarak ve dinleyicileri sunum içerisine katacak eylemlerde bulunarak, konuşmasına destek olacak notları ve slaytları kullanarak sunumunu gerçekleştirdiği bir konuşmadır. Satış sunumlarının çoğu etkileşimli sunumlardır. Satış temsilcisi, alıcının ihtiyaçlarını belirlemek, itirazları araştırmak ve satın alma için geçici ve nihai kararı verdirmek için soruları kullanır.

Önceden hazırlanmış bir konuşma, konuşmanın (1) araştırılmasını, (2) ana hatlarının çizilme- sini, (3) pratik yapılmasını ve (4) karşılıklı konuşma biçiminde sunulmasını gerektirir. Gerekli bilgileri toplamak ve araştırma yapmak için zaman gerekir. Aynı zamanda konuşma pratiği yapı- labilir ve düşünceler netleştirilebilir. Konuşma için metin ezberlenmez; bunun yerine konuşmacı sunum düzenini, ana noktaları ve alt noktaları öğrenir. Uygulama sırasında odak noktası belirli kelimeler değil fikirler üzerinedir.

Gerçekleştirecek konuşmacının başarılı bir sunum yapmasındaki hazırlık sürecinde sunumun planlanması, sunum içeriğinin hazırlanması ve sunumun gerçekleştirilmesi yani konuşmanın yapılmasından oluşan üç önemli adımdan söz edilebilir (Chan, 1998:5):

1. Sunumu planlama: Sunumun amacının belirlendiği, hedef kitle analizinin yapıldığı ve görsel yardımcıların kullanımı ile ilgili kararların verildiği adımdır.

2. Sunum içeriğini hazırlama: Çeşitli kaynaklardan yararlanılarak metnin yazıldığı adımdır. Sunumun ana hatları, giriş, gelişme ve sonuç bölümlerini içeren bir içerik oluşturulur. Kullanılması planlanan etkinlikler tasarlanır, görsel malzemeler ve sunum yardımcıları hazırlanır.

3. Sunumu gerçekleştirme: Konuşmanın yapılmasıdır. Yapılan planlama ve içerik çalışmaları dinamik bir sunum için temel olarak kullanılacaktır. Sunum zamanı etkili iletişim sağlamaya ve sunumun sorunsuz çalışmasına dikkat edilmelidir.

Üzerinde konuşulacak konu çok büyük ve geniş bir içerik alanına sahip olabilir. Çok genel konular hakkında konuşmak bir amaç kapsamından konuşmaktan uzaktır. Bu nedenle konuyu sınırlandırmak ve bir tema üzerinden konuşmak daha uygundur. Konuşmacının sunum yapacağı konuyu yapılandırmasına imkân veren noktalar şunlardır (Gürüz ve Temel Eğinli, 2013: 20):

Konuşmacı, hakkında daha çok bilgi sahibi olduğu ya da kolaylıkla bilgi bulabileceği bir konuyu seçmelidir.

Konuşmacı ilgi duyduğu konuyu seçmelidir.

Konuşmacı dinleyenlerin ilgi duyduğu bir konuyu seçmelidir.

Konuşmacı duruma ve ortama uygun bir konu seçmelidir.

Konuşmacı sunum süresine göre konuşmasını oluşturmalıdır.

Günümüzde sunum hazırlama programların sayısı ve kullanımı giderek artmakta ve çok sayı- da alternatiflerle karşılaşılmaktadır. PowerPoint dışında en yaygın olarak kullanılan sunum aracı Prezidir. Prezi, serbest biçimli slayt hazırlama konusunda en yaygın olarak tercih edilen programdır. Prezi, bir dizi ardışık slayttan ziyade büyük bir tuval oluşturur. Sunum yapan kişi, metin ve görüntüleri tuval üzerinde herhangi bir yere yerleştirebilir ve alanları yakınlaştırıp uzaklaştırabilir veya tuvalin farklı alanlarına kaydırabilir. Bu yaklaşım, sunum yapanların ögeler arasındaki hiyerarşileri ve uzamsal ilişkileri PowerPoint’in doğrusal ilerlemesinin izin vermediği şekillerde görüntülemelerine olanak tanır.

Açılış, sunumun en önemli kısmıdır. Dinleyicilerin dikkatini konuşmanın başından itibaren çekmeli ve devam ettirmelisiniz. Açılışta şaşırtıcı ifade, anlatım veya anekdot, alıntı, soru ve mizah kullanılabilir (Locker ve Kienzler, 2015: 627; Gerould, 1994: 27):

• Şaşırtıcı açıklama, olay, haber, istatistik bilgisi paylaşılabilir.

• Anlatım veya anekdot, dikkat çekmek için kullanılan kısa bir hikâyedir.

• Diyalog ve duyusal detaylar gibi unsurlar hikâyelere daha fazla etki sağlayacaktır.

• Alıntı ile bir sunum başlatılabilir. Alıntılar, ünlü kişilerin alıntılarının aksine, doğrudan izleyiciyle bağlantılı bir durum olduğunda en iyi sonucu verir.

• Sorularla, seyircilerden ellerini kaldırmalarını veya sorulara cevap vermelerini istemek onları bir sunuma aktif olarak dahil olmalarını sağlar.

• Mizah, dinleyicilerle konuşmacı arasındaki buzu kırmanın harika bir yoludur. Ama dikkatli olunması gerekir. Mizah, konuşmacıya, konuya, seyirciye veya duruma bağlı olmalıdır. Ayrıca, cinsiyetçi, ırkçı veya ulusal köken, din veya herhangi kişisel bir konu hakkında şaka yapmak sakıncalı durumlar yaratabilir. Topluluk önünde mizahı kullandığınızda muhafazakâr davranmak daha uygundur.

Sunumlarda görsel malzemelerin kullanılma nedenleri şunlardır (Beebe, 2016: 180):

Dikkat çekme: Uygun ve iyi seçilmiş görsel imgeler yalnızca dinleyicilerinizin dikkatini çekmekle kalmaz, aynı zamanda sözcüklerin tek başına yetmeyeceği durumlarda ilgiyi sürdürebilir. Bir şeyi tarif etmek yerine resmini göstermek daha ilgi çekicidir.

Anlaşılır olma: İnsanların, yalnızca duydukları bilgilerden çok hem görebilecekleri hem de duyabilecekleri bilgileri anlama olasılığı daha yüksektir. Görsel yardımcılarla dinleyenlerin sunumu daha iyi anlamasını sağlamanın yanı sıra görsel pekiştirme sonucunda söylenenlerin daha iyi hatırlanması sağlanabilir.

Hatırlamayı artırma: Ana fikirleri bir çizelge, poster veya slayt üzerinde kısaca listelemek konuşmaya netlik katabilir ve dinleyenlerin stratejiyi daha iyi anlamasına yardımcı olabilir. Ayrıntılı sözlü mesajlar yerine ana fikirleri düzenleyici işaretleri olarak fotoğraf, tablo veya resim gibi görseller kullanılabilir.

Gelişimi açıklama: Bir süreçteki adımları veya prosedürleri görsel olarak listelemek, dinleyenlerin süreci adım adım anlamasına yardımcı olabilir. Bir şeyin nasıl yapılacağını anlatmaktan ziyade göstermek dinleyenlere bir görevi veya işlevi nasıl gerçekleştireceklerini öğretme olasılığından daha yüksektir.