İŞ SÜREÇLERİ YÖNETİMİ - Deneme Sınavı - 1

Kalite kontrol, kalite isteklerini sağlamak için kullanılan operasyonel teknikler
ve faaliyetlerdir.

Dr. W. Edwards Deming özellikle Japonya’da gerçekleştirdiği kalite sistemleri ile öne çıkmıştır. Deming kalitenin öncelikle sistemin kendisinin geliştirilmesinden geçtiğini yalnızca son noktada yapılan kontrolün yeterli olmadığı ve kalitenin müşteriler tarafından belirlendiğinin üzerinde durmuştur.

Temel istatistik bilgilerinden hatırlanacağı gibi iki değişken arasındaki ilişkinin görsel olarak gösteriminde saçılım grafikleri kullanılmaktadır. Kontrol grafikleri de aslen saçılım grafikleridir.

Gösterge panoları süreç sorumlusuna bilgi akışını sağlamak üzere oluşturulan bilgi ekranlarıdır.

İyi bir süreç takip sorumlusu kendisine sunulan bir grafiği incelemek için öncelikle grafik başlığından okumaya başlamalıdır. Daha sonra ise eksenlerde yer alan değişkenler belirlenmeli, bu değişkenlerin ölçek birimleri ve değerleri tespit
edilmelidir. Her eksen için en küçük ve en büyük değerin ne olduğu özümsenmeli, varsa kılavuz çizgi aralıkları incelenmeli ve en son çizim alanı içerisinde yer alan grafik çizim kazanılan bu ilk bilgiler ışığı altında incelenmelidir.

Süreç sorumlusunun ilgilendiği değişken ölçme düzeyinin Sınıflayıcı ya da Sıralayıcı ölçek olması durumunda sütun grafiklere yer verilir.

Kimi durumlarda süreç sorumlusu gösterge panosunda ele aldığı değişkenin gözlemlenen frekanslarını değil bütün içerisindeki oranlarını görmek isteyebilir.
Değişken sonuçlarının oransal olarak ifade edildiği durumlarda pasta grafikleri daha uygun olacaktır.

Sürekli değişkenlerin ölçümlendiği durumlarda ölçüm sonuçlarının genel dağılımını görmek için Histogramdan faydalanılır.

Kimi durumlarda süreç takibi sorumlusu iki farklı değişken arasındaki ilişkiye dair
gözlemler yapabilir. Değişkenlerden birinde meydana gelen değişimin diğer değişken üzerinde etkisinin olup olmadığının görsel bir öngörüsünü elde etmek için saçılım grafikleri çizilir.

Bir sürecin çevrim süresini, işlemin başladığı an ile tamamlandığı an arasında geçen ortalama süre olarak tanımlayabiliriz.

Bu formülde, r parametresi yeniden işleme olasılığı, yani döngü içindeki görevlerin yeniden çalışması olasılığıdır. Bu tür bloklara yeniden çalışma bloğu veya tekrarlanma bloğu denir.

ÇS = max{ T1,T2,…TN } formülü AND geçidi bloğuna aittir.

Benzetim modeli çalıştırdıktan sonra, BIMP yazılımı aşağıdaki şekillerde örnekleri verilen diyagramlar, gösterge panelleri ve sonuç tablolarını sağlayacaktır. Bu sonuçların inceleyerek karar verici süreç hakkında alınacak karar hakkında fikir sahibi olur. Bu aşamada gerekirse senaryo üzerinde değişiklikler yapılarak yeni senaryolar oluşturmak ve yapılacak yeni düzenlemelerin sonuçlara nasıl yansıdığı anında gözlenebilir. BIMP benzeticisinde elde edilebilecek sonuçlar şu şekilde özetlenebilir: • Süreç yürütme maliyetleri. Senaryonun toplam maliyeti, örneklerin minimum, ortalama ve maksimum maliyetleri ve süreç maliyet dağılımının şemasını görülebilir. Bekleme sürelerine, sayılara, maliyetlere ve süreye dayalı iş süreci modelinin görsel ısı haritası şeklinde ayrı ayrı incelenebilmektedir. • Süreçte karşılaşılan darboğazlar. Senaryoda tanımlanan görevleri gerçekleştirmek için yeterli kaynak yoksa, görevler sıraya alınacak ve işlem örneklerinde yüksek bekleme ve çevrim sürelerine neden olacaktır. Süreç bekleme sürelerinin dağılımı bir diyagram aracılığıyla gösterilebilmektedir. • Maliyet, süre, bekleme süresi ve eşikler için bireysel görev / eleman istatistikler tablo düzeninde sunulmaktadır. • Kaynak kullanım oranları. Benzetim senaryosundaki her kaynak için ortalama kullanım oranı (toplam çevrim süresinin yüzdesi) raporlarda sunulmaktadır. Doğru cevap E şıkkıdır.

Bir görevin veya bir sürecin çevrim süresi, “bekleme süresi” ve “işlem süresi” olarak iki ayrı gruba ayrılabilir. Bekleme süresi, çevrim süresinin işlemi ilerletmek için hiçbir işin yapılmadığı kısmıdır. İşlem süresi ise, katılımcıların fiilî iş yapmak için harcadıkları süreyi ifade eder. Çoğu süreçte, toplam çevrim süresinin önemli bir kısmı bekleme süresidir. Bekleme süresi tipik olarak iki katılımcı arasında bir geçiş olduğunda ortaya çıkar. Bu durumda, genellikle ilk katılımcının görevini bitirdiği an ile bir sonraki katılımcının bir sonraki göreve başladığı an arasında bir bekleme süresi vardır. Süreç katılımcıları işlerini gruplar hâlinde gerçekleştirirlerse bu bekleme süresi nispeten uzun olabilir.

Little yasasından aşağıdaki ilişkiler çıkarılabilir: 1. Geliş hızı ve veya çevrim süresi artarsa sistemde bulunan öge sayısı da (WIP) artar. 2. WIP artarsa veya çevrim süresi azalırsa, işlerin geliş hızı artar böylelikle üretim hızı artar. 3. WIP artarsa veya işlerin geliş hızı azalırsa çevrim süresi artar.

Esas olarak zaman kaybını ve ilişkin maliyetleri en aza indirerek yığılma sorunu nasıl çözülür sorusunun araştırıldığı sistemler “kuyruk sistemleri” ya da “sıra bekleme sistemleri” olarak adlandırılmaktadır.

Kuyruk sisteminin temel bileşenleri; geliş mekanizması, kuyruk düzeni, servis mekanizması'dır.

İş süreçleri benzetim çalışması genellikle aşağıda belirtilen performans göstergelerinin belirlenmesini hedefler:

• Sistemdeki darboğazların belirlenmesi,

• Sistemdeki değer katmayan faaliyetlerin belirlenmesi,

• Sistemin performansını artıracak değişikliklerin keşfedilmesi,

• Alternatif süreç tasarımlarının gerçekleştirilmesi ve en iyi sonucu veren tasarımın seçilmesi,

• Planlanmış alternatif tasarımların ekonomik açıdan sağlamasının yapılması,

• Performans hedeflerinin belirlenmesi.

Kredi red bildirimi için ortalama işlem süresi 10 dakika olmakla birlikte standart sapması 2'dir.

Benzetim kullanılmasının avantajlarını ve gerekçelerini şu şekilde özetleyebiliriz:

• Bir iş sürecini modellemek ve onu bir benzetim olarak çalıştırmak, hatalı bir sürecin kusurlarını bulmak ve tamiri için zaman ve para harcamaktan daha mantıklıdır. Bir benzetim sırasında sorunları erken bulmak ve düzeltmek zaman ve para tasarrufu sağlayabilir.

• İş süreci modelleri, süreçlere ve model tasarımın okuması kolay görsel bir bakış sağlar. BPMN modellerine dayalı benzetim modelleri çalıştırmak, çeşitli görevler arasındaki bağlantıları kolayca görmenize ve işlem akışına hangi görevlerin eklenmesi veya buradan çıkarılması gerekebileceğini belirlemenize olanak tanır. Benzetimden elde edilen görsel çıktılar, süreçteki geçmiş ve gelecekteki değişiklikleri yöneticilere ve paydaşlara iletmenizi kolaylaştırır.

İş süreci tasarım aşamasında yeni süreci oluşturulmadan önce test etmek, karar vericiye gerçek dünyada nasıl çalışacağına dair iyi bir fikir verir.

• Benzetim analizi, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını görmenizi sağlar. Benzetimi yapılmış sorunları çözmek, gerçek dünyadaki sorunları düzeltmekten daha kolay ve daha ucuzdur.

• Benzetim, gerçek zamanlı iş akışları üzerinde herhangi bir etkisi olmadan yeni çalışanlara süreçler ve sistemlerle ilgili eğitim uygulama ve deneyim sağlamanın iyi ve uygun maliyetli bir yoludur.

• Bir benzetim modelinden elde edilen sonuçlar genellikle doğrudur ve süreci sanal dünyadan gerçek dünyaya geçirdiğimizde ne bekleyeceğimizi bilmemize yardımcı olabilir.