Aof Panel

Soru 1

Yönetim resmi ilişkiler sistemi olarak aşağıdakilerden hangisi dahilinde gerçekleşmektedir?

Soru 2

Aşağıdakilerden hangisinin protokol kurallarını en iyi bilmesi beklenmektedir?

Soru 3

Aşağıdakilerden hangisi selamlama ile ilgili yanlış bir davranıştır?

Soru 4

Yönetici asistanı birlikte çalıştığı yöneticiye ilişkin aşağıdakilerden hangisini bilmek zorunda değildir?

Soru 5

Yönetici asistanı yöneticinin bürosunda oturuyorken aşağıdaki hangi durumlarda ayağa kalkmalıdır?

Soru 6

Aşağıdakilerden hangisi yöneticinin yaptığı törenler, etkinlikler ve resepsiyonlarda yöneticisi adına evsahipliği görevini üstlenir?

Soru 7

Kurumlarda düzenlenecek törenlerde tarih en az kaç gün önceden belirlenir?

Soru 8

Aşağıdakilerden hangisinin katıldığı tören, toplantı, kongre ve konferanslarda yalnızca kendisine hitap edilir ve diğer kimseler anılmaz?

Soru 9

Yönetici asistanı makam arabasında nereye oturmalıdır?

Soru 10

Resmi ortamlarda tokalaşmak için önce el uzatma hakkı kimdedir?

Soru 11

Kurumsal törenlerde davetiye kartının içinde sol iç kapakta hangi bilgi olması gerekir?

Soru 12

Aşağıdakilerden hangisi yönetici asistanı iletişiminde uyulması gereken görgü ve protokol kurallarından biri değildir?

Çözüm Açıklaması

YÖNETİCİ/YÖNETİCİ ASİSTANI İLETİŞİMİNDE UYULMASI

GEREKEN GÖRGÜ VE PROTOKOL KURALLARI

Yönetici asistanı, birlikte çalıştığı yöneticinin özelliklerini, karakterini, alışkanlıklarını, çalışma ve yönetim politikasını; amaç, ilke ve hedeflerini, özel ve resmi çevresini bilmeli ve tanımalıdır.

Yönetici asistanı, yöneticiye resmi ve özel işlerinde yardımcı olmalı; iş/görev alanıyla ilgili sorunlarını çözmeli, gerektiğinde yöneticisine önerilerde bulunmalı; zor anlarında ve yorgun zamanlarında kendisine moral vermeli, hatalarını ve zayıf noktalarını kapatmalı, ekip ruhu taşımalı ve yönetici ile işbirliği ve uyum içinde çalışmalıdır.

Yönetici asistanı, yöneticinin her zaman, her yerde gözü-kulağı olmalı; örgüt içinde veya dışında hiçbir zaman yöneticisini eleştirmemeli, dedikosunu yapmamalı ve yaptırtmamalı, yöneticinin iyi, olumlu ve başarılı yönlerini dile getirmeli ve onu desteklemeli; yöneticiye bağlı ve sadık olmalıdır.

Yönetici asistanı, işyerinde yönetici ile samimiyetinde ince çizgiyi hiçbir zaman aşmamalı, yöneticiye adıyla veya akrabalık sıfatı kullanarak değil unvanıyla hitap etmelidir.

Yönetici asistanı yönetici ile arkadaş, dost ya da akraba olsa da iş ortamında daima mesafeli, ciddi ve resmi olmalıdır. İş yaşamıyla özel ve sosyal yaşamını ayırmalıdır. Örneğin, yöneticinin bürosuna girdiğinde, yönetici kendisine “oturun” demeden ya da izin istemeden oturmamalı, oturduğunda bacak bacak üstüne atmamalı; sakız çiğnememeli, kahkahayla gülmemeli, laubali olmamalı, argo konuşmamalıdır.

Yönetici asistanı yöneticinin bürosunda otururken içeriye biri girdiğinde, yönetici ayağa kalkmadıkça yönetici asistanı kalkmamalıdır. Yönetici ayağa kalktığında ise kendisi de hemen kalkmalıdır. Yönetici asistanı yöneticinin odasında iken kurum içinden kendi üstlerinden biri içeriye girdiğinde göz temasıyla ve başıyla onu selamlamalıdır.

Yöneticinin yanında başkaları varken -makamda, toplantıda veya herhangi bir yerde- yönetici asistanı özel, önemli ya da gizli bir konuyu yöneticiye iletmek durumunda kalırsa, yöneticinin kulağına fısıldamamalı; küçük bir not kâğıdına yazıp kendisine vermeli ya da makam hizmetlisiyle kapalı bir zarf içinde iletmelidir.

Soru 13

Aşağıdakilerden hangisi protokol kurallarının uygulanmaması durumunda karşılaşılan bir sonuç değildir?

Soru 14

Kurumsal törenler için kaç gün önceden tarih belirlenir?

Soru 15

Aşağıdakilerden hangisi iki sıralı salonda oturma planına örnektir?

Soru 16

Yönetici asistanı -yöneticisi taşıtta olsa da olmasa da- makam arabasında nerede oturması gerekir?

Soru 17

Aşağıdakilerden hangisi yönetici asistanının uygulaması gereken duruş ve oturuş kurallarından değildir?

Soru 18

Resmi taşıtlarda oturma düzeni için hangisi doğrudur?

Soru 19

Tokalaşma hakkında hangi bilgi yanlış verilmiştir?

Çözüm Açıklaması

Tokalaşma

İş ortamında ve sosyal yaşamda tokalaşma en etkili iletişim kurma ve selamlama biçimidir. Yönetici asistanı doğru ve etkili tokalaşma yöntemini bilmeli ve uygulamalıdır.

Tokalaşmak için el uzatma hakkı evde ev sahibine; sosyal ortamda aynı cinsten olanlar arasında yaşlı olana, kadın erkek arasında kadın olana aittir. Resmi ortamda ise, daima üst olana aittir. Uzatılan eli sıkmamak, kişinin kendisine ve karşısındakine güveni ve saygısı olmadığını gösterir ve saygısızlık kabul edilir.

Sekreteryada tokalaşmak için el uzatma hakkı ofis sahibi olarak daima yönetici asistanına aittir. Gelen kişiye önce yönetici asistanı el uzatır ve hoş geldiniz der. Tokalaşmak için; gelen ziyaretçinin önce el uzatması doğru değildir. Ancak ziyaretçi yönetici asistanından önce el uzattıysa eli sıkmamak, havada bırakmak da saygısızlıktır.

Doğru ve etkili tokalaşmak için yönetici asistanı ziyaretçi büroya geldiğinde hemen ayağa kalkmalı; tokalaşırken elini ziyaretçinin eline paralel tutmalı; tokalaştığı kişinin elini avucu içine almalı ve hafif sıkmalı; acıtacak kadar fazla, hissedilmeyecek kadar da yumuşak sıkmamalıdır.

Sıkılan el 2-3 saniye kadar avuç içinde tutulmalı fakat bu esnada kol sallanmamalı ve mutlaka göz teması kurulmalıdır. Gülümseyerek hoş geldiniz demelidir. Gelen üst düzey bir ziyaretçiyseşeref verdiniz demek daha doğru olur.

Kadın yönetici asistanı ellerini arkada veya önde bağlı olarak tutan ya da elini göğsüne götürerek kendisini selamlayan veya mesafe olarak uzakta duran bir erkekle tokalaşmaktan kaçınmalıdır.

Bir kadın, makam ve statü sahibi ya da yaşlı bir erkek ile tanıştırıldığında erkeğin önce el uzatmasını beklemelidir

Aynı cins, yaş ve düzeydeki kişiler arasında tokalaşma önce davranan kişinin el uzatmasıyla başlar. Birden çok kişinin olduğu yerde el sıkmaya en büyükten başlanır; sırayla küçüklere geçilir. Büyüklerin eli sıkılırken hafifçe öne eğilerek saygı gösterilir.

Sosyal ortamda el sıkarken erkekler ayağa kalkar; kadınlar kalkmaz. Bir kadın tokalaşmak için erkeğe elini uzatınca erkek, varsa şapkasını ve eldivenini çıkartmalıdır. Kadınlar tokalaşmak için eldivenini çıkartmayabilirler ancak yaş ve statü bakımından büyük olan bir erkekle tokalaşırken çıkartmalıdırlar. Kadın ve erkek iki çift karşılaştığında, önce her iki kadın tokalaşır; sonra erkekler kendi aralarında tokalaşırlar.

Mutluluğu veya başarıyı kutlama amacıyla yapılan tokalaşma biraz uzun süreli, samimi ve coşkulu olmalı; üzüntüyü paylaşmak için (geçmiş olsun dilerken) yapılan tokalaşma hafif, yumuşak ve kısa süreli olmalıdır. Hasta iken, eller kirli, tozlu, topraklı, yağlı, terli veya ıslak iken el uzatmamak ve özür dilemek gerekir.

Kamusal ve kurumsal yaşamda önce el uzatma hakkı daima makam, unvan, rütbe ve kıdem olarak öndegelene aittir. Bu yüzden resmî ortamda ast bir kadın üst bir erkeğe önce el uzatmamalıdır. Bir kurumda resmî bir makama girildiğinde el uzatma hakkı içeride makam sahibine aittir. Makam sahibi el uzatmadan misafir, ziyaretçi, iş sahibi, müşteri olan kişi kadın da olsa el uzatmamalıdır.

Soru 20

Aşağıdakilerden hangisi çay/kahve içme kuralları arasında yer almaz?

İŞ ORTAMINDA PROTOKOL VE DAVRANIŞ KURALLARI