İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI

Günümüzde, ister özel kamu kuruluşu olsun tüm örgütlerde artan iş ve işlem hacmine bağlı olarak yönetsel iş konuları ve iş sorunları çoğalmış ve çeşitlenmiştir. Yönetici Asistanları sadece yöneticinin söylediklerini yerine getiren kişi olmaktan çıkmış, yöneticinin yönetsel görev ve işlevlerini paylaşan ve yöneticiye yönetsel alanda etkin olarak yardımcı olan ve danışmanlık yapan; yöneticinin zamanını, çalışmasını, plan ve programını düzenleyen ve yürüten kişi haline gelmiştir. Doğru cevap D'dir.

Sekreterler, protokolleri en iyi bilmesi ve uygulaması gereken kişilerdir. Yönetim bilimlerine göre protokol bir anlamda resmi görgü kuralları demektir. İş yaşamında özellikle üst düzey yöneticilerin iş yaşamları daha çok protokol kuralları içinde geçer. Yönetici asistanlarının istenen standartı yakalayabilmesi gerekmektedir. Bu nedenle; 1. Ana alt yapı ve görgü kuralları bilinmelidir. 2.Şirketlerin de aileler gibi kendi kuralları vardır. Bu nedenle şirket kuralları bilinmelidir. 3. Belli protokol kurallarının uygulanması gerektiğinin farkında olunmalıdır. Doğru cevap A'dır.

Protokol kurallarını bilmemek ya da uygulamamak kişiyi başarısız yapacak demek değildir. Ancak başka kriterlerde eşit olan insanlar içinde bu kurallara uygun davranan bireyin üstün yeteneği kaçınılmazdır. Bu kuralları 9 maddede toplayabiliriz:

1.Dengeli olmak

2. Dürüst olmak

3. Gerçekçi olmak

4. Görgülü olmak

5. Toplumda geçerli kurallara göre hareket etmek

6. Kendini ifade edebilmek

7. Kendini her zaman en iyi göründüğü biçimde göstermek

8. Kendini başkasının bakış açısıyla bakıp değerlendirebilmek

9. Konuşmadan önce düşünmek.

Doğru cevap B'dir.

Örgütlerde temel atma, eğitim / hizmete açma, anma, kutlama, sertifika / diploma vermev b. yönetsel, sosyal kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif vb. törenler düzenlenir. Tören için, gerektiğinde üst makamın veya törene onur konuğu olarak katılması istenen devlet büyüğünün oluru alınarak 20 gün önceden tarih belirlenir. Uygulanacak proram hazırlanır, davetiyeler bastırılır, ilgili kişi ve kuruluşlara gönderilir. Doğru cevap B'dir.

Bir kurumda yönetici kendi astlarıyla toplantı yaptığında astlar rütbe ve / veya kıdemlerine göre başkanın sağında veya solunda yer alırlar. Yönetici asistanı gerektiğinde toplantıya katılmalı ve not almalıdır. Yönetici asistanı toplantı masasının dışında, başkanın solunda ve arkada ayrı olarak oturmalıdır. Doğru cevap E'dir.

Cumhurbaşkanının katıldığı tören, toplantı, kongre ve konferanslarda yalnızca Cumhurbaşkanına hitap edilir. Sadece Sayın Cumhurbaşkanım denir. Salonda TBMM Başkanı dahi olsa anılmaz. Çünkü Cumhurbaşkanı devleti ve milleti temsil eder. Doğru cevap C'dir.

İlke olarak sosyal yaşamda genç - yaşlıya, küçük büyüğe, yeni gelen ortada olanlara, ayrılan arada kalanlara, yoldan geçen duranlara, kapıdan çıkan, girmek için bekleyene, merdivenden inen çıkana,arabada olan yaya olana önce selam verir. Doğru cevap B'dir.

Sosyal yaşamda tokalaşmada el uzatma hakkı evde ev sahibine, sosyal ortamda aynı cinsten olanlar arasında yaşlı olana, kadın erkek arasında kadına aittir. Resmi ortamda ise daima üst olan aittir. Doğru cevap A'dır.

İş hayatında öğleden önceki ziyaretler saat 10.00 - 11.30 arasında, öğleden sonraki ziyaretler 15.00 - 17.00 arasında, özel ziyaretler öğleden sonra 16.00 - 18.00 arasında izin ya da randevu alınarak yapılmalıdır. Habersiz, izinsiz ve randevusuz yapılan bir ziyaret her iki tarafı da zor durumda bırakabilir. Habersiz yapılan bir ziyaret ise süresi mutlaka kısa tutulmalıdır. Doğru cevap E'dir.

Sosyal yaşam ve protokol içinde ziyaret türlerini 7 ana başlık altında toplayabiliriz. Bunlar; 1. Göreve başlama ziyareti, 2. Çalışma ( iş ) ziyareti, 3. Tebrik ziyareti, 4. Veda ziyareti, 5. Bayram ziyareti, 6. Baş sağlığı ziyareti, 7. Hasta ziyaretidir. Doğru cevap A'dır.

Sabahları işyerlerimize gittiğimizde herkesi selamlamalıyız. Aynı şekilde ayrılıyorken de ortamda bulunan herkese selam verilmelidir. Yürüyen kişi duranı, hızlı yürüyerek bir tanıdığını geçen kişi arkada kalanı, arabadakiler yaya olanları selamlamalıdır.

Bir gruptakileri selamlamak gerekirse önce kadınları, sonra çiftleri, en son da yalnız erkekleri selamlamak gerekir. Belki günümüzde bu kadar ince düşünmeye vakit yok ama vakit yokluğu da “selam millet!” demenin bir özrü olamaz. En azından içten bir “herkese merhaba!” denebilir.

Yönetici asistanı yönetici ile arkadaş, dost ya da akraba olsa da iş ortamında daima mesafeli, ciddi ve resmi olmalıdır. İş yaşamıyla özel ve sosyal yaşamını ayırmalıdır. Örneğin, yöneticinin bürosuna girdiğinde, yönetici kendisine “oturun” demeden ya da izin istemeden oturmamalı, oturduğunda bacak bacak üstüne atmamalı; sakız çiğnememeli, kahkahayla gülmemeli, laubali olmamalı, argo konuşmamalıdır.

"Dış ülkelerle ya da diğer kurum ve kuruluşlarla yapılacak anlaşma ve sözleşmeler için imza töreni düzenlemek" dışındaki seçenekler, yönetici/yönetici asistanı arasında uyulması gereken görgü ve protokol kurallarındandır.

Toplantılar koordinasyon, sorun çözme, karar verme ya da bilgilendirme ve yöneltme yöntemidir. Protokol kurallarının uygulandığı önemli yerler ve etkinliklerden biri de kurumsal, kurumlararası ve uluslararası toplantılardır.

iki taraflı toplantılarda toplantı dikdörtgen masada gerçekleştirilmeli. Katılımcılar masanın orta merkezlerine karşılıklı olarak oturmalıdırlar. Kurum amiri (genel müdür) bu toplantıya katılmak ve iki heyete başkanlık etmek isteğinde, genel müdür dikdörtgen masanın uç merkezine tek olarak oturur; konuk tarafı sağına, kurum personelini soluna alır. Kurumlararası toplantılarda protokol sorunu olmaması için katılacakların unvanları önceden öğrenilmeli, oturacakları yerler belirlenmeli, isimlikleri masa üstüne konmalıdır. Aksi takdirde, toplantıda oturma yeri konusunda sorun çıkabilir. Tek başkanlı, çok taraflı toplantıda U masada başkan olarak oturma yeri U masanın açık ucunun ortasıdır. Eşit düzeyde yapılan toplantılarda en uygun masa ve oturma düzeni yuvarlak masadır.

Kurumlarda düzenlenen törenlerde oturma düzeninde onur konuğu esas alınarak devlet ve/veya il protokolü ile kurumsal protokol uygulanır. Onur konuğunun oturacağı yeri göstermek üzere alanda veya salonda orta merkezdeki koltuğun önüne çiçekli bir sehpa konur. (Ön sıraya konan diğer sehpalar çiçeksiz olmalıdır.)  Kurumsal törenlerde onur konuğu (1 numara) orta merkezde, davet sahibi kurum amiri 2 numara olarak onur konuğunun sağında; onur konuğundan sonra gelen 2. konuk onur konuğunun solunda, 3. konuk kurum amiri ev sahibinin sağında olmak üzere, protokole dâhil diğer konuklar sağ ve solda ve arka sıralarda belirlenen yerlerine otururlar. (Törene katılacağını bildiren protokole dâhil zevatın oturacakları yerler önceden belirlenir; unvanları veya soyadları yazılarak koltukların üzerine konur.)

Sosyal ortamda el sıkarken erkekler ayağa kalkar; kadınlar kalkmaz. Bir kadın tokalaşmak için erkeğe elini uzatınca erkek, varsa şapkasını ve eldivenini çıkartmalıdır. Kadınlar tokalaşmak için eldivenini çıkartmayabilirler ancak yaş ve statü bakımından büyük olan bir erkekle tokalaşırken çıkartmalıdırlar. Kadın ve erkek iki çift karşılaştığında, önce her iki kadın tokalaşır; sonra erkekler kendi aralarında tokalaşırlar.

Tebrik ziyaretinde ast ya da kıdemsiz olanlar üst ya da kıdemli olana giderler. Bu ziyaretler 8 gün içinde randevulu veya randevusuz yapılabilir. Yöneticiler mutlaka randevulu ziyaret edilmelidir. Tebrik ziyaretinde içeride 5 dakika kalınmalıdır. Tebrik ziyaretinde, ziyaretten önce kart iliştirilmiş çiçek gönderilebilir. Tanıdık ve dostlara yapılan tebrik ziyaretinde çikolata, dolmakalem, kalemlik, isimlik vb. hediye götürülebilir. Tebrik ziyaretinde maddi değeri yüksek bir hediye vermek ve kabul etmek doğru değildir. Göreve başlayan kişi, eşdüzeyde olup tebrik ziyaretine gelenlere aynı süre içinde (bir hafta içinde) iadeyi ziyarette bulunmalıdır. Çiçek veya kutlama mektubu gönderenlere de teşekkür mektubu gönderilmelidir.

İş ortamında ve resmi hayatta takılar giyilen elbiseyle ve birbiriyle uyumlu ve en fazla
üç adet olmalıdır.