Verilerle Çalışmak ve Düzenlemek

Bütün programlarda olduğu gibi Excel’de de verilerin belirli bir standardı olmak zorundadır. Aksi hâlde istenen işlemlerin gerçekleştirilmesi mümkün olmayacaktır. Kullanıcı,
işlem tablosu oluştururken gireceği verilerin özelliklerine göre veri girişi yapması gerekir.
Excel’de 4 farklı veri türü vardır ve bu türler kendi içerisinde çeşitlenir:
• Metinsel Veri
• Sayısal Veri
• Tarih/Saat Verisi
• Doğru/Yanlış Verisi

Metinsel ifadeler, herhangi bir işleme tabi tutulması düşünülmeyen veri türüdür. Hücreye girilecek veri türünün metinsel olması istendiğinde, sayısal ifadeler, işlem karakterleri ve formül yazımları işlevini kaybeder. Sadece yazı olarak gösterilecek olan bu ifadelerin farklı işlemlere tabi tutulması gerektiğinde veri türünün değiştirilmesi gerekir. Excel, hücreye girilen verinin türünü otomatik olarak belirleme özelliğine sahiptir. Ancak bazı durumlarda girilen verinin türünün özel olarak belirlenmesi gerekebilir. Örneğin, rakam olarak girilen bir verinin işleme tabi tutulmaması için türünün değiştirilmesi gerekir ya da sayısal olarak girilmeye başlanan bir ifadenin içeriğine harf eklenmesi durumunda otomatik olarak metinsel veri türüne dönüşecektir. Benzer şekilde “=” (eşittir) ile başlayan bir ifadenin sadece metinsel bir değeri olması isteniyorsa dönüşümü yapılması şarttır. Aksi takdirde Excel bu başlangıcı formül başlangıcı olarak algılayacaktır. Bu bağlamda kullanıcının kullanmayı tercih edeceği hücrelerde hangi veri türünden yararlanacağını önceden belirlemesi ve dönüşümü yapması verilerin sağlıklı bir şekilde tablolaştırılması için önemli görülmektedir. 

Sayısal ifadeler ise işlem yapılmasına uygun olan (toplama, çıkarma, çarpma, bölme gibi) verilerdir. Hücrenin tanımlanmasında özel bir ayarlama yapılarak sonuna harfli ifadeler eklenebilir ancak bu ifadelerin herhangi bir anlamı yoktur. Hücre tipi “Metin” değilse ve “Yüzde Oranı”, “Para Birimi” gibi bir tür seçiliyse işlem tablosunda kullanılacak veri sadece sayılar olacaktır.

Tarih ve saat verisi isminden de anlaşılacağı gibi Excel’de tarih ve saat bilgilerinin tutulmasına olanak sağlayan ve belirli özel işlemlere imkân sağlayan veri türüdür. Kullanılan
dile ya da tercih edilen tarih saat gösterim türüne göre değişkenlik gösterebilir.

Boolean Cebiri olarak bilinen mantıksal veri türü ise 1 ve 0 verilerinin yani "DOĞRU" ve "YANLIŞ" verilerinin tutulmasına olanak tanıyan veri türüdür.

Excel’de bir hücreye tıkladıktan sonra hücre seçili hâle gelmiş olmuş. Bu aşamada klavyeden tıklanan her karakter ilgili hücreye yazılmaya başlar. Girilen karakterler hücre içinde görülebilirken formül çubuğunda da aynı şekilde görülebilecektir.
Hücreye veri girişi yapıldıktan sonra “Enter”, “Tab”, “Yön Tuşları” ve Formül Çubuğu yanındaki onay işareti veri girişini tamamlayarak hücreyi kapatacaktır. “Enter” tuşu alt hücreye gönderir. “Tab” yandaki hücreye giriş için geçmiş olur. “Yön tuşları” ise basılan yöne göre aktif hücreyi değiştirecektir. Formül çubuğu onay işareti ise aktif hücreyi değiştirmez, sadece veri girişine kapatmış olur.

Excel’de tekrar eden verilere sağlanan kolaylıkların yanında seri hâlde kullanılacak verilere de özel kolaylıklar sağlanmıştır. Doldurma Kulpu olarak ifade edilen hücrenin altında
beliren nokta aracılığıyla seri verilerin otomatik olarak istenen hücrelere aktarımı yapılabilir. Bu seri veriler; sayılar, günler, aylar, yıllar ve özel listeler şeklinde oluşturulabilir. Doldurma Kulpu, aktif hücrenin yapısına ve özelliğine göre sürüklendiği hücreleri aktif hücreye göre şekillendiren bir unsurdur.

Excel'de verinin içeriği Delete veya BackSpace tuşlarıyla silinebileceği gibi bazen hücreleri tamamen silmek istenebilir. Bu durumda seçilen hücre aralığı farenin sağ tuşu ile açılan menüden Sil komutu kullanılır.

Excel'de veri girişi esnasında seçilen birden fazla hücre aralığına tek seferde hücre girişini tamamlamayı sağlayan kısayol Ctrl+Shift+Enter'dir.

Veri kümeleri oluşturulduktan sonra Excel’in bazı özel arama fonksiyonları ya da özel filtreler aracığıyla aranan verilere ulaşılması mümkündür. Neredeyse bütün bilgisayar yazılımlarında çalışan ve işletim sistemlerinin de temelde varsayılanı olarak gelen Ara seçeneği veri girişi yapılabilen programlarda Değiştir eklentisiyle birlikte sunulmaktadır. Kullanıcı veriyi sadece arayabilir ya da aradığı veriyi Değiştir seçeneğiyle yeni bir girdiyle değiştirebilir. sayfanın son sekmesi konumunda olan Bul ve Seç bölümü altında aranan veriyi “Bul…” seçeneğiyle ve yeni veriyi aranan veriyle değiştirmek için “Değiştir…” seçeneğiyle istenilen sonuç elde edilir. Ctrl tuşu ile F tuşunun birlikte basıldığında yine Bul ve Değiştir menüsüne kısayoldan ulaşılabilmektedir.

Excel sayıların tanınmasında kullanıcıya birçok farklı kolaylık sağlar. Bunlardan biri de üslü sayıların gösterimidir. Özellikle 10’un üstü şeklinde gösterilen ifadelerin yazımı oldukça uzun sürebilir. Bu bağlamda Excel, kullanıcısı için özel bir harfe yetki vermiştir. Genel olarak ya da bilimsel olarak ya da sayı olarak tanımlanmış bir hücre tipine 1x1e9 gibi bir sayıyıgirerken “e harfi aracılığıyla giriş çok daha kolay şekilde “1e9” yazarak yapılabilir. Bu yazım sonrasında eğer hücrenin veri tipi sayı seçildiyse “1000000000,00” şekline, bilimsel seçildiyse “1,00E+09” şekline döner. Metin olarak seçilen bir hücrede ise hiçbir değişim meydana gelmez.

Excel sayıların tanınmasında kullanıcıya birçok farklı kolaylık sağlar. Bunlardan biri de üslü sayıların gösterimidir. Özellikle 10’un üstü şeklinde gösterilen ifadelerin yazımı oldukça uzun sürebilir. Bu bağlamda Excel, kullanıcısı için özel bir harfe yetki vermiştir. Genel olarak ya da bilimsel olarak ya da sayı olarak tanımlanmış bir hücre tipine 1x1e9 gibi bir sayıyıgirerken “e harfi aracılığıyla giriş çok daha kolay şekilde “1e9” yazarak yapılabilir. Bu yazım sonrasında eğer hücrenin veri tipi sayı seçildiyse “1000000000,00” şekline, bilimsel seçildiyse “1,00E+09” şekline döner. Metin olarak seçilen bir hücrede ise hiçbir değişim meydana gelmez.

Excel sayıların tanınmasında kullanıcıya birçok farklı kolaylık sağlar. Bunlardan biri de üslü sayıların gösterimidir. Özellikle 10’un üstü şeklinde gösterilen ifadelerin yazımı oldukça uzun sürebilir. Bu bağlamda Excel, kullanıcısı için özel bir harfe yetki vermiştir. Genel olarak ya da bilimsel olarak ya da sayı olarak tanımlanmış bir hücre tipine 1x1e9 gibi bir sayıyıgirerken “e harfi aracılığıyla giriş çok daha kolay şekilde “1e9” yazarak yapılabilir. Bu yazım sonrasında eğer hücrenin veri tipi sayı seçildiyse “1000000000,00” şekline, bilimsel seçildiyse “1,00E+09” şekline döner. Metin olarak seçilen bir hücrede ise hiçbir değişim meydana gelmez.

Excel’de normal şartlar altında yazdığınız bütün ifadeler tek satır olarak işlem görür. Hücreleri biçimlendir seçeneğinden metni kaydır seçildiğinde girilmiş veriler hücrenin genişliğine ve yüksekliğine göre alt satırlara geçiş yapabilir. Ancak ifadeler hâlâ tek satır bütünlüğünde olacaktır. Genelde kullanıcılar boşluk tuşuna uzun süre basarak alt satıra almak istedikleri verileri gönderirler. Ancak bu tamamen yanlış bir yöntemdir. Excel’de aynı hücre içerisinde alt satıra geçmek için hücre içine veri yazılırken, “Alt+Enter” tuş kombinasyonuna basıldığında boşluk bırakmaya gerek kalmadan aynı hücre içerisinde alt satıra geçilmiş olur.

Excel’de bir aralığa aynı veriyi girmeniz gerektiğinde ilgili veriyi birden çok yazmanıza gerek yoktur. Aynı verinin yazılacağı aralık seçildikten sonra seçime başlanılan ilk hücre aktif olarak görünecektir. Aktif hücreye çoğaltılmak istenen veri girişi yapılır ve Ctrl + Enter tuş kombinasyonuyla aynı veri belirli bir aralığa doldurulur.
Aktif hücreden başlayarak istenilen aralık seçilir. Aktif hücre içerisine çoğaltılmak istenen veri yazılır. Ctrl + Enter tuş kombinasyonu ile ilgili veri seçilen aralığa doldurulur.

Bazı durumlarda rakamlardan oluşan ifadeler sadece isimlendirme olarak kullanılırlar ve herhangi bir işleme tabii tutulmazlar. Bu doğrultuda 11 haneli T.C. kimlik numarasının çarpılması, bölünmesi ya da toplanması sözkonusu değildir. İlgili numaralar sadece kişiye özel bir isimlendirmedir. Bu doğrultuda 11 haneli bir rakam kümesinin metinsel veri olması uygundur.

Yanlışlıkla iki kere aynı veriyi girdiğini fark eden kullanıcı ilgili verinin üzerinde sağ tıklayarak hücreyi silmelidir. Ancak yeni açılacak pencerede seçeceği ölçüte dikkat etmelidir. Kullanıcının yapmaya çalıştığı veri setini bir yukarı çekerek veri etiketlerinin yer aldığı sütunla eşitlemektir. Bu doğrultuda sil komutu sonrasında “Hücreleri Yukarı Sürükle” seçeneğini seçerek silme işlemi yapmalıdır.

Gizlenmiş olan sütun işareti üzerinde sağ tıklayıp göster seçeneği tıklandığında her defasında sadece bir sütun açılacaktır. Ancak bütün gizli seriyi tek seferde göstermek isteyen kullanıcının farklı bir yol izlemesi gerekmektedir. Gizli sütunların öncesindeki ve sonrasındaki sütunu fareyle sütun harflerinden tarayarak seçerse gizli sütunları da tamamen seçmiş olacaktır. Bu noktada sağ tıklayıp göster komutu seçildiğinde kullanıcı tek seferde D, E, F, G, H sütunlarını açabilecektir.

Listeyi gözden geçiren kullanıcı hatalı iki hücrenin yazım hataları barındırdığını gözlemlemiştir. Bu nedenle ilgili hücreyi bularak düzeltmek mümkündür. Bul ve değiştir menüsü altında yer alan “Seçenekler >>” yapısı ileri düzey arama ve değiştirme işlemlerinde kullanıcıya birçok kolaylık sağlar. İlgili bölümü tıklayan kullanıcı çin Excel yeni, gelişmiş bir pencere açacaktır.

Hücreler fare ile tıklanarak seçilirken Ctrl tuşuna basılı tutulması gerekir?