İŞ VE YAŞAMDA MOTİVASYON

Örgütlerde interaktif iletişimin önemli olan 4 temel amacı vardır:
İşlerin koordinasyonu: Örgütsel ve yönetsel işlerin etkin olarak koordinasyonuna
katkı sağlar,
Problem çözme: Örgütün farklı departmanları arasında ve çalışanları arasında çıkan
problemleri aşmak,
Bilgi paylaşımı: İletişim, örgüt üyelerinin elde etmiş oldukları yeni bilgilerin diğer
üyelerle paylaşımını sağlar,
Çatışmanın çözümü: Bireyler, gruplar ve departmanlar arasındaki çatışmanın giderilmesi etkin bir iletişim sayesinde olabilir (söz ola kese savaşı- Yunus Emre).

İletişimin İkna Edici İşlevi: Yönetim işlevinin bir sonucudur. Burada yönetici çalışana
özel bir şey yaptırma çabası içerisindedirler.

Görevin nasıl yürütüleceğini betimleyen yönergeler yukarıdan aşağıya doğru iletişimde ortaya çıkan bilgi akışında yer almaktadır.

Yatay iletişim, aynı kademedeki yöneticilerin, ortaklaşa bağlı bulundukları üst kademeye başvurmadan karşılıklı olarak kendilerini ilgilendiren konularda işbirliği yapmaları durumunda gerçekleşen kurumsal iletişim biçimidir.

Çift yönlü iletişim araç ve yöntemleri: Danışma ve işgörenlerle ilişki büroları, üst
düzey yöneticilerinin bölümleri ziyaretleri, işgörenlerin ailelerine yönelik iletişimdir.

“Dedikodu”, “Söylenti” ya da “Fısıltı Hattı” olarak da adlandırılan biçimsel olmayan
iletişim, örgütün belirttiği iletişim kanallarının dışında oluşmakta ve genellikle mesajlar
yüzyüze ya da telefonla aktarılmaktadır.

Örgüt hiyerarşisinin farklı düzeydeki departmanlarının, basamaksal kanalları kullanmadan gerçekleştirdikleri iletişime çapraz iletişim denir.

Fiziksel uzaklık ve erişilmezlik: Örgütler büyüdükçe, alt kademelerdeki çalışanların
üst yöneticilere ulaşmaları zorlaşır.

Bir astın birden fazla üstten emir alması iletişim sisteminde belli düzeyde zayıflıkları
olan bir örgütün karşılaşabileceği olası sorunlar arasında yer alır.

İletişimin Yönetim İşlevi: Üç amacı yerine getirmeye çalışır. İletişim; personelin neye
ihtiyacı olduğuna, onları daha iyi duruma getirecek bilgiyi öğrenmeye, personelle ilişkiler geliştirmeye odaklanır.

İletişim işletmelerin etkinliği, verimliliği ve kurumsal amaçlarına ulaşma üzerinde rol oynayan önemli süreçlerden biridir. İletişim, kurum ya da birim yöneticisinin iş yaptırmak için kullandığı temel araçtır.

Son yıllarda kamu ve özel bir çok kurumda çağdaş yönetim sistemleri ve özellikle “Toplam Kalite Yönetimi Sistemi” uygulamaları ön plana çıkmaya başlamıştır. Kurumlarda bu tür çağdaş yönetim sistemlerinin uygulanabilmesi her şeyden önce, insan öncelikli bir yönetim felsefesinin benimsenerek uygulanmasını gerektirir. Çünkü örgütlerin rakipleri karşısında rekabet üstünlüğünü yakalayabilmesi insanın kendisini geliştirmesine yaratıcı potansiyelini hayata geçirmesine bağlıdır. İnsanın kendisini geliştirebilmesi, hayata aktif bir şekilde katılarak, kişisel ve örgütsel amaçları doğrultusunda koşulları değiştirmesine bağlıdır. Bu ise çalışanların motive olmasına, çalışanların motivasyonu ise sağlıklı ve güçlü işleyen bir iletişimle mümkündür.

İletişimin yeterli olduğu bir örgütte, örgütün amaçlarının doğru olarak anlaşılmış ve kavranılmış olması, örgüt üyelerinin bu ortak amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda işbirliği içinde eşgüdümlü olarak davranma eğilimi içinde olmaları beklenilmektedir. Örgütteki bireyler ve gruplar arasında olması gereken uygun etkileşimi sağlayan öge ise örgütsel iletişimdir. Örgütsel iletişim bir örgütün varlığını sürdürmesinde merkezi bir konuma sahiptir ve tüm örgütsel süreçlerde önemli bir rol oynamaktadır. Örgütsel iletişim olmadan herhangi bir örgütsel eylemin ya da yönetim sürecinin başarılması imkansızdır.

Örgütsel iletişime özellikle gereksinim duyulan noktalar aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

Üst Kademe Yönetici Gereksinim duydukları bilgiler; çalışanların örgüte karşı tutumlarını bilme, örgütün kural, program ve politikalarının ne kadar iyi anlaşıldığını bilme, çalışanların verimliliğine katkıda bulunma yollarını tahmin edebilme, çalışanların şikayet ve söylentilerini anlama ve bilme. Sendika ilişkileriyle ilgili politikaları, üst yönetim ve bölümlerle ilgili ilişkileri bilme gereksinimleri ise orta kademe yöneticilerindir. Bunların dışında denetleme yetkileri ve denetleme otoritesinin sınırlarını bilme de vardır.

Çalışanların İş Hakkındaki Bilgi Gereksinimi;  hizmet programı, departman performansı, gelecekteki çalıştırılma durumu, gelişme ve ilerleme olanakları, iş güvenliği, eğitim olanakları, ve ücret-araştırma faaliyetleridir. Yönetim ve kurum politikaları ve büyüme planları ise çalışanların kurum hakkındaki bilgi gereksinimleridir. Bunların dışında örgütün geçmişi, sektördeki yeri ve yapısı, satışlar, kar ve finansal durum, ürünler ve reklam programı, sendikal ilişkiler de vardır.

Örgüt içinde iyi düzenlenmiş bir iletişim ağı, çalışanlar için olsun, yöneticiler için olsun güdüleyici bir niteliğe sahiptir. İşletme ile ilgili konularda bilgi sahibi olmak, üstleriyle işlerini ilgilendiren konularda özgürce tartışabilmek, öneriler iletebilmek çalışanların kendilerine olan güvenlerini ve saygılarını arttıracak, işletme amaçlarını benimsemelerini ve çabalarını bu yolda harcamalarını sağlayacaktır. Çalışanların örgütsel etkinliği algılayabilmeleri, örgütsel iletişim sayesinde gerçekleşmektedir. Çalışanların algıladıkları örgütsel etkinlik ise kurumsal bağlılık ve motivasyon düzeylerine olumlu yönde katkı sağlamaktadır. Başka bir açıdan bakıldığında ise etkin örgütsel iletişim kurum çalışanlarının örgütsel konular hakkındaki tartışmalara ve karar vermeye aktif olarak katılımını sağlar. Örgütsel iletişim, yöneticilerin koordinasyon için zamanlarının büyük bir kısmını ayırdıkları bir yönetsel aktivitedir ve örgütsel ve yönetsel tüm faaliyetlerinin verimli ve etkin biçimde yerine getirilmesinin temel aracıdır. Bunun için yönetimin etkin bir örgütsel iletişim kurmak için, nasıl bir iletişim sistemi kullanacağı ve bu sistemde ne tür iletişim araçlarının kullanılacağını belirlemesi gerekir. Herhangi bir örgüt için iletişim hayati bir öneme sahiptir.

İletişim, kurumlarda pek çok işlevi yerine getirmektedir. Örgütsel bağlamda, iletişim, bir kurumda altı işlevi yerine getirir. Bunlar:

İletişimin Bilgi Verme İşlevi: Bu işlev kişiye dönük, yansız ve açıklayıcıdır. Çalışanların işlerini etkili bir şekilde yapabilmeleri için onların ihtiyaç duydukları bilgiyi sağlama işlevini yerine getirir.

İletişimin Düzenleme İşlevi: Bu işlev, iletişimin kurumda düzenleyici politikaları yönetmesi ya da mesajların kurumun devamlılığını sağlamasıdır.

İletişimin Bütünleştirici İşlevi: Ortak bir hedefe doğru görevlerin eş güdümüne, iş bölümüne, grup eş güdümüne ya da iş birimlerinin birleştirilmesine odaklanır.

İletişimin Yönetim İşlevi: Üç amacı yerine getirmeye çalışır. İletişim; personelin neye ihtiyacı olduğuna, onları daha iyi duruma getirecek bilgiyi öğrenmeye, personelle ilişkiler geliştirmeye odaklanır.

İletişimin İkna Edici İşlevi: Yönetim işlevinin bir sonucudur. Burada yönetici çalışana özel bir şey yaptırma çabası içerisindedirler.

Sosyalleştirme İşlevi: Bu işlev kurumda iletişim ağlarıyla bütünleşme anlamına gelir. Bu işlev kimin kimle ne konuşması gerektiğini ayrıca ne konuşması gerektiğini ayrıca ne konuşmaması gerektiğini de belirtir. Kurumun resmi olmayan kurallarını belirtir.

Aşağıdan yukarıya doğru iletişimde; bireyin kendisi, performansı ve sorunları hakkında bilgiler, diğer çalışanların sorunları hakkında bilgiler, örgütsel politika ve uygulamalar hakkında bilgiler, yapısal işlerin nasıl yapıldığı ve nasıl yapılacağı konusunda bilgiler akar. Yukarıdan aşağı doğru iletişimde ise; göreve ilişkin buyruklar ve görevin nasıl yürütüleceğini betimleyen yönergeler, çalışma koşulları konusunda gerekli bilgiler, astların başarılarının değerlendirilmesi, örgütün amaçlarının kurum üyelerine benimsetilmesi için gerekli bilgiler, yürütülen görevin bütün örgüt içindeki yerini ve görevin neden var olan yöntemlerle yürütülmesi gerektiğini betimleyen bilgiler, geri besleme ya da yansıma (feedback) bilgileri akmaktadır.

Örgütsel iletişim araç ve yöntemlerini tek ve çift yönlü olmak üzere iki grupta toplayabiliriz:

Tek yönlü iletişim araç ve yöntemleri: Örgüt içi süreli yayınlar, broşür, bülten, el kitapları vb., mektuplar, afişler ve duyuru panoları, dilek kutuları, eğitsel faaliyetler-konferans ve seminerler, telefon enformasyonu, kapalı devre radyo ve televizyondur.

Çift yönlü iletişim araç ve yöntemleri: Danışma ve işgörenlerle ilişki büroları, üst düzey yöneticilerinin bölümleri ziyaretleri, işgörenlerin ailelerine yönelik iletişimdir.