İŞ SÜREÇLERİ YÖNETİMİ

Kitaba göre işletmelerde süreçlerin keşfi işlemleri uzun ve zahmetli adımları beraberinde getirebilir. Özellikle geçmişe
yönelik kayıtların incelenmesi burada büyük önem taşımaktadır. Doğru cevap A seçeneğidir.

Kitaba göre Süreç keşfi işlemlerinde derlenen verinin işlenebilir bir forma dönüştürülmesi mutlaka gerekecektir. Doğru cevap E seçeneğidir.

Kitaba göre sürecin tamamına ilişkin bilgi elde etme yolu olarak süreç keşfi öne çıkmaktadır. Doğru cevap A seçeneğidir.

Kitaba göre alan uzmanları, her ne kadar görevli oldukları
kısımda büyük başarılar elde etti ise dahi, kendilerini ilgilendiren durumlardaki engin bilgileri ile sürecin daha öncesi veya sonrası için bir fayda sağlamayabilirler. Dolayısıyla farklı alan uzmanlarının süreç ile ilgili aynı bilgi ve beceri düzeyine sahip olduklarını varsaymak gerekir. Alan uzmanları kendilerinden önce veya sonra gelen süreçlerin girdi ve çıktıları için tam bir bilgi sahibi olmadıkları gibi, beklentiler hakkında da farklı görüşler taşıyor olabilir. Bu yüzden sürecin tamamına hakim olmak önemlidir. Süreç keşfi sürecin tamamının ortaya çıkarılmasını sağlayacak ve bu zorluk ile başa çıkılmasına yardımcı olacaktır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Kitaba göre "İyi bir süreç sorumlusunun, bir adet günlük yapılacak işler listesinin olması ve planlama, uygulama, kontrol etme, eyleme geçme adımlarını düzenli bir biçimde izlemesi beklenecektir." Doğru cevap B seçeneğiir.

Kitaba göre "Kaynak şemaları; süreç içerisinde yer alan aktiviteleri gerçekleştiren insan veya bileşenlerin gösteriminde kullanılırlar. Bu şemalar sıralanan veya tespit edilen kaynaklar arasındaki ilişkilerin görülmesine olanak
verirler." Doğru cevap A seçeneğidir.

Kitaba göre sıralama aşağıdaki şekildedir:

Müşteri
Ön Analiz (Ücret alma gibi)

Depo ve Satış

Faturalandırma

Müşteri

Geri Bildirim Alma
İlgili Birimlere Geri Bildirim Aktarma

Doğru cevap A seçeneğidir.

Kitaba göre kanıt temelli keşif yaklaşımında süreçte yer alan aktivitelerin nasıl yürütüldüğüne dair belgeler hazırlanmaktadır. Bu belgeler sürecin keşfi için incelenebilir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Kitaba göre "Süreç keşif sorumlusu sadece bir alan uzmanı ile görüşmek ve ondan bilgi edinmek yerine sürecin daha
iyi anlaşılabilmesi ve süreç içerisinde yer alan tüm alan uzmanlarının görüşlerini derleyebilmesi için atölyeler düzenleyebilir. Bu atölyelerde süreç keşif sorumlusu ve alan uzmanları hem birbirleri ile etkileşime geçecek hem de sorumluluk alanları dışındaki kısımlarda yürütülen işlemler hakkında bilgi sahibi olabileceklerdir. Tüm alan uzmanları aynı mekânda bir arada olacak ve muhtemel görüş ayrılıklarının karşılıklı olarak çözüme kavuşturulması için bir ortam sağlanmış olacaktır." Doğru cevap A seçeneğidir.

Kitaba göre "Mülakat temelli keşif çalışmalarında alan uzmanları ile doğrudan bir araya gelinerek sürecin nasıl yürütüldüğü ile ilgili karşılıklı bilgi alışverişi gerçekleştirilir." Doğru cevap A seçeneğidir.

İşletmelerde süreçlerin keşfi işlemleri uzun ve zahmetli adımları beraberinde getirebilir. Özellikle geçmişe yönelik kayıtların incelenmesi burada büyük önem taşımaktadır. Dolayısıyla süreç keşfi görevini alan yöneticinin öncelikle süreç keşfi yapılacak işletmeye ilişkin geçmiş bilgi ve kayıtlara ulaşması gerekecektir. Bu da işletmenin kayıt sistemlerinin doğru ve düzenli olmasından geçmektedir. Geçmiş deneyimlere ilişki bilgilerin derlenmesinde olumlu sonuçların elde olması önemli olmakla birlikte geçmişte ortaya çıkmış olumsuzluklara ilişkin bilgilerin elde olması da önemlidir. Geçmiş hataların kaynakları ve çözüm adımlarının neler olduğunun incelenmesi veya bu konuda bilgi sahibi olunması, süreç keşfi içerisinde yer alacak takım elemanlarının işlerini bir nebze de olsa kolaylaştıracaktır. Özellikle işletme içi uygulamalarda klasik anlamda Proje Yönetimi aşamalarını izleyen işletmeler için bu durum büyük bir sorun olmayacaktır. Örneğin, daha önce işletme içinde yürütülen projeler için oluşturulmuş öğrenilmiş dersler belgeleri bu aşamada faydalı olacaktır. Süreç keşfi genel anlamda incelendiğinde üzerinde çalışılan sürece ilişkin birçok bileşen üzerinde durulması gerektiği açıktır. Süreç içerisinde yer alan temel bileşenler farklı yapılara sahip olacaktır. Dolayısıyla süreç keşfi aşamasının bir kişi ya da bir yöneticiden ziyade, farklı alanlardan farklı yeteneklere sahip bireylerin bir araya geldiği takımlar ile yürütülmesi çok daha faydalı olacaktır. Burada üzerinde durulması gereken bir başka nokta ise süreç tanımlama ve modelleme aşamasında belirlenen paydaşların da süreç keşfi aşamasında en azından bilgi sahibi olmalarının yerinde olacağıdır. Doğru cevap D'dir.

Süreç keşfi içerisinde yer alacak yönetici manuel bir bilgi toplama işlemini tercih ederse, çeşitli sorunlar ile karşılaşabilir. Otomatik veri derleme sistemleri uzun süreli kullanımlarda ortaya çıkabilecek sorunların tespit edildiği ve çözümlendiği sistemler hâline gelecektir. Ancak manuel veri derleme süreçlerinde anlık hatalar süreç keşfi üzerinde olumsuz etkiler ortaya çıkartabilecektir. Bu hatanın bulunması kısa sürede mümkün olmayabilir. Örneğin, işletme içerisinde yönetici tarafından hâlihazırda fark edilmemiş olan bazı çıkar çatışmaları, veri derleme aşamasında yanlılığa sebep olabilecektir. Süreç paydaşlarının fikir ayrılıkları da manuel veri derleme sistemlerinde süreç keşfi işlemlerini olumsuz etkileyen bir durum olarak ortaya çıkabilmektedir. Doğru cevap E'dir.

Günümüz işletme yöneticilerinin Büyük Veri (Big Data), Yapay Zekâ (Artificial Intelligence), Makine Öğrenmesi (Machine Learning) ve Derin Öğrenme (Deep Learning) gibi kavramlar ile de aşina olması gerekmektedir. Günümüz modern İşletme Analitiği teknikleri, sistemle ilgili daha önceden bir süreç modeli olmaması durumunda da süreç keşfine olanak vermektedir. Modern analiz teknikleri günlük akış içerisinde anlık toplanan verilerin hızla değerlendirilmesi, analiz edilmesi ve yorumlanmasına olanak vermektedir. Bu da günlük akış içerisinde meydana gelen süreç değişimlerinin tespitini kolaylaştırmaktadır. Bu yaklaşımda süreç için daha önceden bir model oluşturulmamış olsa dahi sürecin keşfi mümkün olmaktadır. Süreç keşfi için yöneticilerin en değerli veri derleme unsuru olarak olay günlükleri (event log) öne çıkmaktadır. Özellikle makine öğrenmesi çalışmalarında, elde edilen verinin işlenerek modellenmesi öne çıkmaktadır. Önceden oluşturulmuş bir model olmamasına rağmen makine öğrenmesi yardımıyla verinin çözümlenmesi ve modellenmesi mümkün olabilmektedir. Veriden makine öğrenmesi ile üretilen model ise daha sonra sistemde kullanılabilmektedir. Doğru cevap A'dır.

Tüm sürecin bir sorumlusu olabileceği gibi süreci oluşturan alt süreçlerin farklı sorumluları olabilir. Ancak yine de sürecin yönetimde bir temel sorumlusu her zaman olacaktır. Bu temel süreç sorumlusu sürecin sahibi olmayabilir ancak sürecin baş sorumlusu olacaktır. Süreç sorumlusuna süreç içerisinde yer alan tüm alt aktivitelerden rapor gelmesi ya da süreç sorumlusunun süreç içinde yer alan tüm elemanlar ile etkileşimde olması beklenmez. Ancak sürecin bütününden, girdisinden, çıktısından ve sürecin tüm işleyişinden sorumlu olacak kişi süreç sorumlusudur. Süreç sorumlusunun izleyeceği ve tamamlandığından emin olmak isteyeceği bazı süreç aktiviteleri izleyen biçimde sınıflandırılabilir:
• Denetlenebilir bir süreci ortaya çıkarmak
• Süreç bileşenlerini tanımlamak
• Süreç bileşenleri arasındaki ilişkileri ve bağlantıları incelemek
• Eğitimlerin yapılmasını sağlamak
• Sürecin etkin çalışmasını sağlamak
• Süreç problemlerini ortaya çıkarmak
• Problem kaynaklarını bulmak
• Yeterli miktarda kaynak temin etmek
• Veri ve bilgiye erişimi sağlamak
• Problemlerin tekrarını önlemek
• Genel önleyici tedbirleri tespit etmek ve hayata geçirmek
• Süreç içinde meydana gelen değişiklikleri sürecin paydaşları ile paylaşmak
• Çıktı hedeflerine ulaşılmasını sağlamak
• Süreç analiz, keşif ve modelleme işlemlerinin aksamadan yürümesini sağlamak
• Risklerin tespit edilmesi
• Süreç iyileştirmelerine ilişkin analizleri yapmak

Doğru cevap E'dir.

Aktivite akış şemalarında kullanılan farklı semboller bulunmaktadır. Bunlara örnek olarak, aktivite ve
eylem durumlarını göstermek için dikdörtgen, akışı göstermek için oklar, karar düğümleri için eşkenar dörtgen, tekrarlı alanlar için altıgen ve veri girişi işlemleri için paralelkenar kullanılmaktadır. Doğru cevap B'dir.

İkincil veri türlerini belgeye dayalı, çok kaynaklı ve anket biçiminde alt gruplara ayırabiliriz. Belgeye dayalı için yazılı malzemeler, raporlar; çok kaynaklı için alan çalışmaları, zaman serisi çalışmaları; anket içinse sayımlar ve basın anketleri gibi örnekleri verebiliriz. Doğru cevap C'dir.

Gözlem: Bir nesnenin, olayın veya bir gerçeğin, niteliklerinin öğrenilmesi amacıyla dikkatli ve planlı olarak ele alınmasına “gözlem” adı verilir. Doğru cevap A'dır.

Özellikle olay günlüğü tabanlı otomatikleştirilmiş sistemler alan uzmanı ihtiyacını ortadan kaldırarak, sürecin anlık akışını görmede fayda sağlayacaktır. Ayrıca doğrudan gözlem yapma ihtiyacı bir nebze de olsa ortadan kalkacaktır. Olay günlüklerinin bir başka faydası ise ilk anda kullanışlı gibi gözükmeyen ama sürecin genel durumunu incelemek için faydalı olabilecek birçok bilgiyi içerebilmeleridir. Olay günlüğü, aktiviteye ilişkin ana bilginin yanı sıra söz konusu olay günlüğünün oluşturulma yeri, zamanı ve kimin tarafından oluşturulduğu (bu makine de olabileceği gibi bir insan da olabilir) gibi ekstra bilgileri de içerebilmektedir. Bunlar da sürecin daha önceden görülmeyen farklı özelliklerinin keşfedilmesini sağlayabilir. Doğru cevap E'dir.

Değişken “birimlerin sahip oldukları ve birbirlerinden ayırt edilmelerini sağlayan özelliklere” denilir. Doğru cevap D'dir.

Pasta grafikleri; değişken sonuçlarının oransal olarak ifade edildiği veya gösterilmek istendiği durumlarda pasta grafikleri kullanılmaktadır. Sınıflayıcı veya sıralayıcı ölçek ile ölçümlenmiş değişken sonuçlarının oransal dağılımının gösteriminde dairenin parçaları kullanılır. Doğru cevap B'dir.