İŞ SÜREÇLERİ YÖNETİMİ

Bilgi Teknolojileri (BT) departmanı, coğrafi olarak farklı yerlerde ve birbirinden uzak işletme süreçlerinin hepsi sanki tek bir merkezde bulunan süreçler gibi yürütümünün koordinasyonunu sağlamalıdır. Bunun için merkezî bir veritabanı etrafında bir harmoni içerisinde çalışan dağıtık bilgi işlem ara yüzlerinin oluşturulması gerekmektedir.

Tam dağıtık ve birbirinden bağımsız olarak yerine getirilen işlemler ve süreçler müşteriler için daha fazla esneklik ve daha iyi bir hizmet sağlar ancak merkezî koordinasyon eksikliği, gereksiz bürokrasi, gereksiz veri ve bilgi tekrarları ile süreçler arası senkronizasyon sorunları gibi birçok dezavantaja da sahiptirler. BT yardımıyla tüm farklı dağıtık iş süreçleri sanki bir aradaymış gibi bir merkezî veritabanı ve iletişim altyapısı etrafında koordine edilmiş bilgi işlem yönetim sistemleri ile bu dezavantajlar büyük ölçüde azaltılabilir. Böylece merkeziîleşmenin de faydalarından yararlanacak hibrit merkezi/dağıtık süreç yapıları tasarlanabilir.

6. Aynı süreçlerin birden fazla versiyonunu tasarlayın:

İş süreçlerinin adımları oluşturulurken sıklıkla en zorlu / en kötü senaryo şartlarına göre oluşturulur. Birçok durumda bu senaryolar gerçekleşmez ve maksimum süreç faydası da elde edilemez. Bu şekilde her farklı süreç koşullarında yürütülecek tek bir süreç tasarlamak yerine farklı zorluk şartlarına ve bilgi gereksinimine göre aynı sürecin farklı versiyonlarını tasarlayın. Örneğin; bir işletmenin farklı yelpazedeki tüm farklı ürünlerinin ürün arızaları için ortak ve tek bir servis süreci tasarlaması yerine, basit tamir gerektiren kolay arızalar, orta seviye arızalar ve karmaşık tamir gerektiren zor arızalar için, servis sürecinin 3 farklı versiyonunu tasarlamasıyla servis hızı ve müşteri tatmini arttırılabilir.

Süreç haritalama, bir iş sürecinde yerine getirilen faaliyetlerin hangi sırayla yerine getirildiğinin görselleştirildiği akış diyagramlarının çizilmesi sürecidir. Süreç haritaları ile hedeflenen; iş süreçlerinin görsel olarak daha kolay anlaşılmasını sağlamak ve hangi süreç adımlarının değiştirilmesi, hangilerinin iyileştirilmesi ya da hangilerinin ortadan kaldırılması kararlarının alınmasını kolaylaştırmaktır.