İŞ SÜREÇLERİ YÖNETİMİ

Proje yönetimi:

İş süreç tasarım projelerinin geliştirilmesi, değerlendirilmesi, bütçelenmesi ve faaliyetlerin çizelgelenmesine olanak sağlayan önemli bir araçtır. Süreç faaliyetlerinin görsel takibi için Gantt şemaları, farklı birimlerin birlikte katılımının yönetilebildiği iş birliği araçları, kilometre taşı takibi, fikir yönetimi gibi birçok entegre modülleri de içeren, işletmelerin online ya da lokal olarak kullanabilecekleri farklı ticari proje yönetimi yazılımları piyasada mevcuttur

Metodoloji, her bir süreç yeniden tasarımı projesi için takip edilecek, 5 adımdan oluşmaktadır;

1. Projeyi Anlama

2. Süreci Analiz Etme

3. Süreci Yeniden Tasarlama

4. Yeniden Tasarlanan Süreci Uygulama

5. Yeniden Tasarlanan Süreci Kullanıma Sunma

Proje kolaylaştırıcısının proje yönetim ekibi ile iş birliği içerisinde yerine getireceği başlıca görevler aşağıda verilmiştir:

• Üst düzey yöneticilerle ve sürece dahil olan herkesle görüşür. Proje yönetim ekibi ve proje sponsorunun incelemeleri ve onaylamaları amacıyla taslak belgeler oluşturur ve sunar.

• Analiz edilecek ve yeniden tasarlanacak sürecin kapsamını belirler. Kurumsal strateji değişikliklerini, hedefleri, alınması gereken önlemleri ve sürecin nasıl değiştirilmesi gerektiğini açıklayan belgeler oluşturur. Büyük projeler için üst düzey bir süreç diyagramı oluşturmak, genel süreci oluşturan ana ve alt süreçleri tanımlayarak bunların birbirleriyle ilişkilerini tanımlamak gerekebilir. Böylece farklı alt işlemlere odaklanacak farklı gruplar oluşturulabilir veya alt süreçlerin analizine ve iyileştirilmesine öncelik verebilir.

• Proje hedeflerini gözden geçirir. Proje ekibinin bu hedeflerin kurumsal strateji ve hedeflerle ilişkisini anlamasını sağlar. Ekip, gerektiğinde, büyük veya karmaşık iş süreçleri için sistem yaklaşımı içerisinde tüm alt faaliyet gruplarını ve bunlarla ilişkili alt hedefleri oluşturur. Gerekiyor ise yeniden tasarım ekibine farklı kişilerin dahil edilmesi sağlanır.

• Proje yönetim ekibi ve proje sponsoru ile birlikte proje kısıtlarını belirler. Projenin yürütümü ve başarıyla tamamlanmasını etkileyebilecek, tesis yapısı ve kapasitesi, üretimde kullanılan makineler, süreç uygulayıcılarının yetenek ve becerileri (kalifikasyonları), sahip olunan bilgisayar donanım ve yazılım sistemleri, bütçe olanakları gibi birçok kısıt söz konusu olabilir. Genellikle bu kısıtları değiştirmek ya da ortadan kaldırmak proje maliyetlerini arttırır ve etkili bir yeniden tasarımı imkânsız hâle getirebilir. Bu nedenle kısıtların mümkün olduğunca erken tespit edilmesi önemlidir.

• Bir proje bütçesi oluşturur. Bir BPR projesi geliştirilirken daha başlangıçta kestirilen ilişkili maliyetler, proje ile ilgili anlayış geliştikçe değişim gösterir. Bu değişimlerin yakalanması ve gerekli güncellemelerin yapılmasıyla daha gerçekçi ve doğru bir proje bütçesi oluşturulur.

• Kıyaslama (Benchmarking) için veri kaynaklarının tespiti ve verilerin tedariğini sağlar. Birçok durumda kıyaslama yapılabilecek rakip firmaların kıyaslama verilerini bulmak zordur ya da mümkün değildir. Bazı iş süreçleri için hazır kıyaslama verileri paylaşılmış olabilir. Bunların edinilmesi ve güvence altına alınması eylemlerini yönetir.

• Süreç analizi aşamasında hangi ekip üyelerinin bulunması gerektiğini belirler.

Süreç görselleştirme:

Bir iş sürecinin mevcut “as-is” durumu ile yeniden tasarlanarak varılması hedeflenen gelecek “to-be” durumuna ait ideal bir “son durum” görselinin geliştirilmesini ifade etmektedir. Bu sayede dönüşüm yönetiminin başarısına katkı sağlayacak bir süreç vizyonunun ortaya çıkartılması hedeflenmektedir.

D şıkkı hariç diğer şıklar Davenport, 1993 yılında süreç yeniden tasarımı üzerinde, Bilgi Teknolojileri kullanımının sağlayacağı farklı etki türlerindendir. Yeni süreçleri ilgili tüm birim ve katılımcılarla birlikte uygulanması ise Kiran tarafından bir tasarım döngüsü olarak tanımlanan BPR yaklaşımının adımlarından birisidir. Doğru cevap D şıkkıdır.

Bütünleştirici : Farklı iş süreçleri ve süreç faaliyetleri arasında koordinasyonun sağlanması. Doğru cevap B şıkkıdır.

Otomasyon: Emek yoğun süreçlerde iş gücünün elimine edilmesi ve BT kullanımına geçilmesi. Doğru cevap C şıkkıdır.

Süreç görselleştirme: Bir iş sürecinin mevcut “as-is” durumu ile yeniden tasarlanarak varılması hedeflenen gelecek “to-be” durumuna ait ideal bir “son durum” görselinin geliştirilmesini ifade etmektedir. Bu sayede dönüşüm yönetiminin başarısına katkı sağlayacak bir süreç vizyonunun ortaya çıkartılması hedeflenmektedir. Doğru cevap D şıkkıdır.

Analize ait tüm bilgilerin özetlenmesi ve sürecin yeniden tasarımı için genel bir yaklaşım planı önerisinde bulunmak süreci analiz etme adımına ait bir görevdir. Diğer şıklar projeyi anlama adımına aittir. Doğru cevap A şıkkıdır.

Süreci Yeniden Tasarlama: Bu aşamada amaç, analizi gerçekleştirilen iş sürecinin çarpıcı pozitif etki sağlayacak yeni bir tasarımını elde etmektir. Bu amaçla proje kolaylaştırıcısı ve yeniden tasarım ekibi, analiz sürecinde olduğu gibi, günlük tekrarlı toplantılar gerçekleştirerek alternatif süreç tasarımları geliştirmeye odaklanırlar. Doğru cevap E şıkkıdır.

Toplam Kalite Yönetimi (TKY) ve Kaizen felsefesini izleyen işletmeler, iş süreçlerinde yapılan küçük iyileştirmelerin zamanla birikecek katkılarının toplam
işletme çıktılarında önemli getiriler sağlayabileceği beklentisini taşımaktadırlar.

İşletme süreçlerini, birbirleriyle harmoni içerisinde çalışması gereken bir bütünün etkileşim içinde olan alt parçaları olarak görerek, toplam süreç çıktılarında büyük ve radikal katkılar elde etmek amacıyla bu süreçlerin yeniden şekillendirilmesi
anlamına gelen İş Süreçlerinin Yeniden Tasarımı (Business Process Redesign - BPR) farklı kaynaklarda İş Süreci Yeniden Yapılandırması (Business Process
Re-engineering), İş Dönüşümü (Process Transformation) veya İş Süreç değişikliği Yönetimi (Business Process Change Management) gibi başlıklarla da
isimlendirilmektedir.

Guha vd. geliştirdikleri BT odaklı BPR modelini yeniden yapılandırma yaşam döngüsü olarak isimlendirmişlerdir.

Otomasyon: Emek yoğun süreçlerde iş gücünün elimine edilmesi ve BT kullanımına geçilmesi

Süreç yeniden tasarımı çalışmalarında kullanılan önemli araç ve tekniklerden biri olan süreç haritalama (Process mapping), bir iş sürecinde yerine getirilen
faaliyetlerin hangi sırayla yerine getirildiğinin görselleştirildiği akış diyagramlarının çizilmesi sürecidir. Süreç haritaları ile hedeflenen; iş süreçlerinin görsel olarak daha kolay anlaşılmasını sağlamak ve hangi süreç adımlarının değiştirilmesi, hangilerinin iyileştirilmesi ya da hangilerinin ortadan kaldırılması kararlarının alınmasını kolaylaştırmaktır.

Paul Harmon (2019) tarafından sunulan çerçeve metodoloji her bir süreç yeniden tasarımı projesi için takip edilecek, 5 adımdan oluşmaktadır;
1. Projeyi Anlama
2. Süreci Analiz Etme
3. Süreci Yeniden Tasarlama
4. Yeniden Tasarlanan Süreci Uygulama
5. Yeniden Tasarlanan Süreci Kullanıma Sunma

BPM tarafından önceliği belirlenen her projeye bir proje sponsoru atanır ve proje yürütüm planı belirlenir. Proje sponsoru tarafından öncelikle bir proje yönetim ekibi oluşturulur ve bir proje kolaylaştırıcısı (Project facilitator) görevlendirilir.

Proje kolaylaştırıcısı, projeyi anlama adımında kıyaslama (Benchmarking) için veri kaynaklarının tespiti ve verilerin tedariğini sağlar.

Yaratıcı problem çözme teorisi (TRIZ - Theory of Inventive Problem Solving) gibi yaklaşımları kullanarak alternatif süreç tasarımları geliştirmek ve bunların güçlü zayıf yönlerini değerlendirmek, süreci yeniden tasarlama adımında gerçekleştirilecek görevler arasındadır.

BPR, çarpıcı katkılar elde edebilmek için mevcut iş süreçlerinde radikal değişiklikler yapılarak yeniden tasarlanması ve yeniden düzenlenmesi, mevcut süreçlerin uygulama kısıtlarından kurtulmak ve sürekli öğrenme sürecini geliştirme amaçlarını kapsar. II. şıkta belirtilen ifade mevcut kısıtlamaları korumak şeklinde belirtilmiştir oysa temel hedef mevcut kısıtlamalardan kurtulmaktır. Bu nedenle doğru cevap D şıkkıdır.

Süreç yeniden tasarımı üzerinde, bilgi teknolojileri (BT) kullanımının sağlayacağı farklı katkı türleri şöyle sıralanır: Bilgilendirme, rota düzenleme, izleme, çözümleme, coğrafi koordinasyon, bütünleştirme, entelektüel varlıkların belirlenmesi ve dağıtımı, aracıların devreden çıkarılması.