İŞ SÜREÇLERİ YÖNETİMİ

Dumas vd.nin (2018) ilk önerisi çevrim dışı süreç takibidir. Burada üzerinde durulan durum uzun dönemli sürece dair kayıtların incelenmesidir. Geçmişte süreç ile ilgili derlenmiş tüm kayıtlar incelenecektir. Ancak burada süreç sorumluları çeşitli kısıtlamalara gidebilirler. Farklı dönemler oluşturabilirler. Örneğin aylık veya haftalık gibi bölümlendirmeler oluşturabilirler. Burada hatırlanması gereken, incelenen vakaların tamamlanmış vakalar olmasıdır. Dolayısıyla çevrim dışı süreç takibi sürecin istenen yönetmeliklere uygun bir biçimde tamamlanıp tamamlanmadığını görmeyi sağlayacaktır. Ek olarak süreç genel performansı incelenebilecektir. Sürecin istenen performansta çalışıp çalışmadığı, çalışmıyor ise performansa etki eden etmenlerin neler olduğu incelenebilecektir. Sürecin istenen performans düzeyinde olup olmadığının belirlenmesi ile süreç için alınacak tedbirler aşamasına kolaylıkla geçilebilecektir.

Dumas vd.nin (2018) ikinci önerisi çevrim içi süreç takibidir. Çevrim içi süreç takiplerinde hâlihazırda işlemekte olan süreç bileşenlerine ilişkin anlık bilgilerin derlenmesi işlemi gerçekleştirilir. Burada sürecin hâlen akmakta olduğu ve ilgilenilen süreç bileşeninin anlık olarak üretime devam ettiğini unutmamak gerekir. Dolayısıyla çevrim içi süreç takibinde izlenen süreç bileşenin tamamlanmış bir işi değil ilgilenilen anlık bir özelliği üzerinde durulmaktadır. Çevrim içi süreç takibi özellikle kalite standartlarına ulaşılması için istenen hedef değerlerin karşılanıp karşılanmadığını anlık takip etmede önemli hâle gelmektedir. Sistem sorumlusu çevrim içi takip sisteminde sürecin çeşitli noktalarına uyarı sistemlerini entegre edebilir. Sürece entegre edilen bu uyarı sistemleri yardımıyla istenen standartlardan uzaklaşıldığına dair ilk bilginin gelmesi ile beraber, uygun müdahale modelinin çalıştırılması sağlanabilir. Çevrim içi süreç takibinde sürecin hangi bileşeninin anlık değerlerinin ölçümlenmesi gerektiğinin iyi tespit edilmesi gerekir. Ölçülecek özelliğin, ölçüm aracının ne olduğunun ve ölçüm işlemlerinin kim tarafından yürütüleceğinin kesin çizgiler ile önceden tespit edilmiş olması gerekir. Süreç takibi içinde süreç yöneticisi ve herkes tarafından anlaşılabilen standartların belirlenmiş olması önemlidir. Süreçten anlık bilgi akışı bir otomasyon sistemi tarafından gerçekleştirilecek ise otomasyon sisteminin kalibrasyon ayarlarının doğruluğu sıklıkla kontrol edilmelidir. Süreç takibi veri derleme işlemi süreç çalışanları tarafından yürütülecekse bu çalışanların hizmet içi eğitimlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesi gerekir.

Süreç sorumlusunun ilgilendiği değişken ölçme düzeyinin Sınıflayıcı ya da Sıralayıcı ölçek olması durumunda bu grafiklere yer verilir. İstatistik bilgilerinizden de hatırlayabileceğiniz gibi Psikolog Stevens (1946) tarafından tanımlanan ölçme düzeylerine göre Sınıflayıcı ölçekte değişken ölçme düzeyleri kategorilerden oluşur. Sınıflayıcı ölçekte değişken sonuçlarını temsil eden kategoriler arasında doğal bir sıralama yoktur. Sıralayıcı ölçek türünde ise sınıflayıcı ölçek türüne benzer biçimde nitel değişkenler için kullanılır ve ilgili değişken sonuçları kategorilerde bir araya getirilir. Ancak sınıflayıcı ölçeğe göre en büyük farklılık sıralayıcı ölçek türünde değişken sonuçlarının doğal bir sıralamasının yapılabilmesidir. Daha önce incelediğimiz Pareto grafiklerinde hatırlanacağı gibi problem türleri yan yana sütunlar ile tanımlanmaktadır. Dolayısıyla aslında Pareto grafikleri sütun grafiklerinin özel bir hâlidir. Sütun grafiklerinde değişkene ilişkin kategoriler birer sütun ile temsil edilir ve sütun yükseklikleri de ilgili kategoriye ait frekans veya oransal frekans değerini gösterecektir. Şekil 6.8’de süreç takip sorumlusu tarafından oluşturulabilecek bir örnek sütun grafiği yer almaktadır. Bu örnekte süreç sorumlusu farklı fabrikalarda karşılaşılan hata tipleri dağılımlarını karşılaştırma amacı ile sütun grafiğini hazırlamıştır.

Sürekli değişkenlerin ölçümlendiği durumlarda ölçüm sonuçlarının genel dağılımını görmek için Histogramdan faydalanılır. Histogram temel olarak bir sütun grafiğidir ancak hatırlanacağı gibi sütun grafiklerinde kategoriler için sütunlar vardır ve sütunlar birbirlerinden ayrık olarak yer alırlar. Değişken sonuçları değer aralığı içerisinde eşit büyüklükte kategorilere/sınıflara ayrılarak her kategori için ilgili kategorinin frekansı ile orantılı sütunlar çizilir. Bu yapıları ile sütun grafiklerine benzerler. Ancak sütun grafiklerinde kategoriler arasında boşluklar bulunurken Histogramlar sürekli değişkenler için oluşturulduklarından sütunlar arasında boş alan bulunmaz. Sütunlar Histogramda birbirlerine bitişik olarak oluşturulurlar. Histogram çiziminde yatay eksen, Histogramı çizilen değişkenin değerlerine göre ayarlanırken düşey eksen ise her kategori/sınıf için ilgili frekans veya oransal frekans değerine göre düzenlenir. Histogramların oluşturulabilmesi için veri setinin gruplandırılmış frekans serisi kullanılır. Şekil 6.10’da bir Histogram örneği verilmiştir. Histogram ilgilenilen değişkenin simetrik ya da asimetrik olup olmadığı yönünde bilgi üretmesi bakımında kullanışlı bir grafiktir. Histogramda yatay eksende değişken ölçüm değerleri için oluşturulan sınıflar gösterilmektedir. İstenildiğinde her sınıfta yer alan gözlem değeri sayısı da Şekil 6.10’da görüldüğü gibi histograma eklenebilir. Süreç sorumluları sürekli değişkenlere ilişkin bilgi derlemeleri gerçekleştirirken ölçüm sonuçlarındaki dalgalanmaları histogramlar yardımıyla izleyebilirler.

Kimi durumlarda süreç takibi sorumlusu iki farklı değişken arasındaki ilişkiye dair gözlemler yapabilir. Değişkenlerden birinde meydana gelen değişimin diğer değişken üzerinde etkisinin olup olmadığının görsel bir öngörüsünü elde etmek için saçılım grafikleri çizilir. Saçılım grafiklerinde değişkenlerden bir tanesi düşey diğeri ise yatay eksende konumlandırılır. Her iki eksenin de sınır değerleri ilgili değişken değerlerine göre tespit edilecektir. Şekil 6.11’de ortam sıcaklığı ile üzerinde çalışılan bir metalin uzunluğunda meydana gelen sapma arasındaki ilişki için saçılım grafiği görülmektedir.

Kimi durumlarda süreç sorumlusu gösterge panosunda ele aldığı değişkenin gözlemlenen frekanslarını değil bütün içerisindeki oranlarını görmek isteyebilir. Değişken sonuçlarının oransal olarak ifade edildiği durumlarda pasta grafikleri daha uygun olacaktır. Pasta grafikleri adını biçiminden dolayı almaktadır. Pasta grafiği temel olarak, her değişken sonuç değerinin toplam içindeki oranının, bir dairenin ilgili oran kadarlık alana sahip dilimi ile temsil edilmesi işlemidir. Elle oluşturulması beklenmeyen ve yazılım yardımıyla oluşturulan bir grafik türüdür. Şekil 6.9’da A fabrikasında ortaya çıkan sorun tipleri için pasta grafiği oluşturulmuştur. Grafikten de kolaylıkla görülebileceği gibi en büyük sorun tipi %42 değeri ile Metal kategorisi için ortaya çıkmaktadır. Süreç takibini gerçekleştiren sorumlunun bu bilgiyi anlık olarak bir Gösterge Panosundan alabileceğinizi düşündüğünüzde, sürecin metal ile ilgili kesimine hızla uyarı yapılması mümkün olacaktır.