İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI

Yönetici asistanı yöneticinin bürosunda otururken içeriye biri girdiğinde, yönetici ayağa kalkmadıkça yönetici asistanı kalkmamalıdır. Yönetici ayağa kalktığında ise kendisi de hemen kalkmalıdır. Yönetici asistanı yöneticinin odasında iken kurum içinden kendi üstlerinden biri içeriye girdiğinde göz temasıyla ve başıyla onu selamlamalıdır.

YÖNETİCİ/YÖNETİCİ ASİSTANI İLETİŞİMİNDE UYULMASI
GEREKEN GÖRGÜ VE PROTOKOL KURALLARI

Yöneticinin yanında başkaları varken makamda, toplantıda veya herhangi bir yerde- yönetici asistanı özel, önemli ya da gizli bir konuyu yöneticiye iletmek durumunda kalırsa, yöneticinin kulağına fısılda mamalı; küçük bir not kağıdına yazıp kendisine vermeli ya da makam hizmetlisiyle kapalı bir zarf içinde iletmelidir.

Onur konuğu gelmeden program başlamaz. Onur konuğu gelip yerine oturunca,
program sunucusu onur konuğuna ve tüm konuklara hitaben “Hoş geldiniz” der ve tören programını sunar.

Yönetici asistanı ister kadın ister erkek olsun bacaklarını açarak veya öne doğru
uzatarak ya da ayaklarını çapraz tutarak oturmamalıdır

Bürosunda otururken, bir üstü ya da yaşça büyük bir ziyaretçi geldiğinde hemen
saygıyla ve gülümseyerek ayağa kalkmalıdır

Yönetici asistanı iş ortamında ast olarak görevli bir memurdur. Dolayısıyla özel ve
sosyal yaşamda geçerli olan kadın olma önceliği ve özelliği iş ortamında geçerli
değildir

Yönetici asistanı yöneticisinin solunda yürümeli ve oturmalı, merdivenden çıkarken ve inerken yöneticiyi solda ve bir adım geriden takip etmelidir

Yönetici asistanı -yöneticisi taşıtta olsa da olmasa da- makam arabasında ön sağa oturmalıdır

Sekretaryada tokalaşmak için el uzatma hakkı ofis sahibi olarak daima yönetici
asistanına aittir

Sosyal yaşamda genel olarak erkek kadına, küçük büyüğe, genç yaşlıya; yeni gelen, orada bulunanlara, yeni gelen üst düzeyde ise, orada bulunanlar yeni gelene; konuşmacı topluluğa; akraba ve yakın dostlar diğerlerine; kadınlar devlet adamlarına, üst yöneticilere, yaşlı erkeklere, bilim ve din adamlarına tanıştırılırlar

Telefonda Perdeleme Yöntemleri

Sayın Genel Müdürüm şu anda önemli bir toplantıdalar, mesaj bırakmak ister
misiniz?

Yönetici asistanı, yöneticinin odasındaki tüm ziyaretçilere ikram organizasyonunu en iyi şekilde yapmalıdır. 

Ziyaretçilere içecek ikram edilirken servis, önce kadınlardan veya üstlerden başlamalı, en son yöneticiye sunulmalıdır

Yönetici asistanı,ziyaretçilerin makamda ağırlanması için büroda sürekli olarak
sıcak ve soğuk içecekler bulundurmalı ve makam hizmetlisi aracılığıyla servis yapılmasını sağlamalıdır

Yönetici asistanı, yöneticiyi ziyaret eden ve çıkan her ziyaretçiye hafif baş eğerek ve gülümseyerek güle güle ya da iyi günler demelidir.

Yönetici ile görüşmesine gerek olmayan ziyaretçilerle yönetici asistanı kendisi veya yöneticinin yardımcısı ya da ilgili birim amiri ilgilenmelidir.

Resmî ziyaretler; göreve başlama ziyareti, tebrik ziyareti, iş (çalışma) ziyareti ve
veda ziyaretidir.

Toplantılarda ve makamda günlük ziyaretçi kabullerinde çay, kahve, soğuk/sıcak
içecek ikramı makam hizmetlisi tarafından yapılmalıdır.

Yöneticinin üst düzey ziyaretçileri ile davet ve kabul ettiği yabancı, özel ve önemli ziyaretçilerine onur konuklarına ikram servisini ise yönetici asistanı makam hizmetlisi ile birlikte yapmalıdır

Serviste, tepsi içine dantelli kâğıt örtü; çay bardakları/kahve fincanları altına tabakaltı yuvarlak, dantelli kâğıt konulmalıdır.

Toplantıda yapılan içecek servisleri, oturanların sağından yapılmalı, boşlar solundan alınmalıdır.

Ziyaretçi içeride iken boşları almak için hizmetlilerin ya da yönetici asistanının içeriye girmesi doğru değildir

Protokolle ilgili başlangıçta altın kurallar;
1. Dengeli olun.
2. Dürüst olun.
3. Gerçekçi yaklaşın.
4. Görgülü olun.
5. Toplumda geçerli kurallara göre hareket edin.
6. Kendinizi ifade edebilin. Değer yargılarınızı, duygu ve düşüncelerinizi ifade edin.
7. Kendinizi her zaman en iyi göründüğünüz biçimde gösterin. Bu, her şeyden önce
kendinize saygınızın bir göstergesidir.
8. Kendinize, başkasının bakış açısıyla bakın ve değerlendirin. Kendinizi umursayın.
9. Konuşmadan önce düşünün. Doğru yanıt E şıkkıdır.

Bir gruptakileri selamlamak gerekirse önce kadınları, sonra çiftleri, en son da yalnız
erkekleri selamlamak gerekir. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Yönetici asistanı, yöneticinin her zaman, her yerde gözü-kulağı olmalı; örgüt içinde veya dışında hiçbir zaman yöneticisini eleştirmemelidir. Doğru yanıt C şıkkıdır.

Yönetici asistanı yöneticisinin tebrik, teşekkür ve taziye mesajlarını hazırlar ve bunları ilgili kişi ve kuruluşlara ulaşmasını sağlar. Doğru yanıt B şıkkıdır.

İki taraflı toplantılarda toplantı dikdörtgen masada gerçekleştirilmeli. Katılımcılar masanın orta merkezlerine karşılıklı olarak oturmalıdırlar. Doğru yanıt A şıkkıdır.

Tek başkanlı, çok taraflı toplantıda U masada başkan olarak oturma yeri U masanın açık ucunun ortasıdır. Eşit düzeyde yapılan toplantılarda en uygun masa ve
oturma düzeni yuvarlak masadır. Doğru yanıt E şıkkıdır.

Kurumsal törenler için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak, 20 gün önceden tarih belirlenir; uygulanacak program hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Doğru yanıt D şıkkıdır.

Onur konuğunu davet sahibi olan kurum amiri bina önünde, otomobilden inişte karşılar ve kendisine eşlik ederek tören yerine götürür,
oturacağı koltuğa buyur eder, kendisi de sağına oturur. Doğru yanıt C şıkkıdır.

Ast düzey konuşmacıları kürsüye davet ederken, “… davet ediyorum”; onur konuğunu davet ederken “… teşriflerini arz ediyorum” demek uygundur. Doğru yanıt B şıkkıdır.

İş ortamında ve resmi hayatta takılar giyilen elbiseyle ve birbiriyle uyumlu ve en fazla
üç adet olmalıdır. Doğru yanıt C şıkkıdır.