İŞ SÜREÇLERİ YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 6

Bilgi Teknolojileri (BT) departmanı, coğrafi olarak farklı yerlerde ve birbirinden uzak işletme süreçlerinin hepsi sanki tek bir merkezde bulunan süreçler gibi yürütümünün koordinasyonunu sağlamalıdır. Bunun için merkezî bir veritabanı etrafında bir harmoni içerisinde çalışan dağıtık bilgi işlem ara yüzlerinin oluşturulması gerekmektedir.

Tam dağıtık ve birbirinden bağımsız olarak yerine getirilen işlemler ve süreçler müşteriler için daha fazla esneklik ve daha iyi bir hizmet sağlar ancak merkezî koordinasyon eksikliği, gereksiz bürokrasi, gereksiz veri ve bilgi tekrarları ile süreçler arası senkronizasyon sorunları gibi birçok dezavantaja da sahiptirler. BT yardımıyla tüm farklı dağıtık iş süreçleri sanki bir aradaymış gibi bir merkezî veritabanı ve iletişim altyapısı etrafında koordine edilmiş bilgi işlem yönetim sistemleri ile bu dezavantajlar büyük ölçüde azaltılabilir. Böylece merkeziîleşmenin de faydalarından yararlanacak hibrit merkezi/dağıtık süreç yapıları tasarlanabilir.

6. Aynı süreçlerin birden fazla versiyonunu tasarlayın:

İş süreçlerinin adımları oluşturulurken sıklıkla en zorlu / en kötü senaryo şartlarına göre oluşturulur. Birçok durumda bu senaryolar gerçekleşmez ve maksimum süreç faydası da elde edilemez. Bu şekilde her farklı süreç koşullarında yürütülecek tek bir süreç tasarlamak yerine farklı zorluk şartlarına ve bilgi gereksinimine göre aynı sürecin farklı versiyonlarını tasarlayın. Örneğin; bir işletmenin farklı yelpazedeki tüm farklı ürünlerinin ürün arızaları için ortak ve tek bir servis süreci tasarlaması yerine, basit tamir gerektiren kolay arızalar, orta seviye arızalar ve karmaşık tamir gerektiren zor arızalar için, servis sürecinin 3 farklı versiyonunu tasarlamasıyla servis hızı ve müşteri tatmini arttırılabilir.

Süreç haritalama, bir iş sürecinde yerine getirilen faaliyetlerin hangi sırayla yerine getirildiğinin görselleştirildiği akış diyagramlarının çizilmesi sürecidir. Süreç haritaları ile hedeflenen; iş süreçlerinin görsel olarak daha kolay anlaşılmasını sağlamak ve hangi süreç adımlarının değiştirilmesi, hangilerinin iyileştirilmesi ya da hangilerinin ortadan kaldırılması kararlarının alınmasını kolaylaştırmaktır.

İş süreç tasarım projelerinin geliştirilmesi, değerlendirilmesi, bütçelenmesi ve faaliyetlerin çizelgelenmesine olanak sağlayan önemli bir araçtır. Süreç faaliyetlerinin görsel takibi için Gantt şemaları, farklı birimlerin birlikte katılımının yönetilebildiği iş birliği araçları, kilometre taşı takibi, fikir yönetimi gibi birçok entegre modülleri de içeren, işletmelerin online ya da lokal olarak kullanabilecekleri farklı ticari proje yönetimi yazılımları piyasada mevcuttur

1. Projeyi Anlama

2. Süreci Analiz Etme

3. Süreci Yeniden Tasarlama

4. Yeniden Tasarlanan Süreci Uygulama

5. Yeniden Tasarlanan Süreci Kullanıma Sunma

• Üst düzey yöneticilerle ve sürece dahil olan herkesle görüşür. Proje yönetim ekibi ve proje sponsorunun incelemeleri ve onaylamaları amacıyla taslak belgeler oluşturur ve sunar.

• Analiz edilecek ve yeniden tasarlanacak sürecin kapsamını belirler. Kurumsal strateji değişikliklerini, hedefleri, alınması gereken önlemleri ve sürecin nasıl değiştirilmesi gerektiğini açıklayan belgeler oluşturur. Büyük projeler için üst düzey bir süreç diyagramı oluşturmak, genel süreci oluşturan ana ve alt süreçleri tanımlayarak bunların birbirleriyle ilişkilerini tanımlamak gerekebilir. Böylece farklı alt işlemlere odaklanacak farklı gruplar oluşturulabilir veya alt süreçlerin analizine ve iyileştirilmesine öncelik verebilir.

• Proje hedeflerini gözden geçirir. Proje ekibinin bu hedeflerin kurumsal strateji ve hedeflerle ilişkisini anlamasını sağlar. Ekip, gerektiğinde, büyük veya karmaşık iş süreçleri için sistem yaklaşımı içerisinde tüm alt faaliyet gruplarını ve bunlarla ilişkili alt hedefleri oluşturur. Gerekiyor ise yeniden tasarım ekibine farklı kişilerin dahil edilmesi sağlanır.

• Proje yönetim ekibi ve proje sponsoru ile birlikte proje kısıtlarını belirler. Projenin yürütümü ve başarıyla tamamlanmasını etkileyebilecek, tesis yapısı ve kapasitesi, üretimde kullanılan makineler, süreç uygulayıcılarının yetenek ve becerileri (kalifikasyonları), sahip olunan bilgisayar donanım ve yazılım sistemleri, bütçe olanakları gibi birçok kısıt söz konusu olabilir. Genellikle bu kısıtları değiştirmek ya da ortadan kaldırmak proje maliyetlerini arttırır ve etkili bir yeniden tasarımı imkânsız hâle getirebilir. Bu nedenle kısıtların mümkün olduğunca erken tespit edilmesi önemlidir.

• Bir proje bütçesi oluşturur. Bir BPR projesi geliştirilirken daha başlangıçta kestirilen ilişkili maliyetler, proje ile ilgili anlayış geliştikçe değişim gösterir. Bu değişimlerin yakalanması ve gerekli güncellemelerin yapılmasıyla daha gerçekçi ve doğru bir proje bütçesi oluşturulur.

• Kıyaslama (Benchmarking) için veri kaynaklarının tespiti ve verilerin tedariğini sağlar. Birçok durumda kıyaslama yapılabilecek rakip firmaların kıyaslama verilerini bulmak zordur ya da mümkün değildir. Bazı iş süreçleri için hazır kıyaslama verileri paylaşılmış olabilir. Bunların edinilmesi ve güvence altına alınması eylemlerini yönetir.

• Süreç analizi aşamasında hangi ekip üyelerinin bulunması gerektiğini belirler.

Bir iş sürecinin mevcut “as-is” durumu ile yeniden tasarlanarak varılması hedeflenen gelecek “to-be” durumuna ait ideal bir “son durum” görselinin geliştirilmesini ifade etmektedir. Bu sayede dönüşüm yönetiminin başarısına katkı sağlayacak bir süreç vizyonunun ortaya çıkartılması hedeflenmektedir.