İŞ SÜREÇLERİ YÖNETİMİ

Bir iş süreci, bir ya da birkaç çeşit girdinin alınıp bunlardan müşteri için değer oluşturacak bir çıktının yaratıldığı faaliyet toplamıdır. Bir siparişin yerine getirilmesi bu tanıma göre örnek olarak verilebilir. Bu süreçte sipariş girdi olarak alınır ve sipariş edilen malların müşterilere teslimi ile süreç tamamlanır.

Süreç; tanımlanabilme, ölçülebilme, yinelenebilme, kontrol edilebilme ve katma değer yaratabilme olmak üzere beş temel özelliğe sahip olmalıdır. Bunlardan katma değer yaratabilme, sürecin, çıktının kalitesi ve çıktıyı kullanan müşterinin tatmini üzerinde olumlu etki yaratabilme özelliğidir.

Süreç performans ölçütleri: Sürecin müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılama derecesini ölçmeye yarayan göstergelerdir. Yeniden işleme zamanı, hurda oranı, cevap verme süresi, hatasız teslim edilen sipariş sayısı örnek olarak sayılabilir.

Klasik Yönetim Düşüncesi, insanı kendisine söyleneni yapan ve rasyonel olduğuna inandığı sisteme uyan pasif bir unsur olarak ele almıştır. Organizasyonları ise kapalı sistem anlayışı ile ele almış, dış ve iç çevre şartlarına nasıl uyabilecekleri üzerinde durmamıştır.

Modern yönetim düşüncesini oluşturan iki önemli yaklaşım söz konusudur. Bunlar; Sistem yaklaşımı ve Durumsallık yaklaşımıdır.

Durumsallık yaklaşımı, en iyi ve en uygun organizasyon yapısının sadece belirli organizasyon ilkelerini uygulamakla değil, bu ilkeleri teknoloji ve çevre değişkenlerini ilişkilendirerek durumun özelliklerine göre uygulamakla elde edilebileceğini savunur.

İş süreci yaşam döngüsünün aşamalarından birisi olan süreç keşfi (modelleme) aşamasında, ilgili süreçlerin her birinin mevcut durumu, tipik olarak bir veya birkaç süreç modeli şeklinde belgelenir.

İş süreci yaşam döngüsü aşamalarından birisi olan süreç analizi aşamasında, süreçle ilgili sorunlar belirlenir, belgelenir ve mümkün olduğunda performans ölçütleri kullanılarak ölçülür. Bu sorunlar, potansiyel etkilerine ve bunları çözmek için gereken çabaya göre tahmini olarak önceliklendirilir.

Süreç izleme aşamasında, yeniden tasarlanan süreç çalıştıktan sonra, ilgili veriler toplanır ve sürecin performans ölçümleri ve performans hedefleri açısından ne kadar iyi performans gösterdiğini belirlemek için analiz edilir. Amaçlanan davranışla ilgili darboğazlar, tekrarlayan hatalar veya sapmalar belirlenir ve düzeltici eylemler gerçekleştirilir.

Sistem yaklaşımı, organizasyonu çeşitli parçalar, süreçler ve amaçlardan oluşan ve tüm parçaların organizasyonun amacını gerçekleştirmek üzere karar verme ve haberleşme süreçleri ile birbirlerine bağlandığı bir ana sistem olarak ele alır. Bu sistem, birbirleri ile ilişkili ve karşılıklı bağımlı alt sistemleri içine alır.

Malzeme tedarik, üretim planlama, imalat, stratejik planlama, ürün geliştirme, müşteri ilişkileri sipariş yönetimi, tahsilat bunlara örnek olarak verilebilir.

Süreç; tanımlanabilme, ölçülebilme, yinelenebilme, kontrol edilebilme ve katma değer yaratabilme olmak üzere beş temel özelliğe sahiptir.

Süreçleri oluşturan ve iki veya daha fazla fonksiyonu ilgilendiren faaliyetlere alt süreçler denir.

Tedarikçi: Girdilerin bir veya birkaçını temin eden kişi ve/veya kuruluşlardır. Tedarikçiler organi­zasyon içinden ya da dışından olabilir.

Klasik teori, insanı kendisine söylene­ni yapan ve rasyonel olduğuna inandığı sisteme uyan pasif bir unsur olarak ele almıştır.

II.Dünya Savaşı sonrasında yönetim düşüncesinde bir okul, yönetim uygulamalarına bir akım hâlini almıştır.

Sistem Seçimi, Uygulama, Test ve Dağıtım İş Süreci Yaşam Döngüsü içerisinde yer alan Yapılandırmanın alt bileşenleridir.

Tipik süreç performans ölçütleri maliyet, zaman, kalite ve esneklikle ilgilidir.

Süreç modelleri, bir iş süreci yönetimi girişiminde yer alan paydaşlar arasındaki iletişimi kolaylaştırmayı amaçlar.

Süreçle ilgili sorunlar belirlenir, belgelenir ve mümkün olduğunda per­formans ölçütleri kullanılarak ölçülür.