İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI

Sabahları işyerlerimize gittiğimizde herkesi selamlamalıyız. Aynı şekilde ayrılıyorken de ortamdabbulunan herkese selam verilmelidir. Yürüyen kişi duranı, hızlı yürüyerek bir tanıdığını geçen kişi arkadan kalanı, arabadakiler yaya olanları selamlamalıdır.

Bir gruptakileri selamlamak gerekirse önce kadınları, sonra çiftleri, en son da yalnız erkekleri selamlamak gerekir. Belki günümüzde bu kadar ince düşünmeye vakit yok ama vakit yokluğu da "selam millet!" demenin bir özrü olamaz. En azından içten bir "herkese merhaba!" denebilir.

Verilen bütün selamlar alınmalıdır. Hiç tanımadığınız birinden bile gelse bu selamlama, kesinlikle karşılıksız bırakılmamalıdır. Başkalarının da bulunduğu bir ortama girildiğinde "Merhaba Defne" diyerek orada bulunanlardan yalnız birine selam vermeyin. Bu, diğerlerini hiçe saymak demektir. Sadece "Merhaba" diyerek girmek daha doğru olacaktır. Doğru cevap D'dir.

Sabahları işyerlerimize gittiğimizde herkesi selamlamalıyız. Aynı şekilde ayrılıyorken de ortamda bbulunan herkese selam verilmelidir. Yürüyen kişi duranı, hızlı yürüyerek bir tanıdığını geçen kişi arkada kalanı, arabadakiler yaya olanları selamlamalıdır.

Bir gruptakileri selamlamak gerekirse önce kadınları, sonra çiftleri, en son da yalnız erkekleri selamlamak gerekir. Belki günümüzde bu kadar ince düşünmeye vakit yok ama vakit yokluğu da "selam millet!" demenin bir özrü olamaz. En azından içten bir "herkese merhaba!" denebilir.

Verilen bütün selamlar alınmalıdır. Hiç tanımadığınız birinden bile gelse bu selamlama, kesinlikle karşılıksız bırakılmamalıdır. Başkalarının da bulunduğu bir ortama girildiğinde "Merhaba Defne" diyerek orada bulunanlardan yalnız birine selam vermeyin. Bu, diğerlerini hiçe saymak demektir. Sadece "Merhaba" diyerek girmek daha doğru olacaktır.

Yaşınız, sosyal konumunuz ne olursa olsun bir odaya, kalabalık bir salona vb girdiğinizde selam vermek size düşer. Bunun için başınızı eğip gülümsemek yeterli olacaktır. En çok da bu ihmal edilir.

İşyerinizde iki kişi aynı gün pek çok kez karşılaşabilir. Bir kere selamladığınız birisini, aynı gün her görüşünüzde selamlamanız gerekmez. Doğru cevap B'dir.

Örgütsel yaşamda başarılı olabilmek için yönetici asistanının, yönetici ile iletişiminde bilmesi ve dikkat etmesi gereken davranışsal kurallar ve sorumlulukları vardır:

Doğru cevap C'dir.

Örgütlerde toplantılarla ilgili olarak yönetici asistanının gerçekleştirmesi gereken protokol görevleri şunlardır:

Doğru cevap D'dir.

Onur konuğunun gelmesi ve kurum amiri ile birlikte protokoldeki yerlerini almalarını takiben tören programı başlar. (Onur konuğu salona/platforma gelince, protokolde 1. sırada oturanlar, kadınlar dâhil, ayağa kalkarak kendisini başlarıyla selamlarlar.) Onur konuğu gelmeden program başlamaz. Onur konuğu gelip yerine oturunca, program sunucusu onur konuğuna ve tüm konuklara hitaben “Hoş geldiniz” der ve tören programını sunar. Doğru cevap E'dir.

Sunucu, konuşmacıları takdim sırasında, önce konuşmacının kurumunu ve unvanını, varsa akademik titrini ya da rütbesini, sonra “sayın” sözcüğünü ekleyerek adını ve soyadını söyler. Eski kelimesi kurumun değil, kişinin unvanından önce gelir (Millî Eğitim Bakanlığı eski Başkanı Prof. Dr. Sayın Ali Esin) Doğru cevap A'dır.

Doğru cevap C'dir.

Doğru cevap A'dır.

Doğru cevap B'dir.

Doğru cevap E'dir.

Sekreterlerin yöneticisi, misafirleri, çalışma arkadaşları, müşterileri ve diğer yöneticileri 'bir evsahibi' anlayışı ile protokol kuralları dahilinde ağırlaması gerekir. Özel hayatında arkadaşları ile yaptığı görüşmelerde bu kurallara uymasına gerek yoktur. Doğru yanıt A şıkkıdır.

Yöneticinin yanında başkaları varken -makamda, toplantıda veya herhangi bir yerde- yönetici asistanı özel, önemli ya da gizli bir konuyu yöneticiye iletmek durumunda kalırsa, yöneticinin kulağına fısıldamamalı; küçük bir not kâğıdına yazıp kendisine vermeli ya da makam hizmetlisiyle kapalı bir zarf içinde iletmelidir. Doğru yanıt B şıkkıdır.

Eşit düzeyde yapılan toplantılarda en uygun masa ve oturma düzeni yuvarlak masadır. Doğru yanıt C şıkkıdır.

Örgütlerde temel atma, eğitime/hizmete açma, anma, kutlama, sertifika/diploma verme vb. yönetsel, sosyal, kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif vb. törenler düzenlenir. Tören için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak, 20 gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Yönetici asistanı kurumsal hizmet arabasına tek olarak bindiğinde arka sağa, üstüyle birlikte bindiğinde ise arka sola oturmalıdır. Doğru yanıt E şıkkıdır.

Açılış töreni hizmete açılış tarihinde yapılmalıdır. Ancak açılışa onur konuğunun katılması istendiğinde, açılış töreni bir hafta içinde yapılmalıdır. Bina fiilen açıldıktan, hizmet başladıktan 2-3 ay sonra açılış töreni yapmak doğru değildir. Doğru yanıt A şıkkıdır.

Törenlerde konuşma sırası daima asttan üst’e doğrudur. Ancak ilk konuşmayı davet sahibi olan kurum amiri, son konuşmayı onur konuğu yapar. Açılış konuşması, program sunucusunun daveti üzerine evsahibi yönetici tarafından yapılır. (Kurumiçi törenlerde açılış konuşması ilgili birim amiri tarafından yapılır.) Doğru yanıt B şıkkıdır.

Makam sahibi otomobilde olmadığında arka sağ koltuk boş kalır; makam sahibinin eşi, yardımcısı, arkadaşı veya akrabası makam otomobiline bindiğinde arka sol koltuğa oturur. Makam otomobilinde arka sağ koltuğa makam sahibi dışında sadece vekili, üstü ve eş düzey resmî konuğu oturabilir. Doğru yanıt C şıkkıdır.

Makam otomobilinde ön sağ koltuğa koruma görevlisi, tercüman, rehber, yönetici asistanı, memur oturur. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Toplantılarda ve makamda günlük ziyaretçi kabullerinde çay, kahve, soğuk/sıcak içecek ikramı makam hizmetlisi tarafından yapılmalı; yönetici asistanı bu görevlerin en iyi biçimde yapılmasını sağlamalıdır. Doğru yanıt E şıkkıdır.