Süreç Takibi

Keşfedilen ve modellenen sürecin tasarlandığı gibi ilerleyip ilerlemediğinin analiz edilmesi önem taşımaktadır. Sürecin kontrol altında olması ve tasarlandığı biçimi ile yürütülüp yürütülmediğinin izlenmesi gerekir. Bu nedenle işletmelerde süreç takibi gerçekleştirilir.

Sadece bir süreç takip sisteminin, sistemin tüm bileşenleri için geçerli olabileceğini düşünmek doğru olmayacaktır. Süreç takibi için otomatik sistemler kurulabileceği gibi yarı-otomatik ve manuel sistemlerde oluşturulabilir. Farklı bileşenler için farklı süreç takip sistemleri kurulmasında fayda vardır. Ancak tüm takip sistemlerinden gelen bilgilerin doğru, zamanında ve anlaşılır bir biçimde
yeniden organize edilmeleri gerekir. Takip sistemlerinden gelen verilerin birbirleri ile uyum içerisinde olmaları sağlanmalıdır.

Süreç modellenirken çalışmasına ilişkin yönetmelik ve talimatnameler hazırlanır. Süreç takibinde de kriterlere uygun olup olmadığının belirlenmesinde bu belgelerden yararlanılır.

Bir olay günlüğü yapısı itibari ile süreç içinde yer alan iş paketine dair değerli bilgileri içerecektir. Bu bilgilere örnek olarak iş paketinin işlenmesine başlama zamanı, bitirme zamanı, kullanılan iş gücü miktarı, kaynak kullanımı bilgisi verilebilir.

Bu ana kadar anlatılanlar incelendiğinde süreç takibinde iki ana bakışın olduğu görülebilir. Bunlardan ilki sürecin tamamlanması ile elde edilen bilgilerin kullanıldığı süreç takibidir. Diğeri ise süreç devam ederken anlık olarak elde edilen bilgiler yardımıyla süreç takibidir. İlk durumda tamamlanmış aktiviteler ile ilgili performans ve yönetmeliklere uyum işlemleri yürütülebilir. İkinci durumda ise sürecin yürütülüşü esnasında anlık meydana gelen sapmalar tespit edilerek gerekirse sürece müdahale edilebilir.

Dumas ve arkadaşları süreç takibini izleyen süreçleri çevrim dışı süreç takibi ve çevrim içi süreç takibi olarak iki şekilde ele almıştır. Çevrim dışı süreçte uzun dönemli süreç kayıtları izlenir. Burada önemli olan tamamlanmış süreçlerin incelenebilmesidir. İkinci öneri olan çevrim içi süreç takibinde halihazırda işlemekte olan süreç anlık bilgilerin derlenmesi söz konusudur. Çevrim içi süreç takibi özellikle
kalite standartlarına ulaşılması için istenen hedef değerlerin karşılanıp karşılanmadığını anlık takip
etmede önemli hâle gelmektedir.

Uluslararası Standartlar Enstitüsü’ne göre “kalite, bir mal ya da hizmetin belirli bir gereksinimi karşılayabilme yeteneklerini ortaya koyan karakteristiklerin bütünüdür”.

Deming kalitenin öncelikle sistemin kendisinin geliştirilmesinden geçtiğini yalnızca son noktada yapılan kontrolün yeterli olmadığı ve kalitenin müşteriler tarafından belirlendiğinin üzerinde durmuştur.

1. Bir plan yaparak amacın tutarlılığını sağlayın.
2. Yeni kalite felsefesini benimseyin.
3. Kitle denetimine bağlı kalmayın.
4. Tedarikçileri yalnızca fiyata göre seçme alış-
kanlığından vazgeçin.
5. Problemleri saptayın ve sistemi sürekli iyileştirmeye çalışın.
6. Modern iş başında eğitim teknikleri benimseyin.
7. Üretim rakamlarına (miktar) değil, kaliteye
ağırlık verin.
8. Korkuyu uzaklaştırın.
9. Bölümler arası engelleri kırın.
10. Başarmak için yöntemler sağlamadan, daha
iyi verimlilik talep etmeyi bırakın.
11. Sayısal kotalar öngören iş standartlarını kaldırın.
12. İş yapma onurunu engelleyen bariyerleri
kaldırın.
13. Çok sıkı bir eğitim ve öğretim sistemi kurun.
14. Üst yönetimde, yukarıdaki bu on üç maddeyi her gün vurgulayacak bir yapı oluşturun.

Pareto grafiklerinin oluşturulabilmesi için süreci oluşturan problemlerin oransal olarak ifade edilebiliyorsa kullanılabilir çünkü pareto grafiğinde oranlara göre sıralama yapılır.

1. Beyin fırtınasında yer alan tüm paydaşların üzerinde fikir birliğine vardığı problem tespit edilir. Hem beyin fırtınasını yönetmek için hem de şemanın oluşturulması için bir kişi toplantı yürütücüsü olarak belirlenir.
2. Bir düzlemde (A4/A2 kâğıt, tahta, pano vb.) en sağ tarafa düşey ekseni ortalayacak biçimde problem cümlesi yazılır.
3. Problem cümlesine doğru yatay eksende bir doğru çizilir.
4. İlgili problemlerin nedenleri tartışılır. Ana nedenler bulunur.
5. Daha önce çizilen doğruya ana nedenler bir dal olarak eklenir.
6. Her ana nedenin ortaya çıkmasına sebep olacak alt etkenler araştırılır. Burada süreç içerisinde yer alan her bir süreç bileşeninin kendi alanına olan yetkinliğinden faydalanılır. Sürecin tamamına hâkim olmayan ama sürecin alt bileşenlerinde yer alan süreç elemanları bu aşamada en yüksek katkıyı sağlayanlar olacaktır. Her ana kategori altında tespit edilen nedenler ilgili kategori için çizilen dala eklenir.
7. Alt etkilerin neden ortaya çıktığı da sorgulanarak ilgili etkinin altına alt kategoriler olarak eklemeler yapılır. Nedenler için mümkün olduğunca ayrıntı elde etmeye çalışılır.
8. Şemaya eklenecek ek bir bilgi olmadığına hemfikir olunduğunda şema tamamlanmış olur.

Pareto grafiğinde 4 farklı problem kaydedilmiştir. İşletmenin temel problemi düşük verimlilikse düzlemde en sağ tarafa düşey ekseni ortalayacak biçimde “düşük verimlilik” yazılır. Ana nedenler olarak ise paretoda belirtilen ifadeler yer alır. Buna temel nedenler tahminen (varsayımsal olarak) aşağıdaki şekilde olacaktır:

Temel neden A: Mekanik aksamda yaşana sorunlar

Temel neden B: Elektronik aksamda yaşanan sorunlar

Temel neden C: İş gücü kayıpşarı/hataları

Temel neden D: Zamanın ayarlanamaması

Kontrol grafikleri ürün ağırlığı, boyutları gibi ölçüm sonuçlarına göre oluşturulan nicel kontrol grafikleri ve ürün ya da servisin kabul edilir olup olmadığı sınıflamasının yapıldığı özellik kontrol grafikleridir. Grafikte genel ortalama yani hedeflenen değer çizgisi ortada yer alırken üstte üst kontrol limit çizgisi, altta ise alt kontrol limit çizgisi kontrol grafiğinin ana bileşenlerini oluşturur.

Tabloda verilen değerlere göre günlerin ortalamaları sırasıyla Pazartesi 90,5 Salı 90,875, Çarşamba 95,375, Perşembe 95,625 ve Cuma 95,625’dir. Buna göre bu değerlerin toplamının gün sayısına (5) bölünmesiyle edile edilecek değer kontrol grafiğinin ortalama değeri olur.

(90,5 + 90,875 + 95,375 + 95,625 + 95,625) / 5 = 93,60

Süreç takibini gerçekleştiren sorumlu sürece ilişkin ilgilendiği değişkenin değerleri sayma yoluyla elde edilebilir. Özellikle değişkenlerin sınıflayıcı ve sıralayıcı ölçek düzeyinde ölçümlendiği durumlarda nitel değişkenler ön plana çıkmaktadır. Kimi durumlarda ise ölçme yoluyla elde edilen sürekli değişken değerleri süreç yöneticisi tarafından belirli sınıflamalara ayrılabilir. Bu tür durumlarda süreç takibini yapan sorumlunun oluşturduğu bu sayma sonuçlarının süreç kontrol altında olup olmadığını gözlemleme amacıyla kullanılması durumunda nitel kontrol grafiklerine ihtiyaç duyulacaktır.

Grafikler doğrudan göze hitap ettikleri için hedef kullanıcının kafasında probleme ilişkin bir algı oluşturmada etkin olarak kullanılırlar. Grafiklerin renk ve desen gibi destekleyici niteliklerle de beraber kullanımı, arzulanan etkinin artmasına katkı sağlayacaktır. Grafikler çoğunlukla detayların gözükmesini kolaylaştırdıkları gibi problemin bir bütün olarak da görülmesini sağlayacaktır.

Sütun grafikleri

Pasta grafiği

Histogram

Saçılım grafiği

Kimi durumlarda süreç sorumlusu gösterge panosunda ele aldığı değişkenin gözlemlenen frekanslarını değil bütün içerisindeki oranlarını görmek isteyebilir. Değişken sonuçlarının oransal olarak ifade edildiği durumlarda pasta grafikleri daha uygun olacaktır. Bu nedenle süreç sorumluları pasta grafiğini incelemek isteyebilir.

Sorumlunun ilgilendiği değişken ölçme düzeyi sınıflayıcı veya sıralayıcı ölçekse sütun grafikleri tercih edilir. Sınıflayıcı ölçekte değişken sonuçlarını temsil eden kategoriler arasında doğal bir sıralama yoktur. Sıralayıcı ölçek türünde ise sınıflayıcı ölçek türüne benzer biçimde nitel değişkenler için kullanılır ve ilgili değişken sonuçları kategorilerde bir araya getirilir. Ancak sınıflayıcı ölçeğe göre en büyük farklılık sıralayıcı ölçek türünde değişken sonuçlarının doğal bir sıralamasının yapılabilmesidir. Pareto grafikleri bir tür sütun grafikleridir.

Gösterge panolarının hazırlanmasında genel geçer bir doğru bulunmamaktadır. Panoda sürecin düzgün şekilde işlemesi için takip edilmesi gereken bütün değişkenlere dair bilgilerin yer alması gerekir. Önemli olan panoda yer alan verinin doğru ve eksiksiz olmasıdır. Süreç takip panoları özellikle dinamik olarak yapılandırıldıklarında olası sapmaların gözlemlenmesi durumunda ilk adımda yapılacakları da içerebilir. Bu durumda gösterge panoları hem süreç takibi hem de sürecin doğru yönetilip yönlendirilmesi için bir rehber olarak da kullanılabilirler.